“

Tóm tắt:
- AI đang thay đổi môi trường làm việc, giống như động cơ hơi nước trong Cách mạng Công nghiệp.
- AI giúp tăng năng suất, tự động hóa tới 70% thời gian làm việc và có thể thay thế 50% hoạt động công việc vào năm 2045.
- Lo ngại phổ biến: Mất việc, chênh lệch tiếp cận AI giữa lãnh đạo và nhân viên tuyến đầu, ảnh hưởng đến phụ nữ nhiều hơn.
- AI hỗ trợ công việc đa dạng: Giao tiếp, ghi chú, lập lịch, tạo nội dung, phân tích dữ liệu, chăm sóc khách hàng, quản lý dự án...
- Doanh nghiệp sử dụng AI hiệu quả có thể tăng năng suất 40%, giảm chi phí 30%.
- Kỹ năng sử dụng AI trở thành yêu cầu quan trọng, bao gồm kỹ thuật đặt lệnh (prompt), đánh giá phản hồi và thử nghiệm liên tục.
- Thái độ học hỏi và linh hoạt là chìa khóa để thích nghi và tận dụng AI trong công việc.

Với các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) mạnh mẽ và có khả năng do Anthropic, Cohere, Google, Meta, Mistral, OpenAI và các công ty khác phát triển, chúng ta đã bước vào kỷ nguyên công nghệ thông tin mới. Nghiên cứu của McKinsey ước tính cơ hội AI dài hạn ở mức 4,4 nghìn tỷ đô la trong tiềm năng tăng trưởng năng suất bổ sung từ các trường hợp sử dụng của doanh nghiệp Trí tuệ nhân tạo được kỳ vọng sẽ thay đổi mạnh mẽ cách làm việc của hầu hết chúng ta, nhưng đây là sự thay đổi mà nhiều người chưa chuẩn bị.

Trong bối cảnh mọi lời bàn tán xung quanh AI, ngày càng có nhiều lo ngại về mối đe dọa mà nó có thể gây ra cho người lao động. Nỗi lo về việc AI sẽ thay thế người lao động là có thật, khi khoảng 62% thế hệ Z lo lắng rằng công việc của họ có thể trở nên lỗi thời trong thập kỷ tới. Trong khi các chuyên gia công nghệ phản bác rằng bạn có nhiều khả năng bị thay thế bởi những người đồng nghiệp biết cách sử dụng AI hơn là bản thân công nghệ, thì điều đó cũng không thực sự đáng an tâm.

AI và cải thiện hiệu quả trong công việc

Một báo cáo gần đây của Goldman Sachs phát hiện ra rằng có tới 300 triệu việc làm trên toàn thế giới có thể bị ảnh hưởng bởi AI và tự động hóa, nhưng một cuộc khảo sát của Boston Consulting Group cho thấy việc áp dụng cho đến nay phần lớn chỉ giới hạn ở nhóm C-suite. Theo cuộc khảo sát, 80% giám đốc điều hành cho biết họ thường xuyên sử dụng AI tạo sinh, trong khi chỉ có 20% nhân viên tuyến đầu báo cáo như vậy. Trong khi đó, một nghiên cứu vào đầu năm nay của công ty phân tích nguồn nhân lực Revelio Labs phát hiện ra rằng những công việc bị AI đe dọa nhiều nhất phần lớn là do phụ nữ đảm nhiệm.

Các chuyên gia cho biết AI có khả năng sẽ biến đổi nơi làm việc, mặc dù nó đang phát triển quá nhanh đến mức chúng ta có thể không biết hết mọi cách nó có thể thay đổi cách chúng ta làm việc trong tương lai. Những công cụ AI này có thể giúp mọi người hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ nhưng cần thiết hàng ngày, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian về lâu dài. Kết quả: Bạn dành ít thời gian hơn cho công việc hành chính và nhiều thời gian hơn để làm những việc bạn thích hoặc có giá trị hơn cho công việc của bạn.

Một cuộc khảo sát gần đây của McKinsey ước tính rằng các công cụ AI tạo sinh về mặt lý thuyết có thể tự động hóa công việc chiếm tới 70% thời gian của nhân viên và AI có thể thay thế một nửa các hoạt động công việc hàng ngày của người lao động vào năm 2045 - sớm hơn khoảng một thập kỷ so với ước tính trước đây.

Theo McKinsey, sự thay đổi này sẽ tác động đến những người lao động dựa trên tri thức, trong những công việc mà theo truyền thống có mức lương cao hơn và yêu cầu về trình độ học vấn.

Tuy nhiên, các chuyên gia cho biết sự thay đổi này có thể có nghĩa là mọi người sẽ được yêu cầu sử dụng các công cụ như AI tạo sinh theo cùng cách chúng ta sử dụng công cụ tìm kiếm và trình xử lý văn bản. Erik Brynjolfsson, thành viên cấp cao tại Viện AI lấy con người làm trung tâm của Stanford, cho biết: “AI không chỉ là tự động hóa công việc và thay thế con người. Cho đến nay, lợi ích lớn nhất là AI làm việc với con người và giúp họ làm việc hiệu quả hơn”.

Việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành hiện thực trong nhiều ngành công nghiệp, nhưng công nghệ này cũng có nhiều tiềm năng hơn đáng kể, như một phân tích từ Accenture và Frontier Economics cho thấy. Báo cáo dự đoán rằng năng suất lao động ở các nước phát triển có thể tăng tới 40% cho đến năm 2035 do ảnh hưởng của trí tuệ nhân tạo. Năng suất tăng cao được dự đoán ở Thụy Điển vào khoảng 37%, Hoa Kỳ 35% và Nhật Bản là 34%; ở Đức và Áo, AI có khả năng tối đa hóa năng suất lao động khoảng 30% trong vòng 15 năm tới.

Các doanh nghiệp ngày càng chuyển sang các giải pháp hỗ trợ AI để hợp lý hóa quy trình làm việc và tối đa hóa sản lượng. Bằng cách đưa AI vào hoạt động hàng ngày, bạn có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, phân tích dữ liệu hiệu quả hơn và đưa ra quyết định thông minh hơn chỉ trong một phần nhỏ thời gian.

Theo một cuộc khảo sát gần đây, các doanh nghiệp triển khai hiệu quả công nghệ AI sẽ có năng suất tăng đáng kể, một số báo cáo cho biết hiệu quả cải thiện tới 40% và chi phí hoạt động giảm 30%. Với các công cụ AI phù hợp, doanh nghiệp có thể đi trước đối thủ cạnh tranh, tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên cao và cuối cùng thúc đẩy tăng trưởng.

Bằng cách kết hợp các công cụ hỗ trợ năng suất AI vào hoạt động hàng ngày, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, làm phong phú thêm trải nghiệm của khách hàng và duy trì khả năng cạnh tranh trong bối cảnh kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng. Một số cách mà các công cụ AI hỗ trợ năng suất AI giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh bao gồm:

+ Giao tiếp và cộng tác. Triển khai các nền tảng hỗ trợ AI để tạo điều kiện cho các tương tác liền mạch giữa các thành viên trong nhóm, tự động hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất.

+ Ghi chú cuộc họp, bản ghi chép và tóm tắt. Chuyển đổi bản ghi cuộc họp sang định dạng văn bản và tạo bản tóm tắt có thể tìm kiếm, chia sẻ được bằng các dịch vụ phiên âm cuộc họp AI.

+ Phát triển bài thuyết trình. Tạo slide, thiết kế bố cục và đề xuất nội dung cho các bài thuyết trình hấp dẫn bằng sự hỗ trợ của AI.

+ Dọn dẹp và sắp xếp hộp thư email. Nhờ sự trợ giúp của AI để dọn dẹp hộp thư email, ưu tiên email và phân loại tin nhắn để quản lý dễ dàng hơn.

+ Lên lịch và lập kế hoạch. Lên lịch họp bằng các công cụ AI phân tích lịch, đề xuất thời gian họp tối ưu và tự động hóa quy trình đặt lịch hẹn.

+ Tạo nội dung. Cân nhắc các công cụ tạo nội dung hỗ trợ AI để giúp tạo ý tưởng chủ đề, phác thảo bài viết và đề xuất các từ khóa có liên quan.

+ Tạo đồ họa, video và âm thanh. Tạo đồ họa, video và nội dung âm thanh hấp dẫn về mặt hình ảnh cho mục đích tiếp thị và xây dựng thương hiệu với sự hỗ trợ của AI.

+ Dịch vụ khách hàng. Kết hợp các chatbot dịch vụ khách hàng AI vào trung tâm dịch vụ của bạn để cung cấp hỗ trợ tức thì, giải quyết các truy vấn phổ biến và chuyển các vấn đề phức tạp đến các nhân viên.

+ Cá nhân hóa. Phân tích dữ liệu khách hàng và đưa ra các đề xuất, ưu đãi và thông tin liên lạc được cá nhân hóa bằng thuật toán học máy.

+ Phân tích dữ liệu. Sử dụng các công cụ phân tích AI để diễn giải các tập dữ liệu lớn, xác định xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

+ Dự báo và tối ưu hóa doanh số. Dự báo xu hướng bán hàng, xác định khách hàng tiềm năng và tối ưu hóa chiến lược giá với sự trợ giúp của các công cụ AI dành cho doanh nghiệp nhỏ.

+ Quản lý hàng tồn kho. Theo dõi mức tồn kho, dự đoán nhu cầu và tự động hóa quy trình đặt hàng lại bằng hệ thống quản lý hàng tồn kho hỗ trợ AI.

+ Quản lý tài chính. Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp AI để hợp lý hóa các nhiệm vụ ghi sổ kế toán, quản lý chi phí và tạo báo cáo tài chính.

+ Quản lý phương tiện truyền thông xã hội. Lên lịch đăng bài, phân tích số liệu tương tác và xác định các cơ hội nội dung bằng các công cụ quản lý phương tiện truyền thông xã hội hỗ trợ AI.

+ Tạo và đánh giá khách hàng tiềm năng. Sử dụng thuật toán AI để xác định và đánh giá khách hàng tiềm năng dựa trên hành vi, thông tin nhân khẩu học và tương tác của khách hàng.

+ Quản lý dự án. Tự động hóa việc phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực bằng các công cụ quản lý dự án được tăng cường bằng AI.

+ Trợ lý ảo. Sử dụng trợ lý ảo hỗ trợ AI để xử lý các nhiệm vụ hành chính, lên lịch hẹn và cung cấp thông tin cho khách hàng và nhân viên.

Sử dụng AI hiệu quả?

Sự xuất hiện của các công nghệ mạnh mẽ như ChatGPT của OpenAI, Gemini của Google và các công nghệ khác mang đến cơ hội phát triển cá nhân và nghề nghiệp. Mặc dù chưa rõ chính xác nơi làm việc sẽ thay đổi như thế nào trong kỷ nguyên AI, nhưng việc có kiến thức cơ bản về các công cụ này sẽ giúp bạn duy trì sự phù hợp và khả năng thích ứng. Trong thời đại mà AI đã bắt đầu thay thế công việc trên toàn thế giới, việc nắm bắt công nghệ là chìa khóa để duy trì sự phù hợp.

AI có tiềm năng biến đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp, giúp các quy trình hiệu quả hơn và tăng năng suất. Để tối đa hóa lợi ích của các công cụ AI dành cho doanh nghiệp, nhân viên nên tuân theo các biện pháp thực hành tốt nhất giúp đảm bảo tích hợp trơn tru và biết cách sử dụng AI tại nơi làm việc để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của họ.

Trước sự thay đổi này, nhiều người đang cố gắng nâng cao kỹ năng về AI và áp dụng những gì học được vào nơi làm việc - và nhiều khóa học đang xuất hiện để giúp họ thực hiện điều đó. “Rõ ràng đây là một trong những khoảnh khắc mà mọi người thực sự cố gắng nắm bắt những gì chatbot điều gì (và bao nhiêu) - điều mà ngay cả những người chuyên nghiệp cũng phải bối rối.

“Thật khó để gỡ rối trong não tất cả những thứ mà bạn biết mà Claude không biết, và viết chúng ra”, David Hershey, một nhân viên AI ứng dụng của Anthropic cho biết. “Chỉ là một điều vô cùng khó khăn để loại bỏ tất cả các giả định mà bạn có và có thể truyền đạt rất rõ ràng toàn bộ thông tin thực tế.”

Các chuyên gia kỹ thuật đã đưa ra một số mẹo những lời nhắc, giúp phân biệt những người chỉ sử dụng ChatGPT với những người thực sự đạt được kết quả. Sau đây là những mẹo để trở thành người thúc đẩy AI hiệu quả.

1. Hãy là người giao tiếp hiệu quả

Vì AI không có khả năng xử lý giống như con người nên việc giao tiếp rõ ràng nhất có thể là tối quan trọng đối với bất kỳ lời nhắc nào của AI.

Điều đó có nghĩa là cung cấp càng nhiều thông tin chi tiết có liên quan càng tốt, bao gồm bất kỳ điều gì mà bạn nghĩ AI có thể biết hoặc coi là hiển nhiên, chẳng hạn như mục đích dự kiến, giọng điệu, người nhận và mục tiêu cuối cùng của một nhiệm vụ.

Ví dụ, hãy viết email. Nếu bạn nhắc AI bằng câu “Soạn email cho sếp của tôi”, rõ ràng là có những chi tiết bị bỏ sót. Thay vào đó, hãy cụ thể: “Soạn email cho sếp của tôi, [Tên], [Chủ đề] [Thời gian], nhắc nhở họ về các tài liệu họ cần “Một điều mọi người sẽ làm là đưa “suy nghĩ từng bước” vào lời nhắc và họ sẽ không kiểm tra để đảm bảo rằng mô hình thực sự đang suy nghĩ từng bước vì mô hình có thể hiểu theo nghĩa trừu tượng hoặc tổng quát hơn”.

Việc trò chuyện kỹ lưỡng với AI - thay vì mối quan hệ giao dịch một lần - cũng có thể giúp cải thiện kết quả đầu ra; trên thực tế có những lúc cần phải trao đổi qua lại hàng trăm lần với Claude để phải lặp lại thêm hoặc chỉ ra lỗi. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu một chatbot AI cung cấp danh sách 50 thủ phủ của các tiểu bang Hoa Kỳ và nó đưa ra lỗi, bạn có thể trả lời giống như khi bạn nói chuyện với đồng nghiệp: “Bạn đã nhầm Augusta, Maine thành Augusta, Georgia - bạn có chắc là câu trả lời của mình là đúng không?”

Hơn nữa, một nguồn nghiên cứu hữu ích mà nhiều AI tạo sinh hiện có là cung cấp những kiến thức tìm thấy trên Internet; cần chắc chắn thêm, “Và cung cấp cho tôi nguồn thông tin của bạn.”

2. Đọc và điều chỉnh

Giống như lời nhắc ban đầu của bạn, phản hồi từ mô hình AI có thể không khớp chính xác với những gì bạn mong đợi. Và mặc dù công nghệ AI đã có những tiến bộ, lỗi và ảo giác vẫn tràn lan - và trong một số trường hợp, có thể trở nên tồi tệ hơn. Do đó, việc đọc kỹ những gì AI cung cấp dưới dạng phản hồi quan trọng hơn bao giờ hết. Chỉ cần sao chép và dán phản hồi của AI là bạn có thể gặp rắc rối tại nơi làm việc:

“Một điều mọi người sẽ làm là đưa “suy nghĩ từng bước” vào lời nhắc và họ sẽ không kiểm tra để đảm bảo rằng mô hình thực sự đang suy nghĩ từng bước vì mô hình có thể hiểu theo nghĩa trừu tượng hoặc tổng quát hơn”.

Việc trò chuyện kỹ lưỡng với AI - thay vì mối quan hệ giao dịch một lần - cũng có thể giúp cải thiện kết quả đầu ra; trên thực tế có những lúc cần phải trao đổi qua lại hàng trăm lần với Claude để phải lặp lại thêm hoặc chỉ ra lỗi.

Ví dụ, nếu bạn yêu cầu một chatbot AI cung cấp danh sách 50 thủ phủ của các tiểu bang Hoa Kỳ và nó đưa ra lỗi, bạn có thể trả lời giống như khi bạn nói chuyện với đồng nghiệp: “Bạn đã nhầm Augusta, Maine thành Augusta, Georgia - bạn có chắc là câu trả lời của mình là đúng không?”

Hơn nữa, một nguồn nghiên cứu hữu ích mà nhiều AI tạo sinh hiện có là cung cấp những kiến thức tìm thấy trên Internet; cần chắc chắn thêm, “Và cung cấp cho tôi nguồn thông tin của bạn.”

3. Tiến hành thử nghiệm

AI thường được so sánh với các công cụ công nghệ như máy tính. Tuy nhiên, giống như khi bạn lần đầu sử dụng máy tính, việc thành thạo công cụ này không diễn ra ngay lập tức. Việc liên tục tương tác với AI có thể tạo nên loại kỹ sư nhanh nhạy nhất: “Hãy làm đi làm lại nhiều lần, đưa ra lời nhắc, cố gắng đọc lời nhắc của bạn như thể bạn là một người lần đầu tiên gặp phải nó”.

Việc cố gắng để mô hình thực hiện được điều mà bạn nghĩ nó không thể làm được có thể là một cách tuyệt vời để tìm hiểu tiềm năng của AI: “phần lớn kỹ thuật thực chất là nhằm mở rộng ranh giới những gì mô hình có thể làm được”.

Một lĩnh vực mà điều này đặc biệt hấp dẫn là với việc tạo hình ảnh. Nếu bạn yêu cầu một chatbot: “Soạn thảo một tờ rơi cho buổi đào tạo tại nơi làm việc mà tôi đang tổ chức về quấy rối”.

Vì các thông số tương đối hạn chế, nên các tùy chọn cho những gì nó có thể tạo ra là vô tận. Bạn có thể nhận được thứ gì đó hoàn toàn khác nếu bạn nghiêm khắc và nhanh chóng hơn, “Tôi làm việc trong phòng nhân sự và tôi cần một tờ rơi chuyên nghiệp cho buổi đào tạo tại nơi làm việc dành cho [Đối tượng] về quấy rối được tổ chức vào [Ngày]”.

Tương lai được AI thúc đẩy

AI đang cải thiện cách chúng ta làm việc và không phải là thay thế con người mà là cải thiện môi trường làm việc của chúng ta. Nó không chỉ là một phần của doanh nghiệp mà còn là một phần của cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Đây là công nghệ thịnh hành nhất của thế kỷ 21.

Khi các mô hình AI được cải thiện, đường cong học tập đằng sau việc nhắc sẽ trở nên ít cực đoan hơn. Trên thực tế, nhóm Anthropic cho biết các vai trò có thể sớm được đảo ngược: “Có lẽ việc gợi ý trở thành việc phải giải thích những gì mình muốn và nó giống như một lời gợi ý cho mọi người”. Các mô hình công khai của Claude và các LLM khác sẽ đặt câu hỏi tiếp theo cho các lời nhắc không đủ thông tin. Chỉ cần nói “Viết email cho sếp của tôi” giờ sẽ tạo ra nhiều câu hỏi hơn là câu trả lời.

Nếu bạn muốn sử dụng AI để cải thiện hiệu quả công việc, hãy nhớ một bí mật: đối với bất kỳ nhiệm vụ nào, hãy để AI thực hiện trước. Hãy ghi nhớ bí mật này - bất cứ khi nào bạn đang làm việc gì đó, hãy dừng lại và suy nghĩ: làm sao tôi có thể sử dụng AI cho việc này? Nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi trực tiếp một LLM để họ cung cấp cho bạn các giải pháp dựa trên AI.

Dựa trên bí mật này, chúng ta có thể chia nhỏ hơn nữa. Ví dụ, khi viết tài liệu, đừng viết từ đầu tiên - hãy luôn để AI viết trước, sau đó gỡ lỗi và sửa đổi dựa trên những gì AI cung cấp. Khi thiết kế sản phẩm, đừng bắt đầu ngay - hãy sử dụng v0 trước. Khi mã hóa, đừng bắt đầu nhập ngay - hãy sử dụng CurSor trước.

Đây là một bí mật đơn giản: khi bạn cố gắng giải quyết hầu hết các nhiệm vụ hàng ngày bằng AI, theo thời gian, bạn sẽ nhận thấy những kết quả đáng ngạc nhiên - thời gian rảnh của bạn tăng lên đáng kể và hiệu quả công việc cũng tăng vọt.

Việc tích hợp AI vào quy trình làm việc đòi hỏi phải thay đổi tư duy và sẵn sàng đón nhận sự thay đổi. Khuyến khích thử nghiệm các công cụ AI và khám phá những cách khác nhau sử dụng AI để làm việc hiệu quả hơn, hợp lý hóa quy trình và tăng hiệu quả. Bằng cách thúc đẩy văn hóa học tập và đổi mới liên tục, có thể đảm bảo rằng AI trở thành một tài sản vô giá trong việc thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.

“

Tài liệu tham khảo:
1. https://time.com/6302984/ai-jobs-career/
2. https://fortune.com/2025/05/06/ai-prompt-tips-according-
to-anthropic-experts-more-successful-at-work/
3. https://www.quora.com/What-do-you-recommend-to-get-
started-with-using-AI-to-be-more-successful-at-work
4. https://www.statista.com/chart/23779/ai-productivity-
increase/
5. https://www.zdnet.com/article/ive-tested-a-lot-of-ai-tools-
for-work-these-4-actually-help-me-get-more-done-every-
day/

(Bài đăng ấn phẩm in Tạp chí TT&TT số 5 tháng 5/2025)

Lê Anh