Bộ TTTT đã ký số 100% văn bản điện tử gửi 4 cấp trong Bộ và tới các Bộ, ngành, địa phương

Đây là kết quả về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử trên trục liên thông văn bản quốc gia của Bộ TTTT tính đến hết tháng 10/2019.

Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc cùng các đại biểu thực hiện nghi thức khai trương Trục liên thông văn bản quốc gia ngày 12/3/2019

Theo báo cáo của Bộ TTTT, Bộ đã thử nghiệm và thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử từ đầu năm 2018. Để triển khai, Bộ TTTT đã ban hành nhiều văn bản: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo kết luận… về việc gửi, nhận văn bản điện tử và việc thực hiện thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử có ký số trong nội bộ thay văn bản giấy tại Bộ TTTT.

Ngay sau khi Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, ngày 02/8/2018, Bộ trưởng Bộ TTTT đã ký Quyết định số 1286/QĐ-BTTTT ban hành kế hoạch thực hiện Quyết định 28/2018/QĐ-TTg. Ngày 28/12/2018, Bộ trưởng Bộ TT&TT đã ký quyết định số 2256/QĐ-BTTTT ban hành Quy chế tạm thời về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Bộ TTTT.

Theo đó, đến nay, Bộ TTTT đã tổ chức thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ được giao tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg.

Hiện tại, Hệ thống quản lý văn bản điều hành của Bộ TTTT đã đáp ứng việc tích hợp giải pháp dịch vụ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ. Toàn bộ 36 đơn vị trực thuộc Bộ đã được cấp chứng thư số cho đơn vị và Lãnh đạo đơn vị ký số trực tiếp trên Hệ thống (đã cấp 471 chứng thư số USB và 176 sim PKI). Hệ thống thường xuyên được giám sát bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định và an toàn thông tin.

Đối với việc phát hành văn bản trong và ngoài Bộ, cũng theo báo cáo đến thời điểm hiện tại, 100% văn bản của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ được gửi điện tử và ký số trước khi phát hành (trường hợp gửi cho đơn vị nhận bản giấy thì vẫn có một bản điện tử có ký số được lưu trên hệ thống). Lãnh đạo Bộ đã trực tiếp phê duyệt và ký số trên một số văn bản điện tử. Số văn bản có chữ ký số trực tiếp của lãnh đạo chiếm đa số trong tổng số văn bản điện tử.

Trong tháng 10/2019, tỷ lệ văn bản ban hành được ký số của các đơn vị là: 99,8%; 36/36 đơn vị có tỷ lệ văn bản ký số trên 90% (trong đó có 32 đơn vị có tỷ lệ ký số 100%). Bộ TTTT đã thực hiện ký số 548/548 văn bản điện tử gửi các Bộ/ Ngành, đạt tỷ lệ 100%; 663/663 văn bản điện tử gửi UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đạt tỷ lệ 100% (so với tháng 9 đạt 99,9%).

Bộ TTTT đã thực hiện việc ký số các văn bản gửi lên trục liên thông văn bản quốc gia (trừ văn bản mật). Cụ thể là, từ ngày 01/5/2019, Bộ TTTT phát hành văn bản điện tử có ký số tới các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương qua Trục liên thông văn bản quốc gia.

Bộ TTTT đã khai báo mã định danh 4 cấp lên Trục liên thông văn bản quốc gia. Đã kết nối, gửi, nhận văn bản thông suốt tới Văn phòng Chính phủ và tất cả các các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Các đơn vị thuộc Bộ có thể gửi văn bản trực tiếp tới bất cứ đơn vị nào đã khai báo mã định danh và liên thông trên Trục.

Từ ngày 01/6/2019, Bộ TTTT phát hành văn bản điện tử có ký số tới Sở TTTT các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Hiện nay, có 56 Sở TTTT đã kết nối liên thông gửi nhận văn bản thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia, còn lại 07 Sở TTTT chưa thực hiện kỹ thuật kết nối liên thông lên Trục và được Bộ TTTT tiếp tục phối hợp gửi nhận văn bản qua đầu mối cấp 1 của UBND tỉnh.

100% các Bộ, cơ quan ngang Bộ, thuộc Chính phủ, các tỉnh, thành phố thuộc Trung ương đã ban hành mã định danh

Theo Cục Tin học hóa, Bộ TTTT đã ban hành QCVN 102:2016/BTTTT về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống văn bản quản lý và điều hành tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 1/4/2016. Đây là tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng cho phần mềm quản lý văn bản điều hành (QLVBĐH) và phần mềm trung gian (trục liên thông văn bản).

Các đơn vị cấp 1 (theo QCVN 102:2016/BTTTT) đã được đánh mã các cơ quan, đơn vị tham gia trao đổi văn bản điện tử qua Hệ thống QLVBĐH; tổng hợp, công bố mã định danh của các cơ quan, đơn vị tham gia trao đổi văn bản điện tử.

Đến nay 100% các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã ban hành mã định danh cho các đơn vị tham gia trao đổi văn bản điện tử qua Hệ thống QLVBĐH  (đã có khoảng 76.000 mã cơ quan, đơn vị).

Mã định danh cơ quan, đơn vị được cập nhật vào HTTT danh mục điện tử dùng chung, chia sẻ cho các bộ, tỉnh khai thác, sử dụng (qua file và qua web services).

3 phần mềm QLVBĐH (Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC; Công ty Cổ phần Tin học Tân Dân; Tập đoàn VNPT) và 1 phần mềm trung gian/trục liên thông văn bản (Tập đoàn VNPT) đã được tiếp nhận Công bố hợp quy.

Trao đổi văn bản điện tử phải thực sự thay thế văn bản giấy

Qua triển khai, Bộ TTTT kiến nghị tiếp tục quan tâm đẩy mạnh việc gửi, nhận văn bản điện tử, tới các đơn vị hành chính cấp 2 (cục, vụ, quận, huyện,…), cấp 3 (xã, phường), giữa các đơn vị này với nhau;

Việc sử dụng, trao đổi văn bản điện tử phải thực sự thay thế văn bản giấy (nghĩa là phải giảm các khâu luân chuyển văn bản trung gian, bớt việc, bớt người). Do đó, việc sửa đổi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP là hết sức cần thiết, cần phải tạo ra quy trình điện tử hoàn toàn chứ không phải điện tử hoá quy trình giấy.

Bên cạnh đó, Bộ Nội vụ, Bộ TTTT, Văn phòng Chính phủ cần phối hợp để bảo đảm tính đồng bộ từ quy trình, kỹ thuật và hiệu quả sử dụng văn bản điện tử; việc lưu trữ lịch sử, bảo đảm giá trị pháp lý dài lâu của văn bản điện tử, xử lý các vấn đề khác biệt giữa bản giấy và bản điện tử như bản gốc, thu hồi văn bản, ký từng trang cần được lưu ý,…

Theo Bộ TTTT, cần cải tiến khâu cấp, đổi, thu hồi Chứng thư số thuận tiện hơn, nhanh chóng hơn nhưng vẫn phải bảo đảm tính chính xác, an toàn. Có thể phân cấp hoặc phối hợp với các đơn vị khác trong việc thực hiện, ví dụ giao nhận qua bưu điện, cập nhật trực tuyến, giao trách nhiệm quản lý chứng thư số tại địa phương cho Sở TTTT.