Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) và cuộc đua với thời gian

Các thành viên quản lý, từ Giám đốc Công nghệ (CIO) tới Trưởng phòng Nhân sự và Tài chính đều nên dành sự chú ý đến các quy trình kinh doanh cốt lõi – phần quan trọng nhất được ví như "trái tim" của một tổ chức.

Các chức năng quan trọng - từ nhân sự đến mua hàng - thường được giới hạn trong các trung tâm dữ liệu được lưu trữ on-premise (tại chỗ). Tuy nhiên, khi tốc độ thay đổi và nhu cầu của tổ chức tăng lên, cách làm việc này đang trở nên khó khăn hơn. Nếu các lãnh đạo quyết tâm tạo nên một thay đổi mang tính thực chất và tích cực cho tổ chức với quỹ thời gian hạn chế, thì dịch chuyển các hoạt động hỗ trợ (back office) lên đám mây chính là điều cần làm.

Chuyển dịch lên đám mây đang chứng tỏ những lợi ích của mình

Các hệ thống tài nguyên doanh nghiệp ERP on-premise (tại chỗ) giúp nâng cao hiệu quả, tỷ suất hoàn vốn (Return on Investment - ROI) cũng như cải thiện khả năng giám sát các hoạt động trong tổ chức. Tuy nhiên, trong thời kỳ các thay đổi diễn ra liên tục như hiện nay, chỉ sử dụng ERP on-premise (tại chỗ) sẽ là chưa đủ, do các hệ thống này còn hoạt động chậm, tốn nhiều công sức để cập nhật và không thể tăng giảm quy mô theo nhu cầu. Theo đó, để giúp các doanh nghiệp thích ứng được với các thay đổi và giữ vững vị trí trong ngành, các mô hình kinh doanh mới ứng dụng công nghệ đám mây cần được áp dụng một cách nhanh chóng.

Ưu điểm chính của một hệ thống được xây dựng trên nền tảng đám mây là khả năng mở rộng và tính linh hoạt. Không chịu những hạn chế như của hệ thống ERP on-premise (tại chỗ), quy mô của hệ thống đám mây có thể được tăng giảm nhanh chóng theo nhu cầu. Các cập nhật chỉ cần thực hiện một lần bởi nhà cung cấp nền tảng, sau đó được triển khai tức thì và thống nhất trên cả quy trình.

Việc lưu trữ tất cả dữ liệu ở cùng một nơi giúp doanh nghiệp dễ dàng điều phối và tận dụng chúng để phát triển. Nền tảng đám mây còn giúp các bộ phận back office liên kết với nhau, tại đó các mảng kinh doanh của doanh nghiệp có thể cùng nhau hợp tác. Ví dụ, khi chia sẻ cùng một tập thông tin với những hiểu biết chung, bộ phận nhân sự và tài chính có thể xây dựng được tầm nhìn lớn hơn và mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp, như lập ngân sách cho nhân viên mới và thực hiện các phân tích giả định về tác động của việc tăng cường đội ngũ nhân sự.

IMEX Pan Pacific Group (IPPG), một trong những tập đoàn kinh doanh bán lẻ đa lĩnh vực lớn tại Việt Nam, đã thu được những hiểu biết chuyên sâu về hoạt động kinh doanh của mình nhờ triển khai Giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp trên nền tảng Điện toán đám mây (Oracle ERP Cloud). Bộ giải pháp công nghệ đám mây và đồng bộ này cung cấp cho IMEX Pan Pacific Group cái nhìn thống nhất về các hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ, nó cũng giúp hỗ trợ quá trình ra quyết định, cải thiện năng suất về mặt tài chính và thúc đẩy hiệu quả trong toàn cấu trúc kinh doanh phức tạp của tập đoàn này.

Một ví dụ thực tế khác là Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu (ACB) tại Việt Nam. Đối mặt với những thách thức về thay đổi hành vi của khách hàng trong kỷ nguyên số, ngân hàng này đã đưa ra một quyết định quan trọng, đó là chuyển dịch lên hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP đám mây. ACB đã chuyển dịch các quy trình vận hành trọng yếu trong ngân hàng, bao gồm mảng tài chính, chi tiêu và quản lý chi phí dự án, lên nền tảng điện toán đám mây, và trở thành ngân hàng Việt Nam đầu tiên ứng dụng giải pháp kho dữ liệu. Việc ứng dụng hệ thống ERP đám mây đã giúp thống nhất các luồng dữ liệu và giúp ban quản lý ngân hàng ACB nắm được những thông tin và hiểu biết chuyên sâu về tình hình kinh doanh theo thời gian thực, từ đó đẩy nhanh các dịch vụ, nâng cao năng suất và tăng mức độ minh bạch – yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả chi phí của doanh nghiệp.

Dịch chuyển lên nền tảng đám mây cần thực hiện nhanh và kịp thời

Các tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn triển khai lên nền tảng đám mây (cloud) có thể thấy con đường phải đi ngắn hơn và ít tốn kém hơn. Tuy nhiên, ngày nay việc ứng dụng các mô hình kinh doanh mới luôn tiềm ẩn yếu tố rủi ro. Chẳng hạn, với thực trạng các nhà điều hành thường xuyên thay đổi, nếu một nhân sự quan trọng rời đi, dự án có thể bị lùi lại hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Do đó, dự án càng kéo dài, càng có nhiều rủi ro thất bại.

Để giải quyết vấn đề này, giải pháp tự động có thể giúp các hệ thống cốt lõi của doanh nghiệp chuyển dịch lên đám mây nhanh hơn. Các công cụ này tự động hóa nhiều quy trình, giúp giảm thiểu rủi ro phải trì hoãn dự án do lỗi hoặc phải phụ thuộc vào yếu tố con người; qua đó, giúp các tổ chức sớm vận hành được hệ thống và tạo ra giá trị.

Khi kết hợp với khả năng học máy, các công cụ chuyển dịch càng đem đến thêm nhiều lợi ích. Nắm bắt dữ liệu từ những lần triển khai trước, các công cụ này có thể tìm hiểu, phản hồi và điều chỉnh để đảm bảo quá trình triển khai trơn tru nhất có thể. Thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm của đội ngũ công nghệ thông tin (IT), doanh nghiệp có thể tận dụng hàng ngàn bài học thành công trước đó.

Sự thực là, không có sự chuyển đổi công nghệ nào là dễ dàng. Trong quá trình chuyển dịch các quy trình kinh doanh cốt lõi của mình lên đám mây, một tổ chức có thể phải đối mặt với các khó khăn nhất định khi phải thích ứng với những công cụ và công nghệ mới. Tuy nhiên, khi được thực hiện một cách chính xác, các lợi ích có được từ việc thay đổi sẽ là rất lớn. Đó cũng chính là cách một nhà lãnh đạo thực sự để lại dấu ấn của mình và đảm bảo sự sẵn sàng của doanh nghiệp cho tương lai.