1Office: Thành công nhờ niềm tin vào quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Tham vọng “phủ kín” 80% số lượng DN tại Việt Nam 

Ra đời từ năm 2015, nhưng theo ông Lê Việt Thắng, CEO Công ty CP 1Office, đội ngũ phát triển nền tảng đã nghiên cứu và phát triển giải pháp quản trị DN  từ trước đó 5 năm, năm 2010. Tại giai đoạn đầu nghiên cứu thị trường, 1Office mong muốn đặt ra mục tiêu có thể giải quyết được các bài toán quản lý DN kiểu mới, loại bỏ cách quản lý kiểu cũ. 

“Sau đó, khi các khái niệm CĐS mới ra đời, chúng tôi nhận thấy 1Office là nền tảng rất phù hợp với xu hướng này. Để rồi, đến thời điểm năm 2015, đội ngũ đồng sáng lập mới quyết định lập ra một pháp nhân để sở hữu 1Office - nền tảng giúp DN  CĐS”, ông Thắng nói.

Chia sẻ về giai đoạn mới thành lập, theo ông Thắng, 1Office đã rất gặp nhiều khó khăn từ thị trường, nhân sự, vốn đầu tư… Trên thị trường và ngay cả các phương tiện truyền thông chưa thực sự nói đến cụm từ “CĐS” quá nhiều. Các nhu cầu về phần mềm điện toán đám mây còn rất manh nha, đôi khi người dùng chưa hiểu được hết các khái niệm đó. Chỉ mới 2 năm gần đây thì cụm từ này mới thường xuyên được sử dụng để truyền thông nhiều hơn. 

Tại thời điểm còn nhiều khó khăn đó, có 2 kỷ niệm đáng nhớ với ông Thắng và 1Office, đã tạo tiền đề rất lớn cho sự phát triển của nền tảng sau này. Đầu tiên là việc phát triển hệ thống quản lý nội bộ cho Công ty điện máy Media Mart, đây là chuỗi cửa hàng có mặt trên toàn quốc. Chính vì thế, họ yêu cầu 1Office phải kết nối được với toàn bộ máy chấm công trên hệ thống. Nhờ vào yêu cầu này mà phần mềm 1Office đã hoàn thiện hơn trong việc kết nối với hàng trăm ngàn máy chấm công trên cả nước. 

Việc thứ hai là khi 1Office nhận bài toán phát triển bảng lương cho hệ thống thời trang Canifa. Khách hàng yêu cầu phần mềm phải quản lý được toàn bộ các chính sách khác nhau về lương. Khi mà có rất nhiều loại chính sách khác nhau, để tập trung và quản lý trên một hệ thống là rất khó. 

Tuy nhiên, 1Office đã xây dựng hệ thống cho phép người dùng kết nối được với các công thức excel, bộ phận hành chính nhân sự có thể linh hoạt tính toán các chính sách lương thưởng dựa trên công thức có sẵn áp dụng cho các chi nhánh khác nhau. Chính vì vậy, 1Office có thể đảm bảo được tất cả các yêu cầu phù hợp với đặc thù của từng DN.

Khi được hỏi giữa rất nhiều khó khăn như vậy, điều gì khiến đội ngũ phát triển vẫn kiên trì và tin tưởng rằng 1Office sẽ “hái quả ngọt” như hiện nay, ông Thắng cho rằng, đó là do niềm tin vào việc lựa chọn con đường CĐS cho DN. “Xu thế CĐS  chắc chắn sẽ đến và gây bão trên thị trường đối với các DN. Trên hành trình đó, 1Office sẽ luôn đem lại giá trị cụ thể cho DN toàn quốc và trên toàn thế giới”, ông Thắng lý giải.

Chia sẻ về quyết định lớn nhất khiến công ty có thể thành công như ngày hôm nay, ông Thắng cho rằng, đó là tại thời điểm ban đầu xây dựng 1Office, ông đã từng hợp tác với các DN lớn để phát triển và tự tin mang giải pháp đó ra bán ngoài thị trường một cách đại trà. Tuy nhiên, việc này đã không đem lại hiệu quả và dẫn đến kết quả không khả quan. Thực tế luôn cho biết rằng, một chiếc áo hợp với người này chưa chắc đã hợp với người khác. Phần mềm của 1Office cũng như thế. Sau thất bại thời điểm này, ông Thắng đã có quyết định lớn và dẫn đến sự thành công và sự sống còn cho 1Office như ngày nay. Đó là đập hoàn toàn 1Office phiên bản cũ và xây dựng một 1Office phiên bản mới hoàn toàn.

Đồng thời, CĐS không phải là xu hướng nhất thời mà nó là xu thế bắt buộc, khi mà DN nào cũng mong muốn tối ưu quá trình vận hành để nâng cao hiệu suất công việc. Để làm được điều này, số hóa dữ liệu cũng như toàn bộ hoạt động trong DN là điều bắt buộc. Khi đó, lãnh đạo DN mới có cái nhìn tổng quan trên hệ thống Dashboard (đồng hồ sức khoẻ doanh nghiệp), biết được điểm yếu và điểm mạnh hiện tại của họ ở đâu. Qua đó mới có thể tối ưu chi phí vận hành cũng như là nâng cao khả năng vận hành của DN mình.

Đến thời điểm hiện tại, 1Office đã cung cấp giải pháp cho gần 450.000 người dùng từ 5.000 DN nhỏ và vừa (SMEs) và công ty lớn (Big Group). Mục tiêu của 1Office trong giai đoạn 2022 - 2025 sẽ phục vụ cho hơn một triệu người dùng với giá trị công ty là 500 triệu USD. Theo đó, 1Office là sẽ giải pháp bao gồm toàn bộ công cụ mà có thể giải quyết được tất cả bài toán vận hành nội bộ. Từ đó, 1Office giúp cho khách hàng tiết kiệm chi phí quản lý, chi phí vận hành DN và nâng cao năng suất làm việc của từng nhân viên.

“Tôi tin rằng trong tương lai trung bình cứ 5.000 DN thì sẽ có tới 4.000 đơn vị sử dụng 1Office. Bởi vì 1Office chính là giải pháp toàn diện, chau chuốt bởi 100.000 người dùng có ý kiến đóng góp vào việc cải tiến sản phẩm mỗi ngày”, ông Thắng nhấn mạnh.

Truyền thông và COVID-19 đã giúp thay đổi quan điểm của các CEO DN về CĐS 

Hiện những công ty cung cấp các giải pháp CĐS cũng xuất hiện ngày càng nhiều, từ startup, những đơn vị nước ngoài cho đến các DN lớn trong nước. Nói về những lợi thế cạnh tranh của 1Office, ông Thắng cho rằng, trong lĩnh vực này, các DN lớn ở Việt Nam chưa có nhiều ưu thế, vì ngay cả việc đầu tư cho chuyển đổi số mà nhiều đơn vị vẫn còn đắn đo và chần chừ. 

Bên cạnh đó, tinh thần khởi nghiệp trong sản phẩm của các DN lớn cũng không có. “Tinh thần khởi nghiệp ở đây chính là người sáng lập sẽ là người ăn ngủ với sản phẩm, là người gặp gỡ khách hàng, lăn lộn với các yêu cầu của khách hàng. Từ đó đưa ra các bài toán để giải quyết. Đối với các DN  lớn, họ chủ yếu tìm các cơ hội bên ngoài để nhanh chóng kiếm được các dòng lợi nhuận nhanh hơn. Đó cũng là lý do tại sao ở Việt Nam có rất ít công ty phần mềm trị giá hàng tỷ đô”, ông Thắng lý giải.

Đối với những DN nước ngoài, mặc dù các sản phẩm khá tốt nhưng lại có những hạn chế nhất định, đó là “tính địa phương” (local), khả năng hỗ trợ, chi phí. Cụ thể, đối với DN nước ngoài họ chưa có tính local trong sản phẩm mà chủ yếu phục vụ phạm vi toàn cầu (global), dẫn đến nền tảng không có “độ sâu” đặc thù cho thị trường Việt Nam. Yếu tố bất lợi tiếp theo của các phần mềm ngoại là khả năng hỗ trợ, nếu như các DN sử dụng phần mềm “Make in Viet Nam” chắc chắn sẽ được hưởng dịch vụ tốt hơn so với phần mềm nước ngoài. Thêm vào đó, chi phí để sử dụng phần mềm Việt Nam cũng chỉ bằng 1/3 giải pháp nước ngoài mà cùng tính năng tương tự. 

Cũng theo ông Thắng, trong 2 năm gần đây đã có sự thay đổi rất lớn trong nhận thức của các CEO DN Việt về việc CĐS. Theo đó, họ không coi đây là chuyện chỉ có ở DN nước ngoài nữa, mà là điều cần phải thực hiện cho chính công ty của mình để trở thành thứ vũ khí cho hoạt động kinh doanh. 

Về lý do của quá trình thay đổi này, ông Thắng cho rằng, đầu tiên là do các chương trình truyền thông của chính phủ, đặc biệt là Bộ TT&TT, đã đưa khái niệm “CĐS” đến gần hơn với người dân, DN. Việc này đã gián tiếp mở rộng thêm về kiến thức, nhận thức cho các ông chủ DN. Đồng thời, giúp mở rộng thị trường trong lĩnh vực CĐS cho các DN nền tảng như 1Office.

Lý do thứ hai cho sự thay đổi này chính là dịch bệnh COVID-19, với xu hướng làm việc từ xa, làm việc không giấy tờ, sử dụng ký số điện tử trong ký kết hợp đồng,… Tuy nhiên, COVID-19 không giúp cho CĐS diễn ra nhanh hơn mà chủ yếu làm tăng nhận thức của DN về quá trình này. Hay nói cách khác COVID-19 chính là đòn bẩy cho quá trình CĐS được diễn ra thuận lợi hơn.

Vì vậy, những DN nào còn chưa chịu chuyển mình để thích ứng hay còn lăn tăn có nên CĐS hay không, chắc chắn sẽ thể không tồn tại được trong tương lai, vì không theo kịp với sự phát triển của thời đại.

Để CĐS thành công, cần chấp nhận giảm doanh số trong ngắn hạn để đi xa hơn 

1Office đã triển khai CĐS thành công cho khá nhiều DN với các chi nhánh, nhân sự trên khắp cả nước như Viettel Post (8.000 nhân sự), thời trang Yody (3.000 nhân sự), Tập đoàn Hòa Phát, Tập đoàn Phú Cường, chuỗi bán lẻ Toco Toco, chuối bán lẻ Cộng Cà phê… Theo ông Thắng, yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất dẫn đến sự thành công của những bài học kinh nghiệm (case study) này, phải nói đến sự quyết tâm của lãnh đạo.

Nhiều DN CĐS chưa thành công, nguyên nhân có thể đến từ việc không quyết liệt từ ban lãnh đạo DN, cộng thêm sự ngại thay đổi của nhân viên. Họ không chịu thích nghi và chấp nhận nâng cao trình độ của bản thân trong việc ứng dụng công nghệ trong đời sống và công việc, dẫn đến kéo theo lộ trình CĐS  của DN bị chậm lại hoặc bị thất bại. 

Tuy nhiên, quyết tâm của lãnh đạo mới chỉ là điều kiện đầu tiên, trong quá trình tiếp cận khách hàng và giúp đỡ các doanh nghiệp, ông Thắng cho rằng một tổ chức chưa chuyển đổi số hiệu quả là do các công ty này chưa thực sự ý thức được lợi ích thực sự của quá trình này. Để rồi dẫn đến tình trạng “trên bảo dưới không nghe” hay “đầu voi đuôi chuột”, lãnh đạo thì rất hô hào nhưng bên dưới lại chống đối hoặc không hào hứng và chấp nhận thay đổi theo. 

Nguyên nhân thứ hai là các DN quá bận rộn với công việc kinh doanh hàng ngày. Nếu như CĐS  giúp DN vận hành với bánh xe hình tròn thì họ lại mải loay hoay với việc vận hành bằng bánh xe hình vuông. 

Nguyên nhân cuối cùng là việc lãnh đạo DN  nghĩ các công nghệ như một cây đũa thần, giúp họ được mọi việc. Tuy nhiên, bản chất của công nghệ chỉ vẫn là công cụ, còn việc ứng dụng như thế nào còn phụ thuộc vào chính tư duy và cách mà DN ứng dụng ra sao.

Chính vì vậy, theo ông Thắng, để khắc phục những rào cản trên, lãnh đạo DN cần chuẩn bị mặt tâm lý về việc chấp nhận sẽ giảm doanh số trong khoảng thời gian ngắn hoặc đào thải nhân sự để quyết tâm CĐS hơn. 

Tiếp theo là về mặt dữ liệu, nhân sự của DN phải ngồi lại để chuẩn hóa về mặt dữ liệu cho các chính sách, quy trình mẫu,… Như vậy, khi chuyển đổi sang số hóa, dữ liệu sẽ rất sạch sẽ trong việc báo cáo. Dữ liệu sạch là có thể loại bỏ đi những dữ liệu rác, giảm thiểu các bước dư thừa và không cần thiết. 

Bên cạnh đó, DN cần lựa chọn các giải pháp có tính tổng thể, tránh việc sử dụng quá nhiều phần mềm vào quá trình CĐS. Việc này giúp cho chuyển hóa dữ liệu và lưu trữ dữ liệu được tiện lợi nhất. Yếu tố cuối cùng là từ lãnh đạo cho đến toàn thể nhân viên của một  DN phải tập trung hoàn toàn vào mục tiêu, định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.

Cơ quan nhà nước cần mạnh dạn sử dụng nền tảng “Make in Viet Nam” 

Năm 2022 sẽ là năm còn vô vàn rào cản trong các bài toán quản lý, khách hàng DN… mà 1Office hướng tới. CĐS là cả một quá trình, 1Office vận động theo thị trường, xã hội, chính sách, pháp luật,… nên chắc chắn sẽ có nhiều thay đổi trong hiện tại và tương lai.

Tuy nhiên, ông Thắng cho rằng, các DN Việt Nam đang có một lợi thế thuận lợi khi tiến hành CĐS, đó là giá phần mềm khá thấp so với thị trường thế giới. Người dùng có thể sử dụng phần mềm trong một tháng mà chưa tốn đến 4 USD, tức là chỉ tương đương với 2 bát phở, thậm chí có những tính năng sử dụng hàng ngày mà chỉ bằng một cốc trà đá. Nguyên nhân là do chi phí cho nhân công lao động tại Việt Nam khá thấp, công thêm cơ sở hạ tầng đang rất hỗ trợ cho việc CĐS.

“Nếu như đã có rất nhiều thuận lợi như vậy, tại sao các cơ quan chính phủ không mạnh dạn hơn trong việc đặt hàng giải pháp, phần mềm cho các DN Việt Nam, thay vì cứ mải loay hoay lo mở các khóa đào tạo, các khóa bổ sung kiến thức lý thuyết về CĐS”, ông Thắng cho biết thêm.

Cùng với đó, ông Thắng cũng hi vọng chính phủ sẽ có những quy định, chương trình thiết thực hơn để tạo điều kiện đưa giải pháp số tới gần các DN trong thời gian tới. 

Mới đây, Bộ TT&TT đã công bố 35 nền tảng CĐS quốc gia, trong đó 1Office tham gia ở hạng mục Nền tảng quản trị tổng thể. Đánh giá về chương trình này, ông Thắng cho rằng, đây là một cơ hội tốt cho các DN như 1Office tạo dựng được niềm tin và hình ảnh thương hiệu của mình. Bởi vì, đây là chương trình thiết thực do chính cơ quan quản lý nhà nước uy tín tổ chức. Đối với 1Office, đây cũng là một cơ hội lớn để khẳng định được vị thế, khẳng định được giá trị của sản phẩm công nghệ đến với khách hàng. 

Theo ông Thắng, hiện nay, truyền thông trở thành một phương tiện không thể thiếu đối với mọi lĩnh vực. Chính vì thế, để các nền tảng CĐS Quốc gia thực sự đi vào đời sống của DN, của xã hội thì chúng ta cần phải khuếch trương truyền thông hơn nữa. Đây chính là cách tốt nhất để mở rộng nhận thức về CĐS, tạo ra miếng bánh cho các đối tượng liên quan (player), tạo ra sức cạnh tranh lớn dẫn đến việc giảm giá thành và đặc biệt DN sẽ đạt được nhiều lợi ích trong quá trình CĐS./.

(Bài đăng ấn phẩm in Tạp chí TT&TT số 3 tháng 3/2022)

Thế Phương