Trong các hoạt động quản lý, điều hành của chính phủ, việc chuyển sang không dùng giấy tờ có nghĩa là "hoàn tác" các quy trình mà con người đã mất hàng thế kỷ để tạo ra. Tại Mỹ, trước sự thúc đẩy của các mục tiêu số hóa chính phủ gần đây, các cơ quan nhà nước ở quốc gia này phải sớm quản lý tất cả các hồ sơ ở định dạng điện tử. Điều này có nghĩa là tìm cách đột phá trong quá trình chuyển đổi số (CĐS). 

Trong số nhiều mối quan tâm, các cơ quan chính phủ cần xem xét: Những tài liệu nào nên được lưu giữ và trong bao lâu?; cách tốt nhất để quét và lưu trữ tệp là gì?; quyền riêng tư sẽ được bảo vệ như thế nào trong vòng đời thông tin?

Vượt qua "văn hóa giấy"

Các nhà lãnh đạo kinh doanh và chính phủ có tư duy tiến bộ đã tạo tiền lệ cho CĐS, nó được thúc đẩy bởi hiệu quả và dịch vụ tốt hơn. Một cơ quan đã số hóa bộ phận tiếp dân của mình bằng một nền tảng dịch vụ nội dung an toàn để có thể xử lý hàng chục nghìn đơn xin trợ cấp thất nghiệp trong thời kỳ đại dịch.

Một công ty luật có trụ sở tại Mỹ đã xây dựng cơ sở dữ liệu hàng tồn kho và sắp xếp được hơn 70.000 hồ sơ thực tế. Một công ty dược phẩm toàn cầu đang tiến hành thoái vốn đã số hóa các hồ sơ quan trọng để cả hai thực thể có thể phân tách với dữ liệu cần thiết. Một công ty hậu cần của Đức đã giảm chi phí lưu trữ bằng cách xử lý kỹ thuật số 23.300 báo cáo từ 3 văn phòng chi nhánh trong 1 tháng.

Những dẫn chứng như vậy có thể khuyến khích các cơ quan vượt qua các hệ thống và quy trình dựa trên giấy tờ đã ăn sâu bám rễ. Về cơ bản, họ phải phát triển vượt xa những gì mà giám đốc Hồ sơ và Lưu trữ của Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Mỹ, Laurence Brewer gọi là “văn hóa giấy tờ”.

Brewer cho biết: “Vẫn còn rất nhiều thay đổi trong việc quản lý và cải tiến quy trình cần được thực hiện. Các giải pháp công nghệ phù hợp có thể tạo thuận lợi cho quá trình chuyển đổi".

Phục vụ dân tốt hơn với quy trình xử lý tài liệu thông minh

Mong muốn phục vụ nhân dân tốt hơn đang thúc đẩy việc chuyển đổi sang chính phủ không cần giấy tờ. Tại Mỹ, theo Văn phòng Quản lý và Ngân sách, chính phủ liên bang đã chi hàng trăm triệu USD tiền thuế của người dân và hàng nghìn giờ làm việc mỗi năm cho các quy trình dựa trên giấy tờ. Tuy nhiên, chỉ có 24% cơ quan liên bang cho biết hồ sơ của họ đáp ứng các hướng dẫn hiện hành để chuyển sang quy trình công việc kỹ thuật số.

Bằng cách tăng tốc số hóa các tài liệu và dịch vụ trên giấy, các cơ quan có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Sử dụng quy trình xử lý tài liệu thông minh, họ có thể cung cấp hồ sơ và dữ liệu trong và giữa các cơ quan. Họ có thể giảm chi phí không gian lưu trữ vật lý và tăng hiệu quả của lực lượng lao động trong khi loại bỏ nhiều nhiệm vụ nhập dữ liệu thông thường của nhân viên.

Để thực hiện việc này, các giải pháp dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (machine learning) để tự động hóa quá trình quét tài liệu và trích xuất dữ liệu là cần thiết. CĐS được xây dựng trên nền tảng này có thể phát triển thành lưu trữ đám mây, tự động hóa quy trình làm việc và cơ hội phân tích dữ liệu.

Melissa Carson, phó chủ tịch kiêm tổng giám đốc của Iron Mountain Government Solutions, cho biết: “AI gần đây đã có sẵn trong quy trình quét và tiếp nhận kỹ thuật số. Một giải pháp xử lý tài liệu thông minh có thể cung cấp quy trình nhanh hơn 8 lần và chi phí thấp hơn 30% so với việc xử lý quét truyền thống.”

Trả lời các câu hỏi chính

Là công ty về xử lý tài liệu thông minh, nền tảng dịch vụ nội dung và quản lý nội dung doanh nghiệp, Iron Mountain được trang bị để làm việc với các cơ quan nhà nước về các mục tiêu CĐS của họ.

Iron Mountain đã hỗ trợ hơn 156.000 tổ chức ở 32 quốc gia lưu trữ, bảo vệ và quản lý thông tin. Các giải pháp và dịch vụ của Iron Mountain phù hợp với các mối quan tâm quan trọng do các cơ quan nhà nước vạch ra.

Những tài liệu nào nên được lưu giữ và trong bao lâu? Clean Start  của Iron Mountain bao gồm các tính năng đánh giá tại chỗ hoặc trực tuyến, các khuyến nghị của chuyên gia và một kế hoạch khả thi. Iron Mountain cũng cung cấp các giải pháp quản lý chính sách quyền riêng tư và lưu giữ được thiết kế để giúp các cơ quan duy trì chế độ xem thống nhất về dữ liệu cá nhân, loại bỏ thông tin cá nhân không cần thiết một cách an toàn và giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu.

Cách tốt nhất để quét và lưu trữ tệp là gì? Iron Mountain hỗ trợ bằng cách tổ chức các tệp vật lý thành một thư viện kỹ thuật số. Sau đó, người dùng sẽ có quyền truy cập thông tin nhanh, dễ dàng và an toàn. Các tài liệu không cần quét có thể được huỷ hoặc lưu trữ một cách an toàn.

Quyền riêng tư sẽ được bảo vệ như thế nào trong vòng đời thông tin? Các cơ quan có thể bảo mật dữ liệu của họ thông qua sự kết hợp giữa chuyên môn quét tài liệu, cơ sở hạ tầng và lưu trữ đám mây hiện đại của Iron Mountain. Để định hình lại đường đi của công văn, thư vật lý gửi đến có thể được chuyển hướng đến một cơ sở an toàn để quét ngay lập tức.

Đã từ lâu, các cơ quan chính phủ bị sa lầy bởi hồ sơ giấy tờ, khả năng phục vụ công dân của họ bị hạn chế bởi các thủ tục giấy tờ phức tạp. Giờ đây, họ có thể CĐS - giúp người dân, các cơ quan có liên quan và nhân viên tiếp cận thông tin chính xác với trải nghiệm hiện đại./.

“

Tại Việt Nam, 3 năm trước UBND TP. HCM đã đưa vào sử dụng hệ thống họp không giấy tờ e-Cabinet và ứng dụng nhắc việc thông minh nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính. Với dự án này, Thành phố đặt mục tiêu thay thế toàn bộ văn bản giấy bằng văn bản điện tử. Lãnh đạo TP.HCM cho biết, hệ thống họp không giấy tờ và ứng dụng nhắc việc thông minh là giải pháp thiết thực cho công tác quản lý văn phòng của UBND.

e-Cabinet do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) phát triển theo yêu cầu của UBND TP.HCM. Hệ thống này có 69 tính năng đảm bảo các quy định về an toàn thông tin. Toàn bộ nội dung, tài liệu liên quan sẽ được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống trước các cuộc họp. Người tham dự có thể đặt câu hỏi và đưa ra ý kiến ​​về các vấn đề trước cuộc họp do hệ thống mang đến khả năng kết nối và trao đổi thông tin.

Hệ thống cũng cung cấp các tính năng như ghi chú và biểu quyết điện tử, giúp người dùng thuận tiện hơn. Kết quả cuộc họp sẽ được tự động gửi đến các cá nhân, cơ quan liên quan trong thời gian ngắn. Trong khi đó, ứng dụng nhắc việc thông minh sử dụng trên thiết bị di động giúp lãnh đạo xử lý công việc, nhắc lịch họp, quản lý lịch làm việc, phân công nhiệm vụ cho nhân viên.

“

Tài liệu tham khảo:
1. https://www.whitehouse.gov/wp-...
2. https://www.ironmountain.com/r...
3. https://www.archives.gov/files...
4. https://federalnewsnetwork.com...
5. https://www.govexec.com/techno...

Tuấn Trần