Bưu chính với những lợi thế khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài (P2)

BƯU CHÍNH CÁC NƯỚC VỚI OUTSOURCING

Bưu chính Singapore - SingPost

Dịch vụ giải pháp phòng thư (Mailroom Solutions)

Giải pháp phòng thư cho phép DN tập trung hơn vào công việc kinh doanh. Giờ đây những đơn đặt hàng, thư từ sẽ được SingPost quản lý.
Ngoài ra, DN có thể sử dụng phòng thư ảo (Virtual Mailroom Management- VMM), cho phép chuyển văn bản từ giấy sang định dạng số hóa giúp lưu trữ, truy xuất một cách nhanh chóng, tiện lợi.

Dịch vụ thư lai ghép (Hybrid Mail)

Dịch vụ này do công ty Data Post trực thuộc SingPost đảm nhiệm. Dịch vụ thư lai ghép bao gồm một nhóm các dịch vụ con, bao gồm thư trực tiếp (Direct Mail), thư cơ bản (Essential Mail)- tức các hóa đơn thanh toán, thông báo tài khoản... Để củng cố thêm mảng quản lý dữ liệu, SingPost đã tiến hành mua lại nhiều công ty trong lĩnh vực outsourcing quản lý tài liệu. Tháng 2/2012, Sing Post mua lại công ty Novation, Hồng Kông - một hãng chuyên về bảo mật in ấn, quản lý tài liệu và cung cấp dịch vụ marketing trực tiếp điện tử (electronic direct marketing). Trước đó, năm 2011, SingPost cũng đã mua nốt 30% cổ phần còn lại của DataPost và mua 20,82% cổ phần của hãng Efficient- một hãng BPO hàng đầu tại Malaysia trong việc cung cấp các giải pháp quản lý tài liệu.

Hãng Itella - Phần Lan

Hãng bưu chính Itella, tháng 4/2012, đã kí kết hợp đồng cung cấp dịch vụ thư lai ghép cho ngân hàng Phần Lan Aktia. Theo đó, Itella đảm trách việc gửi thư thông báo tới các khách hàng của Aktia thông qua dịch vụ thư lai ghép. Theo Stina Stáven -Giám đốc phát triển của Aktia, việc thuê ngoài (outsourcing) này sẽ giúp Aktia tập trung vào lợi thế cạnh tranh của mình hơn.

Bưu chính Anh - Royal Mail

Năm 2010, Royal Mail đã ký kết hợp đồng outsourcing 6 năm với hãng Capgemini - một công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực tư vấn công nghệ. Hãng Capgemini sẽ đảm nhận xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT để ứng dụng điện toán đám mây (cloud computing) nhằm tiết kiệm chi phí về IT cho Royal Mail cũng như giúp việc triển khai các ứng dụng trực tuyến dễ dàng hơn.

Website của Royal Mail cũng không do Royal Mail trực tiếp quản lý. Kể từ năm 2001, hãng DMA Media được Royal Mail thuê ngoài, chịu trách nhiệm về nội dung cũng như phát triển giao diện.

Bưu chính Mỹ - USPS

Từ năm 2008, Bưu chính Mỹ USPS đã thuê ngoài một số hoạt động, trước mắt là một số hoạt động của Bulk Mail Center (BMC - Trung tâm xử lý thư khối lượng lớn). Tuy nhiên, việc này gặp phải sự bất đồng thuận từ phía công đoàn cũng như một số đạo luật do liên quan đến việc cắt giảm nhân công. Báo cáo của Văn phòng Tổng thanh tra (Office for Inspector General - OIG) thuộc USPS ngày 2/11/2011 chỉ ra rằng DN này có thể tiết kiệm 675 triệu USD mỗi năm bằng việc thuê ngoài dịch vụ dọn vệ sinh và lái xe vận chuyển tải trọng lớn.

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT

Thứ nhất, đẩy mạnh việc ký kết hợp đồng outsourcing với các DN, ngân hàng, trường đại học

Thư thường đang ngày càng giảm nhưng thư và các ấn phẩm thương mại, hàng hóa ngày càng tăng. Như vậy bưu chính cần xác định lại khách hàng của mình là các tổ chức, chứ không còn là những khách hàng cá nhân như trước. Trái với sự lo lắng của nhiều chuyên gia rằng bưu chính đang sắp lụi tàn, những nỗ lực của bưu chính nhiều quốc gia như Australia, Singapore,... trong việc tận dụng cơ hội outsourcing là rất đáng ghi nhận, mở ra con đường mới cho sự phát triển của bưu chính. Các DN bưu chính cần đẩy mạnh việc ký kết hợp đồng trong việc quản lý thư từ, tài liệu chăm sóc khách hàng cho các tổ chức như DN, ngân hàng. Tuy nhiên, để có thể thúc đẩy việc ký kết, các DN bưu chính cần chứng tỏ năng lực, sự tin cậy của mình.

Thứ hai, các DN bưu chính cần sớm chuyên nghiệp hóa nhân viên

Một trong những trở ngại của việc outsourcing chính là vấn đề về bảo mật và tính chuyên nghiệp. Liệu DN bưu chính có thể bảo đảm được công việc được giao outsourcing hay có thể giữ kín bí mật kinh doanh, bao gồm: hồ sơ khách hàng, các bản ghi, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty? Vì vậy, một trong những điều cốt yếu khi triển khai dịch vụ mới chính là đào tạo đội ngũ nhân viên hiểu rõ dịch vụ và quy trình cung cấp dịch vụ.

Kinh nghiệm và thực tế hoạt động của bưu chính các quốc gia đã cho thấy, cơ hội nhận outsourcing rất nhiều. Bản thân các DN cũng không đủ nguồn lực để thực hiện tốt tất cả các khâu, dẫn đến nhu cầu thuê ngoài rất lớn, đặc biệt là các DN vừa và nhỏ nhưng liệu các DN bưu chính Việt Nam có đủ khả năng hay quyết tâm thực hiện việc chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân viên, đem đến sự tin cậy cho các đối tác hay không? Điều đó tùy thuộc vào sự nhanh nhạy và quyết tâm của các cấp lãnh đạo, cũng như quyết tâm chung của toàn thể nhân viên.

Thứ ba, tăng cường áp dụng những tiến bộ công nghệ

Khối lượng hàng hóa thương mại trao đổi ngày càng tăng, đòi hỏi cần có những công cụ, máy móc hỗ trợ cho các DN bưu chính trong việc nâng, bê, vận chuyển. nhằm tạo hình ảnh chuyên nghiệp với các đối tác. Một hình ảnh bưu chính cũ sẽ được thay đổi bằng hình ảnh bưu chính hiện đại, chuyên nghiệp và mạnh mẽ, tạo niềm tin nơi khách hàng.

Thứ tư, tận dụng cơ hội chuyển giao công việc cho các đối tác

Các DN bưu chính không những có khả năng nhận outsourcing mà còn có thể chuyển giao một số công việc cho các đối tác. Trường hợp của USPS đã chuyển giao mảng công tác vệ sinh cho một công ty vệ sinh chuyên nghiệp nhằm tiết kiệm chi phí. Không những vậy, các DN bưu chính còn tập trung được vào những mảng kinh doanh chính của mình.

Tài liệu tham khảo

[1].THOMAS FRIEDMAN, The World is Flat, bản dịch tiếng Việt: Thế giớiphẳng, NXB Trẻ, 2007.
[2].AO THU HOÀI, Buuchính điện tử, 2003.
[3].Các website: www.singpost.com,www.efficient.com.my, www.auspost.com.au,www.postandparcel.info, www.postalnews. com, www.lets-outsource.com,www.sourcingmag.com.

TS. Trần Ngọc Minh