Bài học mùa COVID: Thiết lập và vận hành toà soạn dã chiến trong 3 giờ

Lúc 12:30, Chánh Văn phòng Ngọc Lan báo cáo tại lầu 9 có ca F1 là nhân viên công ty. Người này có tiếp xúc với một người bạn cách đó ba nhà, và sáng nay anh bạn có kết quả dương tính. Cũng may, cơ quan Báo Pháp Luật TP.HCM không có ai F2, F3 vì hai tuần nay làm việc online hạn chế người ra vào và cả cơ quan đảm bảo 5K, không đi thang máy. Làm việc cách tầng và không tiếp xúc người ngoài.

Mấy phút sau, Tổng Biên tập báo đội khử khuẩn đang tới, chuẩn bị khử khuẩn cao ốc Hoàng Việt 2 lần/ngày trong 3 ngày. Thời gian này, không thể ra vào làm việc tại trụ sở.

12:45, Tổng Biên tập Mai Ngọc Phước họp lãnh đạo qua mạng, hỏi giờ sao? 

Thực ra trước mùa giãn cách đầu tiên vào năm trước, chúng tôi đã chuẩn bị cho tình huống cơ quan có nhiều người bị cách ly, hoặc trường hợp trụ sở bị phong toả. Trong đó có cả phương án lập toà soạn dã chiến, ở ngoài trụ sở cơ quan.

Lâu nay chúng tôi vẫn làm việc online, nhưng kíp trực báo in, phòng dựng của Ban Truyền hình thì sẽ gặp rắc rối nếu làm online. Tờ in Pháp Luật TP. HCM là nhật báo, mỗi ngày đều phát hành, giờ in và phát hành đã hợp đồng chặt chẽ với nhà in và đại lý. Chỉ cần giao file in trễ 30 phút, nhà in sẽ chuyển qua in tờ báo khác và để báo tôi xuống sau cùng, đợi đến sáng thì không kịp phát hành.

Phương án lập toà soạn dã chiến là chọn một nơi nào có đủ không gian cho nhiều người làm việc trên máy tính nối mạng. Kíp trực gồm các biên tập viên (BTV), thư ký toà  soạn (TKTS) chủ yếu ngồi nhà làm online, tại toà soạn sẽ có hoạ sĩ trình bày, nhân viên morasse, một BTV, một TKTS trực chỉ huy và một Phó Tổng Biên tập trực duyệt. 

Phương án đó có từ trước, liên tục được điều chỉnh. Nó vừa được bổ sung và Tổng Biên tập ban hành lại cách đây 4 ngày. Trong đó quy định rõ công việc từng người, từng bộ phận nếu chẳng may toà soạn bị phong toả.

Thực ra trong quá trình thảo luận, đã có thành viên tính đến phương án tạm dừng phát hành báo in và các sản phẩm truyền hình trên Internet. Nhưng sau đó Ban Biên tập quyết định dù thế nào cũng phải tính đến phương án Toà soạn báo điện tử hoạt động trơn tru, báo in và các sản phẩm truyền hình xuất bản đều đặn ngay trong tình huống xấu nhất.

Và rồi cái ngày không mong đợi đó cũng đến. Bất thình lình. 

13:00 Tổng Biên tập sau khi nghe báo cáo, quyết: lập toà soạn tại nhà Phó Tổng Biên tập Đức Hiển.

Trong khi đó Chánh Văn phòng Ngọc Lan và Trưởng phòng kinh doanh Nguyễn Thái Bình yêu cầu nhân viên mang hồ sơ, con dấu, tài liệu về làm việc tại nhà.

Phó Chánh Văn phòng Phạm Phú Vinh có 15 phút chuẩn bị. 

13:30 Đội ngũ kỹ thuật, văn phòng, lái xe di chuyển một phần thiết bị tới nhà tôi. 

Hai bạn nhân viên văn phòng nghe lệnh là xách đồ nghề và vật tư lên đường. 15 giờ, bắt đầu thiết lập hệ thống mạng với sự trợ giúp của một bạn kỹ sư máy tính. Cơ quan chỉ để lại một nhóm quản trị server. Trưởng Ban Truyền hình Đỗ Thiện báo phim trường sẽ được chuyển đến một studio đóng cửa do vắng khách mùa dịch.

16:00, hệ thống điều hành báo online và mạng xã hội được set xong. Máy in và hệ thống máy tính dựng trang báo in cũng hoàn tất, bắt đầu làm việc.

16:30, chỉ sau 3 tiếng từ khi Tổng Biên tập quyết định thành lập toà soạn dã chiến, TKTS Đinh Đức Thọ và tôi duyệt bản bon 4 trang đầu tiên. Khi chuyển tin này cho Tổng Biên tập, chúng tôi nhận được tin chúc mừng.

Ca trực đầu tiên tại toà soạn dã chiến đã diễn ra trơn tru, không có một trục trặc nhỏ nào. 24 giờ, bạn giao liên gọi về từ nhà in: đóng máy, bắt đầu in báo mình.

Sáng ra, cầm trang báo trên tay mà nhân viên bưu điện mang tới, chúng tôi có cảm xúc rất đặc biệt. Chúng tôi đã vượt qua rất nhiều những khó khăn và cản trở của hoàn cảnh lẫn sự hồ nghi tự thân để làm được điều đó!

Các bạn đồng nghiệp có thể chia sẻ được điều này: Để làm việc online thì không quá khó. Nhưng để thiết lập một toà soạn vận hành cả báo in và báo điện tử với các nền tảng mạng xã hội trong 3 tiếng thì không đơn giản. Chúng tôi sẽ không làm được nếu không có phương án tốt, quyết định nhanh và chuẩn xác và sự đồng lòng tuyệt vời!./.