Những quy định về thuế kỹ thuật số mới khiến doanh nghiệp phải đối mặt với những rủi ro lớn

05:43 PM 18/05/2019 In bài viết

tax policy, VAT, tax collection, blockchain, procure to pay, regulation

Nhiều quốc gia đang thực hiện các bước để giải quyết vấn đề kinh tế vĩ mô này. Hơn một thập kỷ trước, các quốc gia ở Mỹ Latinh đã bắt đầu thiết lập các quy định bắt buộc về hệ thống hóa đơn điện tử và báo cáo theo thời gian thực, đầu tư vào chuyển đổi kỹ thuật số để hỗ trợ kết nối và tự động hóa. Kết quả thành công trong việc thu hẹp khoảng cách thuế VAT đã dẫn đến những thay đổi về quy định được ban hành rộng rãi và việc số hóa thuế trên toàn cầu.

Tuân thủ thúc đẩy tích hợp quá trình

Nhiều cơ quan thuế mong muốn đạt được quá trình thu thuế không va chạm bằng cách thu thập dữ liệu tuân thủ trực tiếp từ các quy trình kinh doanh khi chúng xảy ra. Để tuân thủ các yêu cầu thời gian thực như vậy, các doanh nghiệp phải tích hợp các quy trình mua hàng-thanh toán vào những hệ thống liên kết trực tiếp với cơ quan thuế. Cách tiếp cận này không chỉ nhanh chóng báo cáo trách nhiệm thuế gián tiếp của doanh nghiệp mà còn cung cấp một nền tảng cho chính phủ giải quyết các mối quan tâm về thuế trực tiếp, chẳng hạn như việc chuyển lợi nhuận của những tập đoàn xuyên quốc gia.

Đến năm 2025, các công ty ở các nền kinh tế công nghiệp và mới nổi áp dụng thuế VAT dự kiến ​​sẽ liên kết hơn 75% tất cả các hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc ngay sau phát hành hóa đơn. Trong khi lợi ích cho chính phủ là rõ ràng thì các doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ mất quyền kiểm soát đối với các giao dịch kỹ thuật số của mình. Những cải cách này đã đặt cơ quan quản lý thuế vào vị trí là người cầm lái trong những chặng cuối của con đường tự động hóa doanh nghiệp –số hóa hóa đơn và các tài liệu thuế quan trọng khác.

Sự phức tạp về thuế tạo ra những thách thức mới

Mô hình giao dịch ba bên (người mua, người bán và chính phủ) mới này đang thay đổi đáng kể cách thức các công ty kinh doanh ở các quốc gia có yêu cầu phê chuẩn theo thời gian thực của mọi hóa đơn và nghiệp vụ bán hàng. Các công ty hiện đang phải đối mặt với sự gia tăng rủi ro kiểm toán liên quan đến việc tuân thủ thuế trong quy trình mua hàng-thanh toán. Trên hết, họ đã nhận ra rằng quy trình này có khả năng khiến cho chuỗi cung ứng ngừng hoạt động nếu các giao dịch không được phê duyệt hoặc có vấn đề phát sinh với dữ liệu được gửi.

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc chuyển từ quy trình trên giấy sang quy trình điện tử tiếp tục là một quá trình chuyển đổi khó khăn - và việc buộc doanh nghiệp phải tích hợp một số yếu tố bắt buộc với các nền tảng quản lý thuế kỹ thuật số của chính phủ đã đẩy sự phức tạp lên cao rất nhiều. Trên thực tế, nhiều chuyên gia tài chính thường không nhận thức được toàn bộ các thách thức mà việc tuân thủ thuế kỹ thuật số mang đến cho quy trình mua hàng-thanh toán của họ, chẳng hạn như:

  • Nhiều bên liên quan trong một tổ chức phải hợp tác với nhau: Trong bối cảnh mới này, việc tuân thủ thuế phải là được đưa vào quy trình mua sắm và các chức năng kinh doanh khác có dữ liệu liên quan đến các đối tác thương mại của công ty. Trách nhiệm cao nhất đối với việc tuân thủ vẫn thuộc về bộ phận thuế nhưng họ đang ngày càng phụ thuộc vào CNTT và các nhà cung cấp đang tự động hóa giao dịch với bên thứ ba để duy trì tính tuân thủ. Các công ty cần phá vỡ các silo truyền thống vì giờ đây tồn tại một sự phụ thuộc giữa các bên liên quan, những người trước đây không có lý do để tương tác với nhau.
  • Các giải pháp truyền thống không được trang bị để kiểm soát thuế một cách liên tục: Hầu hết các giải pháp tuân thủ được xây dựng cho mục đích báo cáo tĩnh dữ liệu kinh doanh tổng hợp. Giờ đây, các công ty cần các giải pháp mạnh mẽ và có thể mở rộng để quản lý việc trao đổi dữ liệu phức tạp với cơ quan thuế, một đối tác thương mại thứ ba trong các quy trình mua sắm và bán hàng. Các hệ thống và quy trình này phải được liên kết và tự động một cách hoàn hảo, từ đó không có lỗ hổng hoặc sai lệch nào phát sinh khiến cho chuỗi cung ứng bị dừng hoạt động.
  • Các công ty phải theo kịp các quy định liên tục thay đổi: Cơ quan thuế thường xuyên thay đổi thông số kỹ thuật để gửi và nhận dữ liệu hóa đơn và các thông số kỹ thuật có thể khác nhau giữa các quốc gia. Tất cả các quy trình kết hợp kinh doanh và giao dịch thuế phải được cập nhật liên tục để đảm bảo rằng chúng phản ánh những thay đổi trong luật thuế tại quốc gia công ty hoạt động. Vấn đề này đặc biệt khó khăn đối với những công ty đa quốc gia đang muốn kiểm soát các quy trình mua hàng-thanh toán toàn cầu nhưng không thể điều chỉnh các quy trình toàn cầu mỗi khi quy định cụ thể của từng quốc gia thay đổi.

Những rủi ro là rất lớn

Các công ty không giải quyết những thách thức này có thể phải đối mặt với những hình phạt trải rộng từ việc phải trả một mức phạt đáng kể cho đến bị kiểm toán bắt buộc trong những khoảng thời gian nhạy cảm có thể khiến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị ngừng trệ.

Chẳng hạn, năm 2018, Ủy ban châu Âu đã ủng hộ yêu cầu của Ý về việc bắt buộc thực hiện hóa đơn điện tử và quy định này có hiệu lực từ năm nay. Việc tuân thủ này yêu cầu tất cả người nộp thuế phải gửi hóa đơn điện tử thông qua nền tảng của chính phủ có tên Sistema di Interscambio. Việc không tuân thủ sẽ dẫn đến các khoản tiền phạt với mức phạt từ 90% đến 180% số thuế VAT kê khai không chính xác.

Có lẽ nguy hiểm hơn nữa là với các quy trình xử lý dữ liệu giao dịch kinh doanh thời gian thực rõ ràng hơn này, tất cả các bước quan trọng trong việc hoàn thành giao dịch mua hoặc bán có thể cần phải được cơ quan quản lý thuế chấp thuận trước khi bước tiếp theo bắt đầu.

Hãy suy nghĩ về nó theo cách này: Với các biện pháp kiểm soát thời gian thực, nếu cơ quan thuế không phê duyệt hóa đơn, xe tải giao hàng không thể rời đi, làm mất khoảng thời gian quý báu để có thể giao sản phẩm đến tay khách hàng. Đối với hàng hóa dễ hỏng, điều này thậm chí có thể khiến công ty mất toàn bộ sản phẩm. Do đó, việc xác minh thuế trước khi chấp nhận và xử lý hóa đơn đang trở thành nhiệm vụ quan trọng đối với chính phủ.

Các bước tiếp theo: chiến lược mua hàng-thanh toán toàn cầu

Nhìn vào làn sóng của các sáng kiến ​​thuế kỹ thuật số và kiểm soát theo thời gian thực đa dạng từ các quốc gia, doanh nghiệp cần xem xét một cách tiếp cận toàn cầu với việc tuân thủ và những quy trình mua hàng-thanh toán. Đây là lúc các công nghệ đám mây, giao diện lập trình ứng dụng và trải nghiệm người dùng hiện đại chứng tỏ giá trị của mình. Bằng cách tích hợp các công nghệ này vào những ứng dụng kinh doanh, các công ty có thể đáp ứng những biến thể khác nhau của yêu cầu thuế kỹ thuật số một cách minh bạch từ bất kỳ hệ thống hoặc quy trình nào. Cách tiếp cận này có thể giảm thiểu rủi ro kiểm toán, các hình phạt tài chính hoặc khả năng bị kiểm soát đặc biệt bởi cơ quan thuế.

Ngay cả khi động lực đã tăng trên khắp châu Mỹ Latinh và châu Âu, chúng ta vẫn chỉ mới đang trong giai đoạn bắt đầu của sự thay đổi mạnh mẽ trong cách người mua, người bán và cơ quan thuế tương tác. Một số quốc gia lớn nhất mới bắt đầu triển khai các quy định bắt buộc về thuế kỹ thuật số. Ví dụ, Trung Quốc đưa ra các thử nghiệm dựa trên blockchain trong khi Nga phát triển một kế hoạch thực thi thuế tại điểm bán hàng phức tạp dựa trên internet vạn vật.

Có thể nói, giờ đã đến lúc để các doanh nghiệp thực hiện một cách tiếp cận toàn diện với một chiến lược toàn cầu linh hoạt, có thể mở rộng, dựa trên công nghệ để đảm bảo việc mua hàng-thanh toán tuân thủ các quy định về thuế liên tục thay đổi trên toàn thế giới.

Thanh Hương