Cách để tăng tốc chuyển đổi số

Chuyển đổi số - Ngày đăng : 16:59, 16/03/2023

Dưới đây là cách các nhà lãnh đạo CNTT (CIO) đang xem xét lại các chiến lược và quy trình để hợp lý hóa chuyển đổi số (CĐS) giúp đạt được thành công nhanh hơn.
Chuyển đổi số

Cách để tăng tốc chuyển đổi số

Tuấn Trần {Ngày xuất bản}

Dưới đây là cách các nhà lãnh đạo CNTT (CIO) đang xem xét lại các chiến lược và quy trình để hợp lý hóa chuyển đổi số (CĐS) giúp đạt được thành công nhanh hơn.

Nỗ lực thúc đẩy các dịch vụ và điểm tiếp xúc kỹ thuật số trong thời kỳ đại dịch đã chứng minh rằng quá trình chuyển đổi có thể diễn ra nhanh chóng hơn.

Điều đó đã để lại di sản dài lâu: Ngay cả khi đại dịch qua đi, các giám đốc điều hành (CEO) doanh nghiệp (DN) vẫn tiếp tục mong đợi các CIO và bộ phận CNTT cung cấp các khả năng biến đổi với tốc độ nhanh hơn.

Một nghiên cứu gần đây từ công ty nghiên cứu Gartner cho thấy, phần lớn các CEO (59%) cho rằng các sáng kiến ​​kỹ thuật số mất quá nhiều thời gian, và 52% mất quá nhiều thời gian để đưa lại giá trị.

Theo các CIO, nhà nghiên cứu và nhà phân tích, áp lực phải đẩy nhanh quá trình CĐS. Họ nói rằng những lo ngại ngày càng tăng về suy thoái kinh tế và điều đó làm gia tăng nhu cầu về tốc độ CĐS.

Các CIO kỳ cựu và cố vấn đã đưa ra các chiến lược sau đây, các tổ chức có thể sử dụng để tăng tốc quá trình CĐS.

anh-man-hinh-2023-03-04-luc-17.35.46.png

Rũ bỏ tư duy kế thừa

Các CIO đã loại bỏ công nghệ cũ từ nhiều năm, nhưng Ken Piddington, Phó chủ tịch kiêm CIO của US Silica, nói rằng đã đến lúc các CIO cũng phải loại bỏ cả tư duy cũ.

Điều đó có nghĩa là rút ngắn tuổi thọ dự kiến ​​​​của các công nghệ mới cũng như các mốc thời gian để thu được lợi nhuận. Nói cách khác, hãy ngừng suy nghĩ về những thành công lớn, hãy tìm kiếm những chiến thắng nhỏ hơn, và nhanh hơn.

Piddington cho biết, ông chấp nhận một số khoản đầu tư công nghệ sẽ tồn tại trong thời gian ngắn, rằng chúng sẽ được thiết kế và triển khai để đáp ứng nhu cầu tại thời điểm nào đó và mang lại lợi nhuận nhanh, sau đó sẽ phải ngừng hoạt động.

Piddington nói: “Chúng tôi có thể phải nhanh chóng vứt bỏ nó và đó không phải là chi phí mất đi,” đồng thời ông cũng cho biết thêm, do đó, các CIO cần phải chấp nhận nhiều thay đổi hơn trong giới công nghệ và thực sự nắm bắt các chiến lược công nghệ tập trung vào các khoản đầu tư nhỏ hơn là các dự án lớn.

Hợp tác toàn diện với các quy trình hiện đại - nhanh

Một cách khác để đảm bảo CNTT có thể cung cấp các tính năng, chức năng và dịch vụ biến đổi nhanh hơn là kết hợp toàn diện với các phương pháp tiếp cận hiện đại để làm việc; cụ thể hơn, các CIO nói rằng điều đó có nghĩa là hoàn toàn áp dụng phương pháp phát triển nhanh.

Thật vậy, phần lớn họ chuyển sang các phương pháp linh hoạt để đạt được tốc độ giúp mang lại cho các sáng kiến ​​của DN: 52% số người được hỏi trong Báo cáo tình trạng linh hoạt năm 2022 từ nhà sản xuất nền tảng DevOps Digital.ai cho biết họ ưu tiên triển khai phương pháp này để đẩy nhanh thời gian CĐS.

Bobby, người bắt đầu làm CIO khu vực Bắc Mỹ của Schneider Electric sau gần một thập kỷ phục vụ với tư cách là Phó chủ tịch chuyển đổi kinh doanh của công ty cho biết, bộ phận CNTT của ông đã áp dụng Khuôn khổ linh hoạt theo quy mô (SAFe), đưa các huấn luyện viên nhanh nhẹn vào làm việc theo nhóm và giúp nhân viên kiếm được thu nhập chứng nhận linh hoạt “vì vậy chúng tôi không chỉ suy nghĩ mà còn hành động theo các điều khoản linh hoạt".

Cain chỉ ra một dự án gần đây như là bằng chứng về giá trị mà sự linh hoạt này mang lại.

“Dự án hiện đại hóa giảm giá là một ví dụ tuyệt vời về việc chúng tôi đã tiết kiệm được gần 6 tháng để có thể triển khai một giải pháp hiệu quả,” ông nói, so sánh với dự án khác mà “chúng tôi đã thất bại sau 6 tháng vì chúng tôi đã thiết kế nó theo cách không thể mở rộng".

Ông giải thích thêm: “Với một nhóm linh hoạt, chúng tôi nhanh chóng hiểu rằng chúng tôi cần các trường dữ liệu bổ sung trong các yêu cầu và chuyển dữ liệu hiện có với các nhà phân phối của mình. Hợp tác với các nhà phân phối trong giai đoạn thiết kế, chúng tôi đã nhanh chóng kết hợp VOC [tiếng nói của khách hàng] vào thiết kế của mình và cho phép chúng tôi điều chỉnh giải pháp trong các giai đoạn xây dựng/thử nghiệm để thay đổi nhanh chóng và cuối cùng là triển khai sớm hơn. Điều này cho phép DN nhận ra giá trị trước thời hạn. Không kém phần quan trọng, nó giúp tiết kiệm năng suất cho các nhà phân phối thông qua độ chính xác cao hơn, ít tranh chấp hơn.”

Tạo các công cụ có thể tái sử dụng và các quy trình có thể lặp lại

Kathy Kay, CIO của Principal Financial Group, là người tin tưởng vào giá trị của việc tạo ra các công cụ và quy trình có thể dùng đi dùng lại để tiết kiệm thời gian, đến mức bà đã lập ra một nhóm hỗ trợ đám mây chuyên xây dựng và cung cấp những thứ như vậy cho các nhà công nghệ khác, những người sau đó sử dụng chúng để tăng tốc công việc của họ.

Kay giải thích: “Vì vậy, các kỹ sư sẽ dễ dàng xây dựng môi trường mới hơn, giúp môi trường an toàn hơn, dễ bảo mật hơn và nhất quán hơn, đồng thời cho phép các nhóm đó thực hiện công việc của họ nhanh hơn."

Kay chỉ ra việc tạo và sử dụng một hệ thống thiết kế chính như một ví dụ minh họa, nhằm đảm bảo rằng khách hàng có trải nghiệm nhất quán khi tương tác với công ty bất kể họ ở đâu. Hệ thống sử dụng các dịch vụ AWS khác nhau đã được thiết kế và định cấu hình để mang lại trải nghiệm khách hàng mong muốn, và Kay cho biết: “Khi được tận dụng, nó sẽ cho phép một kỹ sư nhanh chóng xây dựng một môi trường an toàn và nhất quán - đồng thời xây dựng nhanh hơn".

Hướng dẫn đội ngũ CNTT về các động lực kinh doanh chính

Các CIO khắp thế giới đã nhận được thông điệp rằng họ phải phù hợp với DN và các chiến lược của DN. Nhưng Piddington nhận thấy, việc cập nhật cho nhóm của mình về “điều gì đang thực sự thúc đẩy tổ chức, đâu là những cơn gió ngược và những cơn gió thuận chiều” cũng quan trọng không kém để bắt kịp nhu cầu kinh doanh.

“Tôi có trách nhiệm truyền đạt điều đó đến nhóm của mình. Nếu không, làm sao họ có thể đưa ra những quyết định có lợi?” Piddington hỏi.

Piddington chia sẻ những thông tin như vậy với nhóm CNTT của mình và ông cũng mời các CEO của các bộ phận khác nói chuyện với nhân viên của mình để họ tìm hiểu về những cơ hội và thách thức mà công ty đang phải đối mặt.

Làm cho DN hiểu hơn về kỹ thuật số

Kamales Lardi, tác giả của cuốn The Human Side Of Digital Business Transformation, cho biết tương tự như vậy, các CIO đã có thể nâng cao khả năng của CNTT trong việc cung cấp các tính năng, chức năng và dịch vụ mang tính biến đổi đang đào tạo các đồng nghiệp trong đơn vị kinh doanh của họ về tiềm năng - và giới hạn - của các công nghệ mới nổi.

“Rất nhiều lần các tổ chức muốn giao công nghệ cho CIO, nhưng điều đó tạo ra nhiều thách thức, lúc này CIO là người duy nhất có hiểu biết về công nghệ, vì vậy không có ai khác có thể giúp trả lời các câu hỏi như 'Chúng ta đã đủ tích cực chưa? Chúng ta phân bổ nguồn lực có đúng không? Đây có phải là giải pháp tốt nhất cho những gì chúng tôi muốn đạt được không?'” Lardi nói.

Mặc dù CIO đã đi đầu trong việc kết hợp các giải pháp công nghệ với các mục tiêu của DN, nhưng Lardi cho biết, những người có thể nhanh chóng xác định câu trả lời cho những câu hỏi như vậy sẽ được hưởng “sự hợp tác thực sự với các lãnh đạo DN, thành viên hội đồng quản trị và nhóm công nghệ”.

Ưu tiên đào tạo CNTT

Các CIO CĐS cũng nói rằng việc liên tục xây dựng các kỹ năng của nhóm CNTT là điều cần thiết.

Ramon Richards, phó chủ tịch cấp cao và CIO của Fannie Mae, cho biết đó là việc “đầu tư vào đào tạo phù hợp để đảm bảo mọi người có kỹ năng phù hợp để hỗ trợ các khả năng kỹ thuật số mà chúng tôi cho là quan trọng đối với DN mà chúng tôi hỗ trợ.”

Điều này có vẻ là hiển nhiên, nhưng nó đòi hỏi các CIO phải cam kết đủ nguồn lực để xác định những kỹ năng nào sẽ cần thiết khi tổ chức đào tạo, trả tiền cho việc đào tạo của các nhóm và dành thời gian cho các nhóm hoàn thành việc đào tạo, Richards nói.

Đối với Richards, điều đó có nghĩa là các buổi đào tạo phải đảm bảo rằng nhân viên phải biết cách sử dụng các công cụ và dịch vụ cơ sở hạ tầng đám mây ở mức độ tối ưu “để họ xây dựng phần mềm hiệu quả và nhờ đó chúng tôi có thể cung cấp phần mềm nhanh hơn và  linh hoạt hơn với nhiều biện pháp kiểm soát hơn.”

Ông nói thêm: “Đó là về việc thay đổi và hiện đại hóa cách chúng tôi làm việc trên công nghệ và quy trình của mình bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều có những kỹ năng phù hợp để vận hành.”

Đầu tư vào kiến ​​trúc mô-đun

Ngoài việc nói về quy trình và con người, các nhà lãnh đạo CĐS cũng tập trung - không ngạc nhiên - vào công nghệ.

Cụ thể hơn, họ tập trung đầu tư vào các công nghệ, kiến ​​trúc và thiết kế cốt lõi phù hợp để cho phép các nhà công nghệ nhanh chóng cung cấp bất kỳ công nghệ biến đổi nào mà DN cần.

Theo báo cáo Tình trạng CĐS năm 2022 từ công ty quản lý dịch vụ CNTT TEKsystems, 87% “các nhà lãnh đạo kỹ thuật số đồng ý rằng khả năng cạnh tranh trên thị trường của tổ chức phụ thuộc nhiều vào tính linh hoạt của kiến ​​trúc công nghệ”.

Họ nói rằng điều này vượt xa việc áp dụng điện toán đám mây và phần mềm dưới dạng dịch vụ. Thay vào đó là việc xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT linh hoạt và đáp ứng nhanh.

Stephen Franchetti, CIO của Samsara, cho biết: Đó là về tính “mô-đun, mở, nhanh”, và xây dựng các dịch vụ siêu nhỏ để các nhóm có thể cấu hình và cấu hình lại nhanh chóng khi nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Ông nói: “Chúng tôi cần kiến ​​trúc có thể theo kịp tốc độ và tốc độ thay đổi của DN. Vì vậy, chúng tôi phải lùi lại và xây dựng một cách có ý thức kiến ​​trúc đó [nơi nó] dễ dàng kết nối và dễ dàng truy cập dữ liệu.”

Ông nói: “Về cơ bản, chúng tôi sử dụng các dịch vụ siêu nhỏ này như các khối Lego, có thể nhanh chóng sắp xếp lại chúng để mang lại kết quả cho DN".

Ví dụ, Samsara IT đã nhanh chóng tập hợp các vi dịch vụ xung quanh thông tin trải nghiệm sản phẩm và khách hàng để cung cấp thêm thông tin cho việc lập hóa đơn, thanh toán và giao sản phẩm theo thời gian thực trên trang web của công ty. Sau đó, bộ phận CNTT sẽ sử dụng các dịch vụ tương tự, cho phép các nhóm tiếp cận thị trường có dữ liệu tốt hơn trong trải nghiệm của khách hàng, các trường hợp cần hỗ trợ và tương tác với trang web của công ty.

Tăng tốc truy cập dữ liệu

Một thành phần quan trọng khác đối với tốc độ: khả năng truy cập sẵn sàng vào dữ liệu chất lượng cao.

Nhiều, nếu không muốn nói là hầu hết, nỗ lực CĐS - chẳng hạn như tự động hóa quy trình và cá nhân hóa trải nghiệm người dùng - đều dựa vào dữ liệu. Vì vậy, các CIO bắt buộc phải mở các kho dữ liệu và xây dựng một kiến ​​trúc dữ liệu hỗ trợ truy cập ngay.

Thomas Randall, Giám đốc cố vấn tại Info-Tech Research Group và bộ phận SoftwareReviews giải thích, việc đó có nghĩa là các nhóm sẽ không phải tạm dừng và đợi dữ liệu họ cần.

“Không thể có silo độc lập", Randall cho biết thêm, cần phải có sự tích hợp giữa các danh mục dữ liệu.

Franchetti của Samsara cho biết các CIO thường gặp khó khăn trên mặt trận này do khối lượng lớn các thách thức xung quanh dữ liệu. Cách tiếp cận của ông là giải quyết vấn đề từng chút một, dựa trên một câu trích dẫn (được cho là của giám mục Anh giáo người Nam Phi Desmond Tutu): “chỉ có một cách để ăn một con voi: cắn từng miếng một”.

Ông nói: “Tôi đã đấu tranh với nhiều công ty để có được các khoản đầu tư đầy đủ để ăn thịt con voi đó cùng một lúc, vì vậy để thành công, tôi gắn các sáng kiến ​​dữ liệu với kết quả kinh doanh. Và bằng cách thực hiện từng trường hợp theo đúng cách, đảm bảo rằng chúng tôi đang xây dựng kiến ​​trúc theo đúng cách, chúng tôi xây dựng các nhóm công việc này để có thể mở rộng và mở rộng nhanh hơn.”

Ông giải thích, cách tiếp cận dữ liệu gia tăng sẽ tạo ra hiệu ứng bánh đà, cho phép mỗi sáng kiến ​​tiếp theo tiến nhanh hơn bằng cách xây dựng dựa trên công việc đã hoàn thành. Franchetti nói: “Thành công tạo nên thành công".

Giao dịch trực tiếp với khách hàng

Một cách khác để tăng tốc độ CĐS: Loại bỏ một số trung gian tồn tại giữa CIO và khách hàng.

Lardi của Valtech nói: “Tôi sẽ thách thức bất kỳ CIO nào về việc họ dành bao nhiêu thời gian cho khách hàng và bao nhiêu kiến ​​thức trực tiếp mà họ nhận được từ khách hàng. Trong hầu hết các tổ chức, điểm tiếp xúc với khách hàng là các nhóm phát triển sản phẩm, nhóm tiếp thị và bán hàng. CIO hiếm khi có điểm tiếp xúc này. Nhưng một cách để đẩy nhanh quá trình CĐS là hiểu đối tượng mục tiêu hôm nay và ngày mai là ai, bạn đang cố gắng giải quyết vấn đề gì cho họ và họ muốn có trải nghiệm gì, vì vậy. bạn đang xây dựng giải pháp cho khách hàng thay vì xây dựng giải pháp cho chính mình."

Bà nói, CIO và nhóm CNTT của công ty có rất nhiều dữ liệu mà họ có thể truy cập để hiểu rõ hơn về khách hàng. Các CIO nên tìm cách thu hút khách hàng trực tiếp - điều gì đó phù hợp với quy trình làm việc hiện đại (chẳng hạn như phát triển nhanh và thiết kế lấy con người làm trung tâm) mà các CIO hàng đầu đã áp dụng.

Điều chỉnh tốc độ CNTT cho từng đơn vị kinh doanh

Vâng, CIO thực sự phải di chuyển nhanh như nhu cầu kinh doanh. Nhưng đồng thời, họ không muốn nhanh đến mức vượt xa nhu cầu đó, Piddington nói.

“Bạn thực sự phải hòa hợp với tổ chức của mình, bởi vì mọi người đều nói rằng họ muốn một cái gì đó. Nhưng không phải tất cả mọi thứ trong tất cả các đơn vị kinh doanh đều cần phải có. Có nhiều mức tốc độ cần thiết khác nhau”, ông nói.

Đó là lý do tại sao CIO phải hiểu tốc độ của các đơn vị kinh doanh khác nhau và nhu cầu của riêng họ, Piddington nói. Ông đã sử dụng thông tin chi tiết đó để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án, nhờ đó có thể đảm bảo rằng ông có thể cung cấp tốc độ ở đâu, và khi nào nó sẽ tạo ra tác động.

“Ngay cả khi CNTT có thể xây dựng [thứ gì đó] một cách nhanh chóng, nếu DN chưa sẵn sàng sử dụng thì nó sẽ nằm trên kệ. Vì vậy, chúng tôi đã tạo phần mềm giá sách và tôi có thể đã sử dụng những tài nguyên đó để phân phối cho các nơi khác nhanh hơn, có thể mang lại ROI (tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư) ngay lập tức. Đó là về việc hiểu thời điểm đầu tư để tối đa hóa lợi nhuận", Piddington giải thích.

Tuấn Trần