Điều chỉnh, bổ sung tên quận/huyện và bốn số đầu Mã Bưu chính Quốc gia cho các tỉnh, thành phố

Ảnh mang tính chất minh họa

Trong những năm gần đây xu hướng ứng dụng tin học trong các lĩnh vực bưu chính ngày càng phát triển và đa dạng. Phần lớn các công việc từ giao dịch, khai thác tới quản lý... đều đã được tin học hoá. Một trong những khâu quan trọng trong sản xuất bưu chính là khai thác, chia chọn và phát bưu gửi sao cho chính xác, nhanh chóng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp các dịch vụ gia tăng giá trị như xác nhận chứng từ thanh toán ngay từ khi bưu gửi tới trung tâm chia chọn giúp tăng nhanh thời gian quay vòng vốn của các doanh nghiệp... cần được quan tâm đúng mức. Để đạt được điều này, việc cần thiết là phải nhanh chóng “số hoá” địa chỉ bưu chính, chuyển thông tin về địa chỉ bưu chính từ dạng chữ viết sang dạng số nhằm giảm bớt chi phí và nâng cao độ chính xác cho việc nhận dạng địa chỉ bằng máy móc thay cho con người.

Trên cơ sở hệ thống mã này, các nước này đã sử dụng máy chia chọn tự động ứng dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) nhằm tăng năng suất và chất lượng trong khâu chia chọn Bưu chính. Mã bưu chính là một tập hợp các chữ số dùng để thể hiện một địa chỉ hoặc một cụm địa chỉ theo những nguyên tắc xác định nhằm giúp cho việc khai thác, chia chọn, phân phát thư từ, bưu gửi được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.

Sử dụng mã bưu chính khi gửi thư, bưu gửi sẽ giúp cho việc khai thác, chia chọn, chuyển phát thư từ và bưu gửi được thuận lợi và nhanh chóng hơn; nhờ đó mà chất lượng dịch vụ sẽ tốt hơn. Mã bưu chính là một chuỗi ký tự viết bằng chữ, hoặc bằng số hay tổ hợp của số và chữ, được viết bổ sung vào địa chỉ nhận thư với mục đích tự động xác định điểm đến cuối cùng của thư tín, bưu phẩm.

Mỗi quốc gia có một hệ thống ký hiệu mã bưu chính riêng. Mỗi mã bưu chính trong một quốc gia, ký hiệu cho một địa phận bưu điện duy nhất. Địa phận bưu điện có thể là một làng nhỏ, một thành phố nhỏ, một quận của một thành phố lớn. Những mã số đặc biệt đôi khi được sử dụng cho địa chỉ của các tổ chức có số lượng bưu phẩm lớn, như cơ quan chính phủ hay tập đoàn thương mại lớn. Ví dụ hệ thống Cedex của Pháp.

Đức là quốc gia đầu tiên áp dụng hệ thống mã bưu chính năm 1941. Anh và Mỹ áp dụng theo lần lượt các năm 1959 và 1963. Tới tháng 2 năm 2005, có 117 quốc gia trong tổng số 190 nước thành viên của Liên minh Bưu chính Thế giới (UPU) có hệ thống mã số bưu điện. Một số quốc gia chưa áp dụng gồm Ireland (sẽ có hệ thống mã số năm 2008), Hồng Kông, Panama, v.v... Vào năm 2004, theo quyết định của Bộ Bưu chính Viễn thông, Việt Nam bắt đầu triển khai sử dụng mã số bưu chính trên cơ sở thông lệ quốc tế và hướng dẫn của Liên minh Bưu chính Thế giới. Cơ cấu mã bưu chính bao gồm tối thiểu tập hợp 6 kí tự số, nhằm xác định vị trí địa lí của tỉnh, thành phố, quận hay huyện và của cụm địa chỉ phát hoặc một địa chỉ phát cụ thể trong phạm vi toàn quốc.

Để hoàn chỉnh hệ thống mã bưu chính quốc gia phù hợp với những điều chỉnh về địa dư hành chính của Việt Nam hiện nay, ngày 3/4/2015 Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Quyết định số 461/QĐ-BTTTT quy định về việc điều chỉnh, bổ sung tên quận/huyện và 04 (bốn) số đầu Mã Bưu chính Quốc gia cho các tỉnh, thành phố. Theo Quyết định này, Bộ Thông tin và Truyền thông đã điều chỉnh, bổ sung tên quận/huyện và 04 (bốn) số đầu của Mã Bưu chính quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 48/2008/QĐ-BTTTT ngày 29/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành bốn số đầu của Mã bưu chính Quốc gia cho các tỉnh, thành phố.

Trên cơ sở điều chỉnh, bổ sung mã bưu chính bốn số do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành, Tổng công ty Bưu chính Việt Nam sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và hoàn thiện hai số tiếp sau của mã bưu chính quốc gia và ban hành mã bưu chính quốc gia đầy đủ sáu số, chi tiết tới cấp cụm địa chỉ nhận cho các mã bưu chính mới được điều chỉnh, bổ sung tại Quyết định số 461/QĐ-BTTTT.

Mã bưu chính ở Việt Nam gồm sáu chữ số, trong đó hai chữ số đầu tiên xác định tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; hai chữ số tiếp theo xác định mã quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; số tiếp theo xác định phường, xã, thị trấn và số cuối cùng xác định thôn, ấp, phố hoặc đối tượng cụ thể.

Lợi ích của việc áp dụng mã bưu chính:

Vai trò tự động hóa bưu chính: Mã bưu chính có vai trò quan trọng trong tự động hóa bưu chính. Bởi vì, mã bưu chính chỉ thể hiện thông tin cần thiết để phân biệt địa chỉ, không có sự dư thừa thông tin như địa chỉ thực nên sẽ tiết kiệm thời gian đọc, tiết kiệm bộ nhớ của tất cả các máy chia chọn tự động. Còn khi chia chọn thủ công, đọc mã địa chỉ bưu chính cũng nhanh hơn đọc địa chỉ rất nhiều và không dễ bị nhầm lẫn như khi đọc địa chỉ. Trình độ, kinh nghiệm của công nhân khai thác không cần đòi hỏi cao như khi đọc địa chỉ, công nhân chia chọn có khi chỉ cần hai số đầu và cuối cho một khoảng địa chỉ, không cần phải có kinh nghiệm và kiến thức về địa lý. Vì thế, năng suất lao động thủ công cũng tăng lên rất nhiều, giám sát sự căng thẳng cho công nhân chia chọn.

Vai trò trong quản lý bưu chính: 

Thứ nhất, do hệ thống mã bưu cục là một tập con của mã địa chỉ bưu chính được bảo toàn theo nguyên tắc địa dư hành chính (ở mức độ nhất định) sẽ hỗ trợ cho công tác quản lý nghiệp vụ theo lưu lượng, doanh thu để có thể đề ra chiến lược phát triển các bưu cục một cách hợp lý với hiệu quả cao.

Thứ hai, trên cơ sở sử dụng mã địa chỉ bưu chính, công tác xác định luồng lưu lượng bưu chính sẽ thuận lợi tạo điều kiện cho việc xác định phương tiện vận chuyển phù hợp hoặc tối ưu hóa mạng vận chuyển bưu gửi.

Thứ ba, công tác quản lý chất lượng bưu chính cũng sẽ được hưởng lợi từ mã bưu chính do viêc xác định “thời gian lưu kho” của bưu gửi tại các trung tâm chia chọn sẽ do máy tự động xác định.

Thứ tư, khi mã bưu chính được sử dụng rộng rãi sẽ có lợi cho các dịch vụ thư lai ghép (hybrid mail) như DATAPOST, Bưu phẩm không địa chỉ, Quảng cáo trực tiếp… do địa chỉ người nhận đã được mã hóa giúp cho việc phân nhóm khách hàng được thực hiện ngay từ khâu in ấn, gấp lồng phong bì…

Thứ năm, đối với công tác giao dịch với khách hàng, mã bưu chính cũng hỗ trợ rất nhiều trong việc xác định bưu cục gần nhất với mã bưu chính người nhận có mở dịch vụ nào đó giúp cho giao dịch viên dễ dàng phục vụ khách hàng được thực hiện ngay từ khâu in ấn, gấp lồng phong bì…

Thứ sáu, mã bưu chính thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong quản lý sản xuất, quản lý các dịch vụ.

Đối với khách hàng: Lợi ích dễ thấy nhất khi sử dụng mã bưu chính là thư từ, bưu gửi sẽ được phát nhanh hơn và chính xác hơn. Viết mã bưu chính kèm địa chỉ sẽ giúp tránh mọi sai sót và chậm trễ do nhầm lẫn khi đọa địa chỉ viết bằng chữ viết tay như hiện nay.

Mã bưu chính còn đem lại nhiều lợi ích trong các lĩnh vực khác nhau như:

- Cung cấp dịch vụ đặc biệt để giảm chi phí cho các khách hàng lớn do bưu gửi của họ đã được in sẵn mã theo địa chỉ người nhận;

- Cung cấp dịch vụ gia tăng giá trị với các nhu cầu gửi các loại tạp chí, card quảng cáo, hàng quảng cáo trực tiếp;

- Cung cấp thông tin địa chỉ theo mã địa chỉ bưu chính;

- Gắn mã địa chỉ bưu chính với bản đồ hành chính để xác định các vùng có khả năng tiêu thụ hàng hóa…;

- Cung cấp mật độ dân cư tại các vùng cho công tác tiếp thị sản phẩm, dịch vụ…

- Xây dựng kế hoạch thương mại: định hướng phát triển kinh doanh, bán sản phẩm…;

- Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chỉ bưu chính cho khách hàng có nhu cầu thường quyên;

- Cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc xây dựng kho vận đảm bảo phân phối sản phảm hợp lý, nhanh chóng với chi phí vận chuyển tháp nhất;

- Cung cấp thông tin cho công tác nghiên cứu thị trường; xây dựng quy hoạch cho tương lai…