Lợi thế và thách thức để doanh nghiệp Việt Nam tiến hành CĐS

Nhờ CĐS, nhiều doanh nghiệp đã chiếm được niềm tin và đem lại trải nghiệm tốt hơn

Chia sẻ về chiến lược đầu tư phát triển công nghệ cho doanh nghiệp (DN) nhỏ và vừa (SME), ông Yann Rouselot Pailley, Giám đốc mảng CĐS của KPMG cho biết, hiện nay trên thế giới có rất nhiều công nghệ mới đã được phát triển và áp dụng thành công cho nhiều mảng khác nhau như lĩnh vực quản trị rủi ro. Trong thời gian qua, nhiều DN đã CĐS thành công hơn các đối thủ của mình, qua đó chiếm được niềm tin và mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Đồng thời, nhờ CĐS thành công, họ cũng đưa ra thị trường các sản phẩm mới nhanh hơn so với đối thủ của mình. 

"Kết quả kinh doanh cũng như vốn hoá giữa DN áp dụng CĐS và không triển khai có sự khác biệt rất lớn", ông Yann Rouselot khẳng định.

Lý giải về việc áp dụng CĐS, ông Yann Rouselot cho rằng, việc này sẽ giúp cải thiện công tác vận hành, quản trị của DN để từ đó gia tăng trải nghiệm khách hàng. Bởi vì, mục đích cuối cùng và quan trọng nhất của quá trình CĐS của các công ty chính là phục vụ khách hàng một cách hiệu quả hơn.

Nói về hành trình CĐS, theo một báo cáo mới đây của KPMG về cách đo lường lợi ích khi tiến hành chuyển đổi, theo ông Yann Rouselot, sẽ luôn có một rủi ro nhất định khi quá trình này sẽ không đem lại hiệu quả ngay lập tức, không giống như việc đầu tư cơ sở vật chất, máy móc sẽ giúp sản xuất ngắn hơn hay chất lượng đảm bảo hơn. Chính vì vậy, cách đo lường hiệu quả khi đầu tư vào CĐS rất khác biệt, nên có cách đo riêng và không thể dựa vào phương pháp truyền thống. 

"Khi đầu tư vào CĐS, chúng ta không thể đòi hỏi việc R&D hay doanh số bán hàng sẽ tăng trưởng ngay lập tức. Bởi vì, sẽ có những khoản đầu tư cho CĐS phải mất 5 năm mới thu được những kết quả", ông Yann Rouselot nói.

Nhưng các DN cần có những KPI cụ thể, ví dụ như với những khoản đầu tư lâu dài, KPI có thể là những ý tưởng về sản phẩm mới hay phác thảo ban đầu sản phẩm, có tỷ lệ thành công cao và sẽ trở thành sản phẩm bán chạy trong tương lai. "Không ai muốn đầu tư trong thời gian 3-5 năm vào việc chuyển đổi nhưng cuối cùng sản phẩm đó lại không phù hợp với công ty mình, thị trường hay không được khách hàng đón nhận", ông Yann Rouselot lý giải.

Cũng theo ông Yann Rouselot, Việt Nam có đang những lợi thế nhất định khi tiến hành chuyển đổi, đó là sự phổ cập của smartphone, nên việc ứng dụng công nghệ số của mọi người hàng ngày sẽ không có nhiều điểm khác biệt so với các nước phát triển trên thế giới. Tuy nhiên, năng lực quản trị, năng lực của lãnh đạo và các nhân sự khác ở Việt Nam chưa tương xứng, nên tốc độ đổi mới chưa nhanh như kỳ vọng. 

Cụ thể, các nhân sự trong DN, từ lãnh đạo cho đến các nhân viên, kỹ năng số còn thấp hơn so với các quốc gia phát triển. Do đó, bên cạnh việc ứng dụng các công nghệ mới trên thế giới, các DN cần tập trung đào tạo, phát triển các kỹ năng số cho cán bộ, nhân viên của mình.

Song song với đó, các ông chủ cũng cần tìm hiểu xem đối thủ của mình đang làm gì cả trong hiện tại và tương lai. Từ đó, các DN mới có thể xác định đường rõ ràng con đường đi của mình, để giúp công ty có thể tiếp tục duy trì thành công trong tương lai.

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình CĐS

Đánh giá về quá trình CĐS của SME Việt Nam, Giám đốc mảng CĐS của KPMG cho rằng, yếu tố quan trọng nhất chính là con người vì công nghệ đang áp dụng ở Việt Nam đều đang được triển khai trên thế giới trong nhiều năm qua. Đầu tiên là những nhân sự của bộ phận CNTT, với năng lực phù hợp để tiến hành áp dụng những công nghệ này. Tiếp theo, người lãnh đạo, các cán bộ quản lý của DN cũng cần phải có những kỹ năng phù hợp, cách tiếp cận phù hợp để áp dụng công nghệ một cách thành công vào quá trình CĐS.

"Chúng ta cần thay đổi cách suy nghĩ, tư duy trong CĐS, vì nếu chỉ áp dụng công nghệ thì sẽ là không đủ. Chúng ta cũng cần hiểu nhu cầu của khách hàng thông qua các cuộc khảo sát cũng như các cuộc nghiên cứu, từ đó phát triển sản phẩm, điều chỉnh sao cho phù hợp", ông Yann Rouselot nhấn mạnh.

Trước ý kiến cho rằng việc áp dụng CĐS vào DN SME như con dao 2 lưỡi, đồng sáng lập và Giám đốc vận hành của Base.vn Trịnh Ngọc Bảo cho rằng, quá trình CĐS đặc biệt quan trọng đối với các DN đã tự đứng vững trên đôi chân của mình, để có thể giúp họ có những sự tăng trưởng trong giai đoạn tiếp theo.

Bên cạnh đó, CĐS không chỉ là đích đến mà còn là hành trình DN tái tạo gen trong tổ chức của mình. Do CĐS diễn ra hàng ngày nên DN phải liên tục hoạt động, tạo ra giá trị, dữ liệu thông qua công nghệ. Đồng thời, trong quá trình CĐS, DN phải nắm được nguyên lý của nó như chuyển đổi những cái gì, như kinh doanh, vận hành hay tài chính… 

"Có 3 trụ cột rất quan trọng trong quá trình CĐS, đầu tiên là quy chuẩn, quy trình hoá các hoạt động của tổ chức, thứ 2 là công nghệ hoá - dùng công nghệ để mô phỏng những quy trình thực tế, thứ 3 là dữ liệu hoá. Đây là vòng lặp liên tục mà các DN phải nắm được để có thể chuyển đổi trên thực tế", ông Bảo khẳng định.

Bên cạnh đó, con người là yếu tố rất quan trọng trong CĐS, nên để thành công, DN phải thay đổi gen sao cho phù hợp, từ người lãnh đạo cho đến toàn bộ nhân viên. Khi đó, quá trình thay đổi sẽ trở nên quen thuộc, giống như một việc phải làm, thay vì giống như một sự đánh đổi.

Về thời gian để CĐS, theo ông Bảo, so với các DN lớn, DN càng nhỏ lại càng dễ dàng hơn trong việc chuyển đổi ứng dụng công nghệ số, khả năng ra quyết định cũng nhanh hơn. Ví dụ như có những DN SME chỉ mất từ 2-3 ngày để mô phỏng hoạt động của công ty lên nền tảng số nhưng lại có những đơn vị lại loay hoay mất cả năm trời. Sự khác biệt đến từ việc, nếu lãnh đạo chỉ đưa ra chủ trương là hãy CĐS thì sẽ rất khó cho các bộ phận bên dưới thực hiện vì CĐS là một công việc rất mơ hồ. Do đó, những người lãnh đạo cần tiên phong trong cả việc thực hiện thì quá trình CĐS sẽ diễn ra nhanh chóng hơn. 

Đồng thời, quá trình chuyển đổi cũng cần diễn ra theo từng phần, từ một vài phòng ban với sự tham gia của những người lãnh đạo, trước khi áp dụng cho toàn công ty. "Quan trọng nhất vẫn là để mọi người thấy được không khí và hiệu quả khi tiến hành CĐS, nhất là những kết quả đầu tiên", ông Bảo nói.

Nhờ CĐS, Goldsun đã đứng vững trong suốt 2 năm dịch bệnh COVID-19

Trải qua hơn 28 năm phát triển và hơn 10 năm đưa các công nghệ số vào ứng dụng tại công ty, bà Trần Thị Thanh Vân, Phó Tổng Giám đốc CĐS và Marketing, Goldsun Media Group,  đã đưa ra các bài học thực tế rút ra trong quá trình CĐS. Đầu tiên, phần mềm chỉ là công cụ, giá trị cốt lõi của CĐS vẫn là con người và tư duy. Cụ thể, cần thành lập bộ phận chuyên trách về CĐS thấu hiểu vấn đề của các phòng ban trong công ty, đưa ra giải pháp phù hợp. Điều tiếp theo, xây dựng mindset, đào tạo kỹ năng cho toàn bộ nhân sự. "Đây cũng là vấn đề sống còn trong quá trình CĐS", bà Vân đánh giá.

Cụ thể, các DN cần thay đổi toàn bộ tư duy của nhân viên trước khi tiến hành số hoá. Bởi vì, trong quá trình Goldsun Media Group chuyển đổi, một khó khăn lớn đến từ tư duy của các nhân viên trong công ty. "Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi đã tổ chức khoá học "Design Thinking" cho đội ngũ nhân viên, làm nền tảng để tạo ra "các suy nghĩ không cũ về những vấn đề không mới", giống như việc làm nông của nông dân, thay vì cải tiến "con trâu" thì cần nghĩ ra một phương thức mới hiệu quả hơn, tiết kiệm sức lực, thời gian, như "máy cày"", bà Vân nói.

Bài học tiếp theo mà Goldsun Media Group nhận được, đó là CĐS là một hành trình dài, tái tạo và nâng cấp liên tục. Vì vậy, khi ứng dụng phần mềm, các DN cần phải hiểu được ý nghĩa, mục đích sử dụng cũng như đảm bảo ATTT, bảo mật dữ liệu. "DN cần tính toán xem phần mềm sẽ phải đóng góp như thế nào vào quá trình phát triển, tạo ra dữ liệu có thể ra quyết định kinh doanh", bà Vân nhấn mạnh.

Chưa kể, mỗi phần mềm phù hợp cho mỗi khái niệm (concept), kinh doanh khác nhau, dựa trên bài toán thực tế và nguồn lực nội tại của DN. Goldsun Media Group chia ra làm 2 loại phần mềm, 1 là phần mềm "mì ăn liền" đã được xây dựng sẵn, có các quy trình nghiệp vụ cố định. Doanh nghiệp chỉ cần điều chỉnh quy trình của mình sao cho phù hợp với phần mềm này. Ưu điểm của các phần mềm này là doanh nghiệp có thể ứng dụng được ngay, đồng thời có thể học được các quy trình của các công ty lớn trên thế giới vì đã được chuẩn hoá.

Loại phần mềm tiếp theo là nền tảng được tối ưu "may đo" riêng cho mỗi DN. Ở Goldsun Media Group có hệ thống ERP, được thiết kế riêng, đặc thù cho ngành truyền thông - quảng cáo. Trong tương lại, công ty sẽ tiếp tục xây dựng các hệ thống phần mềm mới, để tạo ra một hệ sinh thái quản trị thông minh hơn.

Một điểm cần lưu ý tiếp theo khi lựa chọn, sử dụng phần mềm là khả năng mở, tích hợp linh hoạt của công nghệ cũng như tính bền vững của công ty cung cấp nền tảng. Bởi vì, sự tồn tại của công ty gắn liền với hoạt động nhịp nhàng của hệ thống phần mềm trong tương lai lâu dài.

Cũng theo bà Vân, trong 2 năm qua, do ảnh hưởng bởi dịch COVID-19, Goldsun Media Group đã đưa vào áp dụng các phần mềm như hợp đồng số FPT e-contract, CRM để đánh giá hiệu quả, kế hoạch trong kinh doanh, hay ERP để quản lý tài nguyên, Base Work+, HRM trong việc vận hành như giao việc, bám sát deadline, quản trị công việc giữa phòng ban… 

"Dù trải qua các đợt dịch, nhờ việc áp dụng các giải pháp công nghệ vào quản trị, Goldsun Media Group vẫn giữ vững vị thế trên thị trường và chuẩn bị tiền đề để bứt phá trong tương lai", bà Vân kết luận.

Nói về rào cản lớn nhất mà Goldsun gặp phải, đó là quan điểm của các nhân sự khi tiến hành CĐS. Nó diễn ra ngay trong bước đầu của CĐS là số hoá, đưa các quy trình, dữ liệu lên trên phần mềm. Quá trình này mất rất nhiều thời gian và công sức của các nhân viên và tạo ra các lực cản từ phía các bộ phận. "Ở Goldsun, chúng tôi đã vượt qua nhờ ý chí quyết tâm của ban lãnh đạo trong vấn đề chuyển đổi, để rồi truyền được cảm hứng cho toàn bộ nhân viên", bà Vân kết luận.

Song song với đó, Goldsun đã phải tiến hành đào tạo cho toàn bộ nhân viên, để họ hiểu được cần làm gì khi CĐS, họ đang ở đâu, đóng vai trò gì trong hành trình đó. Tuy nhiên, để các nhân viên có thể đồng lòng được thì phần mềm triển khai phải thực sự hiệu quả, giúp ích được trong công việc của họ, qua đó sẽ cởi mở hơn khi thực hiện./.

Thế Phương