Sử dụng hợp đồng điện tử - xu thế tất yếu

Tại Diễn đàn Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và phát triển thương mại điện tử (TMĐT) với chủ đề “Phát triển hợp đồng điện tử an toàn” diễn ra vào 15/10/2024, Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương) Lê Hoàng Oanh nhấn mạnh, trong bối cảnh thị trường toàn cầu biến động không ngừng, khả năng linh hoạt, sẵn sàng chuyển đổi là chìa khóa cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp (DN).

TMĐT đã và đang trở thành động lực chủ chốt trong nền kinh tế số, với tốc độ tăng trưởng ấn tượng 25% trong năm 2023 và dự kiến sẽ chiếm 10% tổng doanh thu bán lẻ vào năm 2025. Quá trình này không chỉ mở ra cơ hội lớn mà còn thúc đẩy DN nhanh chóng thích nghi, đạt những bước tiến quan trọng trong CĐS.

Thời gian qua, Bộ Công Thương luôn đồng hành cùng các DN, tổ chức trong quá trình CĐS, thông qua việc triển khai các giải pháp chính sách nhằm phát triển thị trường TMĐT cạnh tranh lành mạnh, xây dựng các hệ sinh thái hỗ trợ DN ứng dụng hiệu quả TMĐT vào hoạt động kinh doanh, nâng cao năng lực thích ứng với những xu thế kinh doanh và công nghệ mới.

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn, hợp đồng điện tử (HĐĐT) ngày càng trở nên phổ biến, phản ánh cơ bản các mối quan hệ dân sự và thương mại. Tháng 6/2024, Quốc hội đã phê duyệt Luật Giao dịch Điện tử (GDĐT) 2023, thay thế cho Luật GDĐT 2005 (trừ một số trường hợp quy định chuyển tiếp). Luật đã thiết lập những quy định cơ bản nhằm bảo đảm giá trị pháp lý của HĐĐT, bao gồm cả vấn đề chứng thực HĐĐT.

Hiện nay, theo báo cáo của Bộ Công Thương, Việt Nam đã có 11 tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực HĐĐT (CeCA) như Viettel, VNPT, FPT, CMC,… đã được xác nhận đăng ký để triển khai cung cấp dịch vụ này. Vai trò của các tổ chức trên là bảo đảm về mặt kỹ thuật để quá trình ký kết hợp đồng/giao kết điện tử trên môi trường trực tuyến được diễn ra an toàn.

Các tổ chức CeCA cung cấp một hạ tầng số giúp DN, người dân sử dụng HĐĐT được bảo vệ bởi các công nghệ xác thực và tin cậy, hướng tới kết nối kỹ thuật và hỗ trợ các bên thứ 3 như cơ quan thuế, ngân hàng, các tổ chức tài chính và cơ quan giải quyết tranh chấp thực hiện các nghiệp vụ liên quan. Những tổ chức này đóng vai trò bảo vệ giá trị pháp lý cho HĐĐT và tạo niềm tin cho các bên tham gia, bao gồm cả người dân và DN.

Theo Sách Trắng TMĐT Việt Nam, nếu năm 2020 có 29% DN sử dụng HĐĐT thì tỷ lệ này của năm 2023 là 41%. Từ năm 2020, nhiều DN tại Việt Nam đã áp dụng các giải pháp giao kết và xác thực điện tử nhằm tăng hiệu quả hoạt động. Theo Cục TMĐT và Kinh tế số, đến hết tháng 8/2024, hơn 490.000 HĐĐT đã được chứng thực, với sự tham gia của gần 49.000 DN, minh chứng cho sự phát triển tích cực của dịch vụ này.

Nhiều giải pháp công nghệ được triển khai trong HĐĐT

Cũng tại Diễn đàn trên, Cục trưởng Lê Hoàng Oanh cho biết, việc ứng dụng HĐĐT toàn diện sẽ giúp đất nước tiết kiệm 50.000 - 70.000 tỷ đồng/năm, bao gồm chi phí in ấn giấy tờ, chi phí chuyển phát và bảo quản hồ sơ, chứng từ giấy theo thời gian quy định.

Quan trọng hơn, HĐĐT giúp các DN vận hành quy trình kinh doanh nhanh chóng hơn, rút ngắn thời gian giao kết giữa các DN; giúp DN tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc chứng minh lịch sử giao dịch, uy tín khi giao dịch với cơ quan quản lý hoặc các tổ chức ngân hàng, tài chính.

Bên cạnh việc tiết kiệm chi phí, sẽ giải quyết được vấn đề chuyển đổi số (CĐS) toàn diện của DN, khi các hợp đồng vốn là nền tảng cơ bản của hoạt động kinh doanh sẽ được bảo vệ hiệu quả, đảm bảo giá trị như bản giấy/bản gốc trong giao dịch. Nhiều giải pháp công nghệ đã được áp dụng trong HĐĐT để giúp khách hàng tuân thủ các quy định của pháp luật về GDĐT, an toàn thông tin.

Trong bối cảnh đó, các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực HĐĐT cũng đang tìm kiếm nhiều giải pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ. Là một trong những đơn vị tiên phong trong việc triển khai chữ ký số (CKS) và HĐĐT tại Việt Nam, Trung tâm Giải pháp C-SUITE CMC TS, Công ty TNHH Tổng công ty Công nghệ và giải pháp CMC đã áp dụng các hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), ERP (Hoạch định tài nguyên DN), dữ liệu lớn và AI để tối ưu hóa quy trình, tăng cường trải nghiệm khách hàng và chuyển đổi sang mô hình kinh doanh trực tuyến cho nhiều DN.

Hệ thống C-Contract của CMC được thiết kế với các tính năng bảo mật như xác thực thời gian ký, danh tính người ký và tính toàn vẹn của hợp đồng, đảm bảo hợp pháp và an toàn cho các giao dịch trực tuyến. Với những giải pháp này, CMC cam kết đồng hành cùng DN trên hành trình CĐS, mang lại hiệu quả cao hơn trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Trong khi đó, từ năm 2009, Tập đoàn VNPT đã không ngừng nâng cao các dịch vụ và giải pháp, bao gồm nền tảng VNPT eContract và giải pháp ký số từ xa (remote signing). Đến năm 2024, VNPT tự hào đã cung cấp hơn 1 triệu HĐĐT trong nhiều lĩnh vực: cung cấp dịch vụ viễn thông, điện, nước; ngân hàng, chứng khoán; vận tải, giao dịch của các DN SME...

Bên cạnh đó, VNPT cũng thừa nhận những thách thức mà DN gặp phải khi áp dụng HĐĐT, như chi phí, thủ tục phức tạp, và thiếu sự chấp nhận từ các bên thứ ba (như cơ quan thuế, kho bạc). Để khắc phục, VNPT đưa ra nhiều giải pháp cải tiến, chẳng hạn như loại bỏ phí khởi tạo CKS và cung cấp các gói ký với chi phí linh hoạt chỉ từ 1.000 đồng/lượt ký.

Việc sử dụng CKS của đơn vị được cấp phép, có uy tín sẽ giúp bảo vệ quyền lợi cho khách hàng, đặc biệt khi CKS có đính kèm cả dấu thời gian và định danh eKYC tại thời điểm ký thì cả DNp lẫn cá nhân tham gia ký kết tài liệu hay hợp đồng trên môi trường điện tử đều có thể yên tâm hơn cả bản giấy truyền thống. Tổng Công ty Viễn thông Viettel (Viettel Telecom) cam kết sẽ luôn sẵn sàng đồng hành cùng DN trong công cuộc CĐS ngày càng an toàn hơn và dễ dàng hơn bằng trọn bộ giải pháp từ HĐĐT, CKS, đến dấu thời gian hay hoá đơn điện tử…"./.

Nguyễn Nhàn