Làm việc trong tương lai - cơ hội, thách thức và điều chưa thể dự đoán

Báo cáo Chỉ số Xu hướng Công việc thứ hai của chúng tôi đã đi tìm lời giải cho câu hỏi này bằng cách kết hợp những thông tin chuyên sâu từ 3 nguồn: bản chất của xu hướng sử dụng các công cụ làm việc từ xa của Microsoft; các phát hiện từ cuộc khảo sát của Harris Poll với sự tham gia của 2.000 nhân viên làm việc từ xa ở 6 quốc gia¹; và kết luận từ hơn 30 dự án nghiên cứu của Microsoft với mục tiêu tìm hiểu trải nghiệm của những người làm việc từ xa ngày nay thông qua hình thức: khảo sát, phỏng vấn, nghiên cứu nhật ký, nhóm tập trung và nghiên cứu về não người.

Mục tiêu của chúng tôi đối với nghiên cứu này là khám phá cả những khía cạnh lợi ích lẫn khó khăn của làm việc từ xa nhằm đẩy nhanh việc phát triển sản phẩm ở các mảng phù hợp; đồng thời, dự đoán những thay đổi của công việc trong tương lai và giúp khách hàng thành công trong thế giới mới này.

Đối tượng phản ánh trong dữ liệu này là người lao động tri thức tại các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn, không bao gồm toàn bộ lực lượng lao động.

Sóng não tiết lộ cảm giác mệt mỏi khi họp từ xa là có thật Một vấn đề thường được nhắc đến khi sử dụng phương thức làm việc từ xa là mọi người có thể cảm thấy khó khăn hoặc mệt mỏi hơn khi làm việc nhóm từ xa, so với gặp mặt trực tiếp. Các nhà nghiên cứu từ Phòng thí nghiệm Nhân tố Con người gần đây đã tìm hiểu hiện tượng này. Làm việc từ xa và các cuộc họp video có thực sự khiến bộ não của chúng ta phải hoạt động vất vả hơn phương thức trực tiếp không? Khoa học não bộ cho thấy câu trả lời là: 'Có'.

Con người gặp nhiều khó khăn hơn khi làm việc nhóm từ xa, nhưng quá trình quay trở lại làm việc trực tiếp cũng chẳng dễ dàng. Tại Phòng thí nghiệm Nhân tố Con người, nơi chúng tôi nghiên cứu cách con người tương tác với công nghệ, các nhà khoa học đã thực hiện một thử nghiệm nhằm so sánh hoạt động của não bộ khi cộng tác từ xa thông qua màn hình máy tính so với cộng tác trực tiếp. 

Nghiên cứu này là một phần trong dự án nghiên cứu trải nghiệm làm việc từ xa tại Microsoft, đã được tiến hành từ trước khi đại dịch COVID bùng phát. Các nhà khoa học yêu cầu 13 nhóm, mỗi nhóm gồm hai người cùng nhau hoàn thành các nhiệm vụ tương tự thông qua hai phương thức làm việc: từ xa và trực tiếp. Các đối tượng nghiên cứu đeo một thiết bị điện não đồ để theo dõi những thay đổi trong sóng não. Kết quả cho thấy việc cộng tác từ xa gây ra nhiều khó khăn hơn về mặt tinh thần so với hợp tác trực tiếp. 

Cụ thể, các mẫu sóng não liên quan đến căng thẳng và làm việc quá sức khi cộng tác từ xa cao hơn nhiều so với khi cộng tác trực tiếp. Nhưng họ cũng phát hiện ra một điều bất ngờ: Nếu ở lần thử nghiệm đầu tiên, cặp đôi làm việc với nhau theo phương thức từ xa, thì khi chuyển sang làm việc trực tiếp ở lần thử nghiệm sau đó, sóng não cho thấy họ sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Có vẻ như kết nối xã hội và các chiến lược làm việc được tạo ra khi làm việc trực tiếp có thể được chuyển đổi sang bối cảnh làm việc từ xa, nhưng lại không đúng với chiều ngược lại. 

Nghiên cứu này giúp chúng tôi rút ra hai bài học quan trọng. Trong một thế giới mà tất cả đang dần chuyển sang phương thức làm việc từ xa, mọi người nhận thấy việc cộng tác từ xa tạo ra nhiều áp lực hơn về mặt tinh thần. Tuy nhiên, khi đại dịch được kiểm soát và mọi người quay trở lại làm việc trực tiếp thường xuyên hơn, họ có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với thời điểm trước COVID-19.

Cáccuộchọpvideogâyramệtmỏi

Một nghiên cứu thứ hai cho thấy rằng các điểm đánh dấu sóng não liên quan đến làm việc quá sức và căng thẳng cao hơn đáng kể khi người tham gia thử nghiệm họp video so với khi họ làm các công việc khác như viết email. Hơn nữa, do cường độ tập trung cao, cảm giác mệt mỏi sẽ xảy ra sau 30 - 40 phút tham gia cuộc họp. Với những ngày làm việc kín lịch họp video, căng thẳng sẽ bắt đầu xuất hiện sau hai giờ làm việc. Nghiên cứu cũng chỉ ra một số yếu tố dẫn đến cảm giác mệt mỏi khi họp: phải tập trung vào màn hình liên tục để trích xuất thông tin liên quan và duy trì sự tương tác; có ít các tín hiệu phi ngôn ngữ giúp hiểu được cảm xúc mọi người tham gia hoặc nhận biết đến phiên ai nói; và chia sẻ màn hình và hầu như không nhìn thấy những người mà mình đang tương tác.

Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi khuyên mọi người nên nghỉ giải lao thường xuyên sau mỗi hai giờ làm việc để nạp năng lượng cho não bộ, giới hạn các cuộc họp trong vòng 30 phút hoặc ngắt các cuộc họp dài bằng các quãng nghỉ ngắn khi có thể.

Nhằm góp phần giải quyết các vấn đề kể trên thông qua công nghệ, chúng tôi đã cho ra mắt một chuỗi các cập nhật cho Teams, được thiết kế nhằm tạo ra kết nối thật hơn với những người bạn đang làm việc cùng và giảm bớt mệt mỏi trong mỗi cuộc họp - hai trong số đó là Together mode và Dynamic view. Together mode là một tùy chọn mới trong ứng dụng họp trực tuyến Teams. Sử dụng công nghệ AI phân khúc để đặt người tham gia vào một nền ảo chung, chế độ xem này sẽ tạo cảm giác như mọi người đang ngồi trong cùng một căn phòng. Điều này sẽ làm giảm khả năng phân tán tư tưởng, giúp người tham gia dễ dàng tiếp nhận các tín hiệu phi ngôn ngữ và mang lại cảm giác tự nhiên hơn khi trò chuyện qua lại. Tính năng này rất phù hợp cho những cuộc họp lên ý tưởng hay thảo luận bàn tròn có nhiều người tham gia. 

Nghiên cứu ban đầu² sử dụng cảm biến sinh học đo lường hoạt động của não cho thấy hoạt động của não bớt căng thẳng hơn khi tham gia cuộc họp ở Together mode so với chế độ xem dạng lưới. Điều này cho thấy Together mode có thể giúp giảm bớt cảm giác mệt mỏi mà một số nhân viên từ xa đang gặp phải.

Dynamic view - Chúng tôi cũng đã nỗ lực để cải thiện chế độ xem truyền thống của Teams sao cho các cuộc họp có tính tương tác cao hơn. Nhờ AI, các cuộc họp sẽ không ngừng được tối ưu hóa trong việc hiển thị nội dung được chia sẻ và hình ảnh của các người dùng khác. Người dùng có thể cá nhân hóa chế độ xem để phù hợp với sở thích và nhu cầu của mình, chẳng hạn như hiển thị song song nội dung được chia sẻ và hình ảnh những người cùng tham gia, hoặc thu nhỏ nội dung chia sẻ để nhìn được nhiều người hơn.

Các phát hiện khác

Đại dịch sẽ có ảnh hưởng lâu dài đến công việc

Một trong những chủ đề nhất quán nhất xuyên suốt tất cả các nghiên cứu của chúng tôi là: hoàn cảnh đặc biệt hiện nay đã làm mờ đi ranh giới giữa công việc và cuộc sống - điều này có thể làm giảm đi sự nhộn nhịp của nơi làm việc mãi mãi.

Hơn một nửa số người tham gia khảo sát đã làm cha/mẹ (54%) cho biết thật khó để cân bằng nhu cầu gia đình khi làm việc tại nhà. Thế hệ Millennials cũng như thế hệ mới gia nhập lực lượng lao động - thế hệ Z - có lẽ cảm nhận được gánh nặng này rõ ràng nhất. Nguyên nhân có thể là do nhóm tuổi này đang phải chăm sóc con nhỏ hoặc chia sẻ không gian làm việc với bạn cùng phòng trong khi có một công việc toàn thời gian.

"Việc tìm kiếm không gian riêng thật khó khi có 4 người ở chung một nhà." - Người lao động tri thức

Mặc dù nhu cầu cân bằng giữa chăm sóc con nhỏ với làm việc từ xa có thể chỉ là tạm thời, nhưng nó có thể thay đổi cách chúng ta nhìn nhận đồng nghiệp về lâu dài. 62% người tham gia khảo sát cho biết họ cảm thấy đồng cảm hơn với đồng nghiệp khi họ hiểu về hoàn cảnh gia đình của đồng nghiệp. Cảm nhận này đặc biệt phổ biến ở Trung Quốc và Mexico, với lần lượt 91% và 65% những người tham gia khảo sát ở hai quốc gia này cảm thấy như vậy.

"Chúng tôi đã học cách chấp nhận lối sống làm việc tại nhà. Công ty mà tôi đang làm việc cho phép nhân viên dành thời gian trong ngày làm việc để lo cho con cái và hoàn thành công việc sau đó. Tôi cảm thấy nhẹ nhõm khi công ty mình hiểu được những ảnh hưởng đến công việc khi con cái ở nhà" - Nhân viên thông tin

Trong một số trường hợp, việc chuyển sang làm việc từ xa cũng thu hút được sự đóng góp của đông đảo nhân viên hơn. Hơn một nửa (52%) nhân viên tham gia khảo sát cảm thấy họ được đánh giá cao hơn hoặc có tiếng nói hơn trong các cuộc họp bởi vì tất cả người tham gia đều ở trong cùng một phòng ảo. Người lao động tri thức tại Trung Quốc (65%) và Đức (57%) cảm nhận được điều này rõ rệt hơn. Chúng tôi cũng thấy rằng nhắn tin trong khi họp đã trở thành một kênh chia sẻ quan điểm phổ biến hơn. Cụ thể, số lượng tin nhắn Teams đã tăng hơn 10 lần từ ngày 1 tháng 3 đến ngày 1 tháng 6.

"Giờ đây, tất cả mọi người đều ở trong không gian làm việc của Teams, tất cả chúng ta đều bình đẳng như nhau." - Người lao động tri thức

"Những người tham gia cuộc họp từ xa giờ không còn vô hình nữa"! - Người lao động tri thức

Giờ làm việc điển hình từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều sẽ không còn được áp dụng

Trong báo cáo mới đây, chúng tôi nhận thấy trong vòng từ ngày 1 đến 31 tháng 3, thời gian trung bình giữa lần sử dụng Teams đầu tiên và lần sử dụng Teams cuối cùng của khách hàng đã tăng hơn một giờ. Cũng thông qua báo cáo này, chúng tôi muốn tìm lời giải cho câu hỏi - liệu giờ làm việc điển hình từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều và 5 ngày trong tuần cóbiến mấtkhông? Dữ liệu cho câu trả lời là "Có". Mọi người thường làmviệc trên Teams các buổi sáng và buổi tối, và cả vào cuối tuần. Số tin nhắn trao đổi trong Teams ngoài giờ làm việc điển hình - từ 8-9 giờ sáng đến 6-8 giờ tối - tăng nhanh hơn các khung giờ khác trong ngày - từ 15% đến 23%. Tỉ lệ làm việc vào cuối tuần cũng tăng đột biến. Số tin nhắn trao đổi trong Teams vào Thứ Bảy và Chủ Nhật đã tăng hơn 200%.

"Nếu chúng tôi có lịch làm việc linh hoạt hơn, chúng tôi có thể làm việc hiệu quả hơn. Tôi có thể nghỉ giải lao và không cảm thấy tội lỗi về điều đó". - Người lao động tri thức

"Giờ làm việc của tôi dài hơn… Thực tế là chúng tôi cũng đã từng làm việc từ xa trước đây, nhưng bây giờ laptop theo chúng tôi cả khi ở trong bếp và mọi người cần cập nhật thông tin nhanh chóng". - Người lao động tri thức

Đểgiúp khách hàng quản lý thời gian tốt hơn trong môi trường mới này, chúng tôi đã cho ra mắt các tính năng hữu ích trong Teams như tính năng trạng thái tập trung - cho phép đồng nghiệp biết rằng bạn đang cần dành thời gian cho một công việc quan trọng. Bạn cũng có thể thiết lập giờ im lặng và ngày im lặng để tắt thông báo trong Teams khi bạn muốn. 

Trongvàituầntới,chúngtôisẽgiớithiệutínhnăngReflectmessagingextensiontrongTeams,cungcấpchocánbộquảnlýmộtkênhđểnghechiasẻcủanhânviênvềcácchủđềnhưcânbằnggiữacôngviệcvàcuộcsống.Chúngtôicungcấpnhữnglờihỏithămgợiý,cóthểchỉnhsửa,trảidàitrêncácchủđềkhácnhauvàđượcthiếtkếnhằmđánhgiásứckhỏetinhthầncủamọingười.Bạncóthểthiếtlậphiểnthịcâutrảlờicôngkhaichonhómhoặcẩndanh.

Chúng tôi xác định sự hòa trộn giữa công việc và cuộc sống ngày nay là một xu hướng lâu dài và công nghệ có nhiệm vụ giúp giảm bớt một số thách thức đi kèm với xu hướng này. Chúng tôi sẽ tiếp tục cho ra mắt những cải tiến trong các mảng như phân tích tổ chức và sức khỏe của nhân viên trong tương lai gần.

VănphònglàmviệcvậtlýsẽvẫnđượcduytrìtrongtươnglaiNhiềungườilaođộngtrênkhắpthếgiớiđãlàmviệctừxatrong4thángvừaqua,hoặcítnhấtlàtrongnửathờigianlàmviệc.Khicácnhómlàmviệcđãbắtđầuđiềuchỉnhđểlàmquenvớithựctếmớinày,nhiềungườiđangtựhỏi-liệutrongtươnglaicácvănphòngvậtlýcóbiếnmấtkhông? Nghiêncứucủachúngtôichỉrarằngcôngviệctrongtươnglaicóthểsẽlàsựkết hợp linh hoạt giữa hợp tác trực tiếp và từ xa.

Vídụ,82%cánbộquảnlýthamgiakhảosátmongmuốnsauđạidịchsẽcónhữngchínhsáchlàmviệctạinhàlinhhoạthơn.Ởphạmvirộnghơn,71%nhânviênvàcánbộquảnlýchobiếthọmongmuốntiếptụclàmviệctạinhàbánthờigian.Chúngtôicũngnhậnđượcnhữngýkiếntươngtựkhiphỏngvấncácnhómtậptrung.

"Ngàytrước,nếunhưsếpcủabạnkhôngnghìnthấybạn,tứclàbạnđangkhônglàmviệc…Cònhiệntại,miễnlàbạncóthểhoànthànhcôngviệc,thìviệcbạnđangởđâukhôngquantrọng."-Lãnhđạodoanhnghiệp.

Tuynhiên,nghiêncứucủachúngtôicũngpháthiệnramộtsốvấnđềliênquanđếnlàmviệctạinhà.Gần60%đápviênkhôngcòncảmthấykếtnốivớiđồngnghiệpnhưtrướckểtừkhilàmviệctừxathườngxuyên.TạiTrungQuốc,consốnàylêntới70%.

Ngoàira,chỉ35%đápviêntrongmộtnghiêncứu3củachúngtôicóphònglàmviệctạinhà.Vàchỉ5%đápviêntrongcuộcthămdòýkiếncủaHarrisPollhiệnsốngmộtmình.Vìvậy,khôngcógìngạcnhiênkhisựphântántưtưởng,cácvấnđềvềkếtnốivàthiếumôitrườnglàmviệctiệníchlànhữngkhókhănhàngđầukhilàmviệctừxamàchúngtôiđãghinhậnđượctrongsuốtquátrìnhthựchiệnnghiêncứu.Điềunàychothấyrằngmặcdùlàmviệctừxalàxuhướngtrongtươnglai,nhưngvănphòngvậtlý–nơimanglạinhữnglợiíchnhưkhônggianlàmviệckếtnối,tiệníchcũngnhưcơhộikếtnốixãhộivàgắnkếtnhóm-cóthểsẽvẫnlàmộtphầnkhôngthểthaythế.

"Khilàmviệcởnhà,tôingồiởbànăn.Cònkhilàmviệctạivănphòng,tôicómộtbànphím,haimànhìnhvàmộtchiếcghếthoảimái".– Ngườilaođộngtrithức.

"VìcónhiềungườicùnglàmviệctừxatrongkhunhànêntôigặpvấnđềvớimạngWi-Fi."-Ngườilaođộngtrithức.

Kếtluận

Nhìnchung,sựchuyểndịchsanglàmviệctừxatrêntoàncầuđãmangđếncảcơhộivàtháchthứcchotươnglaicủalựclượnglaođộngchúngta.Ởmặttíchcực,việclàmviệcvàhọctậptạinhàcùngcácthànhviêntronggiađìnhđãkhơigợisựđồngcảmgiữacácđồngnghiệpvàthayđổinhậnthứccủacảngườiquảnlýlẫnnhânviênvềkhảnănghoànthànhcôngviệctừxa.Bêncạnhđó,mọingườicũngcảmthấyđónggópcủamìnhđượcnhìnnhậnrõhơnkhilàmviệctừxa.

Ngược lại, ở mặt thách thức, làm việc từ xa có thể kéo theo các vấn đề như: thời gian làm việc kéo dài, mệt mỏi sau những cuộc họp và thiếu đi kết nối cá nhân như trò chuyện, tãn gẫu trực tiếp ở văn phòng – yếu tố gắn kết mọi người và giúp hoạt động nhóm trở nên hiệu quả hơn. Và việc thiếu đi không gian làm việc kết nối và tiện nghi vẫn là một thách thức về năng suất đối với hầu hết chúng ta.

Microsoft có một vị thế đặc biệt để giúp khách hàng tận dụng tối đa các cơ hội đồng thời giải quyết các thách thức của xu hướng làm việc mới này. Hy vọng các bạn sẽ nhận ra rằng: khi cách thức làm việc thay đổi, các công cụ của chúng tôi cũng vậy, và rằng khi tất cả chúng ta phải bắt kịp sự thay đổi nhanh chóng chưa từng có tiền lệ của thời đại, chúng tôi vẫn trung thành sứ mệnh của mình là giúp mọi cá nhân và mọi tổ chức trên hành tinh đạt được nhiều hơn.

1. Cuộc thăm dò ý kiến Harris Poll do Microsoft ủy quyền được thực hiện từ ngày 26 đến 30 tháng 5 - 2020 với sự tham gia 2.285 người trưởng thành từ 18 tuổi trở lên hiện đang làm việc từ xa tại Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Đức, Ý, Mexico và Trung Quốc. 

2. Nghiên cứu sử dụng phương pháp theo dõi điện não đồ (EEG) do Microsoft thực hiện vào tháng 6 - 2020 nhằm so sánh hoạt động của não khi chuyển đổi có hệ thống giữa hai chế độ xem cuộc họp trong Microsoft Teams: Together mode và chế độ xem dạng lưới. Hình ảnh thể hiện hoạt động trung bình của não của các đối tượng nghiên cứu. Mã màu thể hiện tổng lượng năng lượng thoát ra từ các sóng não khác nhau.

3. Một nghiên cứu đang được thực hiện bởi Microsoft cho thấy trong quá trình sàng lọc, 35,3% lao động tri thức toàn thời gian (N = 570) làm việc từ xa trong một văn phòng chuyên dụng tại nhà.

Jared Spataro