Chuyển đổi số hoạt động quản lý chiết khấu với eRECA

"Nỗi đau" kéo dài 3 - 4 năm tại FPT IS

Phần mềm quản lý chiết khấu eRECA do nhóm nghiên cứu của FPT IS phát triển là công cụ giúp các cán bộ quản lý đối tác (PAM) quản lý, tính toán và phân bổ chiết khấu từ nhà cung cấp trả cho từng công ty thành viên (FISx) nhanh chóng và chính xác hơn.

FPT IS - thành viên của Tập đoàn FPT - là đơn vị phát triển sản phẩm, giải pháp, tích hợp hệ thống, cung cấp dịch vụ CNTT hàng đầu Việt Nam và khu vực. Năng lực của FPT IS trải rộng trong nhiều lĩnh vực bao gồm: chính phủ, ngân hàng - tài chính, y tế, giao thông vận tải, tài chính công, viễn thông, năng lượng và doanh nghiệp. FPT IS không chỉ thành công trong thị trường trong nước mà còn mở rộng hoạt động tại các thị trường quốc tế. Do vậy, FPT IS có rất nhiều đối tác và nhà cung cấp khác nhau.

Trước khi có giải pháp eRECA, việc theo dõi và quản lý chiết khấu hãng trả về cho nhân viên kinh doanh tại FPT IS được thực hiện thủ công, gặp rất nhiều bất cập như thông tin phân tán, thiếu chính xác, không chủ động được thông tin. Đây là "nỗi đau" kéo dài đã 3-4 năm. Kết quả là PAM khó phân loại đơn hàng nào được hưởng chiết khấu theo từng đơn, đơn hàng nào được hưởng chiết khấu theo chương trình của nhà cung cấp; việc tính toán và phân bổ chiết khấu theo chương trình của nhà cung cấp mất từ 3-4 tuần; không có công cụ nhắc nhở, có thể bỏ lỡ email thông báo của kế toán khi có khoản chiết khấu hãng trả; khó tổng hợp và so sánh chiết khấu ước tính với chiết khấu thực tế nhà cung cấp trả cho FISx do theo dõi thủ công; khó theo dõi thời gian nhà cung cấp trả chiết khấu do không có công cụ nhắc nhở,...

Về phía nhân viên kinh doanh, do thời gian tính toán phân bổ kéo dài nên cuối năm mới biết chiết khấu mình nhận được; tốn thời gian tính toán và phân bổ chiết khấu về từng trung tâm/phòng ban. Hơn nữa, kế toán mất thêm thời gian hạch toán, đối chiếu cuối năm với các nhân viên.

Để giải bài toán trên, eRECA ra đời giúp chuyển đổi số (CĐS) hoạt động quản lý chiết khấu, với tính năng quản lý tập trung, báo cáo thời gian thực, số liệu chính xác, truy xuất báo cáo 24/7, đồng thời tích hợp với hệ thống quản lý thông tin mua sắm ePO. Giải pháp đã giúp cắt giảm thời gian tính toán phân bổ chiết khấu hiện tại từ 3 - 4 tuần xuống còn chưa đầy 3 phút; thời gian truy xuất báo cáo giảm từ 720 ngày công (manday) xuống còn 32 ngày công, tiết kiệm cho đơn vị gần 2 tỷ đồng.

eRECA - Lời giải cho bài toán phân bổ chiết khấu thương mại

Là công cụ giúp PAM quản lý, tính toán và phân bổ chiết khấu nhà cung cấp trả cho từng FISx, phần mềm quản lý chiết khấu eRECA được tích hợp với hệ thống quản lý thông tin mua sắm - ePO của FIS để quản lý chương trình chiết khấu; phân loại đơn hàng (PO), quản lý ước tính chiết khấu; quản lý chiết khấu hãng trả; quản lý chiết khấu FISx thực nhận và lập báo cáo.

Theo đó, eRECA mang lại hiệu quả cho 3 đối tượng chính. Đối với PAM, họ dễ dàng phân loại được các PO nhận chiết khấu theo đơn hàng, theo chương trình của nhà cung cấp; theo dõi tập trung chương trình chiết khấu, chiết khấu dự kiến và chiết khấu thực nhận trên một hệ thống; hệ thống tự động tính toán phân bổ chiết khấu về FISx bất kỳ lúc nào; so sánh chiết khấu dự tính và chiết khấu thực nhận nhanh chóng; không bị bỏ lỡ phân bổ các khoản chiết khấu hãng trả; có thông báo nhắc nhở thời gian nhận chiết khấu và phân bổ chiết khấu.

Đối với các FISx, hệ thống tự động tính toán phân bổ chiết khấu về nhân viên bất kỳ lúc nào, việc so sánh chiết khấu dự tính và chiết khấu thực nhận trở nên dễ dàng, nhanh chóng; tránh bỏ lỡ phân bổ các khoản chiết khấu hãng trả do kế toán cập nhật trực tiếp trên hệ thống.

Kế toán cũng tiết kiệm được thời gian hạch toán chiết khấu về từng FISx, nhận được thông báo tới nếu PAM quên phân bổ chiết khấu, từ đó giúp việc lập báo cáo dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Để xây dựng phần mềm quản lý chiết khấu eRECA, nhóm phát triển của FPT IS đã phải tiến hành các bước: Khảo sát nghiệp vụ thực tế của cán bộ PAM trong việc ghi nhận và quản lý chiết khấu hãng trả cho FIS; phân tích và thiết kế từng chức năng của hệ thống đáp ứng nghiệp vụ của PAM; thiết kế kiến trúc và xây dựng phần mềm quản lý chiết khấu eRECA cho từng giai đoạn (phase); kiểm thử hệ thống và triển khai cho các key user trải nghiệm theo từng phase; go-live với các tính năng cơ bản tại phase 01 và nâng cấp cải tiến tại phase 02.

Theo chị Nguyễn Thị Cẩm Tú, đại diện nhóm phát triển giải pháp, điểm khó khăn nhất khi phát triển eRECA đó là phân tích và thiết kế từng chức năng của hệ thống đáp ứng nghiệp vụ của cán bộ quản lý đối tác; thiết kế kiến trúc và xây dựng phần mềm cho từng giai đoạn kiểm thử hệ thống và triển khai, nâng cấp.

Sau một thời gian triển khai, eRECA đã nhận được nhiều phản hồi tích cực từ các cán bộ công nhân viên của FPT IS như từ ngày có phần mềm này, FISx không thắc mắc, hiểu lầm không đáng có nữa; cán bộ kinh doanh không phải tốn thời gian họp đề rà soát số liệu chiết khấu nữa,...

Phần mềm quản lý chiết khấu eRECA đã góp phần chuyển đổi số trong hoạt động quản lý chiết khấu tại FPT IS, giúp PAM dễ dàng quản lý, tính toán và phân bổ chiết khấu từ các nhà cung cấp. Nhân viên kinh doanh cũng có thể kiểm tra và xem chiết khấu nhận được bất kỳ lúc nào qua đó giúp nâng cao năng suất, hiệu quả công việc./.