Một nghiên cứu gần đây cho thấy, 43% cá nhân đang sử dụng các công cụ AI như ChatGPT cho các dự án liên quan đến công việc. Triển vọng này đặc biệt hấp dẫn đối với các tổ chức khu vực công có kiến trúc phức tạp, kém hiệu quả với các thủ tục hành chính kéo dài.

Tuy nhiên, thách thức nằm ở việc áp dụng ChatGPT vì những người ra quyết định và lãnh đạo các đơn vị có thể vẫn chưa chắc chắn về việc áp dụng nó theo cách mang lại năng suất cao hơn.

Để thu hẹp khoảng cách này, các tổ chức khu vực công phải chủ động khám phá những cách tích hợp các công cụ AI vào các quy trình hàng ngày của họ. Sau đây là ba trường hợp sử dụng chính để tận dụng sức mạnh của ChatGPT và AI một cách hiệu quả trong các đơn vị thuộc khu vực công:

Cách mạng hóa các dịch vụ lấy khách hàng làm trung tâm

Cung cấp dịch vụ khách hàng toàn diện và lấy con người làm trung tâm là một nỗ lực quan trọng nhưng cũng khá tốn kém đối với các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức trong lĩnh vực công.

Đối với những tổ chức có ngân sách eo hẹp thì việc cân bằng giữa cung cấp tính năng hỗ trợ cá nhân và quản lý các chi phí thường gặp nhiều khó khăn. Giải pháp thay thế nếu chỉ dựa vào phản hồi tự động thì có nguy cơ cung cấp trải nghiệm người dùng kém chất lượng.

Tuy nhiên, việc tích hợp các công cụ hỗ trợ AI như ChatGPT được xem là một phương thức để trao quyền cho khu vực công bằng cách nâng cao dịch vụ khách hàng của họ mà không phải chịu nhiều áp lực tài chính. Bằng cách tận dụng những khả năng của ChatGPT, các cơ sở có thể giải quyết nhiều câu hỏi phức tạp, đồng thời cung cấp thông tin rõ ràng cho công chúng.

Hơn nữa, Open AI có khả năng học hỏi và thích ứng với mọi cuộc trò chuyện mà nó tham gia để ngày càng trở nên thành thạo trong việc thích ứng với những yêu cầu của người dân nên giá trị của nó sẽ ngày càng tăng.

Ngoài ra, các tổ chức khu vực công còn có cơ sở dữ liệu nội bộ và kho kiến thức nhất định. Bằng cách tích hợp ChatGPT với những tài nguyên này, hệ thống có thể giúp truy nhập và truy xuất thông tin cụ thể của tổ chức được liền mạch, cung cấp phản hồi chính xác và phù hợp với ngữ cảnh. Điều này giúp loại bỏ việc can thiệp liên tục của con người, đẩy nhanh được quá trình giải quyết vấn đề.

Ngoài ra, ChatGPT là một dịch vụ có khả năng hoạt động 24/24 giờ, cung cấp phản hồi nhất quán và kịp thời cho các câu hỏi của công dân khi không có nhân viên. Tính khả dụng này đảm bảo người dùng nhận được hỗ trợ kịp thời bất cứ khi nào họ yêu cầu.

Trong thực tế, một số ứng dụng về chatbot được chính phủ triển khai đã rất thành công, giúp giảm được 30% số cuộc gọi điện thoại và email. Bằng cách sử dụng ChatGPT, các tổ chức thuộc lĩnh vực công có thể thiết lập cơ sở dịch vụ khách hàng giúp cân bằng giữa hiệu quả và khả năng tiếp cận với hoạt động cá nhân hóa.

Kiện toàn ngôn ngữ trong chính quyền

Trong việc quản lý hiện đại, việc trải rộng trên nhiều lĩnh vực, nhiều ngôn ngữ và văn hóa khác nhau đã trở thành một yêu cầu thiết yếu để giao tiếp và phát triển. Tuy nhiên, công nghệ dịch thuật thông thường bị hạn chế nhiều trong việc nắm bắt ngữ cảnh gây ảnh hưởng đến chất lượng của nội dung dịch, đặc biệt đối với nội dung phức tạp và có tính mở rộng.

ChatGPT có thể xác định khả năng tiếp cận ngôn ngữ đối với nhiều người dùng dịch vụ. Thông qua đào tạo trên nhiều ngôn ngữ và văn bản, ChatGPT sở hữu khả năng phân biệt và nắm bắt những nét tinh tế trong ngôn ngữ để giao tiếp có hiệu quả.

Đơn giản hóa thông tin cho lĩnh vực công

Trong kỷ nguyên của các mô hình làm việc kết hợp, sự phụ thuộc vào email và nền tảng giao tiếp số để cộng tác đã tăng lên, dẫn đến việc nhân viên phải mất nhiều thời gian cho việc quản lý thư từ trong công việc. Microsoft cho biết rằng nhân viên hiện tại dành 57% thời gian của họ cho các nhiệm vụ giao tiếp bằng phần mềm văn phòng.

Khi các cơ quan chính phủ tìm cách tối ưu hóa hoạt động và phổ biến thông tin của mình thì việc tích hợp các công cụ AI nổi lên như một con đường đầy hứa hẹn để hợp lý hóa hoạt động liên lạc và tăng cường luồng thông tin.

Bằng cách tích hợp với Microsoft Word hoặc Outlook, ChatGPT có thể trích xuất và tóm tắt những thông tin chuyên sâu chính từ tin nhắn, báo cáo và email. Tính năng này cho phép công cụ chắt lọc những hành động thiết yếu từ email và nhúng chúng vào quy trình công việc đã thiết lập.

Việc tíc hợp tính năng ChatGPT có thể giải phóng nhân viên khỏi nhiệm vụ tốn thời gian là xử lý thư từ, công việc để có thể chuyển hướng năng lượng của họ sang việc tạo ra giá trị và thúc đẩy sứ mệnh của tổ chức.

Đơn giản hóa việc giao tiếp và tương tác với ChatGPT

Trong thực tế việc tích hợp ChatGPT vào khung truyền thông của lĩnh vực công hứa hẹn sẽ đẩy nhanh thông tin, hợp lý hóa hoạt động cộng tác, tối ưu hóa năng suất của nhân viên và nâng cao trải nghiệm của những người sử dụng các dịch vụ.

Bằng cách giải phóng thời gian và nguồn lực quý giá khỏi việc quản lý thư tín, ChatGPT đóng vai trò là động lực thúc đẩy hiệu quả hoạt động giao tiếp và nâng cao hiệu quả hoạt động trong chính phủ cũng như các cơ sở khác trong lĩnh vực công để giúp họ hoàn thành công việc tốt nhất./.

Hạnh Tâm