Tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành của Ủy ban Dân tộc

Việc triển khai hệ thống thư điện tử và phần mềm quản lý văn bản, điều hành phục vụ trao đổi và xử lý văn bản điện tử, từ khi hệ thống được ứng dụng đã tiết kiệm đáng kể chi phí hành chính, thời gian đi lại, phục vụ công tác chỉ đạo điều hành mọi nơi, mọi lúc, đồng thời từng bước thúc đẩy công tác cải cách hành chính tại UBDT, đặc biệt là hệ điều hành tác nghiệp của UBDT đã tiết kiệm rất nhiều chi phí in ấn, giấy tờ và thời gian xử lý công việc.

Ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành của UBDT 

Ứng dụng CNTT trong nội bộ 

Hiện nay các ứng dụng CNTT đã và đang được triển khai trong các cơ quan, đơn vị thuộc UBDT với mục tiêu chung là: Tăng cường năng lực quản lý nhà nước, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và tạo đà cho Chính phủ điện tử trong tương lai gần.

UBDT đã triển khai hoàn thiện và duy trì mô hình 4 lớp; triển khai SOC; xác định và bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; giám sát an toàn thông tin; bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Bộ TT&TT; đào tạo, tập huấn, diễn tập; tuyên truyền nâng cao nhận thức; ứng cứu, khắc phục sự cố.

Các đơn vị tham gia mạng chuyên dùng của UBDT được trang bị giải pháp đảm bảo an toàn bảo mật trên mạng (thiết bị phần cứng, phần mềm an ninh mạng, phát hiện và chống xâm nhập) nhằm đảm bảo tất cả các thông tin chỉ đạo, điều hành trên môi trường mạng chuyên dùng được bảo đảm toàn vẹn. Chuẩn hóa hệ thống mạng của các đơn vị trực thuộc, các đơn vị sự nghiệp theo hướng khai thác hiệu quả sử dụng nhưng vẫn bảo đảm tốt nhất an toàn thông tin; triển khai ứng dụng chữ ký số đảm bảo an toàn, an ninh thông tin bí mật nhà nước.

Tất cả các Vụ, văn phòng đại diện, các đơn vị sự nghiệp có quy trình và thực hiện quy trình an toàn bảo mật cho hạ tầng thông tin tại đơn vị mình như áp dụng các công nghệ xác thực, cơ chế quản lý quyền truy cập vào mạng và các thiết bị lưu trữ; kiểm soát chặt chẽ việc cài đặt mới các phần mềm lên máy chủ và máy trạm. 100% các máy chủ tại các đơn vị được cài đặt các phần mềm (hệ điều hành, chương trình diệt virus…) có bản quyền để được cập nhật thường xuyên các bản vá lỗi hệ thống.

Tất cả các hệ thống thông tin từ Ủy ban cho đến các đơn vị trực thuộc có các thiết bị lưu trữ dữ liệu và áp dụng các quy trình sao lưu, dự phòng dữ liệu cần thiết theo yêu cầu. 100% cán bộ, công chức, viên chức tại UBDT được trang bị máy tính cá nhân kết nối mạng, đảm bảo phục vụ tốt công tác chuyên môn; 95% các văn bản, tài liệu nội bộ được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử; 100% cán bộ, công chức, viên chức được cung cấp hộp thư điện tử và thường xuyên sử dụng trong công việc; Đảm bảo duy trì 100% các vụ, đơn vị sử dụng hệ thống thông tin trên môi trường mạng.

Ngoài ra, hệ thống máy chủ dịch vụ và các thiết bị mạng phục vụ hoạt động ứng dụng CNTT tại UBDT và đảm bảo khả năng kết nối trực tuyến đến 100% cơ quan làm công tác dân tộc cấp tỉnh, 50% cơ quan làm công tác dân tộc cấp huyện; 100% các ứng dụng được triển khai chữ ký số.

UBDT đã xây dựng hệ thống thông tin tổng thể nhằm tạo môi trường làm việc điện tử trong UBDT nói riêng và hệ thống các cơ quan làm công tác dân tộc nói chung, bao gồm: 

- Phần mềm nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, tạo môi trường trao đổi thông tin trực tuyến giữa hệ thống các cơ quan làm công tác dân tộc, đảm bảo các thông tin được quản lý trên một nền tảng thống nhất, đồng bộ, phát huy hiệu quả tổng thể. 

- Cơ sở dữ liệu dân tộc thiểu số Việt Nam, xây dựng kế hoạch và từng bước tổng hợp và cập nhật thông tin cho cơ sở dữ liệu. 

- Xây dựng thử nghiệm 03 từ điển ngôn ngữ dân tộc thiểu số, làm nền tảng cho việc phát triển đối với các ngôn ngữ khác nhằm mục tiêu bảo tồn tiếng nói, chữ viết và văn hóa truyền thống của các dân tộc thiểu số Việt Nam.

- Ứng dụng công nghệ trực tuyến trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác dân tộc (E-Learning). 

- Xây dựng Trung tâm điều hành và xử lý dữ liệu về các dân tộc thiểu số Việt Nam tại UBDT hỗ trợ việc quản lý, giám sát và điều hành của Ủy ban thông qua việc tập hợp và xử lý dữ liệu, thông tin đưa ra các báo cáo, phân tích và dự đoán theo các góc nhìn đa chiều, phục vụ cho các quá trình giám sát và điều hành của hệ thống.

Ứng dụng CNTT phục vụ người dân và doanh nghiệp 

100% các dịch vụ công trực tuyến liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp và người dân được xây dựng, triển khai ở mức 3, 4. Thường xuyên cập nhật, cung cấp các thông tin về chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng và Nhà nước đến với đồng bào dân tộc thiểu số cũng như các tổ chức, doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử theo mô hình báo điện tử. 

UBDT đã xây dựng Hệ thống thông tin hỗ trợ giao dịch việc làm cho lao động người dân tộc thiểu số Việt Nam nhằm tư vấn, hướng nghiệp và đào tạo nguồn nhân lực là người lao động dân tộc thiểu số bị thất nghiệp, tạo cơ hội cho người lao động tìm kiếm việc làm phù hợp với khả năng và trình độ. Duy trì, phát triển Diễn đàn đối thoại trực tuyến về công tác dân tộc nhằm phản bác các luận điệu sai trái, xuyên tạc của các thế lực thù địch.

Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành của UBDT 

 Hiện tại các ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành tại UBDT gồm có:

Cổng thông tin điện tử (Website/Portal) 

UBDT có Cổng thông tin điện tử tại địa chỉ http://www.ubdt.gov.vn, cấu trúc Cổng thông tin và việc cung cấp nội dung về cơ bản đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước (CQNN); 

UBDT hiện có 12 thủ tục hành chính còn hiệu lực, đang được tích hợp trên mục Dịch vụ công của Cổng thông tin điện tử UBDT. Các dịch vụ đều ở mức độ 2 cho phép tải về các biểu mẫu; 

Mặc dù hằng năm UBDT đã xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí triển khai dịch vụ công trực tuyến mức 3, 4 (tại Quyết định số 578/QĐ-UBDT ngày 31/12/2016 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT v/v phê duyệt “Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan UBDT năm 2017 và Quyết định 683/QĐ-UBDT ngày 17/12/2015 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT v/v ban hành kế hoạch hành động xây dựng chính quyền điện tử trong 3 năm 2015-2017). Tuy nhiên, UBDT không được cấp kinh phí để thực hiện các hoạt động này. 

UBDT có Cổng thông tin điện tử tại địa chỉ www.cema.gov.vn. Ngoài ra một số đơn vị sự nghiệp thuộc UBDT cũng có Trang thông tin điện tử riêng. Nhìn chung các trang tin điện tử của các đơn vị đã đáp ứng được các yêu cầu cơ bản về tra cứu, tìm hiểu những thông tin cơ bản của đơn vị tuy nhiên vẫn còn tồn tại những hạn chế và nhược điểm:

Tính không đồng nhất về công nghệ: Do các Website/Portal được xây dựng ở những thời điểm khác nhau, bởi những đơn vị khác nhau nên sử dụng công nghệ và nền tảng khác nhau. 

Sự phân tán về quản lý: Chỉ một số ít các Website/Portal được duy trì và vận hành tập trung tại một nơi, còn lại hầu hết được duy trì và vận hành phân tán tại các đơn vị khác nhau. 

Nhiều đơn vị không thường xuyên cập nhật nội dung, chưa có đội ngũ quản trị, vận hành hệ thống và biên tập bài chuyên nghiệp (chỉ kiêm nhiệm). 

Sự quan tâm chỉ đạo và đôn đốc, nhắc nhở của lãnh đạo các đơn vị chưa sát sao, quyết liệt. 

Chưa có quy hoạch, sự thống nhất về việc đặt tên miền cho website/cổng TTĐT của các đơn vị. 

Tất cả những tồn tại và hạn chế trên dẫn đến việc duy trì, quản lý, cập nhật, nâng cấp, vá lỗ hổng về an toàn, bảo mật thông tin là rất khó khăn; nội dung thông tin trên các Website/Portal còn nghèo nàn, không cập nhật theo tính thời sự, thiếu kịp thời và chính xác. 

Hệ thống quản lý văn bản điều hành 

UBDT đã triển khai hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại 20 Vụ, đơn vị trực thuộc UBDT và một số Ban Dân tộc ở các địa phương. Hệ thống triển khai theo mô hình tập trung, nền tảng Web-Base (công nghệ Sharepoint); đã kết nối, liên thông với trục liên thông của Chính phủ trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng và Nhà nước, cụ thể: 

- Tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng (hoàn toàn không dùng văn bản giấy) so với tổng số văn bản đi/đến giữa các cơ quan, đơn vị trong nội bộ UBDT: 90%; 

- Tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng (hoàn toàn không dùng văn bản giấy) trên tổng số văn bản đi/đến giữa các Bộ, ngành, tỉnh/thành phố với các cơ quan bên ngoài: 10%;

- Tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển song song trên môi trường mạng và qua đường bưu chính so với tổng số văn bản đi/đến giữa các cơ quan, đơn vị trong nội bộ các Bộ, ngành, tỉnh/thành phố: 10%; 

- Tỉ lệ văn bản không mật gửi Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Chính phủ dưới dạng điện tử (bao gồm cả các văn bản trình song song cùng văn bản giấy): 100%. 

UBDT đã triển khai ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại các Vụ, đơn vị tại Ủy ban: UBDT đã phối hợp với Văn phòng Chính phủ kết nối, liên thông với trục liên thông Chính phủ, đảm bảo sau khi kết nối hệ thống sẽ được gửi/nhận văn bản điện tử từ các Bộ, ban ngành và địa phương trên hệ thống này. 

Ngoài ra, UBDT đã cài đặt, kết nối phần mềm quản lý văn bản đến một số Ban Dân tộc tỉnh, thành phố, đảm bảo cơ quan công tác dân tộc tại địa phương có thể truy cập để tiếp nhận các văn bản chỉ đạo, điều hành từ UBDT. Từ khi phần mềm chính thức được đưa vào sử dụng, trên 90% tổng số các văn bản đi, đến được số hóa và gửi đi các Vụ, đơn vị và cá nhân liên quan tham gia xử lý, giúp giảm chi phí hành chính và thời gian đi lại. Công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo UBDT và các đơn vị trực thuộc nhờ đó được kịp thời, xuyên suốt và hiệu quả.

Hệ thống thư điện tử 

Hệ thống thư điện tử của UBDT đang sử dụng phần mềm Mail Exchange 2013; Hệ thống thư điện tử được quản trị và cung cấp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức thuộc Ủy ban một hộp thư riêng, với số lượng 529 hộp thư, trong đó có 478 hộp thư của Ủy ban và 51 hộp thư Ban Dân tộc của tỉnh. 

Hệ thống thư điện tử mặc dù đã được đầu tư ban đầu (kinh phí năm 2013 là 600 triệu đồng) nhưng chưa đảm bảo yêu cầu thực tế về bảo mật và an toàn thông tin, vẫn còn nhiều thư rác gửi vào hòm thư của các cá nhân. Ngoài ra, số lượng hộp thư điện tử hiện nay chưa cung cấp đủ tài khoản cho cán bộ làm công tác dân tộc trên toàn quốc do không đủ kinh phí mua bản quyền số lượng người sử dụng thư điện tử. 

Tổ chức các cuộc họp qua mạng 

Phần mềm và thiết bị đã được trang bị ban đầu phục vụ các cuộc họp với các Vụ địa phương II, III và Văn phòng thường trực tại TP. Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, do thiết bị đã cũ dẫn đến một số cuộc họp chất lượng tín hiệu kém và không ổn định. Trong thời gian tới cần tiếp tục được đầu tư kinh phí tập trung để triển khai hệ thống trên diện rộng đến các đơn vị ngoài Ủy ban, Ban Dân tộc và các cơ quan công tác dân tộc tại địa phương. 

Ứng dụng chữ ký số 

UBDT đã phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị, cụ thể: UBDT đã tiến hành tập huấn sử dụng chữ ký số cho các đơn vị, xây dựng quy chế sử dụng chữ ký số để việc ứng dụng chữ ký số được hiệu quả; Ban hành Quy chế sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số tại UBDT; Tổ chức tập huấn, hướng dẫn về sử dụng chữ ký số và các phần mềm ứng dụng CNTT. Đến nay, trên 90% các văn bản, tài liệu nội bộ được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử có ứng dụng chữ ký số.

Các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu chuyên ngành 

Các hệ thống thông tin của UBDT đã bước đầu được xây dựng và đưa vào khai thác sử dụng: 

 - Hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) thông tin thống kê kinh tế - xã hội 53 dân tộc thiểu số: Đã cập nhật số liệu thông tin về thực trạng kinh tế - xã hội 53 dân tộc thiểu số và tổ chức khai thác trên Cổng thông tin điện tử UBDT. Ngoài ra, để đảm bảo CSDL về dân tộc thiểu số kết nối, liên thông đến CSDL trên UBDT, UBDT đã ban hành các văn bản, hướng dẫn các tỉnh, thành phố xây dựng hệ thống thông tin về công tác dân tộc trên địa bàn tỉnh để phục vụ lĩnh vực công tác dân tộc trên cả nước. 

- Trong kế hoạch 2016 - 2020, UBDT đã đưa vào kế hoạch nội dung dự án “Xây dựng Hệ thống thông tin và Cơ sở dữ liệu các Dân tộc thiểu số Việt Nam”. Tuy nhiên, UBDT không được cấp kinh phí để triển khai hạng mục trên.

Việc quản lý, khai thác đang có những khó khăn và hạn chế sau: 

- Xây dựng CSDL chuyên ngành không được triển khai đồng bộ, hiệu quả; 

- Nguồn kinh phí được đầu tư chưa tập trung, đáp ứng yêu cầu đã đề ra;

- CSDL qua các năm đã được UBDT thu thập, tổng hợp tản mát, không được lưu trữ tập trung, đồng bộ, thiết bị lưu trữ không đảm bảo dẫn đến khó khăn trong công tác quản trị, vận hành hệ thống và phát triển CSDL; đồng thời khó khăn trong công tác tra cứu, khai thác của cán bộ làm công tác dân tộc, dữ liệu không có khả năng chia sẻ, kết nối liên thông đến các Bộ ngành và Ban dân tộc các tỉnh, thành phố.

Đề xuất giải pháp đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của UBDT 

UBDT là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của UBDT theo quy định của pháp luật. Vì vậy việc xây dựng kết cấu hạ tầng thông tin quốc gia, từng bước triển khai các ứng dụng CNTT, tập trung giải quyết các yêu cầu nâng cao hiệu quả quản lý, từng bước phát triển các ứng dụng CNTT, tiến tới việc tiếp cận có hiệu quả, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, việc quản lý dữ liệu, mức độ sẵn sàng phát triển Chính phủ số để thiết lập một chiến lược số phù hợp với tình hình thực tiễn của đất nước. 

Trong bối cảnh của cuộc Cách mạng khoa học và công nghệ hiện nay, trong xu hướng toàn cầu hóa, để đẩy mạnh ứng dụng CNTT trên cơ sở tinh thần chỉ đạo của Bộ Chính trị, cần thực hiện tốt các giải pháp ưu tiên chủ yếu sau:

Nâng cao nhận thức về ứng dụng CNTT 

Một nguyên nhân quan trọng dẫn đến hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động CQNN ở Việt Nam trong thời gian qua đó chính là nhận thức của các Bộ, ngành, địa phương và của cộng đồng chưa cao, chưa đánh giá và nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò của CNTT trong phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt trong hoạt động của CQNN; chưa coi CNTT là công cụ, phương tiện để nâng cao năng suất lao động, cải thiện môi trường làm việc, cải cách hành chính nói chung và cải cách thủ tục hành chính nói riêng. Chính vì vậy, cần phải tăng cường thực hiện các giải pháp để nâng cao nhận thức về ứng dụng CNTT. Đó là: 

- Đa dạng hóa hoạt động thông tin, tuyên truyền, chú trọng chiều sâu và hướng đến các vấn đề cụ thể liên quan trực tiếp đến từng đối tượng. 

- Tăng cường phổ biến, tuyên truyền rộng về các địa phương, cơ quan điển hình trong ứng dụng CNTT. Để từ đó, các cơ quan, địa phương khác có thể rút kinh nghiệm, học tập khi triển khai ứng dụng CNTT tại cơ quan, địa phương. Làm tốt điều này sẽ góp phần giúp các cơ quan, địa phương khác lựa chọn được mô hình phù hợp, đảm bảo tiết kiệm đầu tư cũng như nâng cao hiệu quả. 

- Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ CNTT cho CBCNV trong CQNN. Khi trình độ được nâng lên, thì nhận thức và mức độ sẵn sàng ứng dụng của CBCNV sẽ được nâng lên. Cần phải đa dạng hóa hình thức đào tạo, bồi dưỡng để tăng tần suất và số lượng người được đào tạo, bồi dưỡng. Hoạt động này phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, để đảm bảo người sử dụng được cập nhật, theo kịp sự thay đổi, phát triển của CNTT.

Hoàn thiện cơ chế, chính sách về ứng dụng CNTT 

Thực hiện rà soát hệ thống chính sách về phát triển, ứng dụng CNTT và các chính sách có liên quan để sớm xác định rõ các chính sách còn thiếu, chính sách có bất cập, lỗi thời. Từ đó, triển khai xây dựng bổ sung, sửa đổi, cập nhật, nhằm tạo ra môi trường pháp lý thuận lợi thúc đẩy ứng dụng, phát triển CNTT, xây dựng chính quyền điện tử. Trong đó, cần chú trọng đến bổ sung, hoàn thiện các chính sách: 

Thứ nhất, sớm xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện Chính phủ điện tử. Theo phân tích, đến nay nước ta đã có nền tảng ứng dụng CNTT tương đối đầy đủ và mạnh (bao gồm của cả nhà nước và của doanh nghiệp, người dân) về cả hạ tầng và triển khai ứng dụng. Đây là cơ sở thuận lợi để triển khai Chính phủ điện tử. Bên cạnh đó, thực hiện sớm việc này sẽ góp phần định hướng về công nghệ, mô hình ứng dụng, khắc phục được việc triển khai thiếu tính đồng bộ về công nghệ, mô hình ứng dụng CNTT giữa các Bộ, ngành, địa phương, sẽ giúp cho sự kết nối, liên thông giữa các hệ thống dễ dàng hơn.

Thứ hai, rà soát các văn bản, chính sách có liên quan, tác động đến phát triển ứng dụng CNTT. Xác định những quy định gây cản trở đến phát triển, ứng dụng CNTT. Từ đó, có sự điều chỉnh phù hợp, đảm bảo đúng tinh thần thúc đẩy phát triển ứng dụng CNTT của quốc gia. Trong đó, phải nhận thức rõ CNTT có tính đặc thù cao, cần phải có sự thay đổi, cập nhật nhanh về mặt công nghệ, vì vậy chính sách về đầu tư đối với lĩnh vực cần có tính mở, thông thoáng hơn. 

Thứ ba, sớm xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết về lưu trữ, quản lý văn bản điện tử; kèm theo đó là sửa đổi, bổ sung quy định về quy trình quản lý văn thư, lưu trữ phù hợp với môi trường điện tử. Đây là chính sách có ý nghĩa rất quan trọng, là yếu tố có thể tạo ra sự đột phá về sử dụng văn bản điện tử trong CQNN. Nguyên nhân của nhiều hạn chế, tồn tại xuất phát từ việc tính pháp lý của văn bản điện tử chưa được quy định rõ ràng, nên không được thừa nhận chính thức, vẫn phải sử dụng văn bản giấy. Chính vì vậy, khi ban hành chính sách này, sẽ giải quyết được cả về vấn đề hành lang pháp lý và cả vấn đề tâm lý cho việc sử dụng, giao dịch văn bản điện tử. 

Thứ tư, xây dựng cơ chế, chính sách để điện tử hóa hồ sơ, chứng từ ngành tài chính. Đây là nhiệm vụ phức tạp, vì liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị tham gia vào quá trình thanh toán (từ mua khâu giao dịch, bán sản phẩm, dịch vụ, đến thủ tục thanh toán tại ngân hàng, kho bạc). Hiện nay nước ta đã hình thành và đang phát triển hình thức hóa đơn điện tử, thanh toán trực tuyến, do đó cần có chính sách mở đường để từng bước áp dụng vào hoạt động của CQNN. Đây là lĩnh vực nhạy cảm, chính vì vậy cần xác định quan điểm thực hiện từng bước, giải quyết những loại hình đơn giản, quy mô nhỏ trước, sau đó mở rộng dần. 

Rà soát, hoàn thiện chính sách là biện pháp thường xuyên phải thực hiện. Tuy vậy, cần xác định và sớm hoàn thiện những chính sách đang gây cản trở sự phát triển, ứng dụng CNTT là việc phải triển khai ngay. Các biện pháp về chính sách trên đây cần phải được chú trọng thực hiện để tháo gỡ, mở đường cho ứng dụng CNTT trong CQNN trong giai đoạn tiếp theo.

Phát triển hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT 

Như đã phân tích ở phần trên, đến nay về cơ bản CQNN đang sở hữu hạ tầng kỹ thuật CNTT tương đối đầy đủ, đặc biệt là tỷ lệ máy tính trên tổng số CBCNV và tỷ lệ máy tính được kết nối Internet, nhưng việc khai thác, sử dụng phục vụ cho công việc còn hạn chế. Chính vì vậy cần thực hiện một số biện pháp quan trọng sau: 

Thứ nhất, cần quy định hóa những nội dung ứng dụng quan trọng trong CQNN, quy định rõ trách nhiệm trong thực hiện và phối hợp, nhấn mạnh trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị. Các quy định cần có tính bắt buộc, tránh chung chung, không rõ ràng. 

Thứ hai, song song với việc triển khai ứng dụng cần quyết liệt trong việc tinh gọn, đơn giản hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc trong nội bộ. Đây chính là điều chưa được nhận thức đầy đủ. Quy trình, thủ tục càng đơn giản bao nhiêu, thì ứng dụng CNTT càng dễ dàng bấy nhiêu. Đơn cử, một phần mềm phục vụ cho một công việc có quy trình ngắn gọn, ít điều kiện ràng buộc, thì việc xây dựng phần mềm rất đơn giản và khi thực hiện sẽ đảm bảo thông suốt. Ngược lại, một công việc có quy trình giải quyết phức tạp, việc xây dựng phần mềm rất khó khăn và khi thực hiện dễ phát sinh vướng mắc.

Thứ ba, cần đẩy mạnh hoạt động thông tin, tuyên truyền, giới thiệu về dịch vụ công CQNN cung cấp, để người dân, doanh nghiệp biết và hiểu để tham gia sử dụng. Mặt khác, cần đơn giản hóa, bình dân hóa các điều kiện, thao tác thực hiện, thông tin nhập liệu. Điều này sẽ giúp cho người dân, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và sẵn sàng sử dụng dịch vụ.

Thứ tư, cần có sự quyết liệt, nghiêm khắc hơn trong việc chỉ đạo, tổ chức việc xây dựng CSDL, trong đó cần thiết phải quy định bắt buộc danh mục dữ liệu phải xây dựng và tiến độ hoàn thành. Cần gắn trách nhiệm của người đứng đầu trong nhiệm vụ này với các chế tài chặt chẽ hơn. Thực tế, do thiếu sự quyết liệt dẫn đến nên việc triển khai chưa hiệu quả, nhiều cơ quan còn né tránh. 

Về ứng dụng phần mềm mã nguồn mở, phần mềm bản quyền: Các CQNN cần tăng cường sử dụng các phần mềm mã nguồn mở để tạo điều kiện thuận lợi cho việc sửa chữa, nâng cấp, cập nhật công nghệ; đảm bảo thuận lợi cho việc tích hợp, kết nối với các phần mềm khác trong đơn vị và với đơn vị bên ngoài. Bên cạnh đó, để đảm bảo đúng quy định về luật bản quyền, sở hữu trí tuệ, CQNN cần triệt để trong việc sử dụng phần mềm có bản quyền, nhằm tránh sự tranh chấp không cần thiết, mặt khác đảm bảo tính ổn định cũng như tính an toàn, bảo mật.

Phát triển nguồn nhân lực ứng dụng CNTT 

Nguyên nhân của các tồn tại liên quan đến yếu tố con người, chủ yếu xuất phát từ nhận thức, trình độ của CBCNV. Vì vậy, cần thực hiện một số biện pháp là: 

Thứ nhất, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng về CNTT cho CBCNV. Trong thời đại CNTT, trình độ, kỹ năng không chỉ dừng lại đạt chứng chỉ tin học văn phòng như trước đây. Chính vì vậy, trình độ, kỹ năng tin học cần phải nâng cao thông qua đào tạo, bồi dưỡng và tự học tập. Bên cạnh đó, cần tiếp tục tuyên truyền, quán triệt về vai trò, lợi ích và mục đích của ứng dụng CNTT, nhấn mạnh trực tiếp đến cơ quan, tổ chức mình. 

Thứ hai, người đứng đầu phải thực sự hành động, đó là phải quyết tâm, gương mẫu và đặc biệt phải coi mình là một mắt xích quan trọng của chu trình vận hành ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan. Khi đó, thủ trưởng cơ quan và cả CBCNV sẽ luôn thấy rõ trách nhiệm của mình phải thực hiện, sự không hợp tác, thiếu trách nhiệm nếu có sẽ dễ dàng nhận ra. 

Thứ ba, tăng cường đội ngũ chuyên trách về CNTT, đặc biệt chuyên trách về an toàn thông tin. CQNN phải phân tích, đánh giá nghiêm túc, khoa học về hiện trạng hạ tầng và ứng dụng CNTT, từ đó xác định nhu cầu về số lượng CBCNV chuyên trách về CNTT đủ đảm bảo cho hệ thống vận hành hiệu quả. Đặc biệt, CQNN thực hiện nghiêm túc về hạ tầng nhân sự an toàn thông tin, trong đó có bố trí nhân sự chuyên trách và nâng cao trình độ, nhận thức về an toàn thông tin. 

Trong bối cảnh, tội phạm về thông tin có xu hướng tăng nhanh, theo đánh giá của các cơ quan, chuyên gia bảo mật, nguy cơ mất an toàn thông tin tại CQNN của Việt Nam đang ở mức rất cao, tỷ lệ máy tính nhiễm virus, mã độc chiếm tỷ lệ lớn, số lượng website dễ bị hacker tấn công cũng tương tự. Chính vì vậy, các CQNN cần thiết phải thực hiện ngay các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, trong đó giải pháp liên quan đến con người có tính quyết định.

Hoàn thiện việc triển khai một số ứng dụng cơ bản 

* Về sử dụng văn bản điện tử: 

Với một số giải pháp đã nêu phần trên, như ban hành chính sách lưu trữ văn bản điện tử, xây dựng quy định về ứng dụng CNTT, giải pháp nâng cao trách nhiệm CBCNV, cũng góp phần quan trong cho việc khác phục những tồn tại, hạn chế về sử dụng văn bản điện tử hiện nay. Ngoài ra, một số giải pháp cần khác cần quan tâm thực hiện là: 

Thứ nhất, rà soát, đánh giá và phân loại rõ những văn bản có thể sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử. Thực tế ngoài một số ít văn bản đã sử dụng điện tử, còn rất nhiều văn bản khác có thể sử dụng điện tử không cần bản giấy (chẳng hạn các dự thảo lấy ý kiến, các văn bản QPPL gửi đi để phổ biến, các báo cáo định kỳ, các quy chế, quy định nội bộ không dùng kèm theo hồ sơ, giấy tờ làm thủ tục khác về tài chính, đầu tư, nhân sự,…). Điều này sẽ giúp cơ quan thấy rõ ràng, cụ thể những văn bản có thể sử dụng điện tử mà không cần bản giấy, từ đó quy định bắt buộc sử dụng văn bản điện tử đối với những loại văn bản này trong cơ quan. 

Thứ hai, xây dựng quy định sử dụng văn bản điện tử nội bộ. Từ kết quả rà soát, lập danh mục các văn bản có thể sử dụng văn bản điện tử, cơ quan cần xây dựng quy định để hướng dẫn quy trình giao dịch, lưu trữ các loại văn bản điện tử, đảm bảo phù hợp quy định hiện hành về văn thư và lưu trữ, mặt khác để công nhận giá trị của các loại văn bản điện tử này. Đây là giải pháp mà tất cả các CQNN có thể làm ngay và có hiệu quả thực tế. 

Thứ ba, hoàn thiện công cụ giao dịch điện tử, như nâng cao dung lượng hộp thư điện tử cá nhân, hoàn thiện các chức năng của phần mềm QLVB- ĐHCV phù hợp thực tế, mở rộng dung lượng máy chủ và nâng tốc độ đường truyền trong mạng nội bộ. 

* Về cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao: 

Các giải pháp về tuyên truyền, phố biến, giới thiệu và cải thiện môi trường giao tiếp về dịch vụ công, quy định lưu trữ điện tử,... nêu trên sẽ góp phần cải thiện việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao. Bên cạnh đó, một số giải pháp cần áp dụng là: 

Thứ nhất, đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm bớt giấy tờ. Có thể nói rằng, khó thực hiện dịch vụ công trực tuyến, khi các thủ tục hành chính còn đòi hỏi nhiều giấy tờ kèm theo, yêu cầu văn bản có chứng thực, quy trình thủ tục còn rườm rà… Chính vì vậy, để tăng cường cung cấp dịch vụ công mức độ cao, trước hết cần phải rà soát, tinh gọn, giảm bớt hồ sơ. Khi đó, cơ quan quản lý, đối tượng quản lý dễ dàng chấp nhận, thừa nhận lẫn nhau về giá trị của văn bản, thông tin điện tử. 

Thứ hai, quán triệt và quyết tâm hành động theo quan điểm “giảm tiền kiểm, tăng hậu kiểm”. Khi vẫn còn nặng về kiểm tra yếu tố đầu vào trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, thì bắt buộc đối tượng quản lý vẫn phải trực tiếp trình báo giấy tờ, hồ sơ. Điều này gây cản trở lớn cho việc cung cấp, sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Như vậy, cần phải giảm tiền kiểm để giảm giao dịch trực tiếp, tạo điều kiện để phát triển giao dịch trực tuyến. Đồng thời CQNN cần chú trọng đến hoạt động kiểm tra, thanh tra hoạt động, điều này một mặt đảm bảo cho các đối tượng hoạt động đúng pháp luật, mặt khác tạo điều kiện thuận lợi cho việc giảm khâu tiền kiểm. 

* Về Trang/Cổng thông tin điện tử: 

Để khắc phục các hạn chế hiện nay của website đã nêu trên, cần thực hiện một số giải pháp sau: 

Thứ nhất, nâng cao năng lực đội ngũ quản trị nội dung và quản trị kỹ thuật của website. Đó là nâng cao trình độ, nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ báo chí cho đội ngũ phóng viên, biên tập viên. Giải pháp này nhằm cải thiện chất lượng thông tin, nội dung cung cấp đến công chúng đa dạng, phong phú và có có tính cập nhật hơn. 

Thứ hai, cần phải thay đổi nhận thức về vai trò của website và phải phát triển website như một kênh thông tin, tuyên truyền chính về chủ trương, chính sách quản lý nhà nước của ngành, địa phương mình; là nơi định hướng thông tin chung về lĩnh vực mà Bộ, ngành, địa phương quản lý. Điều này góp phần hạn chế những thông tin sai lệch, không chính thống trong xã hội. Đây được coi là giải pháp quan trọng cần thiết phải quan tâm thực hiện để định hướng thông tin trong bối cảnh phát triển rất mạnh của các mạng thông tin xã hội hiện nay. 

Thứ ba, phải tích hợp và duy trì các cổng giao tiếp với xã hội. Qua đó, giúp cho việc trao đổi, giao tiếp giữa các CQNN với người dân, doanh nghiệp và giữa các CQNN dễ dàng hơn, thuận tiện hơn. 

Hoàn thiện quản lý đầu tư cho CNTT 

Xây dựng các quy định, giải pháp bảo đảm quản lý đầu tư cho ứng dụng CNTT được chặt chẽ, hướng tới hiệu quả, phù hợp đặc thù của CNTT. Mức đầu tư cho ứng dụng CNTT phải đủ ngưỡng, có sự tập trung, ưu tiên và theo lộ trình rõ ràng. Tăng cường sự phối hợp với khu vực tư để triển khai Chính phủ điện tử. Triển khai đầu tư, mua sắm trang thiết bị CNTT cần phải chú trọng đến yếu tố tương thích về công nghệ và hạ tầng. Cụ thể công nghệ ứng dụng phải tương thích với hạ tầng kỹ thuật đang có; tương thích giữa các trang thiết bị CNTT. Đây là giải pháp phức tạp, nhưng thực tế chưa được chú trọng, dẫn đến nhiều xung đột xảy ra giữa công nghệ, thiết bị mới với công nghệ, thiết bị cũ, dẫn đến khai thác không hiệu quả, gây lãng phí kinh phí đầu tư.

Kết luận 

Ứng dụng CNTT hiện nay là một trong những vấn đề trọng tâm của rất nhiều quốc gia tổ chức trên thế giới. Trong thời gian tới, để đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN ở Việt Nam nói chung, và tại UBDT nói riêng, cần phải triển khai rất nhiều giải pháp. Các giải pháp đề xuất trên đây một sự tổng kết các bài học kinh nghiệm của thực tiễn, phân tích các nguyên nhân hạn chế trong việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành. Hi vọng những giải pháp này sẽ phục vụ cho việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành của UBDT cũng như là tài liệu tham chiếu cho các đơn vị khác.

Tài liệu tham khảo:

1. Quyết định 685/QĐ-UBDT năm 2018 về phê duyệt “Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan UBDT năm 2019”, Ủy ban Dân tộc.

2. Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.

3. Quyết định số 318/QĐ-UBDT ngày 21 tháng 06 năm 2016 của Bộ trưởng, chủ nhiệm UBDT phê duyệt “Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan UBDT giai đoạn 2016-2020”.

4. Quyết định số 180/QĐ-UBDT ngày 03 tháng 04 năm 2018 của Bộ trưởng, chủ nhiệm UBDT về việc công bố TTHC thuộc phạm vi chức năng quản lý của UBDT.

5. Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

6. Báo cáo: Kết quả đánh giá xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương năm 2018, Bộ Thông tin và Truyền thông.

7. Báo cáo: Kiến trúc chính phủ điện tử của Ủy ban Dân tộc phiên bản 1.0

8. Báo cáo chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam năm 2019 – Bộ Thông tin và Truyền thông.

9. Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

10. Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

11. Nghị định 13/2017/NĐ-CP ngày 10/02/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBDT.

12. Nghị định 05/2011/NĐ-CP ngày 14/01/2011 của Chính phủ về công tác dân tộc.

(Bài viết đăng ấn phẩm in Tạp chí TT&TT số 6 tháng 6 năm 2021)