Kênh giao tiếp nhằm tạo ra một kênh tiếp nhận phản ánh, lắng nghe ý kiến đóng góp của người dân một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Xây dựng kênh giao tiếp giữa chính quyền với người dân

Phường Phương Canh thuộc quận Nam Từ Liêm (TP. Hà Nội) có diện tích là 260,76ha, với dân số 19.975 nhân khẩu và 7.528 hộ gia đình phân bổ trên 8 tổ dân phố. Bên cạnh đó, trên địa bàn phường hiện có hai trường học lớn là Trường Cao đẳng FPT Polytechnic và trường Đại học Công nghệ Đông Á, thu hút đa dạng dân cư từ nhiều nơi đến học tập, làm việc và sinh sống.

Từ thực tế dân cư đông đúc đó, phường Phương Canh nhận thấy cần phải tận dụng tối đa sự phát triển của CNTT, các ứng dụng số phổ biến để xây dựng kênh tuyên truyền cũng như giao tiếp hiệu quả với người dân.

Trước đây, việc thông tin tuyên truyền tại phường chủ yếu được triển khai qua loa phát thanh và gửi thông báo bằng văn bản qua tổ dân phố. Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của các nền tảng công nghệ tin tức, nhu cầu về thông tin của người dân cũng ngày càng cao.

Nhận thức được vấn đề đó, phường Phương Canh đã đặt ra yêu cầu cần phải tăng cường công tác tuyên truyền, nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa chính quyền và người dân trên địa bàn phường. Với lợi thế là ứng dụng được sử dụng phổ biến, có lượng người dùng lớn, Zalo là một trong những nền tảng công nghệ được phường lựa chọn ưu tiên đưa vào sử dụng.

Trên thực tế, trong thời gian vừa qua, Zalo đã trở thành kênh tương tác hiệu quả khi người dân cần kết nối với chính quyền. Tính đến thời điểm hiện tại, tất cả các tỉnh, thành phố trên cả nước cùng nhiều bộ, ngành đã sử dụng Zalo trong công tác truyền thông, cải cách hành chính và xây dựng chính quyền điện tử.

Zalo OA - đưa chính quyền đến gần người dân hơn

Với các tính năng tiện ích của kênh Zalo OA, thông tin gửi đi sẽ tiếp cận được những người “quan tâm” tài khoản. Do đó, thông tin mà phường gửi qua kênh Zalo OA đến người dân được truyền đạt nhanh chóng, không gián đoạn và đạt hiệu quả cao.

Từ những ưu điểm và tiện ích đó, UBND phường Phương Canh đã bắt đầu triển khai kênh Zalo chính thức của Đảng ủy, UBND phường từ tháng 4/2023. Đây là một kênh thông tin chính thống, nơi truyền tải tất cả các thông tin liên quan tới hoạt động chính trị - xã hội của UBND phường, để thông tin được cập nhật tới tất cả mọi người dân đang sinh sống, học tập và làm việc trên địa bàn phường một cách nhanh nhất, chính xác nhất.

Theo đó, việc sử dụng kênh Zalo OA không chỉ giúp UBND Phường tuyên truyền cho người dân về các chủ trương chính sách, chế độ an sinh xã hội, bảo hiểm xã hội, tình hình trên địa bàn một cách nhanh chóng, mà còn giúp người dân phản ánh, kiến nghị với chính quyền một cách dễ dàng về các vấn đề phát sinh cần giải quyết trong cuộc sống hàng ngày.

Trong trường hợp người dân gửi thông tin thắc mắc, hỏi đáp, cán bộ phường cũng có thể tương tác với người dân như tài khoản Zalo thông thường.

Để có thể đưa kênh Zalo OA phường đi vào hoạt động hiệu quả, UBND phường Phương Canh đã tổ chức các chiến dịch cao điểm “đi từng ngõ, gõ từng nhà” vận động người dân thực hiện tham gia kênh với sự tham gia của nhiều lực lượng trên địa bàn phường như cán bộ, công chức, đoàn viên thanh niên…, đặc biệt trong đó có cả lực lượng sinh viên am hiểu công nghệ của Trường Cao đẳng FPT Polytechnic.

Cụ thể, các tổ thực hiện công tác tuyên truyền của phường đã phải tranh thủ khoảng thời gian buổi tối đi đến từng hộ gia đình để vận động, hoặc tập trung người dân thành từng nhóm nhỏ tại nhà văn hóa xã để hướng dẫn người dân thực hành trực tiếp các thao tác trên điện thoại thông minh, từ đó giúp người dân, đặc biệt là người cao tuổi có thể tiếp cận và sử dụng ứng dụng một cách dễ dàng hơn.

Chỉ trong vòng chưa đầy 02 tháng với 2 đợt triển khai cao điểm, gần 13.000 người, tương đương với 100% dân số trên 14 tuổi của Phường đã tham gia kênh Zalo OA, đã cho thấy sự quan tâm rất lớn của người dân đối với các hoạt động CĐS trên địa bàn Phường.

Sau khi được hướng dẫn quan tâm, theo dõi trang Zalo OA của phường, người dân có thể dễ dàng cập nhật nhanh các thông tin, tin tức chính thống của chính quyền nhờ sự giản lược các thao tác và tính thân thiện của ứng dụng này.

Sở dĩ Zalo OA được người dân đánh giá cao vì các nội dung thông tin được chuyển đến với người dân nhanh, gọn, súc tích, khi hỏi cũng sẽ được giải đáp nhanh chóng.

Ngoài ra, để khai thác hiệu quả kênh Zalo OA, UBND Phường cũng đã giao nhiệm vụ cho 01 đồng chí Phó Chủ tịch phường chỉ đạo duy trì, phát triển kênh và thành lập một nhóm tin tức, viết, đăng tin bài trên kênh hàng ngày. Đến nay, kênh Zalo OA vẫn duy trì đưa tin bài thường xuyên (01 tin/ngày), tính đến đầu tháng 8/2023 đã có hơn 130 tin bài đã được đưa lên kênh, số người xem tin bài là 11.478.

Bên cạnh đó, UBND Phường cũng đã ban hành quy trình phân công nhiệm vụ rõ ràng đối với từng cán bộ có trách nhiệm trả lời từng kiến nghị, đề xuất của người dân phản ánh qua kênh Zalo OA. 100% các phản ánh, khiếu nại qua kênh đều được phường trả lời. Tính đến đầu tháng 8, số người gửi tin nhắn hỏi đáp qua kênh là 372 người.

Chia sẻ về hiệu quả của kênh Zalo OA, bà Nguyễn Thị Thu, Phó Chủ tịch phường Phương Canh cho biết: “Kênh Zalo OA đã thực sự giúp cán bộ Phường tuyên truyền cho người dân một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng hơn. Trước đây, mỗi khi muốn phổ biến cho người dân về các nội dung mới, chúng tôi có thể mất cả tháng, tổ chức nhiều hội nghị, mất nhiều thời gian và tốn kém. Nhưng với kênh Zalo OA, chúng tôi có thể thông tin đến cho người dân ngay lập tức; đồng thời có thể tiếp nhận phản ánh của người dân để xử lý kịp thời các điểm nóng trên địa bàn Phường”.

Ngoài ra, kênh Zalo OA cũng giúp lực lượng Công an Phường nhận được các phản ánh kịp thời từ người dân để từ đó cử người đi theo dõi, giải quyết các sự vụ nhanh chóng, đảm bảo trật tự an toàn trên địa bàn phường.

Chỉ trong hơn 4 tháng triển khai, với sự hỗ trợ của Tổ công tác thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, cùng với sự quyết tâm cao và sự nỗ lực hết mình của ban lãnh đạo, cán bộ, công chức và cả người dân phường Phương Canh, việc triển khai kênh Zalo OA đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận. Điều này cũng cho thấy việc sử dụng Zalo OA là bước đột phá về phương thức tuyên truyền của phường, giúp việc truyền tải thông tin giữa chính quyền và người dân được kịp thời, hiệu quả, và gắn kết hơn.

Tiếp tục phát huy sức mạnh tập thể để triển khai sâu rộng hơn các kế hoạch CĐS

Thời gian đầu, việc tổ chức vận động người dân tham gia, quan tâm kênh Zalo OA còn gặp nhiều khó khăn, do phương án tuyên truyền vận động chưa phù hợp với tình hình trên địa bàn phường.

Cụ thể, với đợt 1, Phường đã ban hành kế hoạch và tổ chức chiến dịch 15 ngày cao điểm vận động người dân tham gia, “quan tâm” kênh thông qua Chiến dịch “đi từng ngõ, gõ từng nhà” với sự ra quân của 8 Tổ công nghệ số cộng đồng (CNSCĐ) cùng với sự hỗ trợ của lực lượng sinh viên trường Cao đẳng FPT Polytechnic.

Mặc dù ra quân đông đảo, nhưng kết quả chưa đạt được như mong muốn do Tổ CNSCĐ chưa nắm rõ cách thức vận động, lựa chọn thời gian đi tuyên truyền chưa hợp lý (chủ yếu đi buổi sáng và chiều) trong khi lực lượng chính sử dụng Zalo là những người đi làm vào giờ hành chính.

Nhanh chóng rút kinh nghiệm từ đợt 1, Phường đã thay đổi phương thức tiếp cận người dân, vẫn tổ chức chiến dịch “đi từng ngõ, gõ từng nhà” và tới gặp trực tiếp các thành viên trong từng hộ để vận động, nhưng đội tuyên truyền đã chuyển sang khung thời gian buổi tối (thời điểm mọi người đã đi làm về); đồng thời phối hợp với trường Cao đẳng FPT Polytechnic thực hiện tuyên truyền và vận động toàn thể cán bộ, sinh viên của trường cùng tham gia kênh. Kết quả chỉ trong vòng chưa đầy 2 tháng với 2 đợt triển khai lớn, mục tiêu đề ra đã được hoàn thành.

Từ thực tế triển khai, Tổ công tác CĐS phường Phương Canh cũng đã rút ra được những bài học kinh nghiệm, để từ đó có những chiến lược tiếp cận phù hợp và triển khai đạt hiệu quả hơn trong giai đoạn tiếp theo.

Thứ nhất, cần tổ chức triển khai một cách bài bản.

Tuyên truyền cho người dân hiểu rõ lợi ích khi tham gia kênh Zalo OA - kênh chính thức của Phường phục vụ các hoạt động tuyên truyền, thông báo, phổ biến chính sách tới người dân, đồng thời cũng là kênh giúp phản ánh các thông tin liên quan trực tiếp trong đời sống của nhân dân tới chính quyền. Khi thật sự hiểu được những lợi ích đó, người dân sẽ tham gia và tương tác một cách nhiệt tình hơn.

Thứ hai, cần sự đồng lòng, quyết tâm của toàn bộ hệ thống chính trị, phát huy vai trò người đứng đầu tại địa phương.

Lãnh đạo địa phương, cán bộ, công chức phải có sự quyết tâm cao, vào cuộc tích cực trong quá trình triển khai thực hiện; vận dụng sáng tạo các nội dung, cách tiếp cận phù hợp vào điều kiện đặc thù của địa phương, từ đó phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho từng cá nhân để kế hoạch được triển khai một cách đồng nhất và hiệu quả.

Đặc biệt, trong quá trình thực hiện, ban lãnh đạo Phường cũng cần nhanh chóng nắm bắt thông tin, để khi gặp khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện có thể nhanh chóng rút kinh nghiệm và triển khai các giải pháp thay thế phù hợp với tình hình thực tế.

Thứ ba, tiếp tục phát huy sức mạnh của các lực lượng hiện tại.

Sau một thời gian triển khai, tổ công tác CĐS, cán bộ phường, và đặc biệt là Tổ CNSCĐ cũng như lực lượng sinh viên trên địa bàn phường đã cho thấy đây là những lực lượng đóng vai trò nòng cốt trong triển khai các hoạt động cũng như các chiến dịch về CĐS. Thời gian tới, phường sẽ tiếp tục phát huy sức mạnh tập thể này để triển khai sâu rộng hơn các kế hoạch CĐS phường đã đề ra./.

Ánh Dương, Ngọc Dũng