Nhanh chóng chuyển đổi số: Việc đúng nên làm để sống chung với dịch

Lời toà soạn: Từ kinh nghiệm của hơn 1,5 năm điều hành doanh nghiệp với 100% nhân sự làm việc online, ông Nguyễn Thế Hùng đã đưa ra một số gợi ý cho các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp quy mô nhỏ như công ty cổ phần Phát triển nguồn mở Việt Nam (VINADES) trong việc chuyển đổi để thích nghi với trạng thái “bình thường mới”. ICTnews xin lược đăng ý kiến chia sẻ của ông Hùng như là một bài học kinh nghiệm để các doanh nghiệp tham khảo.

Chuyển đổi số để thích nghi với tình hình mới

Trước tiên, nếu mô hình kinh doanh của bạn bị ảnh hưởng lớn bởi tình trạng dịch kéo dài, cách tốt nhất là bạn nên chuyển đổi mô hình kinh doanh hoặc ngành nghề kinh doanh của mình sang mô hình/ ngành nghề mới ít bị ảnh hưởng hơn hoặc không bị ảnh hưởng.

Tôi có một số người bạn làm trong lĩnh vực du lịch (chuyên khách quốc tế Nga, Pháp), ngay từ đợt dịch giữa năm ngoái, anh này đã nhanh chóng đóng cửa công ty du lịch và chuyển hẳn sang ngành nghề xuất nhập khẩu.

So với một số người vẫn trụ lại trong ngành du lịch, rõ ràng anh bạn của tôi ít bị thiệt hại hơn nhiều. Hơn thế, thời gian vừa qua, trong khi nhiều đồng nghiệp cũ còn loay hoay để ứng phó với dịch, anh đã nhanh chóng nắm bắt được cơ hội kinh doanh mới và công việc đang dần đi vào ổn định.

Còn trong trường hợp ngành nghề của bạn ít bị ảnh hưởng, lời khuyên của tôi là hãy nhanh chóng thực hiện chuyển đổi số doanh nghiệp, tận dụng tối đa công nghệ để tổ chức làm việc từ xa, phù hợp với tình hình dịch bệnh.

Thực tế, chúng tôi có một công ty phần mềm nhỏ. Như khá nhiều công ty phần mềm khác, thời điểm trước dịch chúng tôi vẫn nghĩ rằng nhiều bộ phận của doanh nghiệp mình không thể online 100%.

Thế nhưng, do tình hình dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, công ty nhỏ của chúng tôi đã chuyển đổi số được cho chính mình khi online 100% không chừa bộ phận nào ngay từ sau tết nguyên đán 2020, khi dịch mới bắt đầu.

Giai đoạn dịch Covid-19 diễn ra cũng trở thành khoản thời gian công ty chúng tôi “xê dịch” nhiều nhất, ứng biến nhiều nhất. Không những thế, năm Covid còn là năm thú vị nhất với chúng tôi khi một loạt kỷ lục của công ty bị xô đổ: nhân sự tăng lên vượt quá con số 40, gấp đôi so với trước; doanh thu, lượng khách hàng cũng tăng cao nhất từ trước đến nay.

Rõ ràng, không phải nhờ Covid mà chúng tôi có nhiều khách hàng hơn, mà dịch bệnh đã tạo động lực để VINADES nhanh chóng chuyển đổi và thích nghi với tình hình mới, tận dụng được nhiều lợi thế trong chính nghề nghiệp của mình mà trước đây không nhận ra.

Tìm ra cơ hội kinh doanh mới giữa mùa dịch

Một doanh nghiệp khách hàng của chúng tôi là công ty quà tặng chuyên đơn hàng B2B. Trước đây, họ thường chỉ tập trung vào khối khách hàng doanh nghiệp tư nhân. Khi dịch Covid-19 bùng phát, các công ty cắt giảm các chi phí, thị trường quà tặng sụt giảm. Lãnh đạo công ty này đã nhanh chóng hướng sang thị trường nhà nước.

Vốn là doanh nghiệp có kinh nghiệm và năng lực tốt, kết hợp với việc sử dụng phần mềm hỗ trợ săn thầu, cộng thêm sự nhanh nhạy, doanh nghiệp chuyên quà tặng kể trên sau 1 năm, đã đưa doanh thu từ thị trường trong nước chiếm tới 40%, vừa đủ bù doanh thu thiếu hụt do thị trường tư nhân suy giảm.

Mặc dù dịch bệnh đang diễn ra, song thực chất nhu cầu của các doanh nghiệp, cá nhân ở nhiều mảng không những không biến mất mà còn gia tăng. Ví dụ như, nhu cầu sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý và chuyển đổi số, nhu cầu được mua sắm và giao dịch an toàn, nhu cầu sức khỏe và làm đẹp tại nhà, nhu cầu giải phóng doanh nghiệp khỏi cách thức làm việc truyền thống…

Một doanh nghiệp – công ty con của VINADES trong giai đoạn dịch bệnh, đã phát hiện ra chữ ký số để ký thuế điện tử còn có thể sử dụng để ký hợp đồng điện tử trực tiếp giữa hai công ty mà không cần qua phần mềm trung gian. Tuy nhiên, vấn đề là nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số hoặc cung cấp dịch vụ quản lý hợp đồng điện tử không muốn hỗ trợ việc này.

Phát hiện ra điểm mấu chốt trên, công ty con đã đề xuất chúng tôi thuyết phục một vài nhà cung cấp hỗ trợ ký hợp đồng điện tử trực tiếp thông qua chữ ký số mà doanh nghiệp dùng để ký thuế. Từ gợi ý đó, đã mở ra một thị trường hoàn toàn mới mà trước đây các công ty cung cấp dịch vụ chữ ký số chưa hề khai thác. Nhờ vậy, chúng tôi sắp có một business mới ra đời để hỗ trợ việc ký hợp đồng điện tử trực tiếp giữa hai doanh nghiệp.

Trên đây là một vài gợi ý và ví dụ cho các công ty công nghệ hoặc làm trong lĩnh vực khởi nghiệp đổi mới sáng tạo. Với các doanh nghiệp truyền thống, có thể sẽ có mức độ chuyển đổi khó hơn do thói quen và lối mòn. Chả phải đây là lúc để doanh nghiệp bạn thay đổi hay sao?

Để biết doanh nghiệp mình đã sử dụng hết các công cụ để sẵn sàng không bị phụ thuộc vào việc phải làm offline hay chưa, cần trả lời các câu hỏi: doanh nghiệp đã tận dụng được việc chuyển sang dùng hóa đơn điện tử hay chưa? Đã ký hợp đồng điện tử với khách hàng thay cho hợp đồng giấy chưa? Đã sử dụng các công cụ quản lý và điều hành chuyên nghiệp chưa? Hay đã sử dụng các phần mềm hỗ trợ công việc kinh doanh như CRM hay chưa?...

Và quan trọng hơn cả, các phần mềm ứng dụng trên đã mang lại hiệu quả trong công việc hoặc đáp ứng nhu cầu thích nghi của doanh nghiệp trong tình hình dịch bệnh hay chưa?

Nguyễn Thế Hùng