Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets
Xu hướng - Dự báo - Ngày đăng : 19:10, 26/11/2018
Cách tạo danh sách thả xuống
Danh sách thả xuống là cách tuyệt vời để đảm bảo dữ liệu mọi người nhập vào biểu mẫu, ứng dụng hoặc bảng tính của bạn chính xác như những gì bạn mong đợi. Nó cũng cung cấp cách thức nhanh hơn để mọi người nhập dữ liệu đó vì họ đang chọn từ danh sách được định cấu hình trước mà bạn đã cung cấp.
Điều đầu tiên bạn cần làm là mở tệp Google Sheets của bạn và chọn (các) ô mà bạn muốn sử dụng danh sách thả xuống.
Tiếp theo, mở menu “Dữ liệu” và chọn lệnh “Xác thực dữ liệu”.
Từ menu thả xuống “Tiêu chí”, chọn “Danh sách từ một phạm vi” hoặc “Danh sách các mục”.
- Danh sách từ một phạm vi: Một danh sách gồm các giá trị đã được chọn từ các ô khác trong cùng một trang hoặc một trang tính khác. Ví dụ, nếu bạn muốn sử dụng các giá trị trong các ô B1-B9 trên trang 2, bạn hãy nhập Sheet2! B1: B9 để có dữ liệu chứa trong những ô này xuất hiện trong danh sách thả xuống hoặc bằng cách chọn bất kỳ ô nào từ trang tính của bạn đang làm việc trực tiếp.
- Danh sách các mục: Là danh sách các mục dữ liệu được xác định trước. Đây có thể là văn bản hoặc số và bạn sẽ nhập từng giá trị cho chúng, tách chúng bằng dấu phẩy (và không có dấu cách). Tùy chọn này không cho phép bạn chèn dữ liệu trực tiếp từ các ô khác.
Ở đây, chúng tôi đang sử dụng tùy chọn “Danh sách các mục” và cung cấp một số lựa chọn số.
Sau khi bạn đã nhập dữ liệu bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống, hãy đảm bảo bạn đã bật tùy chọn “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô” hoặc các giá trị khác sẽ không xuất hiện trong các ô được chọn.
Bạn cũng có thể chọn điều gì xảy ra khi ai đó cố nhập giá trị không có trong danh sách. Tùy chọn “Hiển thị cảnh báo” cho phép họ nhập dữ liệu không hợp lệ, nhưng đánh dấu nó trong trang tính (chúng tôi sẽ hướng dẫn cách này sau). Tùy chọn “Từ chối đầu vào” ngăn họ nhập bất kỳ dữ liệu gì không có trong danh sách của bạn.
Và cuối cùng, bạn có thể bật tùy chọn “Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực” để cung cấp cho mọi người một số dấu hiệu về những gì họ có thể chọn trong các ô. Sau khi lựa chọn tùy chọn phù hợp, hãy nhập bất kỳ hướng dẫn nào bạn muốn.
Tiếp tục và nhấp vào “Lưu” khi bạn hoàn tất.
Cách sử dụng danh sách thả xuống mới của bạn
Khi bạn hoàn tất, bất kỳ ai sử dụng trang tính đều có thể nhấp vào mũi tên thả xuống trong các ô đó và chọn giá trị từ danh sách.
Nếu bạn đã chọn tùy chọn “Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực”, văn bản đó sẽ xuất hiện bất cứ khi nào cho bất kỳ ai chọn một trong các ô được xác thực.
Nếu ai đó nhập vào một giá trị không khớp với một cái gì đó trong danh sách và bạn đã bật tùy chọn “Hiển thị cảnh báo”, dữ liệu không hợp lệ được đánh dấu trong ô.
Hãy di chuột qua nó cho thấy lý do tại sao nó được đánh dấu.
Thay vào đó, nếu bạn chọn tùy chọn “Từ chối đầu vào”, mọi người sẽ nhận được cảnh báo như thế này khi họ cố gắng nhập bất kỳ nội dung nào không có trong danh sách của bạn.
Nếu bạn cần xóa hoặc sửa đổi bất kỳ mục nào trong danh sách thả xuống, hãy quay lại Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu để chỉnh sửa bất kỳ mục nào từ danh sách bạn đã tạo. Việc xóa danh sách hoàn toàn dễ dàng như việc nhấp vào nút “Xóa Xác thực” nằm ở dưới cùng.
