E-learning: Lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp thời khủng hoảng

Những thập kỷ trước, khi công nghệ được cải tiến, thói quen của người mua thay đổi, nhiều doanh nghiệp hướng tới những mô hình kinh doanh vượt khỏi biên giới quốc gia. Có rất nhiều yếu tố của công nghệ đem đến những thay đổi này. Tuy nhiên, phải thừa nhận rằng, đào tạo trực tuyến (e-learning) có sức ảnh hưởng mạnh mẽ hơn cả. Từ năm 1998, e-learning đã đóng vai trò thúc đẩy kinh doanh và giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với thời cuộc. Ngày nay, e-learning trở thành nền tảng - nơi diễn ra các hoạt động đào tạo của doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý học tập (LMS) với mục tiêu trao đổi kiến thức, giải pháp đào tạo hiệu quả với nguồn kinh phí eo hẹp, lưu trữ thông tin và là kênh trao đổi thông tin nội bộ.

Khách hàng là đối tượng quyết định sự thành công hay thất bại của bất cứ doanh nghiệp nào, doanh nghiệp chỉ có thể thành công khi biết cách làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế, khách hàng luôn có xu hướng cắt giảm tối đa chi phí, thị trường bị thu hẹp, thêm vào đó là sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ càng đòi hỏi doanh nghiệp cần phải nâng cao hơn nữa khả năng cạnh tranh của mình. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, không có cách gì khác ngoài tăng cường năng lực và qua đó nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ để phục vụ khách hàng tốt hơn. Một trong những biện pháp để nâng cao năng lực cho cán bộ, nhân viên chính là thông qua công tác đào tạo. Đào tạo là một trong những chìa khóa để nâng cao năng suất và chất lượng lao động và cũng là một khâu quan trọng trong quá trình nghiên cứu, phát triển và triển khai sản phẩm mới tới khách hàng.

Tuy nhiên, điều khó khăn đối với doanh nghiệp trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế chính là vấn đề kinh phí dành cho hoạt động đào tạo. Lúc này bài toán có vẻ như sẽ quay về bài toán "con gà - quả trứng". Vậy làm thế nào để vừa đào tạo được nhân viên tốt hơn mà mức đầu tư vẫn nằm trong khả năng tài chính của doanh nghiệp? Đối với những doanh nghiệp lớn, có mạng lưới trải rộng trên nhiều vùng địa lý thì kinh phí cho hoạt động đào tạo lại càng lớn.

Theo một thống kê của Mỹ, kinh phí đào tạo trung bình của doanh nghiệp Mỹ là 1.400 USD/người/năm. Trong đó, 40% chi phí dành cho hoạt động đi lại và ăn ở của nhân viên. Còn tại Việt Nam, chi phí vé máy bay và tàu xe đi lại cho nhân viên cũng chiếm một mức tỷ lệ khá lớn, thậm chí có nhiều trường hợp còn lớn hơn chi phí cơ bản của một khóa học.

Ngoài ra, năng suất lao động của cán bộ, nhân viên cũng bị ảnh hưởng trong quá trình tham gia các khóa đào tạo do vấn đề sắp xếp thời gian và nguồn lực khác cho công việc.

Trước vấn đề trên, e-learning đang là một phương thức đào tạo được nhiều doanh nghiệp quan tâm và triển khai. Trên thực tế, e-learning đã xuất hiện và phát triển ở Việt Nam hàng chục năm nay nhưng chỉ đến những năm gần đây thì sự quan tâm của các doanh nghiệp mới thực sự đi vào chiều sâu và được nhìn nhận là một phương thức đào tạo phù hợp. Bên cạnh những ngân hàng và tập đoàn đa quốc gia, nhiều tập đoàn và tổng công ty lớn của Việt Nam đã và đang đầu tư nhiều nguồn lực cho hoạt động e-learning và đã có những thành công bước đầu quan trọng. Theo một báo cáo của certifyme. net thì Việt Nam là một trong hai thị trường cùng với Malaysia có tốc độ phát triển cao nhất thế giới trong những năm qua bởi vì lợi ích từ e-learning rất lớn, giúp doanh nghiệp giải quyết được nhiều vấn đề.

ƯU ĐIỂM CỦA E-LEARNING CHO DOANH NGHIỆP

Tối giản chi phí

Giảm được chi phí đi lại, ăn ở của nhân viên giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí cho đào tạo mà vẫn có nhiều hoạt động đào tạo hiệu quả. Cũng theo một thống kê từ certifyme.net, doanh nghiệp có cơ hội tiết kiệm từ 50-70% chi phí đào tạo thông qua e-learning. Các khóa đào tạo e-learning giúp rút ngắn thời gian học xuống từ 25-60% so với lớp học truyền thống.

Ernst & Young đã cắt giảm chi phí cho đào tạo xuống còn 35% trong đó vẫn tiếp tục củng cố tính nhất quán của các chương trình đào tạo so với trước đây và khả năng mở rộng, nâng cao. Theo đó, Ernst & Young đã thay đổi 2.900 giờ học trực tiếp thành 700 giờ học trên nền tảng web, 200 giờ học từ xa và 500 giờ học trực tiếp tương đương với cắt giảm khoảng 52% chi phí. Năm 2009, chuỗi cửa hàng McDonald ở Anh tuyên bố giảm được gần 50% chi phí đào tạo, tương đương 1 triệu USD từ khi chuyển sang hình thức e-learning.

Cải thiện hiệu suất học tập và hiệu quả

Năng suất lao động và doanh thu ổn định, ít bị ảnh hưởng khi cán bộ, nhân viên tham gia khóa học vì e-learning giúp tận dụng tối đa thời gian của người dạy và người học. Điều này giúp đào tạo trực tuyến không ảnh hưởng nhiều tới năng suất lao động của nhân viên (vừa học vừa làm). Các báo cáo do Brandon Hall thực hiện chỉ ra rằng, một khóa học e-learning giúp tiết kiệm từ 35-45% thời gian học tập. Nghiên cứu tại nhiều doanh nghiệp chẩu Âu cho thấy 30.000 giờ học truyền thống có thể chuyển đổi thành không đầy 700 giờ học trực tuyến. Tại Việt Nam, năm 2012, một ngẩn hàng lớn đã thực hiện khóa đào tạo Tẩn tuyển (nhẩn viên mới) cho gần 1.000 cán bộ nhẩn viên trên toàn hệ thống trong vòng 2 tháng. Với số lượng học viên lớn như vậy, để thực hiện đào tạo truyền thống có hiệu quả với nguồn giảng viên nội bộ eo hẹp mất tối thiểu 1 năm, chưa kể đến chi phí và thời gian đi lại giữa các địa bàn.

Ngoài ra, áp dụng e-learning giúp tăng hiệu quả đầu tư của công ty cho hoạt động đào tạo do kế thừa và sử dụng bài giảng/khóa học được nhiều lần. Theo thời gian, những tài liệu đào tạo này sẽ là một kho kiến thức khổng lồ về ngành nghề của công ty.

Thống nhất trong nội dung đào tạo

Thông tin và kiến thức được phổ biến một cách nhất quán, toàn diện trên toàn hệ thống và rút ngắn độ trễ về thời gian của thông tin; trao cơ hội được đào tạo, nẩng cao năng lực đồng đều và nhiều hơn tới người lao động. Theo thống kê của Viện Nghiên cứu Kinh doanh Quốc gia Mỹ, có 23% lao động rời bỏ công việc của mình vì ở cương vị đó họ không được tạo cơ hội phát triển và đào tạo. Để nhẩn tài nghỉ việc sang công ty khác (đặc biệt nếu là đối thủ cạnh tranh) cũng có nghĩa là doanh nghiệp đang lãng phí thời gian và tiền bạc.

Cơ hội toàn cầu hóa

Trong khi e-learning đang phát triển như vũ bão tại thị trường chẩu Âu và Mỹ, chiếm tới 70% thị phần, thì chẩu Á lại đang có những bước đi đầu tiên vững chắc. E-learning sẽ là cầu nối cho doanh nghiệp vươn ra thị trường quốc tế, mở ra nhiều cơ hội hợp tác mới mẻ, tiềm năng và luôn giữ cho doanh nghiệp không bị tụt hậu.

Học trên môi trường di động (Mobile Learning)

Ngày nay, nhờ có sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, e-learning được đa dạng hóa dưới nhiều hình thức nhằm mục tiêu cuối cùng là phục vụ người học và khách hàng tốt nhất. Một trong những hình thức phổ biến, tiện lợi, tiết kiệm chi phí và hiệu quả là Mobile Learning (M-learning) - học tập thông qua các thiết bị di động như điện thoại thông minh, máy tính bảng... M-learning ra đời như một phần tất yếu của cuộc cách mạng đào tạo trong và ngoài doanh nghiệp.

MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC CỦA E-LEARNING TẠI DOANH NGHIỆP

Xây dựng cổng kiểm tra trực tuyến trong tuyển dụng

Mục tiêu của hệ thống kiểm tra trực tuyến là hỗ trợ hoạt động kiểm tra tuyển dụng và đánh giá năng lực nhân sự, ứng dụng các bài kiểm tra nhằm:

-Tăng hiệu quả và chất lượng tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp.

-Giảm sức ép về thời gian cho các bên liên quan (công ty, nhân sự).

-Đánh giá, so sánh kết quả sau mỗi lần kiểm tra.

-Có số liệu trực quan và chính xác, nhanh chóng.

-Dễ dàng tổng hợp và phân tích số liệu.

McDonald mới chỉ áp dụng hệ thống tuyển dụng trực tuyến năm 2006 lấy tên là Metime cho chuỗi 730 cửa hàng trên lãnh thổ Úc. Cổng trực tuyến cung cấp một giải pháp đầu cuối trong tuyển dụng bao gồm nộp hồ sơ ứng tuyển, đánh giá kiến thức trực tuyến và quyết định ứng viên nào được tham dự phỏng vấn trực tiếp. Công ty TNHH SGS Việt Nam thuộc Tập đoàn SGS - một tổ chức hàng đầu thế giới trong lĩnh vực giám định, thử nghiệm và thẩm tra cũng là một trong số những đơn vị sớm ứng dụng e-learning không chỉ trong tuyển dụng, sàng lọc, đánh giá nhân sự ngay từ ban đầu thông qua cổng kiểm tra trực tuyến.

Xây dựng quy trình quản lý nội bộ

Áp dụng e-learning trong quy trình quản lý nội bộ sẽ giúp:

-Minh bạch hóa các quy trình quản lý thông qua các tài liệu quản lý được công khai.

-Rành mạch trong việc phân bổ trách nhiệm và vai trò của các cá nhân trong tổ chức.

-Áp dụng dễ dàng các công cụ cải tiến trong việc tiếp nhận quy trình cho công việc hàng ngày.

-Rút ngắn thời gian làm quen với công việc.

E-learning cho khách hàng và đối tác

Nhiều tổ chức/doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng e-learning cho chính khách hàng của mình. Một nhà bán lẻ có thể tạo ra cổng đào tạo với các khóa học miễn phí dành cho khách hàng của họ hoặc đó là kênh thông tin hai chiều về các ý tưởng nhà cung cấp muốn cải tiến. Việc này thu hút khách hàng vào website và giữ chân họ. Các công ty như Barnes & Noble, Dell hay Starbucks đều nhận ra rằng việc lồng ghép các giá trị thương mại và đào tạo giúp tạo dựng lòng tin vào thương hiệu, nâng cao sự trung thành của khách hàng và từ đó đẩy mạnh doanh thu.

Áp dụng e-learning cho các đối tác của doanh nghiệp cũng tương tự như với khách hàng. Một ví dụ điển hình là cổng kết nối trực tuyến dành cho đối tác của Cisco. Giải pháp này cung cấp giấy chứng nhận, phòng thí nghiệm thực hành, đào tạo sản phẩm mới, đào tạo bán hàng và tài liệu tham khảo cho các nhà phân phối của Cisco.

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG PHÙ HỢP

E-learning đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có mạng lưới rộng lớn và nhu cầu phổ cập kiến thức, tiêu chuẩn hoặc thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng, đồng nhất và rộng khắp. Rõ ràng với những lợi ích trên đây, doanh nghiệp vẫn có nhiều hoạt động đào tạo phong phú mà chi phí đào tạo không tăng, thậm chí là giảm đáng kể so với đào tạo trực tiếp.

Tuy nhiên, e-learning cũng không phải hoàn toàn chỉ có ưu điểm. Đã có nhiều trường hợp thất bại cay đắng không chỉ ở Việt Nam mà cả những tên tuổi lớn trên thế giới như đại học Columbia (đầu tư 15 triệu USD cho chương trình e-learning). Lý do cho thất bại trên là do quá tập trung vào giải pháp công nghệ, trong khi bản chất "online training“ vẫn phải là công tác đào tạo. Ngoài ra quá trình triển khai còn vấp phải sự "phản đối“ của đội ngũ giáo viên do xung đột về mặt lợi ích: (1) sợ mất việc làm; (2) chính sách thu nhập từ giảng online chưa tương xứng hoặc hơn so với giảng dạy trực tiếp.

Xây dựng một chương trình phù hợp, có chiến lược và kế hoạch bài bản là điều vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới thành công của chương trình trong đó lựa chọn nội dung và tính chất khóa học để đưa vào đào tạo trực tuyến cũng là một vấn đề cần suy nghĩ và tính toán cẩn thận để hiệu quả đầu tư được cao nhất.

Tài liệu tham khảo

[1].White paper: Organizational benefits of e-leaming, epiclearninggroup.com.
[2].Đồ họa thông tin E-learning statistic for 2013, certifyme. net.
[3].www.kineo.com;http://elearningindustry.com;
[4].Cắm nang e-Leaming 2010-2012, Công ty CP Đào tạo Quản lý Trục tuyến OMT.

Lê Duy Long

(TCTTTT Kỳ 2/2/2014)