4 Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng chính sách sử dụng mạng xã hội

Đối với nhiều tổ chức, mạng xã hội (MXH) là "con dao hai lưỡi": một mặt, MXH hỗ trợ việc quảng bá cho tổ chức; nhưng mặt khác, MXH có thể hủy hoại danh tiếng của tổ chức một cách nhanh chóng nếu sử dụng không đúng cách. Để khai thác khía cạnh tích cực của MXH, đồng thời hạn chế nguy cơ ảnh hưởng tiêu cực, các tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng và ban hành chính sách sử dụng MXH áp dụng cho các nhân viên.

Do đặc thù ngành nghề và uy tín thương hiệu khác nhau nên chính sách sử dụng MXH của các tổ chức, doanh nghiệp không hoàn toàn giống nhau, nhưng những nguyên tắc cơ bản thì không đổi. Bài báo trình bày những nguyên tắc cơ bản cần lưu ý khi xây dựng chính sách sử dụng MXH cho mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

1.GẮN KẾT CHẶT CHẼ VỚI NÉT VĂN HÓA CỦA TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP

Mục đích của bất kỳ chính sách sử dụng MXH nào cũng là phải tập trung phản ánh những giá trị độc đáo, nét văn hóa và lý tưởng của tổ chức, doanh nghiệp đó. Trước khi trở thành "đại sứ" thương hiệu online cho tổ chức, mỗi nhân viên cần hiểu rõ những nội dung quan trọng cần nhấn mạnh cũng như cách thể hiện thái độ phản ánh nét văn hóa riêng của tổ chức.

Ví dụ, IBM hiểu rằng, công ty muốn thu hút những nhân sự có nhiều đam mê với các ý tưởng và có bản chất chia sẻ thông tin. Tuy nhiên, việc chia sẻ công khai những tri thức riêng của công ty có thể mang lại nhiều nguy cơ. IBM nhận thấy, việc cấm những hoạt động như vậy sẽ dập tắt hoàn toàn tiềm năng của nhân viên và chính sách đó đương nhiên trái ngược với bản chất nhân viên của IBM.

Dưới đây là một câu trích dẫn từ chính sách sử dụng MXH của IBM:

"Thông qua những tương tác [online] này, nguồn tài sản lớn nhất của IBM - tri thức chuyên môn của nhân viên IBM - có thể chia sẻ với khách hàng, cổ đông và các cộng đồng, noi mà IBM có hoạt động ở đó".

Chỉ với một câu ngắn gọn, IBM vừa thiết lập được vị thế của một tổ chức đánh giá cao giá trị những ý tưởng của nhân viên, vừa khuyến khích họ chia sẻ những ý tưởng này. Nhân viên IBM cảm nhận rằng, công ty tin tưởng vào đánh giá của nhân viên và muốn khuyến khích họ chia sẻ online trong khi tự đánh giá đúng mức độ có thể chia sẻ.

Từ ví dụ trên, khi xây dựng chính sách sử dụng MXH, cần tập trung vào nét văn hóa độc đáo của doanh nghiệp trước khi viết những nội dung hướng dẫn cụ thể bắt buộc nhân viên tuân thủ. 

2.KHÔNG ĐÁNH GIÁ THẤP GIÁ TRỊ CỦA CẢM NHẬN THÔNG THƯỜNG

Bạn sẽ không thuê một nhân viên nếu bạn không tin rằng nhân viên đó có năng lực đánh giá tốt. Do đó, giả sử nếu bạn yêu cầu nhân viên tự đánh giá những chia sẻ online của cá nhân mình thì họ sẽ tuân thủ. Nhưng chắc chắn rằng, với sự đa dạng không giới hạn của những tương tác online, bạn sẽ không thể dự đoán trước được mọi điều mà nhân viên của mình cần phải tránh khi online.

Đương nhiên là công ty phải đưa ra những hướng dẫn cụ thể về những nội dung rõ ràng bị cấm chia sẻ (ví dụ, thông tin bí mật thương mại, bí quyết công nghệ...) nhưng cũng cần hiểu rằng, chỉ đơn giản yêu cầu nhân viên sử dụng cảm nhận thông thường để đánh giá nội dung trước khi chia sẻ online đã có thể ngăn ngừa được nhiều hành động sai lầm.

Điều này đặc biệt đúng nếu bạn tuân theo lời khuyên đầu tiên và làm cho những giá trị của công ty mong muốn thể hiện online được rõ ràng. Hãy làm rõ những gì công ty mong muốn ở nhân viên khi họ tham gia MXH. Thậm chí bạn có thể làm rõ hơn nữa bằng cách cung cấp một số mẫu hoặc ví dụ về những nội dung tốt đăng tải online.

Khi truyền đạt được thông điệp rằng, công ty tin tưởng vào năng lực tự đánh giá của nhân viên và cho họ "không gian“ đủ rộng để chia sẻ, họ sẽ không có cảm giác bị bắt buộc phải tuân thủ và tự nâng cao trách nhiệm cá nhân khi đại diện cho công ty trên môi trường online.

Coca-Cola đưa ra lời khuyên rất súc tích và hiệu quả: "Khi cảm thấy băn khoăn, bạn hãy đừng đăng tải" [3],

3.KHÔNG NGĂN CẢN SỬ DỤNG MXH

Điều này dường như hiển nhiên, nhưng có rất nhiều chính sách sử dụng MXH đã được viết theo cách cố tình ngăn cản nhân viên sử dụng MXH. Chính sách có thể hạn chế việc sử dụng MXH trong một số trường hợp nhất định, nhưng cần tránh sử dụng ngôn từ gây cảm giác tiêu cực và nặng tính cấm đoán.

Nếu nhân viên cảm thấy việc sử dụng MXH có thể đe dọa đến công việc của mình thì họ sẽ không sử dụng và có lẽ không bao giờ thể hiện là đại diện cho thương hiệu của công ty nữa. Thậm chí đã xuất hiện từ lóng ám chỉ mất việc làm chỉ vì sai lầm khi sử dụng MXH.

Vấn đề là, khi sử dụng đúng, MXH có thể đóng góp nhiều giá trị cho công ty của bạn. Như đã đề cập ở trên, công ty IBM hiểu rõ những giá trị của MXH mang lại cho mình nên đã viết chính sách sử dụng MXH theo cách vừa làm rõ những nguyên tắc vừa không sử dụng những ngôn từ hăm dọa hay độc đoán.

Khi truyền thông cho nhân viên biết công ty tin tưởng năng lực tự đánh giá của họ và không cấm đoán quá ngặt nghèo, bạn có thể ngăn được những hành động sử dụng MXH sai lầm và khuyến khích cách dùng MXH hiệu quả.

4.TRUYỀN THÔNG ĐƠN GIẢN VÀ DỄ NHỚ

Cho dù chính sách sử dụng MXH phải tuân thủ luật lao động và làm rõ danh sách chấp nhận những kênh truyền thông online, cần cố gắng tránh những quy định cứng nhắc, thường gây trở ngại cho giao tiếp trong công ty. Nhân viên đọc chính sách cần thấy ngắn gọn và dễ hiểu. Thông thường, họ chỉ đọc chính sách một lần nhưng sau đó phải tuân thủ trong suốt thời gian làm việc với công ty.

Lấy ví dụ từ Wal-Mart, chính sách sử dụng MXH của công ty dễ đọc và dễ nhớ, áp dụng rộng rãi cho nhiều đối tượng liên quan, kể cả đối với nhân viên cấp cao [4]. Một chính sách dễ đọc sẽ khiến cho nhân viên có phản ứng tích cực và dễ nhớ để luôn thực hiện theo đúng chính sách yêu cầu.

LỜI KẾT

Có thể thấy rằng, trong tất cả những hướng dẫn sử dụng MXH, người viết chính sách sử dụng mạng xã hội không chỉ liệt kê những việc "được làm“ và "không được làm“, mà cần quan tâm sâu sắc đến nhân viên và tổ chức của mình. Những chính sách hiệu quả nhất không áp đặt những hạn chế khắt khe nhất hay những văn bản được in đẹp đẽ mà là những quy định phù hợp nhất với văn hóa hiện tại của tổ chức, được truyền thông rõ ràng và dễ hiểu để nhân viên có thể thực hiện ngay, thậm chí không cần phải suy nghĩ đến lần thứ hai.

Tài liệu tham khảo

[1].http://thenextweb.com/socialmedia/2014/09/20/ practical-guide-writing-effective-social-media-policy.
[2].http://www.ibm.com/blogs/zz/en/guidelines.html.
[3].http://www.coca-colacompany.com/stories/online-social- media

Hà Phương

(TCTTTT Kỳ 1/10/2014)