CEO Bibo Mart Trịnh Lan Phương: “Chuyển đổi số không dễ như mọi người đang nói”

Nhưng rồi cuộc cuộc trò chuyện giữa những người bạn, người anh em lâu ngày gặp lại nhau cũng diễn ra, chúng tôi cập nhật cho nhau về chặng đường đã qua, những gì đang diễn ra hàng ngày và chặng đường sắp tới. Dưới đây là sơ lược cuộc trò chuyện này, xin giới thiệu cùng bạn đọc.

1. Tôi ra trường năm 1999, đầu tiên làm cho một tổ chức phi chính phủ của Na Uy. Tiếp đó tôi sang làm cho một dự án của World Bank và có dịp đánh giá thực tế đầu ra của giáo dục đại học, so sánh với đòi hỏi đầu vào của các doanh nghiệp. Rồi về làm ở Language Link và là dịp nhận thấy tiếng Anh của phần đông mọi người còn nhiều rào cản, sẽ dẫn tới thiệt thòi trong thương thảo và đấu trí trên bàn đàm phán; chuyển về Vietnamobile làm một phần việc phụ trách nhân sự, tài chính, xây dựng cơ bản... khi đại dự án trong giai đoạn kích hoạt rất sôi động. Sau đó đứng mũi chịu sào thương hiệu Bibo Mart, tới khoảng 2017-2018 đã dẫn đầu thị trường, trở thành market leader và bỏ xa các đối thủ về doanh thu.

Khi đã đạt đỉnh bán lẻ, tôi mời hai Việt Kiều bên Mỹ, một bạn là tiến sĩ về big data, chuyên ngành khoa học dữ liệu, làm cho IBM và vận hành kho bãi của Amazon, một bạn làm trong lĩnh vực kho vận. Hai người bạn này kết nối cho mình với cộng đồng giám đốc công nghệ của các tập đoàn hàng đầu trên thế giới. Qua đó tôi mời thêm được một số người nữa về với mình. Trong đó có chuyên gia Chuyển đổi số hàng đầu thế giới ở thung lũng Silicon, từng là kiến trúc sư trưởng cho công trình Chuyển đổi số của WalMart. Đó là một người có nhân sinh quan sâu sắc, có thể nói chuyện với mình cả ngày, cả tuần về những chủ đề kinh doanh, thị trường, về mọi thứ diễn ra đều có nguyên nhân, nguyên lý, lên đỉnh và thoái trào trong vòng tuần hoàn bất tận. Tôi có những người bạn rất giỏi và tử tế!

Là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong Chuyển đổi số, bây giờ nhìn lại, tôi cho rằng, đó thực sự là công cuộc "biến hình", thay đổi toàn bộ tổ chức - con người, cách thức - công cụ vận hành công ty... rời xa hẳn định nghĩa doanh nghiệp đơn lẻ mà tạo ra cả một hệ sinh thái để kết nối các đối tác, khách hàng, nhà sản xuất. Mỗi mắt xích đều đóng vai trò quan trọng trong việc khai thác nguồn lực hiện có.

Thực tế, mình và các cộng sự đã mất 3 năm "im ắng" mới xác định được hình thái hiện tại, để "lột xác" hoàn toàn. Nếu trước đây bộ máy nhân sự cồng kềnh và tốn sức người, thì thời điểm hiện tại, mọi thứ đều đã được tối ưu hóa; bộ máy nhân sự tinh gọn hơn, hệ thống hoạt động cũng trơn tru, hiệu quả hơn. Đặc biệt là các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng hàng hóa cho các cửa hàng luôn luôn được đảm bảo, kể cả thời gian cao điểm, dịch bệnh hay ngày lễ, Tết. Đỉnh điểm là 4 đợt dịch vừa qua, tình trạng khan hiếm hàng hóa gần như không xảy ra.

2. Tôi vẫn thường chia sẻ với đội ngũ nhân viên, Chuyển đổi số giúp mình tự động toàn diện, dù không can thiệp sức người thì hệ thống vẫn thừa khả năng hoạt động trơn tru; giúp đội ngũ nhân sự nhìn ra được cơ hội tiếp cận thị trường nhanh chóng, từ đó đổi mới hàng loạt chiến lược triển khai.

Chuyển đổi số đúng là giải pháp sống còn giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ không bị bỏ lại phía sau, tuy nhiên không có bất kì một công thức cụ thể nào để áp dụng cho tất cả. Có chăng, theo tôi, khi muốn Chuyển đổi số, nhà quản trị nên trả lời được 3 câu hỏi chính. Thứ nhất: Tại sao phải Chuyển đổi số? Thứ hai: Chuyển đổi số có lợi ích gì? Và thứ ba: Để Chuyển đổi số, doanh nghiệp phải thay đổi những gì? Nhận thức là điều rất quan trọng, phải nhìn ra được Chuyển đổi số quan trọng ra sao, hiện tại doanh nghiệp có những công cụ gì để sẵn sàng Chuyển đổi số ngay thì mới bắt tay vào thực hiện được. Từ kinh nghiệm bản thân, chúng tôi rút ra được 2 yếu tố cốt lõi: Đầu tiên, phải đảm bảo được luồng thông tin và quy trình rành mạch, rõ ràng, đảm bảo liên kết đầy đủ bộ phận, phòng ban và các cấp trong một hệ thống đồng nhất. Tiếp đó, phải thu thập và xây dựng được nguồn database ổn định để kết hợp với quy trình và luồng thông tin bên trên, từ đó xây dựng một hệ thống có thể tự lưu trữ và vận hành. Ở giai đoạn này, càng giảm thiểu được sức người, sự can thiệp của con người càng tốt.

Tất nhiên, để chắc chắn Chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp phải đảm bảo được lợi ích của khách hàng không bị ảnh hưởng, từ đó mới có chiến lược thay đổi từ con người, quy trình và áp dụng công nghệ mới. Hãy chấp nhận thực tế rằng, công nghệ mới sẽ kéo theo những thay đổi lớn nhưng đồng thời, chúng cũng trao lại cho chúng ta cơ hội khai phá thị trường lớn hơn, mạnh mẽ hơn.

Theo kinh nghiệm của tôi trong hơn 3 năm tập trung làm Chuyển đổi số, các doanh nghiệp Việt hiện nay đang có sự phân cấp trong quá trình chuyển đổi. Nhóm đầu tiên mới chuyển hướng Số hóa, tức là áp dụng công nghệ vào quá trình sản xuất. Nhóm thứ 2 đã bắt đầu Chuyển đổi số nhưng mới là cơ học, tự phát, chưa có sự đồng nhất. Chiến lược chúng tôi đặt ra là Chuyển đổi số theo mô hình có định hướng, đồng bộ và tổng thể, đi từ giá trị lõi, sau đó phát triển thành hệ sinh thái; không chỉ áp dụng công nghệ vào quy trình mà còn "chuyển đổi số" luôn cả tư duy và nhận thức của đội ngũ nhân sự.

Với tôi, kiểm soát được "nỗi sợ" thay đổi từ nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng để giúp doanh nghiệp Chuyển đổi số vững vàng. Bởi suy cho cùng, công nghệ có hiện đại đến mấy cũng do con người tạo ra, phục vụ vì con người. Chuyển đổi số mà xa rời yếu tố nhân sự thì không khác gì đang sống trên mây.

3. Số hóa chuỗi cung ứng là một trong những ưu tiên hàng đầu nhằm hướng tới tính hiệu quả, đáp ứng nhu cầu tăng cao của khách hàng và góp phần xây dựng mô hình kinh doanh đón đầu. Chúng tôi duy trì được hoạt động trơn tru trong dịch là bởi đã nhận thấy trước được tầm quan trọng của chuỗi cung ứng, từ đó đưa vào áp dụng mô hình F2C (Factory to consumer). Chúng tôi tính toán được chính xác hàng tồn, dự báo được sản lượng tiêu thụ trước 2 năm, do đó nguyên phụ liệu và kế hoạch sản xuất cũng được hoạch định từ sớm, giúp cho tất cả các bên tham gia đều có thể chuẩn bị nguồn lực tốt nhất, đảm bảo không bị "đứt gãy", kể cả ở giai đoạn khó khăn nhất.

Một khi bắt tay vào việc xây dựng chuỗi cung ứng tự động là doanh nghiệp phải xác định sử dụng công nghệ chuỗi cung ứng kỹ thuật số (digital supply chain) để thiết kế lại mô hình hoạt động và tiếp cận thị trường. So sánh với nhiều lợi thế cạnh tranh khác, "chuỗi cung ứng" được xem như tài sản độc quyền của mỗi doanh nghiệp. Lợi thế này rất khó sao chép bởi khả năng tổ chức, vận hành của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Do vậy, cùng là Chuyển đổi số nhưng nếu việc triển khai xây dựng chuỗi cung ứng tự động ở từng doanh nghiệp không giống nhau thì cũng kéo theo hiệu quả có sự phân hóa rõ rệt.

Ngay từ khi xác định Chuyển đổi số, chúng tôi đã có ý tưởng xây dựng chuỗi cung ứng số nhằm đảm bảo hệ thống vận hành không bị đứt quãng. Hai quá trình này phải gắn kết với nhau, không thể tách rời. Tuy nhiên, dù chuỗi cung ứng số giúp các doanh nghiệp tăng năng suất, giảm lãng phí thì ở Việt Nam, vấn đề này vẫn chưa được quan tâm đúng mực. Thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay mới chỉ chú trọng vào quy trình sản xuất tinh gọn và phân phối đúng lúc để tiết kiệm chi phí, thời gian mà bỏ qua khoản đầu tư vào công nghệ. Chính việc sẵn sàng thuê nhân công thay vì Chuyển đổi số đã khiến việc số hóa chuỗi cung ứng bị chậm trễ. Chúng tôi nhận thấy điều này từ rất sớm nên sẵn sàng đầu tư vào Chuyển đổi số, song song là xây dựng chuỗi cung ứng tự động. Bên cạnh đó, vẫn ưu tiên nhân tài, khai thác tối đa trí lực của đội ngũ nhân sự nhưng đồng thời cũng phải tối ưu hóa hệ thống vận hành dựa trên ứng dụng của khoa học, công nghệ.

4. Con người ở trong kỷ nguyên mới là con người số. Mọi suy nghĩ, hành vi, nhu cầu đều ánh xạ vào một hệ thống dữ liệu và công nghệ. Con người nói chung, chúng ta nói riêng, ngày càng trở nên trong suốt trong một thế giới công nghệ. Người làm chủ phải hiểu được con người, các dòng chảy của sự vận động xã hội thông qua nền tảng công nghệ, từ đó mới thấy được cơ hội - rủi ro như đang nhìn thấy mọi dòng chảy ngay trước mắt. Nền tảng công nghệ cho phép chúng ta sở hữu một thứ như vậy, do đó ta có quyền năng, giúp ta nhìn được các xu hướng chuyển dịch. Như trên một sa bàn, chúng ta nhìn thấy mọi dòng chảy hết sức rõ ràng thì mới làm chủ được.

Tự động hóa, số hóa không phải ở phim khoa học viễn tưởng mà đang thực sự diễn ra trong đời sống này. Chúng ta cần đánh giá về hiện trạng, tham chiếu với tầm nhìn của tôi, rồi mới bắt đầu tạo ra kiến trúc chuyển đổi. Chuyển đổi số/công nghệ là tầng đáy của kim tự tháp, mà đỉnh là Tầm nhìn. Thế nên để tạo dựng một cuộc Chuyển đổi số mà không đi từ tổng thể thì không xây được. Tầm nhìn của mình đến đâu? Đường đi của mình như thế nào? Thước đo, tổ chức, cách mình làm lớp lang ra làm sao... rồi sau đó mới nói đến công nghệ, với tư cách là một công cụ phục vụ. Chẳng hạn, ông A là chủ doanh nghiệp nhưng có số hóa được chiến lược và tầm nhìn của ông không? Tầm nhìn của ông là trở thành doanh nghiệp số 1 trong lĩnh vực ABC chẳng hạn, vậy ông lượng hóa cái số 1 này bằng cái gì? Doanh thu? Giá trị doanh nghiệp? Do nhà đầu tư định giá? Số lượng khách hàng? Báo cáo kiểm toán? Hay do cộng đồng mạng vote? Mình cần lượng hóa tầm nhìn của mình ra thành một mục tiêu cụ thể, khi đó mình mới định hình việc cả tổ chức cần đi theo cái gì, cần chuyển động ra sao... Hàng ngàn, hàng chục ngàn con người chuyển động theo tầm nhìn của người đứng đầu. Một chủ doanh nghiệp có ý thức được điều mình nói và dẫn dắt tổ chức đi theo tuyên bố đó hay không? Mọi con tàu đều đi theo hải trình như thế, với ngọn hải đăng ở phía chân trời. Sự ra đời của một doanh nghiệp ở Việt Nam thường rất là lạ. Hỏi tầm nhìn là gì cũng không biết, chúng em làm theo ý kiến chỉ đạo. Mở công ty vì thấy có vẻ như là cái thứ này đang có tiềm năng và cơ hội, nên theo đám đông adua nhảy vào. Hoặc đi theo ước mơ người khác. Ở mình thường thấy trà chanh có nhu cầu thì nhảy vào trà chanh, thấy trà sữa có nhu cầu thì nhảy vào trà sữa; COVID cách ly phong tỏa, hạn chế đi lại thì mở công ty giao nhận. Có đúng là chúng ta đang ở trong ao làng không? Các doanh nghiệp của mình hãy còn thô sơ nữa. Thử xem các nước gần ta có bao nhiêu tập đoàn toàn cầu? Họ có sức ảnh hưởng và được ghi nhận trên diện rộng; phục vụ được nhu cầu của nhân loại thì mới có thể trở thành global.

5. Chuyển đổi số khó lắm không như mọi người vẫn nghĩ hoặc nói một câu là xong. Thuật toán làm thay mình thì mình phải lập trình chính mình, với hàng trăm mảnh ghép khác nhau, với mục tiêu, thước đo cụ thể. Chẳng hạn nếu coi dịch vụ là số 1 thì từ "điểm bán" đến "trải nghiệm của khách mới tiếp cận dịch vụ", "tỷ lệ khách quay lại", "tỷ lệ khách giới thiệu cho người khác"... đều cần phải được dịch ra thành các thước đo cụ thể. Hàng trăm thứ cùng chuyển hướng về một đích như thế thì mới ra được một mục tiêu. Phải phục vụ cho một mục tiêu nào đó, không thể chung chung được. Đã khởi xướng tầm nhìn thì phải bắt mọi thứ phục vụ cho trận đánh ấy, chứ không phải chỉ là nằm ở chuyện hô hào tầng dưới. Cho nên doanh nghiệp đã Chuyển đổi số có nghĩa là thay đổi bộ gen, với cam kết ở tầng cao nhất. Chứ mua một cái phần mềm về để thay đổi thì không phải là Chuyển đổi số đâu.

Giống như xây dựng một đô thị vậy, phải có kiến trúc sư trưởng hoặc tổng công trình sư để chỉ đạo và đồng nhất mọi thứ. Tôi muốn cả hệ sinh thái của tôi đi theo định hướng của mình và kiểm soát nghiêm ngặt được nó. Do đó, Chuyển đổi số rất khó và không giống như mọi người hình dung. Nó có thể trường tồn, đúng với tầm nhìn 50 năm - 100 năm nữa, nếu có nhân sinh quan sâu sắc và hướng tới những giá trị bền vững. Đừng nuôi dưỡng những ước mơ nhỏ nhoi với tham vọng khổng lồ. Chúng ta cần bước qua những thang bậc giá trị chỉ dành cho bản thân hoặc của những đội nhóm nhỏ, mà hướng tới việc mang lại giá trị cho nhiều người. Bill Gates thành công vì mang bộ não lắp vào cái máy tính, giải quyết vấn đề đúng với số đông trên toàn cầu. Mình nhìn vào mình hay nhìn ra ngoài sẽ quyết định tầm vóc của tổ chức. Một doanh nghiệp không phải chỉ chạy theo mục tiêu của một số nhà đầu tư, rồi dần dần đi vào ngõ cụt, trở thành nô lệ của những toan tính ngắn hạn và tự trói buộc lẫn nhau.

Tôi cầm chìa khóa của tất cả hệ thống dữ liệu. Làm gì tôi cũng truy vấn dữ liệu và hỏi nó. Nó cho mình thấy tương lai rõ ràng hơn, quyết định của mình tường minh hơn và chắc chắn hơn. Nó khiến mình làm chủ được tầm nhìn và đường đi của chính mình.

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các mặt. Chuyển đổi số có thể dễ bị nhầm lẫn với khái niệm Số hóa (Digitizing - quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số). Trong khi đó, Chuyển đổi số là khai thác các thành tựu có được từ quá trình Số hóa, rồi áp dụng để tạo ra các giá trị mới hơn.