10 điều giúp doanh nghiệp “giảm đau”, sống khỏe trước mọi “cơn bão”
Đời sống xã hội - Ngày đăng : 10:03, 07/05/2020
Trần Đăng Nam
- Nhà đồng sáng lập/ Chủ tịch/ Tổng giám đốc Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo (Dolphin Sea Air Services Corp)
- Phó Chủ tịch, Trưởng ban XTTM Hiệp hội doanh nghiệp trẻ Hà Nội
- Cựu sinh viên Khóa 9 Chương trình thạc sĩ MBA Cấp cao, Đại học Hawaii tại Hà Nội (VEMBA 9 Hà Nội)
Bài viết dưới đây chia sẻ góc nhìn của ông Trần Đăng Nam, doanh nhân đã có gần 20 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế. Ngoài Dolphin Sea Air, ông Nam còn đồng sở hữu các
công ty logistics tại Vietnam, Cambodia, Myanmar, Thailand, China, Taiwan, Australia, Korea, India với doanh thu hợp nhất các công ty đạt trên 2500 tỷ đồng.
"Dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao." Điều 233 Luật thương mại Việt Nam.
Công Ty Giao Nhận Vận Tải (Freight Forwarder/Forwarder) là bên trung gian, nhận vận chuyển hàng của chủ hàng, hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ (consolidation) thành những lô hàng lớn hơn sau đó thuê lại các bên vận tải (hãng tàu, hãng hàng không) vận chuyển từ điểm xuất tới địa điểm nhận có thể là trong nước hoặc quốc tế.
Các Công ty có nhu cầu vận chuyển hàng hóa sử dụng Forwarder sẽ giúp giảm chi phí, vì họ sẽ tìm tuyến đường vận chuyển tốt nhất, phương thức và hãng vận tải phù hợp nhất. Đặc biệt với những lô hàng nhỏ, lẻ, Forwarder cũng có thể đóng ghép để vận chuyển, nhờ vậy mà tiết giảm chi phí cho từng chủ hàng riêng lẻ.
Ngoài ra, Forwarder còn cung cấp dịch vụ Thông quan - Forwarder có thể thay chủ hàng hoàn tất hồ sơ thông quan và nộp thuế xuất nhập khẩu. Những vấn đề liên quan đến chứng từ - chẳng hạn như vận đơn (B/L), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép xuất nhập khẩu…
Ngày nay, dưới sự tác động của toàn cầu hóa hoạt động xuất-nhập khẩu trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết, theo đó nhu cầu vận chuyển hàng hóa cũng liên tục tăng. Xét về yếu tố xu hướng, dịch vụ Logistics nói chung và Forwarding nói riêng đang ngày càng phát triển và nằm trong top 10 ngành hot nhất Việt Nam hiện nay.
Bên cạnh những cơ hội kinh doanh có thể dễ dàng dàng nhận thấy là những thách thức và rủi ro tiềm ẩn cả trong nội tại doanh nghiệp lẫn áp lực cạnh tranh và biến động trên thị trường.
Các Công ty có quy mô nhỏ mọc lên như nấm và lại biến mất như nấm lụi sau mưa, dễ thành lập và cũng dễ giải thể. Lý do một phần vì chiến thuật sinh tồn thời vụ, manh mún khi thành lập doanh nghiệp chỉ để phục vụ cho một vài mối hàng nào đó.
Một phần vì tầm nhìn ngắn hạn, cạnh tranh bằng giá và thiếu nguồn lực để đi được đường dài hay chính trong nội bộ doanh nghiệp không kiên định với mục tiêu chung, bị hấp dẫn bởi lợi ích trước mắt mà tự tan đàn xẻ nghé với tư duy muốn được làm chủ sở hữu.
Đối với các doanh nghiệp lớn, hoạt động lâu năm và có uy tín nhất định trên thị trường hoặc họ đủ tiềm lực để bao sân, cung cấp dịch vụ trọn gói hay dành được sự hợp tác độc quyền trong một số khía cạnh nhất định; hoặc họ tìm được thị trường ngách, có tầm nhìn dài hạn, chiến thuật ứng biến linh hoạt với sự thay đổi trên thị trường.
Trong suốt quá trình phát triển doanh nghiệp của mình, tôi đã không ít lần chới với trước những khủng hoảng cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Gần đây nhất là ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ đến hoạt động vận chuyển hàng hóa khi nhiều nước trên thế giới thực hiện cách ly xã hội, hạn chế triệt để (nhưng không hoàn toàn) việc giao thương cả đường biển và đường hàng không.
Nhờ bề dày kinh nghiệm cũng như tinh thần chiến binh luôn biến thách thức thành cơ hội, chúng tôi may mắn đứng vững trong thời gian cả nước thực hiện "cách ly xã hội". Từ trải nghiệm thực tế đã giúp Công ty tôi và toàn thể CBNV an toàn vượt qua giai đoạn khó khăn, tôi đúc kết lại những yếu tố cần chú ý như sau:
Thứ nhất, luôn coi trọng yếu tố "con người phù hợp" là tài sản quí giá nhất của doanh nghiệp để có những chính sách tốt về nhân sự, đảm bảo môi trường làm việc trong sạch nhất quán đề cao tinh thần đồng đội, tinh thần chiến binh trong mọi hoàn cảnh, đề ra các biện pháp phòng chống dịch nhanh chóng đảm bảo sức khoẻ cho CBNV và thích ứng linh hoạt được ưu tiên hàng đầu.
Ví dụ: nhân sự làm việc tại nhà và chia tách ở các hub khác nhau, chế độ làm việc chia ca nhưng vẫn đảm bảo dịch vụ, và chúng tôi đã đảm bảo trả lương đầy đủ 100%...
Thứ hai, Ban Lãnh đạo Công ty cần thích ứng với sự thay đổi của thị trường, bên cạnh việc cập nhật thông tin cần có kế hoạch dự phòng cho tình huống xấu nhất; việc dự đoán các mức độ rủi ro và các phương án 2, 3, 4 cần chuẩn bị sẵng sàng để khi thực tế xảy ra doanh nghiệp không bị động và gây hoang mang nội bộ.
Thứ ba, đánh giá và phân cấp mức độ ưu tiên đối với sản phẩm/dịch vụ, công việc, con người, cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, các mối quan hệ… Tôi gọi chung là "Tài sản" của doanh nghiệp để biết rõ khi cần cắt giảm thì cắt cái gì trước, cái gì sau.
Thứ tư, quản lý dòng tiền sát sao hơn và luôn có quỹ dự phòng, trong tình huống không thể bảo toàn lực lượng thì ít nhất cũng đủ khả năng giữ lại những tài sản tối thiểu để duy trì sự sống cho Doanh nghiệp.
Thứ năm, cắt giảm các chi phí không cần thiết nhưng vẫn ưu tiên đầu tư ứng dụng công nghệ và phát triển các hoạt động online để lan toả phương thức làm việc mới trong toàn công ty. Chúng tôi thực hiện đàm phán giảm tiền thuê mặt bằng, giãn nộp các loại thuế…., nâng cấp hệ thống phần mềm họp trực tuyến, sales/marketing online, đầu tư nhiều hơn vào phần mềm quản trị đang vận hành hiện nay, đầu tư thêm mảng e-learning/ chăm sóc khách hang….
Thứ sáu, tiếp tục tấn công và luôn mở rộng cơ hội kinh doanh mới vì trong nguy luôn có cơ, cho dù một số sản phẩm/dịch vụ đã tồn tại lâu đời và làm nên thương hiệu của Doanh nghiệp trên thị trường, thì ít nhiều cần đầu tư thêm một vài hoạt động mới, tạo ra nhiều sân chơi mới.
Đôi khi những dịch vụ/ thị trường nhỏ và mới lại là cứu cánh của doanh nghiệp khi sản phẩm/dịch vụ chủ chốt bị đóng băng. Trong thời gian này, công ty đã phát triển mạnh giao nhận vận chuyển các mặt hàng y tế, food grade, bán hàng/ giao hàng online, tấn công mạnh hơn các thị trường ít ảnh hưởng Covid-19 ….
Thứ bảy, đẩy mạnh công tác truyền thông thúc đẩy tinh thần mạnh mẽ và chiến binh, tinh thần chia sẻ, truyền lửa tạo niềm tin để toàn thể CBNV tập trung làm việc ít nhất gấp 200% so với trước dịch bệnh. Chúng tôi liên tục đưa ra các thông điệp nội bộ, tâm thư từ lãnh đạo, truyền thông liên tục về làm thế nào để tồn tại, tiêu diệt tinh thần tiêu cực/sợ hãi...
Thứ tám, cần có mạng lưới mối quan hệ xuất sắc để được kết nối, chia sẻ và học hỏi. Là phó chủ tịch Hội Doanh Nghiệp Trẻ Hà Nội (HanoiBA) và là cựu sinh viên của Chương trình MBA Cấp cao – Đại học Hawaii (VEMBA) đã giúp tôi có mạng lưới quan hệ rộng khắp, giúp Dolphin liên tục học hỏi, vượt qua khó khăn và tìm được các cơ hội mới.
Cuối cùng, xây dựng Văn hóa doanh nghiệp càng sớm càng tốt. Trời càng tối thì càng dễ dàng tìm thấy tia sáng, trong thách thức càng có nhiều cơ hội. Để có thể biến nguy thành cơ được hay không phụ thuộc phần lớn vào Văn hóa doanh nghiệp. Nếu một tổ chức có Văn hóa làm việc linh hoạt, sáng tạo, năng động, cởi mở… hay đơn giản là đoàn kết, tuân thủ, tiết kiệm… thì việc thích nghi với sự thay đổi và nhanh chóng tìm ra con đường mới là hoàn toàn khả thi.
Khả năng quản trị rủi ro là một năng lực quan trọng không chỉ với người đứng đầu doanh nghiệp mà với tất cả các cấp quản lý, thậm chí với từng CBNV. Trong thời kỳ biến động, nó không chỉ giúp doanh nghiệp trụ vững trên thị trường mà còn có thể phát triển đột phá, còn trong thời kỳ bình ổn, nó sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sự lãng phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
