Yêu cầu CĐS diễn ra mạnh mẽ, đặt nhiều tổ chức, doanh nghiệp (DN) trước thách thức phải nhanh chóng thay đổi chiến lược, cũng như áp dụng công nghệ để tồn tại và bứt phá. Là một tổ chức giáo dục đại học (ĐH) công lập, Học viện Hàng không Việt Nam không đặt mình ngoài xu thế ấy.
Hưởng ứng chương trình CĐS quốc gia của Thủ tướng Chính phủ, đồng thời nhận thức được rằng cả thế giới đang bước vào một kỷ nguyên mới với cuộc Cách mạng 4.0, tại VAA, chương trình CĐS và các giải pháp công nghệ để tăng cường công tác điều hành và quản lý được quan tâm từ rất sớm.
Cuối năm 2021, VAA chính thức hợp tác với Base.vn - Nền tảng quản trị doanh nghiệp (DN) phổ biến nhất hiện nay, đánh dấu lần đầu tiên, một trường ĐH công lập tại Việt Nam tiến hành CĐS một cách toàn diện.
Tiên phong CĐS trong các trường ĐH
VAA là tổ chức giáo dục tiên phong thực hiện chuyển đổi số trong hơn 460 trường ĐH, cao đẳng của cả nước. Trường đã tiến hành triển khai đồng thời cả hai bộ sản phẩm Quản trị công việc và Quản trị nhân sự của Base đối với 100% các bộ phận, phòng ban.
Phát biểu tại buổi lễ, PGS.TS Trần Hoài An, Chủ tịch Hội đồng Học viện, cho biết chương trình CĐS của VAA bao gồm hai nội dung chính: Tăng cường quản lý điều hành; Tổ chức dạy, học trên môi trường số. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng hướng tới các hoạt động như số hóa toàn bộ học liệu, văn bản, giáo trình, quy trình giảng dạy và xây dựng thư viện số.
Chỉ sau một thời gian ngắn đồng hành cùng Base.vn, Học viện đã giảm bớt hàng trăm quy trình và số hóa hàng nghìn văn bản. Hơn 300 quy trình phức tạp trước đây đã được tinh gọn và giảm bớt còn 150 quy trình, tất cả đều được vận hành trơn tru trên Base Workflow. Theo Chủ tịch VAA, các quy trình được triển khai rất chặt chẽ và rõ ràng với cách thức quản lý thời gian, dữ liệu khoa học, dễ dàng đánh giá hiệu suất và đưa ra cảnh báo khi cần.
Với Base Workflow, VAA dễ dàng số hóa được hàng trăm quy trình phức tạp
Cùng với đó, việc phân loại và lưu trữ hàng trăm văn bản từ quyết định, thông báo, nghị quyết, công văn… giờ đây trở nên dễ dàng hơn với Base Office. "Mỗi ngày chúng tôi có từ 30 - 100 văn bản thuộc nhiều loại khác nhau. Như vậy, mỗi tháng chúng tôi có hàng chục nghìn văn bản. Khi chưa có Base Office, tất cả đều rất cồng kềnh và khó theo dõi", thầy Trần Hoài An chia sẻ.
Thừa nhận những hạn chế và khó khăn khi tiến hành CĐS tại một tổ chức công lập, tuy nhiên, mọi bài toán sẽ dễ dàng hơn nếu ý chí và bản lĩnh lãnh đạo đủ lớn. "Tôi hiểu những khó khăn mà đội ngũ Base gặp phải khi tiếp cận và hỗ trợ các đơn vị, cơ quan nhà nước. Làm sao để lan tỏa giá trị của các sản phẩm công nghệ một cách sâu sắc và tác động vào tư duy của các tổ chức, DN, khiến họ thực sự hiểu được bản chất của CĐS và tự tin hơn khi triển khai là bài toán mà Base cần phải giải", PGS.TS Trần Hoài An nhấn mạnh,
Trên cương vị là người lãnh đạo tiên phong CĐS của một trường công lập, PGS.TS Trần Hoài An khẳng định: "CĐS không hề khó nếu ban lãnh đạo có đủ quyết tâm. Việc còn lại chỉ là chọn đúng nhà cung cấp phần mềm. Mọi thứ sẽ rất dễ dàng và sớm thu được quả ngọt".
Ba yếu tố làm rõ bản chất của CĐS
Cũng theo PGS.TS Trần Hoài An, Chủ tịch Hội đồng VAA, bày tỏ: "Hiệu quả và lợi ích của CĐS đã quá rõ ràng, tuy nhiên, nhiều tổ chức chưa thực sự mặn mà, chủ động và quyết tâm, nhất là những cơ quan nhà nước, phần lớn do họ chưa hiểu được bản chất thực sự của quá trình chuyển đổi số".
Theo đó, Chủ tịch Hội đồng Học viện đã chỉ ra ba yếu tố mà các tổ chức, đơn vị cần hiểu rõ.
Trước hết, CĐS là một phương pháp giúp tiết kiệm và tối ưu nhiều chi phí. Hàng nghìn tỷ đồng mỗi năm được tiêu tốn cho các thủ tục hành chính và rất nhiều trong số đó không thực sự tạo ra giá trị. "Nếu giảm bớt 20 cán bộ hành chính mỗi năm, chúng ta có thể tiết kiệm hàng tỷ đồng. Với khoản chi phí này, chúng tôi hoàn toàn có thể áp dụng công nghệ của Base một cách toàn diện và bài bản", ông An cho biết.
Thứ hai, với công nghệ, những rủi ro về sai sót, nhầm lẫn do yếu tố con người gây ra được xóa bỏ. Sự tương tác cảm tính giữa người với người trong công việc được hạn chế tối đa, từ đó thúc đẩy môi trường làm việc minh bạch, trong sạch và khách quan.
PGS.TS. Trần Hoài An khẳng định: "Những yếu tố như tranh chấp, ganh đua trong môi trường công sở hoàn toàn không xâm nhập được khi chúng ta làm việc trên môi trường số".
Hiện tại, tất cả các cán bộ, viên chức của VAA đều có thể tạo công việc trên Base Wework phù hợp với vị trí, chức năng của mình với thời gian rõ ràng. Các cấp quản lý cũng dễ dàng giao việc, kiểm soát khối lượng công việc và đánh giá hiệu suất khách quan hơn.
"Trước đây khi sử dụng các công cụ truyền thống, công việc được giao trong một nhóm chung nên rất phức tạp, nhiều người phải nhận thông báo với những việc không thực sự liên quan đến mình. Với Base Wework, nguyên tắc làm việc rất rõ ràng, giúp tăng tính cam kết hoàn thành công việc của mỗi cá nhân, các cấp quản lý không cần phải thường xuyên nhắc nhở, thúc giục", ông An cho biết.
Cuối cùng, những tình huống khủng hoảng bất ngờ, như đại dịch COVID-19 có thể xảy đến bất cứ lúc nào. "Với công nghệ, chúng ta sẽ làm việc linh hoạt và chủ động hơn khi không có các điều kiện vật lý cần thiết, vì đã xây dựng được một môi trường làm việc số và làm chủ nó", Chủ tịch Hội đồng Học viện kết luận.
Về phía đại diện Base.vn, ông Trần Văn Viển, Đồng sáng lập - Giám đốc khu vực phía Nam cho biết: "Sự thành công của Học viện Hàng không là một động lực rất lớn cho đội ngũ Base trên hành trình tìm kiếm và hỗ trợ các đơn vị, tổ chức nhà nước trong quá trình số hóa để phát triển và bứt phá, nâng cao năng lực cạnh tranh của chính mình và của góp phần vào quá trình CĐS quốc gia"./.
