Chuyển đổi số cho nghề tham mưu, tổng hợp

Đây là lần thứ 10 Bộ TT&TT tổ chức Hội nghị cho các cán bộ làm công tác văn phòng, công tác tham mưu tổng hợp và cũng là cơ hội để các cán bộ gặp gỡ, cập nhật kiến thức, công nghệ mới, nâng cao năng lực, trao đổi kinh nghiệm và gắn kết mối quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị, phòng ban. Tham dự Hội nghị có 250 cán bộ làm công tác văn phòng trên toàn quốc trực thuộc Bộ TT&TT và tại các Sở TT&TT.

Nghề văn phòng là một nghề rất khó

Phát biểu tại Hội nghị, Bộ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng nhấn mạnh nghề văn phòng là một việc rất khó và phải yêu nghề. "Làm nghề mà yêu nghề thì là hạnh phúc. Làm nghề mà không yêu nghề thì là gánh nặng. Gánh nặng một ngày, hai ngày thì được, gánh nặng một đời thì là hoài phí một đời. Bởi vậy, làm nghề thì phải yêu nghề. Đã cố hết sức mà không yêu được nghề thì nên chuyển nghề. Mỗi người chúng ta sinh ra đều có một tố chất đặc biệt nào đó và vì thế sẽ có một nghề hợp với mình".

Hợp với nghề nhưng để yêu được nghề thì cũng phải qua khổ luyện. Bởi theo phân tích của Bộ trưởng, nghề gì thì cũng khó cả. Muốn làm tốt nghề, làm đến mức xuất sắc thì còn khó hơn. Sống với nghề một đời mà không đạt đến mức xuất sắc thì kể ra cũng là hoài phí, vì không nhận được niềm vui do nghề mang lại.

Tiếp theo, Bộ trưởng cho biết: "Làm nghề ở mức trung bình thì mình cũng không yêu được nghề mà nghề cũng không yêu mình, và giá trị mình tạo ra cũng rất nhỏ. Làm nghề ở mức tốt thì giống như hai người sống cùng nhà, mọi sự đều ổn nhưng vẫn thấy thiếu cái gì đó, như là chưa tìm thấy mình. Làm nghề đến mức xuất sắc thì mới biết mình là ai, mới biết giá trị của mình. Và chỉ khi ấy mới thấy nghề yêu mình, mới thấy nguồn năng lượng vô tận do nghề mang tới cho mình. Và nghề thành nghiệp. Tức là nghề thành số phận".

Bộ trưởng chia sẻ: "Nghề văn phòng là một nghề rất khó. Khó ở chỗ làm dâu trăm họ. Trăm họ thì được người này mất người kia. Hiểu một người đã khó, hiểu trăm người thì không phải là khó nữa mà là nhiệm vụ bất khả thi. Nhưng tại sao những doanh nghiệp (DN) làm dâu trăm họ mà lại thành công? Là bởi vì họ coi trăm họ là đối tượng phục vụ. Văn phòng cũng có thể làm như vậy".

Khó tiếp theo được Bộ trưởng chia sẻ là ở chỗ phục vụ thủ trưởng. "Thủ trưởng thì yêu cầu cao. Vì thủ trưởng mà không yêu cầu cao thì không phải thủ trưởng. Thủ trưởng mà không yêu cầu cao thì tổ chức đó rất khó là một tổ chức xuất sắc. Thủ trưởng thì không đơn thuần là một cá nhân, thủ trưởng còn là chính tổ chức đó, đại diện cho tổ chức đó. Nếu ta coi thủ trưởng là một cá nhân thì phục vụ một người thủ trưởng yêu cầu cao sẽ dễ bị khó chịu. Nhưng nếu ta coi phục phụ thủ trưởng chính là phục vụ tổ chức của mình thì sẽ thấy dễ chịu hơn".

Tiếp nữa, Bộ trưởng cho biết: "Cái khó ở chỗ phải biết bảo vệ thủ trưởng làm đúng. Khó ở chỗ tham mưu cho thủ trưởng. Văn phòng thì chuyên môn khó có thể bằng các đơn vị chuyên môn. Vậy sẽ tham mưu bằng cách nào?

Theo Bộ trưởng, có hai cách để xuất sắc hơn người khác. Cách thứ nhất là xuất sắc hơn. Cách thứ hai là khác biệt. Văn phòng muốn tham mưu cho thủ trưởng về chuyên môn như đơn vị chuyên môn thì phải giỏi chuyên môn hơn, và trong trường hợp đó, chúng ta có thể cắt giảm tất cả các đơn vị, chỉ còn lại thủ trưởng và văn phòng là đủ. Vậy nên, văn phòng tham mưu cho thủ trưởng thì phải là một góc nhìn khác, một cách khác. Văn phòng có nhiều lợi thế khác biệt đơn vị chuyên môn, vậy hãy đi con đường của mình.

Một số khó khăn tiếp nữa được Bộ trưởng chỉ ra là: Khó ở chỗ can gián thủ trưởng. Khó ở chỗ dễ thành một cấp quản lý, dễ thành dưới một người mà trên muôn người. Khó ở chỗ làm gác cổng. Khó ở chỗ nhiều việc không tên. Khó ở chỗ ít khi được khen, nhưng được chê thì nhiều, có lẽ là nhiều nhất. Làm văn phòng nhiều lúc thấy tủi là vì vậy. Khó ở chỗ văn phòng thường là đông người và nhiều thành phần khác nhau.

Theo Bộ trưởng, "Nghề văn phòng, nghề phục vụ người khác vốn dĩ là vậy. Mỗi nghề đều có một cái "vốn dĩ là vậy". Mỗi nghề đều có cái khổ tâm riêng. Chứ không chỉ riêng nghề văn phòng. Hiểu được điều này thì cũng sẽ thấy thoải mái hơn. Nghề văn phòng thì hãy lấy phục vụ người khác làm vui, lấy chê của người khác để làm tốt hơn".

Bộ trưởng nhấn mạnh: "Vượt qua được những cái khó của nghề văn phòng thì sống sẽ thấy không còn gì là khó nữa. Và đó chính là món quà mà nghề văn phòng ban tặng cho chúng ta - những người làm văn phòng".

Triển khai CĐS Văn phòng với nhiều bước tiến quan trọng

Trao đổi về công tác CĐS của Văn phòng, Bộ trưởng đánh giá cao Văn phòng Bộ TT&TT đã triển khai CĐS với nhiều bước tiến quan trọng. "Hệ thống chỉ sống, tồn tại, thông minh khi có nhiều người sử dụng - càng nhiều người dùng và thường xuyên thì càng thông minh, đó là khác của CĐS so với CNTT. Nếu có thêm giao diện cho các lãnh đạo Bộ, Cục Vụ thì sẽ trở thành tích cực hữu hiệu cho chỉ đạo điều hành".

Cũng theo Bộ trưởng, hệ thống của Văn phòng thì tư tưởng của lãnh đạo Văn phòng là chính chứ không phải do người lập trình (coding), người không biết về CNTT, về coding thì chính là người làm lãnh đạo tốt nhất. Người lãnh đạo hãy đặt đầu bài, nhiệm vụ cho người làm phần mềm, coding nền tảng, hệ thống.

"Một nền tảng mà có cả 63 sở TT&TT dùng, và nhiều người dùng hơn nữa càng tốt. Những hệ thống Bộ TT&TT có thì các sở TT&TT cũng có thể sử dụng. Bộ TT&TT đứng ra đầu tư một nền tảng nhiều người dùng, làm cho nền tảng ngày càng thông minh lên là nhiệm vụ của các sở TT&TT", Bộ trưởng cho biết.

Công tác tham mưu dựa trên dữ liệu "biết nói"

Trao đổi về vai trò và trách nhiệm của Văn phòng trong giai đoạn mới, bà Hoàng Thị Phương Lựu, Phó Chánh Văn phòng phụ trách Văn phòng Bộ TT&TT cho biết công tác tham mưu tổng hợp là công tác luôn được quan tâm đặc biệt. Yêu cầu trong công tác tham mưu tổng hợp là: nhanh - trúng - thật - kịp (nhanh chóng - trúng đích - thành thật - kịp thời).

Theo đó, để thay đổi cách nhìn về cán bộ Văn phòng, bà Lựu cho biết chính Văn phòng phải biến Văn phòng trở thành kho dữ liệu lớn theo nguyên tắc đơn vị có gì thì Văn phòng có nấy và lãnh đạo sẽ nhìn được cái đó. Dữ liệu trước kia chỉ là dữ liệu thống kê, giờ sẽ là dữ liệu thống kê và dữ liệu phục vụ quản lý điều hành bao gồm cả các hoạt động thường xuyên trong đơn vị; dữ liệu trước kia là dữ liệu không sống, giờ là dữ liệu thời gian thực.

Trách nhiệm của Văn phòng trước đây là đòi báo cáo giờ là làm đầy kho dữ liệu; trước đây văn phòng sẽ đòi báo cáo đúng hạn nhưng bây giờ việc của Văn phòng là đòi bằng được số liệu, tìm mọi cách để có dữ liệu; và biết là đòi dữ liệu gì chứ không phải ngồi chờ đơn vị cho gì dùng nấy.

Trước đây văn phòng tổng hợp lại từ các đơn vị để tham mưu giờ là tham mưu dựa trên dữ liệu, thể hiện dữ liệu để phản ánh thông tin; trước đây dữ liệu chỉ nằm trong các báo cáo, giờ dữ liệu được thống kê, tổng hợp và dần biến dữ liệu theo thời gian thực và sẽ thành tri thức.

Văn phòng đã xây dựng hệ thống báo cáo, dashboard, hiển thị các số liệu thống kê, hướng tới là hệ thống dashboard hiển thị các số liệu thống kê và số liệu phục vụ chỉ đạo điều hành; dữ liệu hiện đã kết nối trực tiếp tới một số DN trong ngành, hướng đến là kết nối toàn bộ với các DN ngành.

Theo đó, bà Lựu nhận định: "Dữ liệu sống sẽ giúp công tác chỉ đạo điều hành theo kịp sự phát triển. Dữ liệu sống sẽ đẩy mạnh công tác giám sát, tránh cho DN xảy ra những sai phạm lớn, tránh cho ngành những tai nạn lớn".

Bên cạnh đó, Văn phòng còn đảm trách công tác theo dõi, đôn đốc để ra kết quả công việc, đề xuất để lãnh đạo Bộ đánh giá các nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành. Theo đó, bà Lựu cho rằng: "Để hệ thống hoạt động hiệu quả thì hệ thống không chạy một mình mà phải là liên kết với hệ thống quản lý văn bản điều hành (eOffice), tự động trích xuất nhiệm vụ từ hệ thống eOffice mỗi khi lãnh đạo Bộ xử lý trên eOffice. Hệ thống phải "biết nói", tức là được nâng mức cảnh báo. Cảnh báo định kỳ, cảnh báo khi chuẩn bị đến hạn, cảnh báo khi đến hạn, cảnh báo khi quá hạn".

Định hướng sắp tới là hệ thống cung cấp thông tin để phục vụ công tác điều chỉnh, sắp xếp công việc cho cán bộ tối ưu. Hệ thống phải cung cấp cho người lãnh đạo biết khối lượng công việc của mỗi vị trí việc làm, vị trí nào quá tải, vị trí nào chưa được giao việc, vị trí nào khối lượng giao còn ít để sắp xếp, bố trí cán bộ. Đảm bảo nguyên tắc là mọi hoạt động trên môi trường mạng là đo, đếm, đánh giá được, thông tin đo, đếm, đánh giá được sử dụng làm đầu vào cho công tác tổ chức, cán bộ và các công tác khác.

Bà Lựu cũng cho biết: "Văn phòng cũng không thể bỏ qua công việc hậu cần phục vụ lãnh đạo (xe, văn thư, phục vụ phòng họp, công tác), định hướng là cung cấp như một dịch vụ (as a service) mà lãnh đạo là người sử dụng dịch vụ".

CĐS toàn diện và đồng bộ các hoạt động văn phòng

Giới thiệu về các hệ thống ứng dụng CNTT do Văn phòng vận hành phục vụ công tác tham mưu tổng hợp, ông Ngô Quang Huy, Phó Chánh Văn phòng Bộ TT&TT cho biết hiện nay, công tác tham mưu, tổng hợp chính của Văn phòng Bộ gồm: Xây dựng báo cáo tham mưu cho Bộ trưởng và lãnh đạo Bộ dự họp các cuộc họp quan trọng (họp Chính phủ, họp Quốc hội, làm việc với các địa phương, giao ban) từ các báo cáo, số liệu tổng hợp từ các đơn vị; tổng hợp các số liệu, báo cáo và theo dõi kiến nghị, đề xuất từ các Sở TT&TT, DN, hiệp hội… và nội dung xử lý kiến nghị của các đơn vị trực thuộc Bộ, để phục vụ các cuộc giao ban quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ của Bộ.

Văn phòng cũng tổng hợp, rà soát tham mưu lãnh đạo Bộ đôn đốc các cơ quan, đơn vị hoàn thành đúng hạn các nhiệm vụ do cơ quan cấp trên (Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ…) giao cho Bộ TT&TT tại các Nghị quyết, Chương trình, Đề án; tổng hợp các chương trình công tác của Chính phủ và các bộ, ban, ngành liên quan để tham mưu xây dựng, sắp xếp lịch làm việc của lãnh đạo Bộ một cách khoa học và hợp lý.

Ngoài những nhiệm vụ trên, Văn phòng Bộ còn phải quản lý các công tác khác của Bộ như quản lý hành chính, sắp xếp phòng họp, điều phối phương tiện, quản lý ra vào…

Theo đó, Văn phòng phải CĐS toàn diện và đồng bộ các hoạt động văn phòng, từ các hoạt động đơn giản nhất như quản lý xe, phòng họp; kết nối dữ liệu trực tiếp từ đơn vị, DN - đảm bảo "đúng, đủ, sạch, sống", dần bỏ qua các khâu trung gian; theo dõi tổng thể công tác thực hiện nhiệm vụ trên toàn bộ các cơ quan đơn vị trong Bộ.

Ông Huy cũng giới thiệu chức năng Hệ thống theo dõi và đánh giá các chỉ số phát triển ngành TT&TT, hiện có 171 tài khoản trong cơ quan bộ, 900 biểu đồ, 259 báo cáo từ DN, 16/36 cơ quan; 217 tài khoản cho các DN (bưu chính và viễn thông); 279 biểu mẫu báo cáo

Định hướng thời gian tới cho hệ thống là tích hợp vào nền tảng quản lý điều hành, kết nối với nhiều hệ thống của Bộ để chia sẻ, dùng chung dữ liệu, kết nối với Hệ thống báo cáo của Chính phủ để thực hiện báo cáo tự động.

Hội nghị sẽ tiếp tục với phiên chiều ngày 2/8 với bài trình bày của PGS. TS. Nguyễn Văn Hậu, Chánh Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia về công tác tham mưu tổng hợp dành cho cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp và công tác văn phòng trong các cơ quan hành chính nói chung. Sau đó là bài giới thiệu hướng dẫn sử dụng và giải đáp thắc mắc đối với hệ thống Dashboard và theo dõi, đánh giá chỉ số phát triển ngành TT&TT do cán bộ kỹ thuật trình bày./.

Hoàng Linh