Những điều cần biết về ERP

Nền tảng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise resource planning) cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả các thành phần hoạt động của họ ở một nơi, có các "mô-đun" hoạt động cùng nhau để tự động hóa các quy trình. Một phần mềm ERP thường có thể được xây dựng riêng để đáp ứng những nhu cầu đặc thù của tổ chức, kết hợp các yếu tố như kế toán, CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), quản lý nhân viên và hơn thế nữa. Bằng cách tự động hóa nhiều công việc văn phòng hỗ trợ hàng ngày này, các doanh nghiệp có thể trở nên hiệu quả hơn, với đội ngũ nhân viên được giải phóng để tập trung vào đổi mới và tăng trưởng kinh doanh.

ERP không chỉ kết hợp các chức năng thiết yếu của doanh nghiệp thành một nền tảng tự động, mà còn có thể giúp các doanh nghiệp tập trung vào các chức năng cốt lõi của họ như sản xuất, lập kế hoạch sản phẩm, tiếp thị và phát triển. Có vô số các nền tảng ERP có sẵn - một số nền tảng đã được phát triển cho các ngành dọc cụ thể, trong khi những nền tảng khác chung chung hơn, phù hợp với bất kỳ loại hình kinh doanh nào.

Lợi ích của ERP

Điều làm cho ERP trở thành một công cụ thay đổi kinh doanh là mọi thứ đều có thể được quản lý: từ bảng điều khiển trung tâm, loại bỏ nhu cầu thay đổi giữa các công cụ khác nhau để quản lý mọi thứ.

Điều này cũng cho phép sự hợp tác giữa các bộ phận, cho phép nhân viên truy cập vào các lĩnh vực họ cần để thực hiện công việc của mình, với toàn bộ doanh nghiệp làm việc hướng tới cùng một mục tiêu, với sự can thiệp tối thiểu từ bộ phận công nghệ thông tin.

Bảng điều khiển trung tâm này cũng sẽ cho phép các bên liên quan có được cái nhìn tổng quan hơn về toàn bộ doanh nghiệp, cung cấp khả năng hiển thị để đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu thông qua hiệu suất, phân phối tài nguyên và hơn thế nữa.

Mô-đun ERP

Điều khiến ERP trở thành một công cụ hiệu quả cho các doanh nghiệp là họ có thể kết hợp các mô-đun họ cần để quản lý doanh nghiệp của mình, thay vì phải mua một hệ sinh thái phần mềm khổng lồ với các tính năng mà họ có thể sẽ không bao giờ sử dụng.

Điều đó có nghĩa là các doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí, chỉ sử dụng các tính năng họ cần để làm cho doanh nghiệp của họ hoạt động một cách hiệu hơn.

Ví dụ: nếu các bộ phận trong hoạt động kinh doanh của bạn được thuê và quản lý bên ngoài, chẳng hạn như bộ phận tài chính hoặc nhân sự, thì bạn không cần phải thêm vào các mô-đun đó.

Đó là lý do vì sao nền tảng ERP cực kỳ linh hoạt và các mô-đun có thể dễ dàng chuyển đổi cùng với sự thay đổi của doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn quyết định xây dựng một bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp thay vì thuê ngoài, bạn chỉ cần gắn thẻ vào mô-đun HR (Human resources – Nhân sự), để nhân viên nhân sự mới có thể sử dụng cùng hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Điều đó có nghĩa là chức năng có thể được mở rộng, đồng thời đảm bảo mọi nhân viên trong doanh nghiệp có một cái nhìn tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp (ít nhất là những người được phép truy cập vào nó).

Các loại hệ thống ERP

Có rất nhiều hệ thống ERP có sẵn. Một số hệ thống phù hợp hơn với một lĩnh vực cụ thể, trong khi những hệ thống khác mang tính chung chung hơn và tập trung vào hoạt động hơn là ngành dọc cụ thể.

Nếu bạn không chắc loại hệ thống ERP nào phù hợp với doanh nghiệp mình, các chuyên gia đã phác thảo những lợi ích của từng loại hệ thống.

• ERP ngành dọc

Một số công cụ ERP được phát triển cho những ngành dọc cụ thể - ví dụ: nếu bạn điều hành một công ty kỹ thuật có quy trình và/hoặc thiết bị rất cụ thể, sẽ có những lợi ích hữu hình khi chọn một hệ thống đáp ứng nhu cầu của ngành đó thay vì giải pháp chung chung.

• Quy mô kinh doanh

Nếu bạn là một công ty lớn, thì có khả năng doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động theo một cách rất khác so với những doanh nghiệp nhỏ. Để bắt đầu, bạn có thể có nhiều nhân viên hơn và mỗi vai trò của họ sẽ bị giới hạn so với một công ty nhỏ hơn, nơi mà nhân viên của họ có nhiều khả năng phải thực hiện những nhiệm vụ chồng chéo hàng ngày.

Do đó, việc tìm kiếm một giải pháp dành riêng cho số lượng nhân viên của bạn và vai trò công việc của họ có thể là quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp.

• Nền tảng

Các công cụ ERP có sẵn để chạy cả tại chỗ và trên đám mây. Bạn cần xem xét một cách thận trọng những tùy chọn phù hợp với doanh nghiệp của mình. Những nền tảng dựa trên đám mây thường có khả năng mở rộng nhiều hơn, vì nó dễ dàng tăng công suất hơn nhiều so với các giải pháp tại chỗ có dung lượng lưu trữ hạn chế. Tuy nhiên, bạn có thể được yêu cầu sự bảo mật tại chỗ nếu ngành của bạn được quản lý chặt chẽ.

Các tùy chọn dựa trên đám mây cũng chạy theo mô hình đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm, tránh các chi phí trả trước khi mua một hệ thống hoàn toàn. Tuy nhiên, trong trung hạn đến dài hạn, khi phân tích lợi ích chi phí có thể chuyển sang các hệ thống ERP tại chỗ.

• Sự tuân thủ

Tương tự, nếu lĩnh vực công nghiệp của bạn được kiểm soát chặt chẽ, bạn có thể cần tìm một công cụ ERP đảm bảo việc bạn tuân thủ các quy định và sẽ cung cấp các báo cáo bạn cần trình bày cho cơ quan ban ngành.

Các công cụ ERP mang lại lợi thế lớn cho doanh nghiệp, tăng năng suất và đổi mới, nhưng chúng cũng có thể là một khoản đầu tư lớn. Trong khi các hệ thống ERP sẵn có thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng cần nhớ là những lựa chọn ít tốn kém này có thể không phải là lựa chọn kinh tế nhất. Đầu tư vào một hệ thống không phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn sẽ không chỉ gây lãng phí vốn mà còn ảnh hưởng đến các quy trình và hiệu quả kinh doanh.

Nghiên cứu về loại hệ thống phù hợp nhất để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn là điều tối quan trọng trước khi thực hiện những bước phát triển nhảy vọt.