Cách chỉnh sửa tệp PDF trong Microsoft Word

Trong khi các phiên bản Word trước cho phép bạn lưu tài liệu dưới dạng PDF, Word 2016 cho phép bạn mở tệp có định dạng Adobe, sửa đổi và sau đó lưu lại thành định dạng PDF mà không cần sử dụng Acrobat. Microsoft gọi tính năng mới này là PDF Reflow và tại đây chúng tôi sẽ cho bạn biết cách chỉnh sửa với một tệp có chứa văn bản và hình ảnh.

Nhập (Import), xuất (export) và chỉnh sửa tệp PDF trong Microsoft Word

1. Mở Word 2016

Chọn Tệp (File) > Mở (Open), sau đó Duyệt đến thư mục chứa tệp PDF của bạn. Chọn một tệp và nhấp vào nút Mở. Lưu ý tệp đã chọn xuất hiện trong cửa sổ Xem ở bên phải. Đối với ví dụ này, hãy chọn tệp có văn bản và đồ họa.

2. Khi bạn nhấp vào Mở, hộp thoại sau xuất hiện

LƯU Ý: Thông báo cảnh báo rằng các tệp lớn sẽ mất nhiều thời gian hơn để tải và bố cục trong Word có thể không giống hệt với PDF gốc. Đó là vì lề, cột, bảng, ngắt trang, chú thích, lưu ý, khung hình, theo dõi thay đổi (track change) và tùy chọn định dạng đặc biệt như hiệu ứng phông chữ (và nhiều thứ khác) có thể khác nhau giữa phần mềm gốc được sử dụng để tạo tệp PDF (chẳng hạn như InDesign hoặc Microsoft Publisher) và Word.

Microsoft cho rằng tài liệu chỉ có văn bản sẽ được chuyển và chỉnh sửa tốt hơn so với các tài liệu có kích thước nặng với nhiều biểu đồ và đồ họa, thẻ, dấu trang, chú thích và / hoặc theo dõi thay đổi. Các khối văn bản bổ sung này thường nằm ở giữa các đoạn văn hoặc được gắn thẻ ở cuối. Hãy nhận biết những giới hạn này để bạn có thể lập kế hoạch cho kết quả và thực hiện các điều chỉnh khi cần.

Tuy nhiên, nhiều thuộc tính bố cục tương thích và chuyển từ PDF trực tiếp sang Word mà không gặp vấn đề gì. Ví dụ: hình ảnh sau đây là bản sao của tệp PDF gốc mà chúng tôi đã mở trong Word 2016.

Sửa đổi PDF trong Word

Bạn có thể dễ dàng thêm các đoạn mới, chỉnh sửa, xóa dữ liệu, và tài liệu sẽ tự động định dạng khi bạn nhập. Bạn thậm chí có thể loại bỏ, thay thế hoặc định vị lại đồ họa và tính năng bọc văn bản các đoạn xung quanh hình ảnh ở vị trí mới của nó. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước trang, lề, khoảng cách dòng, phông chữ và kích thước phông chữ cộng với tất cả các thuộc tính phông chữ và hơn thế nữa.

Trong phiên bản "đã chỉnh sửa" của tài liệu này, phông chữ và kích thước phông chữ trong tiêu đề, phụ đề, đoạn đầu tiên và cuối cùng đều đã thay đổi. Ngoài ra, đoạn màu vàng được thêm vào và hình ảnh được di chuyển từ trên xuống dưới cùng bên trái, tất cả đều không có vấn đề gì.

Trong thực tế, khả năng tương thích PDF của Word 2016 rất tốt, bạn có thể nhấp chuột phải vào hình ảnh và xem toàn bộ danh sách các tùy chọn đồ họa có thể chỉnh sửa bao gồm cắt xén, định kích thước, định dạng, định vị, thêm chú thích và thậm chí đính kèm siêu liên kết.

Với tất cả các tính năng mới này, giờ đây bạn có thể sử dụng Word 2016, lưu sản phẩm đã hoàn thành dưới dạng PDF được biên dịch / rút gọn rồi gửi trực tiếp đến máy in để in hàng loạt. Đây là một lợi thế thực sự cho các văn phòng nhỏ và các doanh nghiệp gia đình không thể mua được một chương trình phần mềm khác cho mọi chức năng đặc biệt xảy ra.

Lợi ích thực sự cho người dùng là sự tiện lợi của việc sao chép dữ liệu từ tài liệu này sang tài liệu khác mà trước đây có nguồn gốc trong các định dạng tệp không tương thích. Các tệp PDF nhỏ hơn, dễ gửi email hơn và hiệu quả hơn cho việc in vì định dạng là di động, do đó, tất cả các yếu tố cần thiết để tạo thành sản phẩm được thu thập thành một tệp.

Nhược điểm của tính năng Reflow của Word là một số công ty sử dụng định dạng PDF để đảm bảo một số biện pháp bảo vệ bản quyền đối với các tài liệu mà họ phân phối. Cũng có một giải pháp cho các nhóm này. Bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu trong Acrobat chỉ cho phép đọc tài liệu, do đó không thể sao chép hoặc chuyển đổi tệp.

Lưu hoặc xuất tài liệu Word sang PDF

1. Khi tài liệu được thay đổi theo ý của bạn, hãy chọn Tệp> Lưu dưới dạng (Save As), điều hướng đến thư mục thích hợp, sau đó chọn PDF từ danh sách thả xuống Lưu dưới dạng (Save as Type).

2. Ngay lập tức, hệ thống sẽ hiển thị màn hình loại tệp PDF sau. Chọn: Tối ưu hóa cho Chuẩn (Optimize for Standard) (xuất bản trực tuyến và in) và chọn Mở tệp sau khi xuất bản (Open File After Publishing), sau đó nhấp vào Lưu.

3. Một tùy chọn khác để lưu tài liệu dưới dạng tệp PDF là sử dụng lệnh xuất Chọn Tệp> Xuất (export), chọn Tạo tài liệu PDF / XPS (Create PDF/XPS Document) ở cột bên trái, sau đó nhấp vào nút có cùng tên.

4. Một lần nữa, hệ thống sẽ hiển thị màn hình loại tệp PDF sau. Chọn: Tối ưu hóa cho Chuẩn (xuất bản trực tuyến và in) và chọn hộp Open File After Publishing nếu bạn muốn mở PDF sau khi được lưu. Sau đó nhấp vào nút Xuất bản (Publish) và tệp PDF mới của bạn đã được tạo.

Sửa lỗi PDF trong Word

Nếu bạn tìm thấy lỗi trong các tài liệu PDF được tái xuất bản / được lưu lại, bạn có thể phải quay lại và định dạng lại các trang. Văn bản có thể sẽ tái lưu mà không có vấn đề gì, nhưng đồ họa sử dụng text-wrap có thể làm gián đoạn luồng văn bản. Nếu điều đó xảy ra, hãy chia nhỏ các đoạn để một trang văn bản kết thúc trước hình ảnh, sau đó một trang văn bản mới sẽ bắt đầu lại sau hình ảnh. Khi đã hoàn thành, hãy mã hóa cứng vị trí của hộp đồ họa.

1. Nhấp chuột phải vào ảnh, chọn Wrap Text> More Layout Options, và màn hình sau xuất hiện:

Nếu văn bản của bạn được di chuyển và sắp xếp lại trong tệp PDF mới, bạn có thể muốn chọn vị trí tương đối ngang và dọc. Điều này cho phép hình ảnh di chuyển với văn bản. Nếu bạn muốn hình ảnh vẫn hoàn toàn ở phía dưới bên trái của trang một, sau đó chọn một vị trí ngang và dọc tuyệt đối. Bạn không cần phải xác định vị trí hoặc đoán vị trí, chỉ cần di chuyển hình ảnh và tọa độ vị trí mới xuất hiện trong hộp ở trên. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào Tuyệt đối (Absolute) hoặc Tương đối (Relative), sau đó nhấp vào OK.

Khi các quyết định này được giải quyết, hãy lặp lại các bước trên để lưu lại hoặc xuất lại tệp sang một tệp PDF mới.

Xuất PDF từ Acrobat sang Word

1. Mở Adobe Acrobat DC mới (Document Cloud) và đăng nhập.

2. Mở một tập tin PDF. Trong trường hợp này, chúng tôi đã mở tệp có tên Tea.pdf

3. Chọn File> Export To> Microsoft Word> Word Document (hoặc Word 97-2003 document, nếu có).

4. Trên màn hình Save As PDF, đặt tên cho tệp của bạn (hoặc sử dụng cùng tên), chọn phần mở rộng Word (docx cho năm 2007 đến năm 2016) và nhấp vào Lưu.

Lần đầu tiên sẽ phải mất vài giây đến một phút khi Công cụ chuyển đổi được bắt đầu. Nhưng, nói chung, sau lần đầu tiên, công cu chuyển đổi khá nhanh.