Vấn đề này có thể được giải quyết thông qua tự động hóa quản lý tài liệu được hỗ trợ bởi chữ ký điện tử (CKĐT).

Lợi ích của chữ ký điện tử đối với các tổ chức chăm sóc sức khoẻ

CKĐT giải quyết các vấn đề chính về độ chính xác, bảo mật và tuân thủ của chữ ký viết tay truyền thống, mang lại giá trị hữu hình cho các tổ chức chăm sóc sức khoẻ (CSSK).

Hiệu quả được cải thiện: CKĐT được tích hợp với phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và các hệ thống liên quan khác giúp giảm đáng kể thời gian chuẩn bị và tạo các đề xuất, phiếu xác nhận, hợp đồng, các báo cáo tiếp thị... Nhờ đó nhân viên y tế giảm thiểu các việc làm thủ công, tẻ nhạt để có thể tập trung hơn đến việc củng cố mối quan hệ với khách hàng.

Độ chính xác tối đa: Áp dụng CKĐT cho hồ sơ y tế giúp việc điền thông tin trở nên dễ dàng hơn mà vẫn đảm bảo mọi thông tin được gửi đều rõ ràng và đầy đủ. Ngoài ra, việc sử dụng tính năng giám sát kiểm toán cho phép các tổ chức CSSK theo dõi mọi hành động được thực hiện với tài liệu, xem thời điểm tài liệu được xem và chỉnh sửa, giúp giảm thiểu lỗi của con người.

Bảo mật: Được hỗ trợ bởi khả năng mã hóa, xác thực và theo dõi kiểm toán, CKĐT đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập hồ sơ bệnh nhân hoặc khách hàng vào thời gian đã được ấn định trước. Điều này sẽ đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu, tính chống chối bỏ, tính toàn vẹn của thông tin và giảm nguy cơ đánh cắp danh tính.

Tuân thủ quy định: CKĐT đòi hỏi mỗi tài liệu hoàn thành phải đi kèm với một xác thực. Thông tin sức khỏe cá nhân (ePHI) ở Mỹ được bảo vệ theo Đạo luật Trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPAA) thiết lập các tiêu chuẩn của ngành về bảo mật, tính khả dụng, toàn vẹn và quyền riêng tư.

Các yêu cầu về chữ ký điện tử theo HIPAA

Mặc dù HIPAA không đề cập rõ ràng (ủng hộ hoặc cấm) công nghệ CKĐT, nhưng cũng đưa ra các yêu cầu và cân nhắc cụ thể về CKĐT, bao gồm:

Xác thực và kiểm soát truy cập: Tính bảo mật và toàn vẹn của hồ sơ y tế điện tử đã ký phải được đảm bảo bằng cách triển khai các biện pháp kỹ thuật bảo vệ. Cụ thể, các cơ chế xác thực và kiểm soát truy cập phải giới hạn các khả năng ký cho những người dùng được ủy quyền hợp lệ.

Triển khai các biện pháp kiểm tra để theo dõi tất cả các lần ký, bao gồm danh tính của người ký và bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu đã ký. Tính chống chối bỏ được đảm bảo nghĩa là người ký không thể phủ nhận việc đã ký các tài liệu điện tử.

Tuân thủ pháp luật: Các giải pháp CKĐT phải tuân thủ luật của tiểu bang và liên bang Mỹ, như đạo luật Giao dịch Điện tử thống nhất (UETA) và Đạo luật CKĐT trong thương mại quốc gia và quốc tế (Đạo luật E-SIGN). Ngoài ra, còn phải triển khai các chính sách nội bộ để quản lý việc sử dụng CKĐT.

Các chính sách nội bộ nên được triển khai tại các đơn vị liên quan để quản lý việc sử dụng CKĐT.

Ứng dụng chữ ký điện tử trong các khâu của chăm sóc sức khỏe

Các tổ chức CSSK phụ thuộc rất nhiều vào hồ sơ y tế và việc áp dụng đúng CKĐT để cải thiện quy trình làm việc và thúc đẩy việc CSSK dựa trên giá trị.

Quản lý thông tin bệnh nhân: Điều này bao gồm sử dụng CKĐT để có được sự đồng ý của bệnh nhân đối với các thủ thuật y tế, kế hoạch điều trị hoặc việc phát hành ePHI. Những tài liệu đã ký được lưu trữ an toàn trong hệ thống hồ sơ sức khoẻ điện tử (EHR) để tham khảo trong tương lai, giảm bớt gánh nặng hành chính.

Với CKĐT, các tổ chức CSSK cũng có thể đẩy nhanh những giao dịch dược phẩm (bao gồm giao dược phẩm, phân phối thuốc và cấp phát) và ký đơn thuốc để bệnh nhân có thể nhận được thuốc sớm nhất có thể.

Quản lý tài liệu: Tự động hóa việc tạo, quản lý và ký tài liệu cho phép các tổ chức CSSK nhanh chóng và dễ dàng gửi báo giá cho khách hàng. Điều này giúp các công ty giảm thiểu giấy tờ và tập trung nhiều hơn cho việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Quản lý tiếp thị và bán hàng: Các giải pháp quản lý tài liệu hiện đại cho phép tạo và tùy chỉnh những đề xuất, hợp đồng và báo giá chỉ trong vài phút. Ngoài ra, các biểu mẫu tùy chỉnh đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin cơ bản có giá trị từ khách hàng thông qua những câu hỏi chi tiết và chuẩn hóa hơn.

Tự động hóa back-office: Bằng cách loại bỏ những phê duyệt thủ công giữa các đồng nghiệp và phòng ban, tổ chức CSSK có thể tăng cường tiếp cận chiến lược và truyền thông để thu hút nhiều người đến với dịch vụ CSSK hơn.

Ngoài ra, CKĐT có thể được sử dụng trong các phòng ban nhân sự để ký những tài liệu liên quan đến nhân sự, bao gồm hợp đồng, thông báo tuyển dụng, thư mời và tài liệu đào tạo.

Hơn nữa, trong thanh toán y tế và yêu cầu bảo hiểm, việc sử dụng CKĐT cho các yêu cầu bảo hiểm và hóa đơn có thể đẩy nhanh quá trình thanh toán bảo hiểm và giảm thiểu lỗi thông qua việc truy cập và tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn.

CKĐT luôn song hành chặt chẽ với tự động hóa quản lý tài liệu. Cho dù đó là việc ký chấp thuận của bệnh nhân, tạo đề xuất hay tạo báo cáo tiếp thị hàng tháng thì việc áp dụng CKĐT cho phép người dùng được bảo vệ đẩy nhanh và cải thiện quy trình làm việc của các tổ chức về CSSK./.

Hạnh Tâm