CĐS trong SME: Những vấn đề cần cân nhắc

CĐS được xem là một xu thế tất yếu với mọi DN, nếu muốn cạnh tranh và phát triển. Trong xu thế này, các DN sẽ đẩy nhanh sự chuyển dịch từ phương thức kinh doanh truyền thống, sang các phương thức kinh doanh mới, đặc biệt trên các nền tảng số.

Phần lớn các DN ở Việt Nam là các SME, thậm chí rất nhỏ. Nhưng cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 cùng với những thay đổi nhanh chóng, mạnh mẽ của thế giới kinh doanh và công nghệ đã đòi hỏi các DN ở mọi quy mô luôn luôn phải vận động. Với khả năng thích ứng và linh hoạt, các SME sẽ góp phần quan trọng trong việc chuyển đổi nền kinh tế số tại Việt Nam.

Nhu cầu của các SME khi tiến hành CĐS

Tại cuộc trao đổi với chủ đề về CĐS trong SME do FPT Digital tổ chức, TS. Nguyễn Đăng Hanh hiện là Chủ tịch HĐQT Công ty CP trao đổi giáo dục, thương mại và dịch vụ Việt Pháp VFE, và cũng là Chủ tịch HĐQT Công ty CP tư vấn kiến trúc kỹ thuật và xây dựng Arteco đã có nhiều chia sẻ về nhu cầu và những đặc thù của các SME khi CĐS. 

Ông Hanh đang dẫn dắt hai SME CĐS, cho rằng mỗi công ty có một đặc điểm riêng, tùy theo lĩnh vực hoạt động và tuỳ theo thâm niên của công ty.

Theo ông Hanh, có 3 nhu cầu chính khi DN tìm kiếm một giải pháp CĐS, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và nâng cao uy tín của công ty về lâu về dài. Thứ nhất, giải pháp CĐS phải cho phép tổ chức khoa học và thông suốt các công việc nội bộ. Giải pháp đó phải giúp lãnh đạo công ty cũng như các cấp quản lý khác có thể sao sát được tất cả các công việc đang triển khai, từ đó có phương án thực hiện hiệu quả và đúng tiến độ. Giải pháp đó cũng giúp nhân viên cấp dưới nắm bắt được những công việc mình cần làm, và tập trung vào công việc, từ đó có kế hoạch phân bổ thời gian một cách hợp lý, hiệu quả.

Việc phân cấp công việc một cách rõ ràng hơn, cho phép quy rõ trách nghiệm của từng bộ phận, cá nhân một cách chính xác hơn.

Trông đợi thứ hai của SME khi CĐS là giải pháp phải cho phép phân tích dữ liệu kinh doanh, về tất cả các mặt. Chẳng hạn, với công ty Arteco, đó chính là dữ liệu về công tác thiết kế, thi công, tư vấn chăm sóc khách hàng (CSKH), tài chính kế toán, và tổng quát chung. Trên cơ sở phân tích dữ liệu tôi có thể nhận ra những điểm mạnh, điểm yếu, chỗ nào là cơ hội, chỗ nào là điểm mình có thể bỏ qua, những thị trường ngách nào mà mình có thể tiếp cận.

Những phân tích đánh giá như vậy rất quan trọng với các DN trẻ trên đà phát triển như là Arteco hay là VFE, cho phép DN xác định được chính xác, hợp lý đường hướng kinh doanh trong giai đoạn tiếp theo. “Theo kinh nghiệm của tôi, thực sự không dễ định hình chính xác ngay từ ban đầu những gì DN sẽ làm”, ông Hanh nói.

Thứ ba, giải pháp CĐS phải cho phép quản lý hệ thống khách hàng. Trong thời đại ngày nay, mọi ngành nghề đều có thể coi là một ngành dịch vụ, việc quản lý khách hàng nói chung, và việc CSKH nói riêng, là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả kinh doanh, tăng dần uy tín và tăng trưởng phát triển công ty về lâu về dài.

“Đây chính là 3 nhu cầu mà tôi đã hướng tới trong quá trình tìm kiếm một cái giải pháp CĐS cho hai công ty của tôi”, ông Hanh nói.

Bắt đầu hành trình CĐS cách đây 6 năm, thời điểm mà khái niệm về CĐS được nhen nhóm ở Việt Nam, công ty phần mềm Base cũng đã gặp rất nhiều khó khăn. Ông Trịnh Ngọc Bảo, đồng sáng lập và là giám đốc vận hành Base.vn đã chia sẻ một câu chuyện “rất đau thương” mà Base trải qua. Đó là khi bắt đầu, Base cố gắng làm ra một giải pháp, một nền tảng công nghệ có thể giải quyết tất cả mọi bài toán mà DN gặp phải. 

Ông Bảo cho biết đối với các khách hàng lúc đó, đây là một giải pháp mới lạ, chưa bao giờ dùng và vì thế rất hứng thú. 

“Tuy nhiên trên thực tế khi đi vào vận hành, những ngày đầu cho thấy có 10 khách hàng chỉ có khoảng 3 - 4 khách hàng sử dụng hiệu quả, trong khi có 5 - 6 khách hàng gần như sử dụng mà không đi được vào đời sống”, ông Bảo chia sẻ và cho biết đó là những trải nghiệm đầu tiên của Base khi bắt đầu cuộc cách mạng CĐS DN.

Sau một thời gian vừa đóng gói vừa triển khai, áp dụng những công nghệ của mình cho khách hàng, Base nhận ra vấn đề CĐS không chỉ nằm ở công nghệ. “Chúng tôi đúc kết được một nguyên lý của riêng mình. Đó là khi đưa công nghệ của mình cho khách hàng, công nghệ đó phải đáp ứng không chỉ góc nhìn của người lãnh đạo về quản trị, mà phải đảm bảo phần mềm đi được vào đời sống của toàn bộ các anh em trong công ty, bất kể là DN nhỏ, rất nhỏ, hay những công ty quy mô vừa và lớn”, ông Bảo nói.

Hiện tại, Base đã có khoảng 7.000 khách hàng ở Việt Nam. Đại diện của Base cho biết không có nhà cung cấp công nghệ nào có thể giải hết tất cả bài toán của DN, bởi vì tính đặc thù của mỗi ngành nghề, thậm chí mỗi công ty lại có những cái bài toán riêng biệt.

4 bước để xác định phương pháp tiếp cận và thực hiện CĐS 

Với tư cách là một nhà đồng hành và tham gia rất nhiều vào quá trình tư vấn CĐS cho các DN lớn, các DN đa quốc gia, ông Nguyễn Đức Minh, Giám đốc tư vấn CĐS đến từ tập đoàn FPT thuộc công ty tư vấn CĐS FPT Digital, cho rằng về cơ bản, các DN SME có những đặc thù riêng về quy mô và mô hình quản trị. Nhưng để có được một hành trình CĐS phù hợp, đúng đắn, DN ở mọi quy mô đều có chung phương pháp tiếp cận và các bước thực hiện CĐS.

Thứ nhất, DN sẽ phải đặt ra những câu hỏi để phân tích đúng đắn những định hướng chiến lược của DN. Những phân tích này cần dựa trên nhiều dữ liệu, từ khách hàng, quản lý khách hàng, hành trình trải nghiệm của khách hàng, hay những vấn đề về hạ tầng công nghệ … 

Thứ hai là đánh giá hiện trạng của DN, không chỉ đơn giản là đánh giá về mặt công nghệ, mà cả quy trình hoạt động. Quy trình hoạt động của DN đã linh động, phù hợp hay chưa. Khâu đánh giá hiện trạng được các chuyên gia cho là rất quan trọng, và phải đánh giá về cả mặt nghiệp vụ lẫn hạ tầng công nghệ, xem xét các công cụ hỗ trợ và nền tảng dữ liệu hiện tại có đáp ứng được cái quy trình đấy hay không.

Bước thứ ba là xác định các mục tiêu. Xác định các mục tiêu bao gồm 2 phần. Phần một là phải xây dựng bức tranh tổng thể, định hướng của DN về mặt mô hình tổ chức, hạ tầng CNTT, đồng thời xác định các mục tiêu ưu tiên. Mục tiêu ưu tiên ở đây chính là trả lời các câu hỏi “đau ở đâu” và ưu tiên giải quyết “chỗ đau” đó. 

Thứ tư là đồng nhất xây dựng một kế hoạch về lộ trình thực hiện các sáng kiến số và đưa vào các quá trình ngắn hạn, trung hạn, dài hạn trong CĐS.

Trong đó, những việc đưa vào ngắn hạn phải đem lại hiệu quả nhìn thấy ngay. Đó chính là các sáng kiến “quick-win” - nghĩa là những sáng kiến có thể thực hiện và nhìn thấy ngay cái kết quả đem lại - sẽ cổ vũ mạnh mẽ cho việc thực hiện CĐS lâu dài.

Rõ ràng, trong quá trình CĐS, các SME có những nét đặc thù riêng so với các DN lớn, những đặc thù đó có thể đến từ câu chuyện về nguồn nhân lực mỏng hay tiềm năng tài chính hạn chế so với các DN lớn. Chính vì vậy, các SME phải tính toán, phân tích cẩn thận để quá trình CĐS được thực thi nhanh hơn, hiệu quả hơn, đòi hỏi những kỹ năng và sự đồng lòng trong toàn bộ tổ chức. Bên cạnh mặt hạn chế riêng, SME lại có những lợi thế so với các DN lớn, như sự nhỏ gọn, linh hoạt, khả năng thích ứng và luân chuyển dễ dàng hơn.

Các chuyên gia cho rằng DN ở mọi quy mô hoàn toàn có thể CĐS và ứng dụng công nghệ nhanh chóng, nếu luôn cởi mở với công nghệ, cởi mở với tri thức mới và cởi mở với sự sáng tạo./.