‏Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp (DN) kinh doanh dịch vụ vận tải, lưu chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế (logistics) đang tiến hành chuyển đổi số (CĐS), đi đúng với định hướng CĐS quốc gia. Đầu tư công nghệ 4.0, số hóa quy trình giao nhận đơn hàng và lưu trữ dữ liệu điện tử chính là những điểm sáng rõ ràng nhất của CĐS trong lĩnh vực vận tải và logistics. ‏

‏Theo Báo cáo thường niên CĐS doanh nghiệp (DN) 2022 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì với sự hỗ trợ kỹ thuật của Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID) phát hành, vận tải và logistics mặc dù là ngành mũi nhọn và liên quan chặt chẽ tới hoạt động lưu chuyển hàng hoá hữu hình, nhưng tốc độ và mức độ sẵn sàng CĐS của các DN còn khá khiêm tốn.

Lý do khiến các công ty logistics “e dè” CĐS‏

‏Thực tế, CĐS trong lĩnh vực logistics đòi hỏi sự chuyển dịch đồng bộ, thống nhất tất cả các bộ phận, nhân sự trong công ty. Chỉ cần một người, một bộ phận trong chuỗi quy trình không tham gia hoặc tắc nghẽn thì gần như quy trình không thể chạy được. Đó là một trong những khó khăn lớn nhất khiến các công ty logistics “e dè” trong việc CĐS.‏

‏Không nằm ngoài xu thế tất yếu, Công ty CP THT Cargo Logistics Việt Nam, với kinh nghiệm cung cấp dịch vụ logistics cho các nhà máy có vốn đầu tư nước ngoài, đặc biệt là hơn 60% khách hàng Nhật Bản, đã nhanh chóng áp dụng công nghệ để nâng tầm chất lượng dịch vụ tiệm cận với tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, bài toán đặt ra đối với THT Cargo Logistics là đảm bảo chất lượng dịch vụ được duy trì và tăng lên từng ngày, giữ đúng cam kết của THT với khách hàng mà không tốn quá nhiều nguồn lực để giám sát.‏

‏Tổng Giám đốc THT Cargo Logistics, bà Nguyễn Thị Lệ Thu, cho rằng lời giải nằm ở văn hóa tổ chức. Công ty muốn trường tồn thì văn hóa còn quan trọng hơn cả chiến lược. Nếu như văn hóa chuẩn ngay từ đầu thì đội ngũ lãnh đạo không cần quá lo lắng về vấn đề đội ngũ mà có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề kinh doanh.

Khi mở rộng quy mô, nhân viên mới sẽ học tập và tiếp nhận văn hóa THT Cargo Logistics từ những người đi trước. Một đội ngũ cam kết, chính trực và tận tâm sẽ tự giám sát bản thân, có trách nhiệm với chính mình và hướng tới mục tiêu chung của công ty. ‏Đó cũng là lý do THT quyết định triển khai nền tảng Base.

“Base đóng vai trò như một người quản lý giúp chúng tôi kiểm soát quy trình làm việc nội bộ, tuân thủ các quy tắc làm việc chung và thúc đẩy cam kết của tất cả thành viên THT với các giá trị văn hóa mà công ty đã xây dựng. Như vậy, công ty mới đảm bảo được khả năng mở rộng, phát triển nhanh nhưng bền vững”, bà Thu chia sẻ. ‏

‏Ứng dụng Base trong công tác quản lý vận hành mảng logistics cho các nhà máy và DN FDI, đại diện THT đánh giá Base rất toàn diện và phù hợp trong việc củng cố giá trị văn hóa và kiến tạo giá trị gia tăng hỗ trợ cho khách hàng. Nhờ CĐS hệ thống quản trị, THT có thể thực thi hiệu quả các chiến lược quản trị quan trọng, từ đó thúc đẩy lợi thế cạnh tranh bền vững và an toàn cho DN.‏

‏Về khía cạnh văn hóa, theo bà Nguyễn Thị Ngọc Hương, Phó Giám đốc THT Cargo Logistics, thay vì trực tiếp giám sát và kiểm soát nhân sự, THT sử dụng phần mềm Base Reward và Base Case. Từ đó, mỗi nỗ lực của nhân sự đều được ghi nhận trên hệ thống Base Reward để khích lệ cho những thành thích dù là nhỏ nhất. Phần thưởng không lớn nhưng quan trọng là sự ghi nhận thành tích cho các bạn thông qua hành động cụ thể và công khai.

Ngoài ra, nếu nhân sự vi phạm nội quy, các giá trị văn hóa và quy tắc ứng xử của THT cũng sẽ được nhắc nhở trên Base Case để nhân sự lưu ý hơn và tránh phạm phải sai lầm tương tự.‏

‏Đặc biệt, văn hóa học tập rất được đề cao tại THT Cargo Logistics. “Khi một nhân viên gặp vấn đề như xử lý đơn hàng bị lỗi hay cần thêm kiến thức, kỹ năng chuyên môn cho việc làm hàng, chúng tôi sẽ yêu cầu bạn đưa câu hỏi lên Base Square để khuyến khích mọi người cùng nhau giải quyết. Đồng thời, hệ thống sẽ lưu giữ một lượng tri thức dùng chung rất lớn cho công ty, tiết kiệm được rất nhiều thời gian trả lời lặp đi lặp lại một vấn đề”, bà Hương cho biết. ‏

‏Mặt khác, về khía cạnh vận hành, nền tảng công nghệ Base.vn đã giúp DN số hóa hai thứ quan trọng nhất: dữ liệu và quy trình. Nhờ đó, THT Cargo Logistics tiết kiệm được hai thứ quan trọng là thời gian và chi phí, đảm bảo có thể cung cấp cho khách hàng dịch vụ hoàn hảo hơn với giá tốt hơn.‏

‏Bên cạnh khả năng quản lý các quy trình liên phòng ban của Base Workflow, với THT, ứng dụng còn hỗ trợ tích hợp các dữ liệu như tờ khai, vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hóa đơn chi hộ, hình ảnh lấy giao hàng, thông tin xe giao, ngày giờ giao, chứng cứ giao hàng lên website công ty. Như vậy, thông tin được quy hoạch và cập nhật trên cùng một nơi để khách hàng có thể dễ dàng tìm lại khi cần dùng cho các mục đích khác nhau. ‏

‏Đại diện THT cho biết đây là tiện ích rất tốt để THT hỗ trợ và phục vụ khách hàng toàn diện hơn. Một mặt, Base Workflow giúp nội bộ theo dõi và quản lý tiến độ tất cả các lô hàng vận chuyển. Mặt khác, dữ liệu được tích hợp đồng bộ lên website THT, nhờ đó khách hàng có thể chủ động tra cứu, theo dõi hành trình vận chuyển của lô hàng xuất nhập khẩu với thông tin liên tục được cập nhật theo thời gian thực. ‏

‏THT Cargo Logistics khởi đầu kinh doanh ngay trong thời điểm dịch COVID-19, trong điều kiện giao thông gần như đóng băng và cước phí vận tải tăng thần tốc. Bằng kinh nghiệm và sự cố gắng hết mình của tập thể, THT vẫn thực hiện thành công các đơn hàng khai quan, giao nhận vận chuyển quốc tế và nội địa với mức phí tối ưu và chất lượng dịch vụ đảm bảo. Biến nguy thành cơ, công ty đã gia nhập thị trường logistics và dần trở thành một địa chỉ uy tín đối với các doanh nghiệp FDI tại các khu công nghiệp.‏

‏Sau hơn 3 năm phát triển, THT liên tục tăng quy mô với 3 lần chuyển đổi văn phòng trụ sở, mở rộng 2 chi nhánh đại diện tại Khu công nghiệp Đồng Nai và Bình Dương, hơn 50 khách hàng là các nhà máy FDI tại các khu công nghiệp và hơn 500 lô hàng mỗi tháng.‏/.

PV