6 tiêu chí giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả

Sự bùng phát của đại dịch COVID-19 khiến rất nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới đang chuyển từ mô hình làm việc chung trong văn phòng sang làm việc tại nhà, hay còn gọi là làm việc từ xa.

Theo Tiến sĩ Phạm Công Hiệp, Giảng viên cấp cao Khoa Kinh doanh và Quản trị, Đại học RMIT Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đang ứng phó với COVID-19 bằng cách chuyển dịch vụ của mình lên các nền tảng trực tuyến và xây dựng những chính sách làm việc ở nhà cho nhân viên.

Theo Tiến sĩ Hiệp, mô hình làm việc tại nhà đem đến nhiều lợi ích cho các tổ chức, không chỉ trên phương diện tăng năng suất, giảm chi phí hoạt động và giảm thiểu gián đoạn hoạt động, mà còn tác động tích cực đến môi trường, sự bình an của toàn thể xã hội và của mỗi người lao động.

"Công việc và cuộc sống cân bằng hơn, tai nạn giao thông sẽ giảm đi. Mô hình này cũng giúp giao thông bớt tắc nghẽn và lượng khí thải do xăng dầu cũng giảm do người dân bớt di chuyển đến nơi làm việc, và áp lực lên hệ thống giao thông công cộng cũng được giải tỏa phần nào", tiến sĩ Hiệp nhận định.

Mặc dù làm việc tại nhà đem lại nhiều lợi ích to lớn, đa số doanh nghiệp chỉ xem đây là giải pháp tình thế trước ngoại cảnh không thể tránh khỏi, chứ không phải lựa chọn khả thi lâu dài. Theo tiến sĩ Hiệp, điều này có thể do một số quan ngại về tính hiệu quả chưa được kiểm chứng của mô hình làm việc tại nhà, về việc thiếu giám sát nhân viên, thiếu tính cộng đồng thực hành, ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng, về năng suất và độ tin cậy thấp, cũng như việc trao đổi kém do bị phân tâm hay phải đón nhận quá nhiều luồng thông tin.

Để nhân viên làm việc tại nhà hiệu quả

Mặc dù làm việc từ xa vẫn đang đặt ra nhiều thách thức cho cách vận hành doanh nghiệp theo lối truyền thống, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn nên xem xét ý nghĩa chiến lược của hình thức này và coi đây là một phần của mô hình kinh doanh chiến lược trong dài hạn.

Tiến sĩ Hiệp đề xuất các bước chuẩn bị sau đây để giúp làm việc tại nhà trở thành mô hình làm việc tích hợp thành công hơn.

- Thay đổi tư duy lãnh đạo: Thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu suất, cấp quản lý cần chuyển trọng tâm sang cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, miễn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cách quản lý vi mô có thể phản tác dụng và kìm hãm khả năng đổi mới sáng tạo của nhân viên.

- Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn: Giao tiếp trong nhóm, giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý, không nên bị lạm dụng vì nó có thể dẫn đến quá tải thông tin và thường xuyên gián đoạn.

- Cung cấp các công nghệ đáng tin cậy để làm việc nhóm và cộng tác từ xa: Với những phần mềm cộng tác hết sức phong phú trên thị trường, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mới tích hợp tốt với các nền tảng hiện có và hoạt động tốt, đặc biệt cho mục đích họp trực tuyến và làm việc theo nhóm ở quy mô lớn.

- Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên: Áp dụng hình thức làm việc tại nhà trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần dựa vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên. Nhưng thực tế không phải ai cũng thích làm việc tại nhà vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức, điều có thể khiến quá trình chuyển đổi trở nên khó khăn. Những nhân viên như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía tổ chức để họ trở nên tự giác và làm việc hiệu quả.

- Đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên: Hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng vi tính cơ bản và có thể sử dụng các công nghệ viễn thông đa dạng. Một số nhân viên có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu công việc liên tục ập tới, cũng như các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạp cần phải làm quen. Tổ chức có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách cung cấp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số và hỗ trợ công nghệ thông tin (CNTT) kịp thời.

- Quản lý chi phí: Làm việc tại nhà đòi hỏi cả nhân viên và doanh nghiệp phải đầu tư vào CNTT nhiều hơn. Nhân viên cần được trang bị tối thiểu một máy tính, phần mềm cần thiết, camera và đường truyền internet nhanh. Các tổ chức có thể phải trả thêm phí sử dụng các phần mềm cộng tác ảo và các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo nhân viên có thể truy cập an toàn những tài nguyên trực tuyến, đồng thời ngăn ngừa rủi ro từ việc lạm dụng tài nguyên của tổ chức một cách vô tình hay cố ý.

Do diễn biến phức tạp của dịch Covid-19 ở Việt Nam, hưởng ứng lời kêu gọi hạn chế ra ngoài, tụ tập đông người, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang làm việc tại nhà thông quá các giải pháp hỗ trợ làm việc trực tuyến hiệu quả. Đảm bảo an toàn cho nhân viên là điều tối quan trọng trong giai đoạn này nhưng đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh của doanh nghiệp cũng quan trọng không kém. Để làm được điều này, các công ty buộc phải áp dụng hệ thống các công cụ làm việc, hợp tác, quản lý, họp hội nghị trực tuyến khi nhiều nhân viên phải ở nhà.

Các ứng dụng làm việc tại nhà của nước ngoài có thể gặp phải những vấn đề như: nghẽn mạng quốc tế, kết nối không ổn định, sự cố về bảo mật… dẫn đến gián đoạn giao tiếp gây gián đoạn công việc, nghiêm trọng hơn là rò rỉ các thông tin nhạy cảm, dữ liệu quan trọng ra bên ngoài khiến doanh nghiệp rơi vào tình huống bất lợi.

Để giải quyết những vấn đề trên, doanh nghiệp có thể sử dụng một công cụ giúp thiết lập toàn bộ các ứng dụng giao tiếp, hợp tác, quản lý trên hệ thống của nhà cung cấp trong nước. Pre-built App là 1 ứng dụng giúp triển khai đầy đủ các công cụ làm việc trực tuyến như Mattermost, Jitsi, Gitlab, Redmine... ngay trên hệ thống doanh nghiệp chỉ với vài thao tác click đơn giản. Ngoài ra, còn có nhiều công cụ tiện ích phổ biến khác như: Owncloud, Nextcloud, Lamp Stack, Lemp Stack, cPanel…để doanh nghiệp lựa chọn.