Những sai lầm có thể gặp khi chuyển đổi dữ liệu

Trong nhiều năm, các lãnh đạo CNTT (CIO) và dữ liệu đã luôn nỗ lực để giúp các tổ chức của họ trở nên dựa trên "dữ liệu" hơn. Nhiều tổ chức thuộc chính phủ đang thực hiện các khoản đầu tư cần thiết, bằng chứng là phần lớn các trưởng bộ phận CNTT (52%) nói rằng phân tích dữ liệu và học máy sẽ thúc đẩy nhiều khoản đầu tư vào CNTT nhất tại các tổ chức của họ trong năm nay, theo khảo sát State of the CIO 2022 của cio.com.

Nhưng chỉ đầu tư vào công nghệ là không đủ để làm cho dữ liệu của tổ chức nào đó được định hướng. Nó đòi hỏi tầm nhìn, văn hóa và cam kết đúng đắn.

Traci Gusher, Trưởng nhóm phân tích và dữ liệu của EY Americas cho biết: "Nhiều tổ chức đã cố gắng coi dữ liệu như một dự án. Dữ liệu không thể được coi là một dự án, nó phải được coi như một chức năng. Cho đến khi các tổ chức bắt đầu coi dữ liệu như một đơn vị hoạt động cấp thiết, họ sẽ tiếp tục đấu tranh để có được bất kỳ loại dữ liệu nào có tính nhất quán và chất lượng".

Những sai lầm chiến lược như vậy có thể báo hiệu một vấn đề đang diễn ra ở cấp độ C (cấp độ quản lý cao cấp), với các nhà lãnh đạo nhận ra tầm quan trọng của dữ liệu và phân tích nhưng lại thiếu sót trong việc thực hiện các thay đổi chiến lược và đầu tư cần thiết để thành công.

Một báo cáo gần đây từ Alation và Wakefield Research cho thấy, 71% các nhà lãnh đạo dữ liệu "thiếu niềm tin" rằng ban lãnh đạo của họ nhận thấy mối liên hệ giữa đầu tư vào dữ liệu và phân tích luôn quan trọng đối với tổ chức của mình; 51% mong đợi nhận được 1/2 hoặc ít hơn điều họ mong muốn. Trên thực tế, 2/3 các nhà lãnh đạo dữ liệu cho biết lãnh đạo công ty là trở ngại trong việc nhận được nguồn tài trợ mà họ cần, 35% trong số đó cho rằng họ không có được sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo, và 42% nói rằng lãnh đạo hứa nhưng không thực hiện.

Một trong những biện pháp khắc phục cho tình trạng này là đảm bảo dữ liệu có được một vị trí trong đội ngũ lãnh đạo C. Nhiều tổ chức trong vài năm qua đã thuê các giám đốc dữ liệu (CDO) để chỉ đạo các sáng kiến dữ liệu. Nhưng vào năm 2021, Harvard Business Review lưu ý rằng, nhiệm kỳ trung bình của một CDO đang chỉ từ 2 - 2,5 năm.

Traci Gusher nói: "Là vì họ không nhận được các nguồn lực họ cần, không nhận được tài trợ mà họ cần, hoặc họ bị coi là không hiệu quả vì không đạt được tiến bộ. Tôi nghĩ, điều đó nói lên nhiều điều về cam kết mà các tổ chức phải thực hiện đối với dữ liệu để thực sự chuyển đổi thành công."

Những gì thực sự hoạt động?

Nếu tài chính và sự chú ý của đội ngũ lãnh đạo cấp cao là không đủ, thì đâu là chìa khóa để đảm bảo việc chuyển đổi dữ liệu của một tổ chức thành công? Doug Laney, chuyên gia đổi mới về chiến lược phân tích và dữ liệu tại West Monroe, cho biết, các tổ chức cam kết coi dữ liệu như một sản phẩm và chuyển đổi văn hóa của họ là những đơn vị thành công. Laney, một cựu chuyên gia phân tích tại Gartner, đã nghiên cứu cách các tổ chức sử dụng dữ liệu của họ khi ông làm việc cho Gartner.

"Chúng tôi nhận thấy, các tổ chức coi dữ liệu như tài sản có tỷ lệ giá trị cao hơn gần hai lần so với mức trung bình của thị trường. Các tổ chức bán sản phẩm dữ liệu hoặc các công cụ phái sinh dữ liệu nào đó có tỷ lệ giá trị thị trường cao hơn 3 lần," ông nói.

Theo Alation, các tổ chức có văn hóa dữ liệu sẽ làm tốt hơn các đơn vị khác. Trong một cuộc khảo sát, Alation phát hiện ra rằng 90% các tổ chức có văn hóa dữ liệu cấp cao nhất đã đạt hoặc vượt mục tiêu của họ trong 12 tháng qua. Tổ chức định nghĩa văn hóa dữ liệu bao gồm 3 nguyên tắc chính:

Tìm kiếm và khám phá dữ liệu: khả năng nhanh chóng và dễ dàng tìm thấy dữ liệu phù hợp cho một mục đích cụ thể;

Kiến thức về dữ liệu: khả năng rút ra các kết luận hợp lệ từ dữ liệu, bao gồm sự hiểu biết về các giới hạn và nhận thức về các thành kiến chung;

Quản trị dữ liệu: quy trình tổng thể mà tài sản dữ liệu được quản lý để đảm bảo tính đáng tin cậy và trách nhiệm giải trình, bao gồm cả việc tuân thủ các chính sách và quy định đối với dữ liệu.

Alation cho biết, các tổ chức có nền văn hóa dữ liệu hàng đầu đã áp dụng rộng rãi cả 3 nguyên tắc trên tại tất cả các phòng ban.

Nên áp dụng chiến lược dữ liệu cốt lõi với tầm nhìn xa. Một chiến lược như vậy phải kết nối cách dữ liệu sẽ cung cấp thông tin, hỗ trợ và thúc đẩy các kế hoạch hoạt động chiến lược ngắn và dài hạn của tổ chức. Nó cũng sẽ làm giảm các mối đe dọa được xác định trong các kế hoạch quản lý rủi ro của tổ chức và giúp tận dụng các cơ hội. 

"Điều này đòi hỏi một nhóm dữ liệu chuyên dụng với sự hỗ trợ của lãnh đạo, nguồn lực và điều hành", Gusher của EY nói, "Các công ty thường coi dữ liệu là một vấn đề công nghệ nhưng thực tế không phải vậy".

Giải phẫu chiến lược dữ liệu

Cụ thể, EY cho biết, một chiến lược dữ liệu được phát triển tốt nên bao gồm một số lĩnh vực chính:

Xác định trường hợp sử dụng có mức độ ưu tiên cao: Điều này sẽ đóng vai trò là ánh sáng dẫn được cho chiến lược dữ liệu, bao gồm các kỳ vọng rõ ràng về hiệu quả công việc có từ dữ liệu và thông báo về việc chuyển đổi dữ liệu như một tài sản. Nó cũng nên bao gồm việc phát triển nguồn cung cấp dữ liệu, bao gồm cả nguồn dữ liệu trong và ngoài tổ chức.

Kế hoạch quản lý dữ liệu: Kế hoạch này phải chỉ rõ cách dữ liệu sẽ được quản lý, bao gồm các chính sách, quản lý và mô hình hoạt động để điều phối phù hợp với mục đích quản lý dữ liệu.

Kế hoạch kiến trúc cấp cao: Để cho phép thực hiện các ca sử dụng và quản trị, kiến trúc của tổ chức phải được thông báo bằng các loại công nghệ cần thiết để tích hợp, chuyển đổi, kích hoạt và sử dụng dữ liệu.

Kế hoạch tăng cường sự hiểu biết về dữ liệu: Dân chủ hóa dữ liệu trong toàn tổ chức và đưa dữ liệu vào tay những người ra quyết định ở cấp chiến lược và chiến thuật là điều cần thiết.

Mike Giresi, giám đốc kỹ thuật số của nhà sản xuất thiết bị điện tử Molex cho biết, yếu tố quan trọng là nhận được quyền quản lý thay đổi, chìa khóa để xây dựng một tổ chức theo hướng dữ liệu hơn là giúp mọi người hiểu tại sao họ nên làm những điều khác biệt.

"Tôi nghĩ lý do chính khiến phần lớn những nỗ lực này thất bại là ở khía cạnh quản lý thay đổi, không nên chỉ tập trung vào việc đào tạo mọi người cách làm điều gì đó tốt hơn. Việc cần làm là làm cho họ hiểu lý do tại sao họ nên làm điều khác biệt đó và sau đó khuyến khích họ bằng văn hóa. Nó không liên quan gì đến công nghệ", Giresi nói. 

Giresi cho rằng, nỗ lực thay đổi này phải xuất phát từ cấp cao nhất, đòi hỏi nhiều sự tham gia của lãnh đạo./.

Tài liệu tham khảo:

[1]. www.cio.com/article/306384/state-of-the-cio-2022-focus-turns-to-it-fundamentals

[2]. https://hbr.org/2021/08/why-do-chief-data-officers-have-such-short-tenures

[3]. www.cio.com/article/230880/what-is-a-chief-data-officer