Số hóa dịch vụ hành chính công: Nhật Bản quyết "Làm lại từ đầu"!

Hirai Takuya đặt một chiếc máy tính bảng lên bàn, tay ông đeo một chiếc Apple Watch. Hình ảnh này không mấy lạ lẫm với giới trẻ thế giới ngày này, nhưng đó lại là một hình ảnh rất khác thường đối với một chính trị gia Nhật Bản. Với tư cách là Bộ trưởng đảm trách nhiệm vụ cải cách kỹ thuật số của Nhật Bản, nhiệm vụ của ông là tiến hành chuyển đổi số (CĐS) cho chính phủ Nhật Bản. Nói cách khác, Hirai Takuya phải thay đổi hình ảnh về một hệ thống chính phủ cũ kỹ và "low tech", thành hình ảnh về một chính phủ Nhật Bản hiện đại và "hi-tech" như phong cách "rất công nghệ" hiện nay của chính ông vậy.

Giàu thứ 3 thế giới, nhưng chỉ 7,5% thủ tục hành chính được online

Theo báo The Economist, Nhật Bản là nước có cơ sở hạ tầng kỹ thuật số tốt nhất thế giới, các mạng di động và băng thông rộng đứng hàng đầu. Tuy nhiên, việc thực hiện các thủ tục hành chính (TTHC) ở Nhật Bản lại không như vậy. Người dân tương tác với các cơ quan chính phủ bằng cách phải thân chinh đến các "mê cung" văn phòng và làm hàng loạt các thủ tục giấy tờ. 

Trong một cuộc khảo sát với 30 quốc gia ở OECD, một câu lạc bộ chủ yếu là các quốc gia giàu có, Nhật Bản xếp hạng cuối cùng về cung cấp dịch vụ kỹ thuật số: chỉ có 7,3% công dân làm các TTHC trực tuyến với chính phủ vào năm 2018, một phần rất nhỏ so với con số 80% của Iceland và Nhật Bản còn xếp sau ngay cả những nước được coi là đi sau về công nghệ, chẳng hạn như Slovakia và Mexico.

Những tụt hậu trong CPĐT khiến Nhật Bản không còn là một trong những quốc gia hàng đầu thế giới về công nghệ. Thực tế, nền kinh tế lớn thứ 3 thế giới xếp thứ 23 trong số 63 quốc gia về CPĐT, sau cả một số quốc gia châu Á như Singapore, Hàn Quốc và Trung Quốc trong một cuộc khảo sát của tổ chức nghiên cứu Thụy Sỹ IMD.

Suga Yoshihide, Thủ tướng mới nhậm chức của Nhật Bản hồi tháng 9/2020, đã tuyên bố sẽ "thúc đẩy số hóa trong chính phủ". Ông không phải là người đầu tiên đưa ra lời hứa như vậy! Trước đó, một chiến lược CPĐT đã được Nhật Bản công bố năm 2001, đặt mục tiêu đưa tất cả các TTHC của Nhật Bản lên mạng Internet vào năm 2003. Tuy nhiên, tính đến năm 2019, chỉ 7,5% trong số gần 56.000 quy trình TTHC được hoàn thành trên môi trường trực tuyến.

Thủ tướng Suga đang tập trung mạnh mẽ vào nỗ lực số hóa hơn bất kỳ người tiền nhiệm nào. Một "văn phòng kỹ thuật số" mới được Nhật Bản thành lập để giám sát các cải cách hành chính. Nomura Atsuko thuộc Viện Nghiên cứu Nhật Bản, một tổ chức tư vấn ở Tokyo, lập luận rằng việc tạo ra một cơ quan như vậy không chỉ củng cố cam kết của Thủ tướng, mà còn bảo vệ dự án chuyển đổi số của Nhật Bản trước những luồng gió chính trị.

 COVID-19 đã vạch trần quá trình số hóa nửa vời của Nhật

Ông Hirai nói, COVID-19 đã vạch trần "quá trình kỹ thuật số hóa nửa vời" của Nhật Bản. Trong khi Hàn Quốc cứu trợ tiền mặt cho 97% hộ gia đình chỉ trong hai tuần, thì các khoản thanh toán của Nhật Bản phải mất hàng tháng và trong nhiều trường hợp phải đến gặp trực tiếp hoặc điền các dạng đơn viết tay. Ngay cả những đơn xin trợ cấp để mua thiết bị làm việc, họp từ xa cũng phải được hoàn thành phần lớn bằng tay. Những thất bại như vậy đã khiến các quan chức Nhật tỉnh mộng sau giấc ngủ dài. 

Ông Hirai nói: "Đây là những điều mọi người cần làm, họ biết là họ cần phải làm, nhưng đã không làm. Song với COVID-19, họ sẵn sàng làm điều đó". Đảng Dân chủ Tự do cầm quyền của Nhật Bản gần đây đã mua 400 máy tính bảng cho các cán bộ, lãnh đạo cơ quan công quyền để khuyến khích họ không sử dụng giấy tờ.

Cơ quan mới, chuyên giám sát việc số hóa chính phủ của Nhật, sẽ sớm ra mắt. Cơ quan này có nhiệm vụ hoạt động như một "Ban Kiểm soát" đối với các chính sách của chính phủ.

"Hiện nay, chính phủ quốc gia có kiến trúc kỹ thuật số riêng, mỗi Bộ lại có một kiến trúc kỹ thuật số của riêng Bộ đó và sau đó mỗi chính quyền địa phương lại cũng có một kiến trúc chính quyền số riêng, do vậy khả năng tương tác trong chính phủ hầu như không có", Sato Motohiko thuộc Hiệp hội Kinh tế mới Nhật Bản than thở. Đây là một nhóm vận động hành lang kinh doanh điện tử. Vì vậy, cơ quan giám sát kỹ thuật số sẽ củng cố quyền kiểm soát các hoạt động mua sắm, vốn trước đây được giao cho các nhóm khác nhau của chính phủ. 

Ông Hirai đặt mục tiêu chuyển bộ máy hành chính sang các hệ thống dựa trên đám mây để chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn. Viện nghiên cứu Daiwa, một tổ chức nghiên cứu uy tín, đã tính toán rằng việc số hóa các dịch vụ của chính phủ có thể tăng GDP trên mỗi người lên hơn 1% - một sự cải thiện đáng kể.

 Từng bước làm chính phủ điện tử

Bước đầu tiên trong quá trình CĐS của chính phủ Nhật Bản là chấm dứt các "thói quen giấy tờ" cổ xưa. Kono Taro, Bộ trưởng Cải cách hành chính của Nhật Bản, đã liệt kê khoảng 15.000 trường hợp có hanko, hay còn gọi là "con dấu cá nhân", nhưng nay con số này chỉ còn lại 83 chiếc. Máy fax, vẫn là thiết bị chủ yếu của văn phòng Nhật Bản, cũng bị đưa vào "tầm ngắm" điều tra. Lối làm việc kiểu gửi tệp đính kèm email dưới dạng tệp zip, được cài đặt mật khẩu, cũng không phải là giải pháp. Bởi vì, cách làm này không giúp tăng cường bảo mật nhưng lại gây ra nhiều bất tiện.

Chính vì thế, Nhật Bản thực hiện sang những nhiệm vụ khó hơn. "Chúng ta cần thực hiện bước thứ hai: từ số hóa dữ liệu sang sử dụng dữ liệu số hóa", một cựu quan chức cấp cao cho biết. Robert Ward thuộc Viện Nghiên cứu Chiến lược Quốc tế, một tổ chức tư vấn ở London, cho biết nhiệm vụ này sẽ liên quan đến việc phá bỏ rào cản giữa các Bộ, ngành.

Theo Goldman Sachs, một ngân hàng đầu tư, hàng hóa bao gồm tài sản trí tuệ, chẳng hạn như phần mềm, chiếm chưa đến 3% tài sản cố định của chính phủ Nhật Bản, so với 8% của Mỹ. Việc áp dụng rộng rãi hơn thẻ ID quốc gia, sẽ giúp tiến hành các dịch vụ trực tuyến dễ dàng hơn, nhưng nhiều người Nhật đã phản đối vì lo ngại về quyền riêng tư. Người Nhật còn phải xử lý một vấn đề nữa liên quan đến số hóa, đó là dân số già. 

Ông Hirai đã hình dung đến việc biến các quan chức thường chỉ ngồi sau ô cửa sổ tại quầy tiếp dân và nhận các biểu mẫu, thành các nhân viên "hỗ trợ kỹ thuật số" giúp những người già học cách đăng ký dịch vụ trên điện thoại thông minh.

Cuối cùng, để cơ quan kỹ thuật số tạo ra sự khác biệt, ông Hirai sẽ phải tìm ra các nhân sự tài năng. Chính phủ đang thiếu kỹ sư và chuyên gia. Cạnh tranh nhân sự lại rất khốc liệt trong khu vực tư nhân. Ông Hirai hy vọng cơ quan kỹ thuật số sẽ giống với một Thung lũng Silicon hơn là một Bộ của Tokyo.

Khẩu hiệu của ông là "Chính phủ là một công ty khởi nghiệp". Ông đề cập đến Bộ trưởng kỹ thuật số nổi tiếng của Đài Loan, Audrey Tang, như một hình mẫu. Các kỹ sư sẽ được trả lương với mức cạnh tranh và được phép làm việc từ xa. Một nhà lãnh đạo công nghệ trong các công ty tư nhân có thể được tuyển dụng trở thành người đứng đầu cơ quan kỹ thuật số này của Nhật Bản. Ông Hirai nói: "Thách thức thay đổi một hệ thống quốc gia rất hấp dẫn. Có thể là như vậy - nhưng sẽ không dễ dàng!"

CĐS sẽ hiệu quả lâu dài, không chóng tàn như hoa anh đào

Theo The Economist, là một quốc gia giàu có nhưng Nhật Bản lại đi sau trong việc áp dụng các dịch vụ công kỹ thuật số, Nhật Bản ít nhất cũng có lợi thế là có thể học hỏi kinh nghiệm của các nước khác. Nhật có thể tìm đến Estonia để xin lời khuyên về các tiêu chuẩn dữ liệu giữa các cơ quan chính phủ. Estonia cũng vận hành một hệ thống ID kỹ thuật số kiểu mẫu, hiện tại Nhật Bản mới chỉ triển khai ID quốc gia cho chưa đến 20% dân số sử dụng. Tất nhiên, đại dịch COVID-19 đã làm nổi bật những thiếu sót trong chiến lược chuyển đổi số của quốc gia. 

Nhật cũng có thể noi gương Hàn Quốc trong việc làm cho nhiều dữ liệu, quy trình và dịch vụ công của mình ở chế độ "mở theo mặc định" và minh bạch về việc sử dụng dữ liệu khi đưa ra các chính sách và thiết kế dịch vụ. Và để thúc đẩy quá trình tiếp nhận làn sóng chuyển đổi số, Nhật có thể học hỏi Đan Mạch, quốc gia hiện đã xử lý đến 95% thủ tục giải quyết lương hưu và 100% thủ tục trợ cấp thai sản bằng kỹ thuật số. Những thành công này đạt được một phần là nhờ nỗ lực vượt lên phía trước bất chấp sự nghi ngờ của các quan chức ngại công nghệ. 

Trước đây, Nhật Bản có xu hướng xoa dịu những người như vậy bằng cách xây dựng các hệ thống kỹ thuật số song song và sử dụng trên tinh thần "tự nguyện". Nhưng mọi thứ sẽ dần khó khăn hơn với người dân và công chức cũng như các nhà thầu nếu việc sử dụng các dịch vụ kỹ thuật số ngày càng tăng. Trên thực tế, các quan chức có thể thấy rằng nếu họ làm cho chính phủ kỹ thuật số hoạt động trơn tru hơn, phần lớn sự chống đối sẽ biến mất, vì những thuận lợi và khả năng tiết kiệm chi phí nhờ việc số hóa thủ tục giấy tờ sẽ trở nên rõ ràng hơn.

Dânsốcànggiàthìlợiíchcủasốhóacànglớn,lợiíchđốivớingườidânvàđốivớichínhphủ,khiloạibỏđượcnhữngngàydàingồiđợixếphàngvàcặmcụiđiềnvàocácbiểumẫuđơntừ.TheoướctínhcủaJapanResearchInstitutehồitháng7nămngoái,chínhphủNhậtcóthểtốn 323 triệu giờlàmviệc mỗi năm nếu không chuyểnsangkỹthuậtsố.Sốthờigianđóquyrachiphínhânsựsẽlàgần8tỷUSD.