6 giải pháp giúp vượt qua những trở ngại trong quá trình số hóa

08:56 AM 15/05/2019 In bài viết

Image: ShutterstockSáu giải pháp dưới dây sẽ giúp bạn và tổ chức của mình vượt qua những trở ngại thường gặp trong quá trình số hóa.

Điều chỉnh những nỗ lực số hóa phù hợp với chiến lược của công ty

Tại nhiều công ty, một số nhân viên, chẳng hạn như những người làm việc trong bộ phận CNTT nhận ra rằng đã đến lúc tổ chức của mình trở nên số hóa hơn. Tuy nhiên, nếu họ phải đối mặt với sự phản đối từ lãnh đạo công ty khi trình bày những mối quan tâm này, việc chuyển đổi sẽ trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Một vấn đề phổ biến xảy ra là ban giám đốc công ty không nhìn thấy cách số hóa sẽ phù hợp với chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, nghiên cứu  mang tên “Digital reinvention: Unlocking the ‘how’” được công bố vào tháng 01 năm 2018 của McKinsey cho thấy 55% các công ty đang triển khai các chiến lược kỹ thuật số đảm bảo các hành động được thực hiện trong quá trình số hóa hỗ trợ chiến lược của công ty.

Vì vậy, những người đang muốn giúp công ty của mình chuyển đổi kỹ thuật số nên tìm cách khẳng định được tại sao nó phù hợp với chiến lược chung của công ty và làm thế nào để nó đạt được điều đó. Hơn nữa, cần phải đề cập cụ thể đến việc các lợi ích của số hóa kết nối với mục tiêu của tổ chức như thế nào.

Tạo lập và duy trì văn hóa doanh nghiệp thân thiện với kỹ thuật số

Tất nhiên, điều quan trọng là phải khiến các thành viên trong ban lãnh đạo công ty đồng ý với nhu cầu chuyển đổi kỹ thuật số. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi không dừng lại ở đó. Một chiến lược kỹ thuật số thành công đòi hỏi tổ chức phải xem xét kỹ càng văn hóa doanh nghiệp hiện tại và xác định những yếu tố nào trong đó có thể tạo ra rào cản đối với quá trình số hóa.

Tiếp theo, các công ty cần phải nỗ lực nuôi dưỡng các đặc điểm của một môi trường văn hóa thân thiện với kỹ thuật số. Điều đó có thể có nghĩa là cung cấp cho nhân viên nhiều công cụ hơn để cho phép họ cộng tác với các thành viên trong nhóm mọi lúc mọi nơi hoặc đưa ra các khóa học hoặc hội thảo đào tạo giúp họ tự tin bước vào thời đại kỹ thuật số. Không có cách duy nhất để thay đổi văn hóa của công ty sao cho phù hợp với chuyển đổi kỹ thuật số, nhưng dành thời gian để xác định các khía cạnh của văn hóa công ty có thể cản trở việc số hóa là một việc nên làm.

Sử dụng giải pháp PDF hiện đại

Một khía cạnh quan trọng của chuyển đổi kỹ thuật số liên quan đến việc cải thiện cách mọi người trong công ty sử dụng các tệp. Đây có vẻ như là một chi tiết tương đối nhỏ, nhưng thực tế là một số định dạng tệp giúp việc đạt được mục tiêu “không tài liệu bản cứng” dễ dàng hơn bình thường. PDF là một định dạng cực kỳ phổ biến mà mọi người ở hầu hết các công ty tương tác hàng ngày.

Tuy nhiên, Reena Cruz, Giám đốc thương hiệu của Investintech.com, một công ty chuyên cung cấp các giải pháp PDF, cho biết: "Bản chất của định dạng tệp PDF là một trở ngại rất lớn cho những doanh nghiệp đang cố gắng số hóa các quy trình công việc. Định dạng này chủ yếu được phát triển để bảo toàn nội dung số và đảm bảo rằng các tài liệu điện tử có thể được chia sẻ và truy cập trên mọi nền tảng. "

Cô tiếp tục "Bạn giới hạn những gì người nhận có thể làm, điều này tốt cho bạn (người gửi), vì nó ngăn chặn sự giả mạo không mong muốn, nhưng lại không phải lúc nào cũng tốt cho người nhận khi họ cần làm việc với nội dung". Một trong những tính năng chính của nhiều giải pháp PDF trên thị trường hiện nay là chúng chuyển đổi các tệp PDF sang nhiều định dạng khác. Ví dụ: mọi người có thể thay đổi bảng giá ở định dạng PDF thành tệp Excel, giúp việc chỉnh sửa dễ dàng hơn.

"Tuy nhiên, các giải pháp PDF hiện đại có thể giúp các chuyên gia thực hiện các nhiệm vụ vượt ra ngoài việc chuyển đổi dữ liệu thông thường. Chúng cho phép người dùng chỉnh sửa nội dung PDF, chia tách và hợp nhất các tệp PDF, ký điện tử trên các hợp đồng PDF, điền vào các biểu mẫu PDF có tương tác, bảo vệ những tài liệu quan trọng bằng mã hóa và/hoặc mật khẩu, và nhiều hơn thế nữa". Cruz giải thích.

Ví dụ này cho thấy tầm quan trọng của việc xem xét các nhiệm vụ mà một công ty muốn số hóa mà cả những quy trình cần thiết để hoàn thành công việc liên quan. Nếu bộ phận kế toán thấy rằng làm việc với nội dung bị khóa là một trở ngại, các giải pháp PDF có thể là một điều tuyệt vời cho họ. Thu thập phản hồi từ nhân viên về những trở ngại họ gặp phải và cân nhắc chúng khi xem xét các lựa chọn khác nhau là một việc làm thông minh.

Nghiên cứu kỹ lưỡng độ tin cậy của các công cụ kỹ thuật số

Nhiều nhà quản lý hy vọng - và giả định - rằng số hóa sẽ cải thiện tổ chức của mình. Nhưng điều đó có thể không đúng nếu các công cụ kỹ thuật số họ chọn không hoạt động như mong đợi và trải qua quá nhiều thời gian ngừng hoạt động. Theo báo cáo khảo sát hiệu suất kỹ thuật số của Riverbed năm 2018, 80% các công ty được thăm dò cho biết các dịch vụ hoặc ứng dụng kỹ thuật số của họ dừng hoạt động vài lần trong một tháng hoặc hơn.

Những sự cố đó có tác động lớn nhất đến hiệu suất chung của các công ty ở Trung Quốc, Hoa Kỳ và Đức. Thêm nữa, 67% số người được hỏi tin rằng các vấn đề công nghệ liên quan đến những sản phẩm kỹ thuật số cần được khắc phục trong vòng một giờ.

Trước tiên, các công ty nên nghiên cứu những công cụ kỹ thuật số trong danh sách rút gọn của mình để biết được các tính năng hứa hẹn và liệu những lợi thế được quảng cáo đó có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, họ nên xem xét kỹ hơn tài liệu kèm theo công cụ và tìm hiểu quy trình giải quyết các vấn đề khi cần thiết là gì. Ví dụ, nhà cung cấp ứng dụng kỹ thuật số có hỗ trợ kỹ thuật 24/7 không? Họ có liệt kê số liệu thống kê trên trang web của mình về những vấn đề đã được giải quyết và đảm bảo thời gian hoạt động liên tục không?

Biết trước những điều đó có thể giúp các công ty tối thiểu hóa sự cố ngừng hoạt động liên quan đến các sản phẩm kỹ thuật số mà họ sử dụng. Có kế hoạch dự phòng để khi mất điện doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục hoạt động là một động thái khôn ngoan.

Thành lập các bên có trách nhiệm để thực hiện kế hoạch

Một nghiên cứu của Diễn đàn Kinh tế Thế giới 2018 cho thấy rất nhiều công ty đã nhận được lợi tức đầu tư sau khi tiến đến với cải tiến kỹ thuật số. Trong đó, một số công ty làm những điều khiến họ khác biệt so với các doanh nghiệp khác cũng đang thực hiện các động thái số hóa và sau đó, những công ty hàng đầu này thu về lợi tức đầu tư cao vượt trội.

Một trong những điều được chỉ ra trong báo cáo là cần phải có các nguyên tắc hướng dẫn để chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch số hóa. Một khuyến nghị là trao quyền cho các bên có trách nhiệm, tận tâm thực hiện một số mảng hoặc mục tiêu cụ thể của kế hoạch số hóa. Ví dụ: nếu một trong những mục tiêu của công ty là hướng tới quy trình không cần giấy tờ bản cứng, người đứng đầu có thể giao nhiệm vụ tìm ra công cụ phù hợp nhất cho một nhân viên.

Xây dựng ngân sách thích hợp cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số

Các công ty có thể đang ở thời điểm biết được mình thực sự muốn số hóa nhưng lại không chắc chắn quá trình chuyển đổi đó tốn bao nhiêu chi phí. Một số doanh nghiệp khác thì lại quá khiêm tốn khi xây dựng ngân sách cho số hóa. Họ có thể hy vọng quá cao cho những thành công không thể đạt được với số tiền bỏ ra khá hạn chế.

Kinh phí cần để thực hiện thường không nhỏ. Chẳng hạn, Tập đoàn Ngân hàng Lloyds đã thực hiện một kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số với tổng chi phí là 4,2 tỷ USD. Tuy nhiên, ngân sách sẽ thay đổi tùy thuộc vào lĩnh vực công ty đang hoạt động và những gì họ muốn làm. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp không nên quá thắt chặt ngân sách số hóa và phải có những tính toán thực tế về các chi phí liên quan đến nguyện vọng của mình.

Một số kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số có chi phí trả trước cao nhưng nó lại giúp công ty trở nên hiệu quả hơn và có thể phục vụ nhu cầu của khách hàng trong thời gian dài. Các chi phí sau đó đã chứng minh được giá trị của mình.

Những lời khuyên trên đây cho thấy mặc dù những khó khăn về số hóa có thể xảy ra một cách không thể dự đoán trước được tại các công ty nhưng các nhà lãnh đạo CNTT và các thành viên quản lý cấp cao có thể xử lý chúng bằng những chiến lược được nhắm mục tiêu để vượt qua một số vấn đề phổ biến nhất.

Thùy Linh