Cán bộ nữ Tổng công ty chuyển phát nhanh Bưu điện (EMS) không chỉ tham gia trực tiếp vào việc triển khai các giải pháp công nghệ mà còn làm gương trong việc thích ứng nhanh chóng với các công nghệ mới, từ đó tạo động lực cho Tổng công ty, đồng nghiệp.

Thực hiện nhiều sáng kiến đổi mới và ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến

Năm 2023, Tổng công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện - CTCP (Tổng công ty EMS) đã được vinh danh Top 10 Thương hiệu mạnh - Tiên phong đổi mới sáng tạo (ĐMST) 2022 - 2023. Các thương hiệu mạnh được khảo sát, công bố và vinh danh hàng năm là các thương hiệu doanh nghiệp (DN) có kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) xuất sắc, ấn tượng; các thương hiệu tiên phong ĐMST, ứng dụng khoa học công nghệ (KHCN) tiên tiến nhất, tạo ra hiệu quả đột phá mới trong chuỗi giá trị SXKD và thương mại sản phẩm, dịch vụ. Các thương hiệu tiên phong cam kết và triển khai các kế hoạch hành động về phát triển bền vững, cải thiện môi trường, biến đổi khí hậu, hướng tới thực thi cam kết net-zero của Việt Nam, đồng thời tăng cường các chính sách hướng tới người lao động (NLĐ) và cộng đồng. Các DN có giá trị thương hiệu cao, được các tổ chức uy tín trong nước và quốc tế đánh giá, định giá.

Trong năm 2024, Tổng công ty EMS tiếp tục thực hiện nhiều sáng kiến đổi mới và ứng dụng KHCN tiên tiến trong quá trình chuyển đổi số (CĐS) và hoạt động SXKD. Chia sẻ về những nỗ lực của Tổng công ty EMS với PV Tạp chí TT&TT, bà Đặng Hải Ngọc, Phó Tổng giám đốc cho biết EMS đã đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành, đặc biệt là trong khâu tổ chức sản xuất. Hệ thống quản lý và theo dõi cung ứng dịch vụ chuyển phát dần được hoàn thiện, đảm bảo quản lý, theo dõi hoạt động của từng công đoạn; hệ thống ứng dụng cho khách hàng ngày một cải thiện, bổ sung các tính năng nhằm giúp khách hàng sử dụng dịch vụ bưu chính, CPN ngay trên nền tảng số, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.

Tổng công ty cũng đã hợp tác với các DN công nghệ và startup để ứng dụng công nghệ mới vào phục vụ khách hàng như nghiên cứu thí điểm tủ bưu kiện thông minh, nghiên cứu ứng dụng kinh tế nền tảng cho chuyển phát siêu tốc, tích hợp chức năng chuyển phát và quản lý chuyển phát trên các nền tảng bán hàng lớn như Sapo, KiotViet, Pancake... Mô hình hợp tác này bước đầu đã ghi nhận những phản hồi tốt về trải nghiệm của khách hàng, phát huy được lợi thế của EMS cũng như các đối tác.

Bà Đặng Hải Ngọc, Phó Tổng giám đốc Tổng công ty EMS

EMS cũng chú trọng đẩy mạnh văn hóa số để trang bị kiến thức, kỹ năng cho nhân sự, đảm bảo đủ năng lực thực thi CĐS, tạo động lực và hứng thú cho cán bộ công nhân viên tham gia CĐS ở mọi cấp. Các chương trình đào tạo sử dụng các ứng dụng công nghệ mới, đào tạo lập trình “No-code” được tổ chức rộng rãi. Bản tin CĐS được thực hiện định kỳ để mang đến các thông tin cập nhật và thiết thực về CĐS tại DN và bên ngoài. Nhiều chương trình thi đua về sử dụng công cụ văn phòng số, thi kiến thức về CĐS, thi lập trình ứng dụng No-code được phát động và thu được sự hưởng ứng nhiệt liệt từ toàn thể lao động của EMS.

Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ làm tăng năng suất lao động

Tổng công ty EMS đã nghiên cứu và triển khai các công nghệ hiện đại để cải thiện hệ thống khai thác chia chọn theo hướng nâng dần tỷ lệ cơ giới hóa và tự động hóa. Việc sử dụng các thiết bị tự động, thiết bị cầm tay thông minh giúp cải thiện độ chính xác và tốc độ xử lý trong các khâu phân loại, giao hàng và lưu kho.

Hệ thống quản lý vận tải được EMS triển khai để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình vận chuyển, từ việc quản lý đội xe, lên kế hoạch các tuyến vận chuyển, đến theo dõi hành trình vận chuyển theo thời gian thực. Trong khi đó, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cho phép Tổng công ty EMS quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, theo dõi lịch sử tương tác, và cung cấp các dịch vụ khách hàng cá nhân hóa. CRM giúp phân tích hành vi khách hàng để tối ưu hóa dịch vụ và chiến lược tiếp thị.

Dịch vụ khách hàng cũng là một trong những trọng tâm ứng dụng công nghệ mới của EMS. Hệ thống chăm sóc khách hàng (CSKH) đa kênh được phát triển, bao gồm nghiên cứu thí điểm chatbot AI và tổng đài tự động để hỗ trợ khách hàng 24/7, giúp giải đáp các thắc mắc nhanh chóng và hiệu quả.

“Có thể nói, tác động của CĐS và công nghệ đã giúp Tổng công ty EMS tăng năng suất lao động. Việc áp dụng các hệ thống tự động hóa và công nghệ thông minh đã giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành, tăng cường tốc độ xử lý và giao hàng. Nhờ đó, năng suất lao động của nhân viên tăng lên, giảm bớt khối lượng công việc thủ công. Ứng dụng công nghệ cũng đã cho phép khách hàng dễ dàng theo dõi hành trình bưu gửi, đồng thời các hệ thống CSKH tự động giúp giải quyết thắc mắc nhanh chóng và chính xác. Hệ thống chia chọn khai thác được cơ giới hóa, tự động hóa giúp giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng từ khâu nhận gửi đến khâu phát trả”, bà Đặng Hải Ngọc chia sẻ.

Tiên phong trong lĩnh vực chuyển phát nhanh thông minh

Bên cạnh ứng dụng công nghệ mạnh mẽ, Tổng công ty EMS liên tục phát triển nền tảng số hóa dịch vụ. Theo đó, đơn vị đã phát triển các nền tảng trực tuyến và ứng dụng di động giúp khách hàng đặt dịch vụ, theo dõi bưu gửi, giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào các bưu cục truyền thống. Đây là những bước đầu trong việc xây dựng nền tảng bán hàng đa kênh (ommi-channel) để cung ứng các dịch vụ của EMS, đáp ứng nhu cầu của các công dân số trong tương lai.

Tổng công ty đã phát triển dịch vụ trọn gói, dịch vụ mới, dịch vụ theo yêu cầu cụ thể của khách hàng, chẳng hạn như chuyển phát siêu tốc, phát ngoài giờ, hoặc dịch vụ hoàn tất đơn hàng (fulfillment) cho thương mại điện tử (TMĐT). Các dịch vụ này đều được triển khai trên nền tảng công nghệ mới ngay từ đầu để nâng cao tốc độ cung ứng và mang lại các thông tin chính xác, kịp thời cho khách hàng.

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội trong lĩnh vực chuyển phát nhanh (CPN) và phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế số, bà Đặng Hải Ngọc chia sẻ Tổng công ty EMS đã xây dựng kế hoạch cụ thể để tiếp tục đẩy mạnh quá trình CĐS và ứng dụng công nghệ số trong hoạt SXKD cũng như nâng cao năng suất lao động. Các mục tiêu và chiến lược chính trong kế hoạch này có thể kể đến như Tổng công ty sẽ đầu tư hạ tầng công nghệ hiện đại với việc phát triển hệ thống vận hành thông minh. Đơn vị sẽ tiếp tục đầu tư và nâng cấp hạ tầng CNTT, bao gồm các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, AI. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình vận hành từ khâu xử lý đơn hàng đến giao nhận, đảm bảo tính chính xác và tốc độ.

Tổng công ty cũng tiếp tục hoàn thiện phương án về trang bị hạ tầng CNTT, linh hoạt sử dụng nền tảng điện toán đám mây và hạ tầng dưới đất để tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành, kết hợp với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin để đảm bảo ứng phó với các cuộc đe dọa, tấn công mạng đang ngày một phổ biến.

Bên cạnh nâng cấp, cải tiến các hệ thống quản lý đã có, EMS tiếp tục hoàn thiện ứng dụng công nghệ mới trong quản lý, điều hành trong các lĩnh vực còn lại như Hệ thống tự động quản lý nhân sự (HRM), phần mềm kế toán, báo cáo quản trị thông minh.

Cùng với đó, Tổng công ty sẽ phát triển các dịch vụ đáp ứng xu hướng mới của TMĐT và hội nhập sâu vào thương mại quốc tế. Cụ thể, sẽ mở rộng triển khai các dịch vụ bán hàng TMĐT kết hợp vận chuyển như dịch vụ livestream, dịch vụ mua hàng quốc tế. Mục tiêu của Tổng công ty là mở rộng các dịch vụ mới, làm đầy hệ sinh thái dịch vụ trong lĩnh vực logistics hiện đại.

EMS sẽ tiếp tục duy trì hợp tác với các đối tác trong lĩnh vực công nghệ như các công ty phát triển phần mềm, dịch vụ logistics số hóa và các công ty cung cấp giải pháp công nghệ thông minh. Sự hợp tác này giúp EMS liên tục cập nhật các giải pháp mới nhất và tích hợp chúng vào hoạt động SXKD. Tăng cường tích hợp với hệ sinh thái TMĐT, EMS sẽ đẩy mạnh hợp tác với các nền tảng TMĐT lớn để cung cấp dịch vụ CPN cho các DN và người tiêu dùng, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giúp việc vận chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng, liền mạch.

Tổng công ty sẽ tiếp tục phát triển văn hóa số, môi trường làm việc số cho NLĐ như thúc đẩy việc sử dụng hiệu quả các công cụ làm việc số, tương tác trên môi trường số một cách văn minh, an toàn, nâng cao năng suất lao động nhờ ứng dụng công nghệ.

Với kế hoạch này, bà Đặng Hải Ngọc cho biết Tổng công ty EMS đặt mục tiêu trở thành đơn vị tiên phong trong lĩnh vực CPN thông minh, không chỉ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện năng suất lao động của đội ngũ cán bộ, nhân viên.

Sẵn sàng đổi mới để đứng vững trước mọi biến động

Các dịch vụ CPN trong nước và quốc tế ngày càng đề ra những tiêu chuẩn cao về tốc độ giao hàng, an toàn bảo mật và các dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Trong quá trình CĐS nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, bà Đặng Hải Ngọc chia sẻ EMS đã rút ra nhiều bài học quan trọng.

Trước hết, việc triển khai công nghệ phải đồng bộ với quy trình hiện tại, đồng thời nhân viên cần được đào tạo kỹ lưỡng để sử dụng các công nghệ mới. Tổng công ty EMS cũng tiếp tục tổ chức các chương trình đào tạo liên tục về kỹ năng số cho toàn bộ cán bộ, nhân viên. Mục tiêu là trang bị cho NLĐ kiến thức và kỹ năng để làm việc hiệu quả trong môi trường số hóa, giúp họ tự tin sử dụng các công cụ công nghệ mới và tăng cường khả năng làm việc độc lập, sáng tạo. Đội ngũ quản lý sẽ được đào tạo về kỹ năng lãnh đạo trong môi trường số, sử dụng công nghệ để ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven decision-making), từ đó nâng cao năng lực điều hành và tổ chức SXKD một cách hiệu quả.

Thứ hai, EMS xác định chú trọng tăng cường trải nghiệm khách hàng là yếu tố then chốt, tập trung vào việc ứng dụng các công nghệ hiện đại để triển khai hệ thống theo dõi đơn hàng theo thời gian thực và dịch vụ CSKH trực tuyến 24/7, giúp duy trì sự tin tưởng của khách hàng.

Thứ ba, để phục vụ việc ra quyết định một cách chính xác và nhanh chóng, EMS xác định tập trung vào phân tích và khai thác dữ liệu nhằm tối ưu hóa lộ trình giao hàng, dự đoán nhu cầu thị trường...

Đồng thời, nhận thấy sự thay đổi liên tục của thị trường đòi hỏi DN phải luôn linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh chiến lược kinh doanh khi cần thiết, EMS luôn chuẩn bị tinh thần sẵn sàng đổi mới, cải tiến quy trình và nhanh chóng triển khai các giải pháp mới trên toàn mạng lưới. Những thay đổi đột ngột trong hành vi tiêu dùng (ví dụ trong đại dịch COVID-19) cũng là bài học quý giá để DN xây dựng khả năng thích ứng linh hoạt, giúp DN đứng vững trước mọi biến động.