Chuyển đổi số trong logistics: Bài học kinh nghiệm từ Viettel Post

Chuyển dịch thành công ty công nghệ bưu chính

Năm 2017 là năm có bước phát triển mạnh của Tổng công ty Viettel Post khi mạng lưới đã không ngừng mở rộng cả trong và ngoài nước với hơn 1.000 bưu cục, gần 5.000 điểm giao dịch và đại lý thu gom trải dài tận các xã vùng cao và huyện đảo trên cả nước.

Năm 2017 là năm có bước phát triển mạnh của Tổng công ty Viettel Post khi mạng lưới đã không ngừng mở rộng cả trong và ngoài nước với hơn 1.000 bưu cục, gần 5.000 điểm giao dịch và đại lý thu gom trải dài tận các xã vùng cao và huyện đảo trên cả nước.

Bên cạnh đó, theo dự báo, ngành bưu chính, chuyển phát với tốc độ phát triển 20 - 30%/năm sẽ cán đích doanh thu 10 tỷ USD vào năm 2030. Đặc biệt, sự phát triển của thương mại điện tử với quy mô thị trường ước đạt 33 tỷ USD vào năm 2025 đang mở ra cơ hội rất lớn cho bưu chính, chuyển phát. Cơ hội đó dành cho hơn 500 doanh nghiệp (DN) trong ngành. Để chiến thắng, gia tăng thị phần, Viettel Post buộc phải đổi mới, "lột xác" và bước đầu tiên sẽ là CĐS.

Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp Viettel Post trở thành DN bán hàng số một trên nền tảng Logistics thông minh, mà hơn hết sẽ trở thành người bạn chuyển phát tin cậy, đồng hành cùng khách hàng trong kỷ nguyên số 4.0.

Trong năm 2018, nhận thấy đã đến thời điểm chín muồi, Viettel Post đã đưa ra 4 chiến lược hoạt động trong giai đoạn mới, gồm: chuyển dịch từ công ty giao nhận sang công ty bán hàng; chuyển dịch từ công ty chuyển phát sang công ty logistics; chuyển dịch thành công ty công nghệ bưu chính; chuyển dịch từ làm thuê cho các  công ty nước ngoài sang đầu tư trực tiếp ra nước ngoài để thực hiện chuyển phát quốc tế.

Để thực hiện được 4 chuyển dịch chiến lược này, Viettel Post quyết định tiến hành CĐS một cách mạnh mẽ và toàn diện. Mục tiêu của công ty là tất cả các quy trình, công đoạn trong chuyển phát đều phải được công nghệ hóa, số hóa.

Để có thể thực hiện kế hoạch CĐS trong năm 2018, Ban lãnh đạo tập đoàn Viettel cũng như Ban Tổng Giám đốc Viettel Post đã phải chuẩn bị từ trước đó rất lâu, cả về nguồn lực, nhân lực cũng như tìm hiểu về các công nghệ phù hợp.

Trên cơ sở đó, Viettel Post bắt đầu tăng tốc quá trình CĐS Logistics bằng việc cung cấp đến khách hàng đầy đủ các nền tảng: Hệ thống quản lý đơn hàng, Hệ thống quản lý kho hàng Efulfillment, Hệ thống quản lý - giám sát hành trình vận tải. Viettel Post sẽ cung cấp trọn gói dịch vụ hậu cần, hỗ trợ tối ưu cho khách hàng, khách hàng chỉ cần tập trung vào hoạt động bán hàng.

Đồng thời, để phục vụ khách hàng tốt hơn, Viettel Post đẩy mạnh số hóa mảng Logistics bằng việc đưa vào hoạt động hệ thống băng chuyền chia chọn tự động....

Đối với khâu giao hàng chặng cuối, Viettel Post đã triển khai sàn vận chuyển đa phương thức MyGo. Dựa trên mô hình kinh tế chia sẻ, kết hợp với các đối tác vận tải, MyGo cung cấp dịch vụ đa dạng, phù hợp với mọi đối tượng như gửi kiện, gửi lô, nguyên chuyến…

Ngoài nguồn lực về tài chính, công nghệ, điều Viettel Post quan tâm nhất là chuẩn bị nhân sự cho CĐS. Công ty xác định khó khăn lớn nhất của CĐS không nằm ở công nghệ mà là việc nhân sự phải thay đổi nhận thức về CĐS, bởi nếu con người không thích ứng thì không thể CĐS thành công được. Chuyển đổi số thành công không cần nhiều cơ sở vật chất, công nghệ mà phải nhanh chóng thay đổi tư duy của người lao động để đạt sự đồng thuận từ cấp lãnh đạo cao nhất đến mỗi nhân viên cấp dưới.

Mỗi cán bộ nhân viên của Viettel Post trong mô hình kinh doanh mới phải đa năng, đa góc nhìn và luôn chấp nhận thử thách. Để làm được điều này, công ty đã đẩy mạnh hoạt động đào tạo nội bộ, cũng như truyền thông luồng tư tưởng mới từ lãnh đạo đến nhân viên, tạo nên sự đồng thuận lớn cho quá trình CĐS.

Tăng trưởng doanh thu nhanh và ổn định nhờ CĐS

Trước năm 2018, để chuyển phát nhanh, khách hàng sẽ mang bưu phẩm ra bưu cục hoặc gọi qua tổng đài để nhân viên đến lấy. Quy trình được thực hiện một cách thủ công này gây ra rất nhiều bất tiện và mất thời gian cho khách hàng. Cùng với đó là việc tạo vận đơn, khách hàng sẽ phải viết tay toàn bộ, thông tin trong chứng từ không được chuẩn hóa nên việc xác minh thông tin người nhận để bưu tá giao hàng cũng gặp nhiều khó khăn.

Ngoài ra, hiệu suất khai thác hàng hóa rất thấp do chủ yếu chia chọn bằng tay, nguồn lực đảm nhận nhiệm vụ giao hàng chưa được tối ưu do không có phần mềm hệ thống để quản lý.

Nhận thức được những khó khăn đó, Viettel Post chủ động CĐS bằng việc đưa ra những sản phẩm vì khách hàng: Ứng dụng Viettel Post tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và Big data tăng tốc độ tạo đơn gấp 3 lần cùng với tính năng Chatbot xử lý khiếu nại tự động. Khách hàng cũng có thể theo dõi quá trình giao hàng, tra cứu các điểm gửi hàng của Viettel Post trên cả nước, tính cước phí chính xác…

Vấn đề tiếp theo của quy trình cũ là khai thác hàng bằng tay nên tỷ lệ sai sót rất lớn. Còn bây giờ, khi quy trình được số hoá, công nghệ sẽ kiểm soát và xác định cụ thể đường đi của bưu phẩm. Viettel Post tiếp tục đầu tư hoàn thiện Hệ thống băng chuyền chia chọn của riêng mình với công suất 36.000 bưu phẩm mỗi giờ. Nhờ băng chuyền này mà thời gian toàn trình của bưu phẩm dược rút ngắn xuống còn từ 4 - 6 giờ, giảm 86% nhân lực và 48% chi phí nhân công.

Kết quả giai đoạn 2018 - 2020 là quãng thời gian đánh dấu tốc độ tăng trưởng doanh thu nhanh và ổn định nhất của Tổng Công ty trong vòng 23 năm qua. Năm 2019, Tổng doanh thu đạt 7,811 tỷ đồng, tăng 58,7% so với năm 2018. Doanh thu 6 tháng đầu năm 2020 đạt 6.798 tỷ đồng, bằng 87% so với cả năm 2019.

Áp dụng dữ liệu lớn, AI trong CĐS

Trong quá trình CĐS, Viettel Post đã gặp những thuận lợi bao gồm, cơ sở hạ tầng với mạng lưới rộng khắp, nguồn lực sẵn sàng với hơn 2.000 bưu cục, cửa hàng; 6.000 đại lý thu gom; hơn 4.000 tuyến phát đến từng gia đình. Viettel Post hiện đang sở hữu 6 trung tâm khai thác, 1.000 kho vệ tinh tại các tỉnh thành, thường xuyên được đầu tư, nâng cấp. Tại thị trường nước ngoài, Viettel Post cũng đã đẩy mạnh mạng lưới của mình với 2 công ty thành viên: MyGo Campuchia và MyGo Myanmar. Lực lượng lao động lõi chuyên nghiệp với hơn 22.000 nhân sự, trong đó trình độ từ đại học trở lên chiếm 52%.

Tiếp theo đó, Viettel Post nhận được sự hỗ trợ rất lớn từ Tập đoàn Viettel. Được xác định là 1 trong 4 trụ cột phát triển chiến lược của Tập đoàn, những công nghệ hiện đại trong lĩnh vực viễn thông, quân sự… sẽ được Viettel Post kế thừa để ứng dụng trong ngành Logistics.

Đầu tiên là dữ liệu lớn, bao gồm kho dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau được tạo ra bởi công nghệ IoT. Kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) để xử lý kho dữ liệu Data Lake, để xuất báo cáo phân tích tự động, báo cáo định kỳ, phân tích thị trường, phân tích nhu cầu của khách hàng… để từ đó xây dựng chiến lược chuỗi cung ứng dài hạn cho Tổng công ty.

Công nghệ tiếp theo là tự động hóa kho hàng, xử lý đơn hàng sẽ thông minh hơn với các công nghệ: băng chuyền tự động, robot lấy hàng tự động, đóng gói tự động… giúp tăng năng suất xử lý, giảm thiểu sai sót.

Ngoài ra, Viettel Post còn tận dụng các công nghệ chuyển phát như sử dụng công nghệ tự hành để giao hàng chặng cuối hay máy bay giao hàng (drone), xe giao hàng tự hành…

Cuối cùng, là một DN quân đội – văn hóa quản trị của Viettel Post với truyền thống và cách làm của người lính - tinh thần kỷ luật, phát huy tập thể, không sợ khó, không sợ khổ. Bộ máy quản trị đạt sự đồng lòng từ cấp cao nhất đến cấp dưới.

Tuy nhiên, Viettel Post cũng gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình CĐS. Tại thời điểm bắt đầu triển khai, mức độ ứng dụng CNTT tại Viettel Post vẫn còn thấp, chưa đồng bộ, vẫn còn nhiều công đoạn xử lý thủ công cần phải số hóa: xuất dữ liệu để làm báo cáo tự động, cảnh báo tự động các KPI điều hành…

Cùng với đó là việc thay đổi nhận thức về CĐS đối với nhân sự, bởi nếu con người không thay đổi để thích ứng thì không thể chuyển đổi số thành công được. Theo đó, cán bộ nhân viên phải chủ động nhận thức được lợi ích của CĐS dưới góc độ mỗi cá nhân thì cả tập thể mới có thể CĐS được.

Tư duy người lao động là chìa khoá thành công cho CĐS

Thực hiện sứ mệnh "Đi sâu hơn, đi xa hơn để con người gần nhau hơn", cán bộ, nhân viên Viettel Post đã in dấu chân trên khắp 63 tỉnh, thành phố trong cả nước với hơn 2.300 bưu cục và cửa hàng, hơn 6.000 đại lý thu gom, hơn 4.000 tuyến phát...

Với tầm nhìn trở thành công ty Logistics số 1 tại Việt Nam dựa trên nền tảng công nghệ cao vào năm 2025, sau 2 năm triển khai CĐS, Viettel Post đã đảm bảo tiến độ triển khai theo đúng kế hoạch thông qua việc tin học hóa và cơ giới hóa với 30 dự án công nghệ, xây dựng hệ sinh thái công nghệ cung cấp cho khách hàng những công cụ quản lý bán hàng tập trung, kết nối đa kênh, tương tác nhiều chiều, thực sự hữu ích và giải quyết hàng loạt vấn đề gặp phải trong kinh doanh và bán hàng.

Trong quá trình CĐS, Viettel Post phát hiện ra rằng con người mới là trung tâm, quy trình là linh hồn, còn thiết bị, máy móc chỉ là thứ hỗ trợ cho việc thực hiện quy trình đó tốt hơn. Để CĐS thành công thì tư duy người lao động là chìa khóa. Trên cơ sở đó, công ty tiếp tục thực hiện chuyển dịch chiến lược là chuyển toàn bộ nhân viên giao nhận thành nhân viên bán hàng.

Ở đây, công ty cũng thấy rằng, cách mạng công nghệ phải xoay trục quanh yếu tố con người, không thể tách rời yếu tố con người được. Chuyển từ 0.4 sang 4.0 phải giải quyết được bài toán con người: "Công nghệ giúp cuộc sống tốt đẹp hơn chứ không phải lấy đi sự tốt đẹp của cuộc sống".

Đồng thời, CĐS là một quá trình tương đối lâu dài, đòi hỏi phải có sự kiên trì, đồng thuận từ cấp lãnh đạo cao nhất đến mỗi nhân viên cấp dưới.

Năm 2020 là năm thứ 2 liên tiếp Viettel Post dẫn đầu trong tốp các công ty logistics uy tín nhóm ngành chuyển phát Việt Nam và cũng là lần thứ 4 Viettel Post được vinh danh Thương hiệu Quốc gia. Các sản phẩm công nghệ khác như ứng dụng chuyển phát ViettelPost, giải pháp bán hàng đa kênh ViettelSale, sàn vận tải đa phương thức MyGo, nền tảng công nghệ TMĐT Vỏ sò... cũng lần lượt được ra đời bởi chính người Viettel Post và vinh dự nhận được giải thưởng Make in Vietnam và các giải thưởng CĐS uy tín trong nước.

Trongnhữnggiaiđoạntiếptheo,đểđạtnhữngkếtquảđángkhíchlệhơn,quanđiểmcủaViettelPostlàtiếptụchướngtớilàmchủcôngnghệ.Tuynhiên,làmchủkhôngcónghĩatạoracôngnghệmàlàđưaragiảipháp,môhìnhứngdụngcôngnghệđóđểgiảiquyếtvấnđềcủadoanhnghiệp,củađấtnước.

Phạm Đức Dũng