Các nhà quản lý dự án CNTT: tư duy phải thay đổi

Cách tiếp cận CNTT với chi phí hợp lý

Chỉ cần chắc chắn rằng chúng ta đang nói về cùng một điều: Một dự án là một tập hợp các nhiệm vụ liên quan đến nhiều cá nhân và tổ chức để cung cấp những sản phẩm hữu hình trong một khoảng thời gian quy định.

Để cải thiện bất kỳ chức năng kinh doanh nào, bao gồm cả việc quản lý dự án, bạn cần phải biết "cải thiện" có nghĩa là gì. Bạn phải xếp hạng sáu tham số sau đây theo thứ tự quan trọng: chi phí cố định, chi phí gia tăng, chu kỳ, số lượng vật liệu được đưa vào quá trình, chất lượng (không có khiếm khuyết), và điểm nổi bật (trong bối cảnh này là tính linh hoạt và khả năng thích ứng).

Theo truyền thống, các dự án CNTT nhấn mạnh chi phí gia tăng, chi phí cố định, và chất lượng. Nói cách khác, là duy trì chi phí trên một đơn vị công việc thấp, duy trì chi phí quản lý dự án thấp.

Dự án: Các tác nhân của sự thay đổi

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, công việc cũng được chia thành bốn loại:

·Các hoạt động, quan tâm đến những thứ tạo ra tiền cho công ty.

·Hỗ trợ, bao gồm tất cả mọi thứ cần thiết để các hoạt động có thể thực hiện công việc của mình

·Sự thay đổi gia tăng (hay còn gọi là cải tiến), cho phép các công ty cải thiện những gì đang làm.

·Các dự án, cho phép các tổ chức có thể làm một cái gì đó mà không có khả năng làm trước đây.

Nếu chúng ta sống trong một thế giới chưa từng có bất kỳ sự thay đổi nào thì các dự án sẽ không cần thiết - chúng sẽ là bất hợp pháp. Khi có một dự án thành công thì sẽ có một cái gì đó mới được tạo ra, và thế giới không giống nhau.

Tuy nhiên, trái đất luôn thay đổi xung quanh chúng ta. Nếu một doanh nghiệp không thể duy trì thì hậu quả là không thể tránh khỏi.

Vòng lặp OODA: chiến tranh quân sự của doanh nghiệp

Đối với các nhà lãnh đạo, OODA là viết tắt của "quan sát, định hướng, quyết định, hành động". Đó là một vòng lặp bởi vì sau khi bạn hành động, bạn sẽ tiếp tục phải quan sát một lần nữa, vì hai lý do: Đầu tiên, để biết bạn có đạt được kết quả mong đợi từ các hành động của bạn hay không, và nếu không thì bạn sẽ biết cần phải cải thiện cái gì khi đưa ra các quyết định trong tương lai. Thứ hai, nếu bạn không quan sát, bạn không thể định hướng và sẽ không có biết rõ về hoàn cảnh hiện tại của bạn để sử dụng cho quyết định tiếp theo của bạn.

Trong hầu hết các cuộc cạnh tranh, doanh nghiệp có các vòng lặp OODA nhanh nhất sẽ thắng bởi vì những doanh nghiệp chậm hơn sẽ đưa ra các hành động không phù hợp với hoàn cảnh hiện nay (các bước quan sát, định hướng, và quyết định trước đó là để đưa ra hành động phù hợp với hoàn cảnh trước đó, không phải hiện nay).

Khi phần "hành động" của các vòng lặp OODA có dạng là một dự án thì nó luôn luôn là bước chậm. Vì vậy, để tăng tốc độ cho vòng lặp OODA của bạn, bạn phải hoàn thành dự án nhanh hơn. Chuyển “thời gian chu kỳ” lên đầu danh sách ưu tiên để tối ưu hóa quản lý dự án.

Trong vòng OODA "hành động" không phải lúc nào cũng đủ đơn giản được hài lòng bởi một dự án. Điều này hàm ý là: Ngoài việc hoàn thành các dự án một cách nhanh chóng, CNTT và các bộ phận khác của doanh nghiệp còn phải tăng tổng công suất cho các dự án. Nói cách khác, chúng ta cần tăng thêm nhiều hơn số lượng vật liệu được đưa vào quá trình.

Người ta cho rằng mục đích của việc thực hiện dự án là để tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng của doanh nghiệp, còn điểm nổi trội, thời gian chu kỳ và số lượng vật liệu được đưa vào quá trình được coi như là tham số thứ ba mà quản lý dự án cần được tối ưu hóa.

Quản lý dự án thế hệ tiếp theo

Khi nói đến việc quản lý dự án để giúp doanh nghiệp tăng cạnh tranh, các tiêu chí xác định "tốt" được đưa lên hàng đầu. Chúng ta đã di chuyển từ một thế giới mà trong đó chi phí và chất lượng được coi là những vấn đế quan trọng nhất thành một thế giới mà chúng (chi phí và chất lượng) bị đẩy xuống sau các yếu tố khác.

Không phải là chúng không quan trọng - chúng vẫn còn quan trọng.Chỉ đơn giản là chúng không quan trọng như tốc độ, công suất, và tính linh hoạt.

Minh Phượng