Dưới đây chỉ là một số lợi ích mà các chính phủ có thể mong đợi đạt được khi chuyển những công việc thủ công sang số hóa.

Tăng hiệu quả hoạt động

Bất kỳ quá trình chuyển đổi nào của chính phủ số hay liên quan đến loại công nghệ nào cũng đều cần một khoản đầu tư tài chính khá lớn. Tuy nhiên, về lâu dài, các dịch vụ số và những công nghệ tự động hóa sẽ cải thiện tốc độ, hiệu quả và giảm chi phí vận hành.

Ví dụ, nhiều quy trình của chính phủ, như giấy phép, yêu cầu biểu mẫu và chữ ký. Việc điền thủ công các biểu mẫu và gửi chúng qua đường bưu điện là một quá trình chậm chạp; điều tương tự cũng đúng đối với việc thu thập chữ ký theo cách thủ công. Những quy trình cũ này dễ gây tình trạng nhầm lẫn và mất giấy tờ.

Các biểu mẫu số và phần mềm chữ ký điện tử có thể giảm bớt phần lớn quá trình chuyển qua lại, rút ngắn thời gian và tăng hiệu quả cho các công việc của tổ chức.

Justin Insalaco, nguyên sĩ quan cảnh sát đã nghỉ hưu và là cố vấn chiến lược cho công ty truyền thông số lĩnh vực công Atlas One cho biết: “Chuyển đổi số có thể tự động hóa các nhiệm vụ có tính lặp đi lặp lại, giúp tăng đáng kể hiệu quả và năng suất. Khi những công việc thường ngày được tự động hóa các, các cơ quan chính phủ có thể dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn cho các chức năng quan trọng, từ đó việc cung cấp dịch vụ tổng thể được cải thiện và nâng cao trải nghiệm cho cộng đồng.”

Thực hiện phản hồi nhanh

Cách tốt nhất mà chính phủ mang lại trải nghiệm được lắng nghe cho người dân là thu thập ý kiến và có những hành động phản hồi nhanh chóng.

Các công cụ số như khảo sát và các biểu mẫu trực tuyến có thể đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình thu thập phản hồi. Và phần mềm trực quan hóa dữ liệu có thể phát hiện ra những quan điểm, suy nghĩ thiết thực trong các bình luận của công chúng, cho phép các cơ quan chính phủ xử lý phản hồi một cách nhanh chóng.

Tăng cường tương tác với công chúng

Bên ngoài văn phòng chính phủ là thế giới số. Mọi người đặt hàng trực tuyến mọi thứ từ hàng tạp hóa đến giày dép. Họ đặt lịch hẹn với bác sĩ thông qua cổng thông tin trực tuyến và tham dự các lớp học cũng như cuộc họp thông qua các chương trình phần mềm video.

Các tổ chức chính phủ có thể thu hút công chúng tham gia vào những nỗ lực ra quyết định của họ bằng cách cung cấp các dịch vụ số tương tự những dịch vụ mà họ thường sử dụng như: công cụ đặt chỗ trực tuyến, hệ thống đặt hàng, hệ thống thanh toán, cuộc gọi video...

Justin Insalaco lưu ý: “Trong những năm gần đây, đặc biệt là sau đại dịch COVID-19 toàn cầu, những người đứng đầu các cơ quan nhà nước cho biết đã có sự chuyển biến quan trọng trong tương tác cộng đồng. Số lượt người dân trực tiếp đến các cơ quan nhà nước đã giảm đáng kể khi họ quen dần với việc truy cập các dịch vụ số, chủ yếu thông qua smartphone. Xu hướng này rất hiệu quả khi áp dụng chuyển đổi số, hơn nữa còn cho phép các cơ quan chính phủ giao tiếp được với nhiều người dân và du khách hơn. Ngoài những lợi ích trong hoạt động này, chuyển đổi số còn phù hợp với các mục tiêu xã hội rộng lớn hơn về tính bền vững và khả năng tiếp cận.”

Minh bạch hơn trong các quy trình của chính phủ

Từ bên ngoài nhìn vào, các quy trình của chính phủ có thể giống như một mê cung các quy tắc và quy định. Sự phức tạp này có có thể khiến người dân bị rơi vào cảm giác “chưa thực sự tin tưởng” vào chính phủ. Bởi người dân luôn muốn có một sự giải trình có tính trách nhiệm từ các nhà lãnh đạo lĩnh vực công và nhân viên chính phủ. Họ luôn muối biết về những gì các quan chức chính phủ đang làm hàng ngày.

Các quy trình số sẽ minh bạch hơn nhiều so với các quy trình thủ công vì dễ dàng thấy được dấu vết của các bước hành động và quy trình làm việc.

Nếu một người dân muốn biết trạng thái đơn xin giấy phép của họ, hệ thống số sẽ cho phép họ chỉ cần truy cập trực tuyến và tra cứu số đơn. Trong thế giới chưa được tự động hoá, việc tìm thấy đơn đăng ký bị chôn vùi trong biển giấy tờ khác trên bàn làm việc của nhân viên chính phủ là điều gần như không thể.

Mức độ hài lòng công việc cao hơn

Chuyển đổi số của chính phủ không chỉ mang lại lợi ích cho người dân và các nhà lãnh đạo trong lĩnh vực công mà còn ảnh hưởng lớn đến công việc hàng ngày của một nhân viên chính phủ bình thường.

Các quy trình lặp đi lặp lại và quy trình làm việc quá phức tạp cản trở sự sáng tạo và đổi mới, khiến nhân viên mất đi niềm đam mê với công việc. Sử dụng kỹ thuật số sẽ làm giảm bớt gánh nặng của những nhiệm vụ đó, giúp nhân viên có thời gian tập trung vào công việc quan trọng hơn như tương tác trực tiếp với người dân hoặc thực hiện các dự án mà họ đam mê.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Aja Brown, cựu thị trưởng Compton (California) kiêm giám đốc cấp cao về tác động và truyền thông tại FORWARD, một nền tảng quản lý chương trình dành cho lĩnh vực công, cho biết: “Các công cụ số có thể tạo điều kiện thuận lợi cho những quyết định chính sách dựa trên dữ liệu”. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên chính phủ mà còn cho cả người dân.

Thay vì phân tích thủ công lượng lớn dữ liệu, nhân viên lĩnh vực công có thể sử dụng các công cụ số để phát hiện những xu hướng và sự bất thường cũng như dự đoán kết quả. Họ cũng có thể sử dụng những công cụ này để phát triển những báo cáo trực quan nhằm hiểu rõ hơn về dữ liệu họ sử dụng để đưa ra quyết định.

Mặc dù chính phủ số có rất nhiều lợi thế, nhưng quá trình chuyển đổi thực tế không dễ dàng. Điều quan trọng là phải có sự chuẩn bị và vượt qua được một số trở ngại có thể gặp phải trong quá trình chuyển đổi./.

Hạnh Tâm