Dung lượng email trong Outlook
Diễn đàn - Ngày đăng : 16:33, 23/10/2018
Thông tin dưới đây áp dụng cho các phiên bản Outlook từ 2013-2019, bao gồm Outlook 365 và chỉ áp dụng nếu bạn đang kết nối với máy chủ Microsoft Exchange, Hotmail hoặc Outlook.com. Nếu bạn kết nối với một dịch vụ khác, như Gmail hoặc máy chủ thư cá nhân, bạn có thể định cấu hình các tùy chọn này, nhưng Outlook sẽ bỏ qua chúng.
Tại sao Outlook không hiển thị tất cả email?
Khi cài đặt Microsoft Office sẽ kiểm tra ổ đĩa của bạn để đảm bảo bạn có đủ dung lượng để cài đặt tất cả các ứng dụng. Nó cũng kiểm tra để đặt giới hạn email được tải trong trong Outlook.
Nếu dung lượng ổ đĩa ít hơn hoặc bằng 32 GB: Outlook lưu email trong một tháng.
Từ 32 đến 64 GB: Outlook lưu email trong ba tháng.
Bằng hoặc lớn hơn 64 GB: Outlook lưu email trong 12 tháng.
Microsoft thực hiện điều này vì email cũng chiế chiếm dung lượng ổ đĩa của bạn và nếu bạn chỉ có một đĩa cứng nhỏ, có thể bạn sẽ không muốn lưu những email đã gửi từ hai năm trước. Outlook vẫn tải xuống tất cả các cuộc hẹn, danh sách liên hệ, công việc và mọi thứ khác trên lịch của bạn. Giới hạn chỉ ảnh hưởng đến thư của bạn (và nguồn cấp dữ liệu RSS của bạn).
Nếu tài khoản thư của bạn sử dụng máy chủ Microsoft Exchange (như Hotmail, Microsoft Live, O365 hoặc nhiều hệ thống thư của công ty), thì thông số này sẽ xác định lượng thư được tải xuống máy tính của bạn. Nếu bạn đang sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ thư khác, như Google hoặc Yahoo, Outlook bỏ qua thông số này và tải xuống tất cả thư của bạn.
Tin vui là thư của bạn không đi đâu cả; nó vẫn còn trên máy chủ email của bạn. Bạn có thể truy cập thư của mình bất kỳ lúc nào (miễn là bạn có quyền truy cập internet) hoặc thông qua Outlook hoặc, tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn, thông qua giao diện web.
Để xem thư của bạn trong Outlook, hãy kéo xuống cuối thư mục. Nếu có nhiều email hơn trên máy chủ email, bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết.
Nhấn “Click here to view more on Microsoft Exchange” và Outlook sẽ tải xuống phần còn lại email của bạn xuống máy tính của bạn. Đảm bảo dung lượng của ổ đĩa để tải email.
Nếu bạn có Office 365, bạn cũng có thể truy cập email của mình thông qua ứng dụng web Outlook. Vì ứng dụng web về cơ bản chỉ là một cửa sổ trong Exchange Server, nên nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các email của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook tại cơ quan, người hỗ trợ CNTT của bạn sẽ có thể giúp bạn truy cập vào ứng dụng web Outlook. Nếu bạn đang ở nhà, hãy truy cập Office.com và đăng nhập tại đó. Bạn có thể truy cập Outlook — và mọi ứng dụng web khác mà bạn có quyền truy cập — sau khi bạn đã đăng nhập.
Có thể thay đổi giá trị mặc định không?
Có, bạn có thể. Trong Outlook, hãy chuyển đến File> Account Settings sau đó chọn “Account Settings” từ thanh cuộn.
Trong cửa sổ Cài đặt tài khoản, chọn tài khoản mà bạn muốn thay đổi mặc định (có thể bạn chỉ có một tài khoản) và sau đó nhấp vào nút “Thay đổi”.
Trong cửa sổ Thay đổi tài khoản mở ra, bạn sẽ thấy rằng "Sử dụng Chế độ trao đổi bộ nhớ cache" được bật. Bạn phải bật tùy chọn này, nếu không, sẽ không có thư nào được tải xuống máy tính của bạn. Di chuyển thanh trượt “Mail to keep” sang khoảng thời gian bạn muốn.
Các tùy chọn lưu giữ email là:
• Ba ngày
• Một tuần
• Ba tuần
• Mot thang
• Ba tháng
• Sáu tháng
• Một năm
• Hai năm
• Năm năm
• Tất cả
Lưu ý: Các tùy chọn ba ngày, một tuần và hai tuần không khả dụng trong Office 2013, nhưng chúng có trong các phiên bản sau này.
Chọn “Tất cả” nếu bạn muốn Outlook tải tất cả thư của bạn xuống máy tính hoặc chọn bất kỳ giá trị nào phù hợp với bạn. (Nếu bạn không thể thay đổi thanh trượt thì quản trị viên của bạn có thể đã đặt giá trị này một cách có chủ ý và không cho bạn thay đổi nó.)
Khi bạn đã thực hiện lựa chọn của mình, hãy nhấp vào “Tiếp theo” và Outlook thông báo cần khởi động lại máy tính.
Nhấp vào “OK”, đóng cửa sổ Cài đặt tài khoản, sau đó khởi động lại Outlook. Tùy thuộc vào số lượng thư cần tải xuống, Outlook có thể mất chút thời gian để cập nhật từng thư mục. Bạn sẽ thấy một thông báo ở cuối Outlook khi nó tải thư xuống từng thư mục.
