Mọi người đề cập đến CĐS trong nhiều bối cảnh khác nhau, đến nỗi thuật ngữ này gần như mất hết ý nghĩa. Làm cách nào để chúng ta có thể xác định rõ hơn ý nghĩa của CĐS trong các tổ chức cụ thể và tại sao nó lại quan trọng? đó là vấn đề đang được nhiều người quan tâm.

Kirk Ball, Giám đốc CNTT (CIO) của Giant Eagle, người được cho là khá thành công trong việc lãnh đạo và thực thi kế hoạch CĐS trong tổ chức của ông, cho biết, "Chủ đề cụ thể của chiến lược CĐS cần phải được xác định rõ ràng với phạm vi và các hoạt động liên quan cần thiết để thực hiện. Nếu một phòng ban trong tổ chức không hiểu rõ ý nghĩa của CĐS, mỗi đơn vị sẽ tạo ra ý nghĩa riêng và phát triển hoạt động riêng để thực hiện chiến lược CĐS. Nhiều khi, những hoạt động đó trong toàn bộ tổ chức sẽ không thống nhất, dẫn đến các giải pháp mâu thuẫn nhau, chi tiêu quá nhiều và gây nhầm lẫn".

Các tổ chức cần xác định ý nghĩa của CĐS và chủ ý sắp xếp những hoạt động mà mỗi nhóm cần thực hiện, sự phối hợp CĐS giữa các đơn vị trong tổ chức như thế nào, và tổng thể công việc mà mỗi nhóm thực hiện mang lại những gì cho tổ chức?.

Thiết lập sáng kiến để thành công

Theo dữ liệu từ Statista, 1,3 nghìn tỷ USD đã được chi cho các sáng kiến ​​CĐS vào năm 2021, tuy nhiên, dữ liệu của Tập đoàn tư vấn toàn cầu BCG (Boston Consulting Group) cho chúng ta biết rằng 70% các sáng kiến ​​số đều thất bại.

Lý giải cho sự thất bại trong CĐS, Kirk Ball cho rằng, CĐS là sự tích hợp của các công nghệ số để đẩy nhanh các mục tiêu kinh doanh. Đó là một định nghĩa đơn giản nhưng hữu ích. Việc sử dụng công nghệ số đã và sẽ tiếp tục thay đổi cách thức hoạt động của một tổ chức cũng như cách nó mang lại giá trị cho khách hàng và các thành viên trong đơn vị.

CĐS cũng liên quan đến thay đổi văn hóa cơ bản. Vì vậy, điều sai sót có thể xảy ra khi thực hiện CĐS cho một tổ chức là khi có liên quan đến công nghệ mới, chiến lược mới và thay đổi văn hóa.

Để thực hiện lộ trình thành công, chúng ta cần bắt đầu bằng việc giải mã các thành phần của CĐS. Đầu tiên, nên xác định CĐS có ý nghĩa gì đối với tổ chức. Mục tiêu, sáng kiến ​​cần thực hiện để đạt được CĐS là gì, ngân sách sẵn có để tài trợ cho các sáng kiến CĐS là bao nhiêu, khung thời gian để thực hiện các sáng kiến ​​CĐS là bao lâu và số liệu nào sẽ được sử dụng để đo lường sự thành công của quá trình chuyển đổi?

Thứ hai, đó là vấn đề quản lý sự thay đổi tổ chức và thay đổi văn hóa. Khi triển khai các khả năng kỹ thuật số mới, cần phải xác định những quy trình nào sẽ thay đổi cũng như những hoạt động đào tạo và giao tiếp nào cần được tiến hành để giúp khách hàng và/hoặc các thành viên trong nhóm nhanh chóng tiếp thu các khả năng số mới.

Thứ ba, CĐS liên quan đến việc sử dụng các công nghệ số mới và không ngừng phát triển. Việc đảm bảo các kỹ năng và quy trình công nghệ của nhóm công nghệ và các bên thứ ba tham gia 'phù hợp với hành trình' là điều hết sức quan trọng. Ngoài ra, hoạt động xây dựng kiến ​​trúc về cách sử dụng các công nghệ mới này và cách chúng tương tác với các hệ thống, giải pháp và dữ liệu cũ là rất quan trọng. Các quyết định công nghệ quan trọng sẽ cần phải được thực hiện để đẩy nhanh việc sử dụng công nghệ số.

Điều này nêu bật những khía cạnh quan trọng của CĐS mà tổ chức nên chủ động quản lý để thành công trên hành trình CĐS.

Ý nghĩa của việc căn chỉnh

Cũng giống như không thể nói: 'Chúng ta cần gắn kết tài chính với hoạt động kinh doanh', thật vô nghĩa khi nói về công nghệ như thế. Công nghệ là kinh doanh. Chúng ta nên sử dụng thuật ngữ căn chỉnh theo cách này khi nhắc đến hành trình số.

Vẫn theo Kirk Ball: "Tôi tin rằng chúng ta đã bước vào kỷ nguyên mà công nghệ không còn là trung tâm của chi phí và hoạt động hỗ trợ nữa; nó là một phần quan trọng của cơ cấu kinh doanh. Công nghệ và những gì nó mang lại là điều cần thiết để tổ chức đạt và vượt mục tiêu của mình. Đây là lý do tại sao các nhóm công nghệ nên làm việc cùng với các nhóm kinh doanh bán lẻ, tài chính, tiếp thị, bán hàng, chuỗi cung ứng và những nhóm khác để hiểu những gì mà lĩnh vực khác nhau trong tổ chức đang cố gắng đạt được. Sau đó, nên hợp tác với các nhóm đó để phát triển một bộ toàn diện các dự án và hoạt động công nghệ cần thiết giúp đáp ứng mục tiêu".

Điều này đòi hỏi sự hợp tác đáng kể giữa công nghệ và các khía cạnh khác của tổ chức và nó phải được tăng cường liên tục bằng sự tương tác liên tục trên tất cả các khía cạnh, từ lãnh đạo cấp cao đến các cá nhân.

Kết hợp giữa cộng tác kỹ thuật số và tương tác trực tiếp

Có thể nói, ngày nay, chúng ta có tất cả các công nghệ cần thiết nhưng không có thời gian để dừng lại, suy nghĩ và xây dựng các mối quan hệ cũng như đưa ra chiến lược.

Sự kết hợp giữa khả năng cộng tác số và tương tác trực tiếp là sự kết hợp mạnh mẽ để xây dựng các mối quan hệ bền chặt và tiếp tục duy trì sự liên kết với tất cả các lĩnh vực của một tổ chức.

"Tôi có nhiều phương pháp tiếp cận để xây dựng mối quan hệ và giữ sự liên kết với các đồng nghiệp. Đầu tiên, tôi dành thời gian nhất quán với các thành viên trong nhóm từ tất cả các tổ chức khác. Tôi dành thời gian tìm hiểu từng lĩnh vực để hiểu mục tiêu của họ là gì và hiểu các chiến lược họ đang sử dụng để đạt được những mục tiêu đó", Kirk Ball nói.

Ông cũng cho biết thêm việc ông và những người khác trong nhóm công nghệ thường xuyên dành thời gian làm việc với các tổ chức khác trong lĩnh vực kinh doanh của họ.

"Trong tổ chức của chúng tôi, điều đó có nghĩa là ghé thăm các cửa hàng tạp hóa, cửa hàng tiện lợi, hiệu thuốc, trung tâm nhiên liệu và trung tâm phân phối cùng với các thành viên trong nhóm quản lý các linh vực đó. Chúng tôi tìm cách hiểu những tiến bộ mà họ đang đạt được trong các mục tiêu và cách các giải pháp công nghệ mà chúng tôi cung cấp đang hỗ trợ họ tiến bộ như thế nào", Kirk Ball nhấn mạnh.

Ngoài ra, Kirk Ball cũng chia sẻ việc khuyến khích các thành viên nhóm công nghệ dành thời gian để tìm kiếm phản hồi về các giải pháp công nghệ mà nhóm của ông đã tạo ra: Những giải pháp đó có hiệu quả không? Chúng có thể được cải thiện không? Những cải tiến bổ sung nào trong tương lai có thể được thực hiện để tăng hiệu quả?

Ngoài ra, ông còn có các cuộc họp với các nhà quản lý và các cá nhân để tìm kiếm phản hồi về những gì họ cần nhằm cung cấp các giải pháp công nghệ hỗ trợ mọi lĩnh vực của tổ chức.

Điều bắt buộc là các lĩnh vực kinh doanh khác nhau phải tin tưởng rằng nhóm công nghệ hiểu được mục tiêu, thách thức và nhu cầu của họ. Và điều bắt buộc là nhóm công nghệ phải luôn cung cấp các giải pháp công nghệ đúng thời hạn, chất lượng cao và trong phạm vi ngân sách để đáp ứng nhu cầu của họ. Điều bắt buộc là nhóm công nghệ phải có các công cụ họ cần để cung cấp.

"Tôi cũng nghĩ rằng điều quan trọng là phải có chủ ý dành một khoảng thời gian nhỏ thường xuyên để cộng tác với những người khác nhằm lập chiến lược cho ngày hôm nay và tương lai. Chúng ta không thể bị mắc kẹt trong việc tập trung toàn bộ sức lực và thời gian vào các hoạt động chiến thuật. Việc chú ý đến cả hoạt động chiến thuật và chiến lược sẽ tạo ra sự cân bằng cần thiết để đảm bảo nhóm công nghệ hoạt động hiệu quả hôm nay, ngày mai và tương lai"./.

Tuấn Trần