CNTT cần phải đặt truyền thông hợp nhất trên di động là ưu tiên hàng đầu

Nhu cầu về các công cụ truyền thông an toàn, đáng tin cậy và dễ sử dụng đã tạo ra truyền thông hợp nhất (Unified Communication - UC), một chiến lược tích hợp nhiều phương thức truyền thông dưới một quản lý và bảo mật duy nhất. Kết quả là giao tiếp hiệu quả hơn, cộng tác được cải thiện và tăng cường các quy định và chính sách bảo mật. Giờ đây, điện thoại di động là phương tiện kết nối mạng chính cho người dùng cuối, đã đến lúc các bộ phận CNTT phải đặt truyền thông hợp nhất trên thiết bị di động (Mobile Unified Communication - MUC) lên ưu tiên hàng đầu.

Lợi ích quan trọng nhất của MUC là giúp các tổ chức bỏ lại phía sau mớ lộn xộn không thể kiểm soát, theo dõi được của các phương thức liên lạc từ bên thứ ba, các nhà mạng và các công cụ truyền thông lấy người tiêu dùng làm trọng tâm thường được áp dụng trong nhiều năm nay. Liên lạc là một nguồn lực quan trọng của tổ chức; MUC là một phương tiện có thể dễ dàng quản lý và mở rộng quy mô, cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát, một điều cần thiết cho việc triển khai CNTT của doanh nghiệp. Những lợi thế này sẽ cho phép MUC trở thành chiến lược và cơ chế liên lạc có sức ảnh hưởng nhất trong vòng 5 đến 10 năm tới.

Truyền thông hợp nhất di động là gì?

Phần “hợp nhất” của MUC ngụ ý rằng tất cả các phương thức liên lạc có sẵn trong tổ chức, cùng với các phân tích và báo cáo liên quan, được cung cấp dưới một quản lý và bảo mật duy nhất. Chức năng chính bắt buộc bao gồm:

Nhắn tin: Điều này tương tự với các dịch vụ nhắn tin (SMS/EMS/MMS) được nhà mạng phổ biến cung cấp và các dịch vụ công cộng tương tự (Facebook Messenger, Linkedin Messaging, v.v…), và tất nhiên, cả nhắn tin tức thời (IM) và dịch vụ trò chuyện. Lợi thế rõ ràng cho MUC ở đây là về bảo mật và lưu trữ hồ sơ; dịch vụ công cộng rõ ràng không thể cạnh trạnh về mặt này.

E-mail: E-Mail có thể và trong hầu hết các trường hợp nên được tích hợp vào MUC để nhân viên dễ dàng theo dõi liên lạc với các đối tác bên ngoài tổ chức. Nhưng công bằng mà nói, MUC có thể - và gần như là sẽ - thay thế e-mail cho tất cả các liên lạc nội bộ theo thời gian. Với e-mail như chúng ta biết ngày nay, nó là phương thức liên lạc bên ngoài có mẫu số chung thấp nhất.

Thoại: Cuộc gọi thoại qua mạng máy tính (sử dụng bộ giao thức TCP/IP) là một chức năng cấu thành cốt lõi quan trọng trong UC và phải bao gồm cả khả năng thoại một-một và thoại hội nghị, tất nhiên, cả thư thoại nữa.

Các tập tin: Tất cả các tài liệu được yêu cầu bởi các ứng dụng cải thiệu hiệu suất suất công việc, hình ảnh (và fax nếu vẫn được yêu cầu), truyền phát video và ghi âm hội nghị (bao gồm cả video) phải được lưu lại và có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập đối với người dùng được ủy quyền. Chuyển đổi phương tiện giữa các tên miền (ví dụ: bản ghi được tạo tự động của cuộc hội thoại bằng giọng nói) cũng là một tính năng mong muốn. Ngoài ra, điều cần thiết là sao lưu, lưu trữ, mã hóa và hỗ trợ cho sự tuân thủ bất kỳ chính sách và quy định bắt buộc nào (ví dụ như HIPAA).

Sự quản lý: Như với hầu hết các khả năng CNTT hiện nay, một ứng dụng giao tiếp phải bao gồm định nghĩa chính sách, cấu hình, quản lý nhận dạng, định nghĩa và quản lý nhóm làm việc (bao gồm triển khai nhiều, và thậm chí chồng chéo, các nhóm người dùng đóng), quản lý toàn vẹn (thông qua mô hình chịu lỗi) và giám sát sử dụng, bao gồm kiểm soát chi phí từ các dịch vụ liên lạc của nhà mạng.

Việc bổ sung tính di động cho UC cũng đề ra những cân nhắc mới, như sau.

Trong khi UC máy tính để bàn thường tập trung vào các bộ ứng dụng được xây dựng cho máy tính để bàn thì hầu hết các triển khai MUC đều dựa trên các ứng dụng chạy trên Android và iOS. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo các chính sách cho phép nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân (BYOD) của tổ chức chỉ định các cặp thiết bị/hệ điều hành di động được phép và quy định rõ yêu cầu cho các ứng dụng này. MUC mang đến sự độc lập về vị trí và tính di động năng động cho UC và MUC dựa trên IP thuần túy – tức là bạn không cần sử dụng hoặc thậm chí không cần biết số điện thoại của một thiết bị cụ thể. Chúng ta thậm chí còn thấy trước được ngày mà MUC thúc đẩy việc bán thiết bị cầm tay chỉ bằng gói dữ liệu cùng với tất cả các dịch vụ liên lạc khác do MUC cung cấp.

Khi mà sức mạnh và sự tiện ích của các thiết bị di động hiện nay tương đương với PC, mức độ phủ sóng của MUC đang trở nên lớn hơn nhiều thông qua việc triển khai các chức năng tập trung vào nhóm làm việc, chức năng trước đây được giới hạn cho PC và thường được triển khai như các sản phẩm được thiết kế riêng. Ưu điểm chính của MUC ở đây là tạo ra luồng thông tin chảy liền mạch với chức năng hợp tác thiết yếu cho năng suất công việc của nhóm được cải thiện. Các khả năng không chỉ bao gồm các ứng dụng năng suất công việc nhóm quen thuộc như xử lý tài liệu và bảng tính mà còn hỗ trợ chia sẻ lịch, quản lý dự án và thuyết trình, bao gồm cả bảng trắng để người dùng có thể chia sẻ, phác thảo và chú thích các ý tưởng trong thời gian thực cùng lúc với nhiều người.

Một số triển khai MUC cũng bao gồm các chức năng quản lý thông tin cá nhân như danh bạ và ghi chú, về cơ bản là tích hợp tất cả quy trình làm việc của cá nhân và nhóm trong khuôn khổ quản lý và bảo mật MUC. Và một số triển khai MUC cài đặt các tính năng mạng xã hội riêng tư một cách hiệu quả, mặc dù các bộ tính năng cụ thể có sự khác biệt lớn.

Mặc dù các phương thức được tích hợp bởi MUC phát triển một cách riêng biệt nhưng sự hấp dẫn trung tâm của MUC nằm ở quyền riêng tư của nhóm người dùng đóng, khả năng tiếp cận mọi lúc/mọi nơi (cũng như hoãn truy cập theo thời gian) và tính hiển thị cần thiết cho mục đích quản lý các phương tiện truyền thông trong tổ chức. Tùy thuộc vào chiến lược quản lý mối quan hệ khách hàng, MUC thậm chí có thể tăng thêm giá trị trong tiếp thị qua điện thoại, dịch vụ hỗ trợ khách hàng, và sự sẵn sàng của nhân viên chủ chốt bất cứ lúc nào/bất cứ nơi nào khách hàng cần. Những khả năng đó, trong nhiều trường hợp, có thể chuyển đổi dễ dàng thành lợi thế giao tiếp khách hàng.

Tùy chọn triển khai MUC

Bạn có ba sự lựa chọn khi triển khai MUC:

Các sản phẩm: Các sản phẩm MUC không yêu cầu phần cứng ngoài máy chủ và thiết bị khách di động. Máy chủ thường được đặt tại tổ chức và thường có thể được lưu trữ trên một máy ảo để giảm thiểu chi phí.

Dịch vụ điện toán đám mây: MUC ngày càng được cung cấp như một dịch vụ dựa trên đám mây. Cách tiếp cận đám mây đơn giản hóa việc triển khai, nhân rộng theo thời gian, nâng cao độ tin cậy và thường đi kèm với chi phí vận hành chung thấp hơn. Có một số nhà cung cấp MUC dưới dạng dịch vụ (MUCaaS). Sản phẩm áp dụng chiến lược dịch vụ được quản lý này đã có hiệu quả trong nhiều yếu tố khác của hệ thống CNTT và mạng hiện nay. Với bảng điều khiển quản lý MUC trên đám mây, MUC như một dịch vụ cung cấp tính di động mà không yêu cầu bất cứ cơ sở hạ tầng dưới bất kỳ hình thức.

Tự mình tích hợp: Nếu bạn chỉ muốn một số chức năng cụ thể của MUC (như trong trường hợp muốn giữ lại e-mail và lịch của Outlook, chẳng hạn), thị trường có sẵn rất nhiều bộ chức năng riêng lẻ cho bạn lựa chọn. Một lựa chọn phổ biến là Asterisk IP-PBX mã nguồn mở, được sử dụng với các máy khách SIP thích hợp. Tuy nhiên, việc quản lý chức năng rời rạc được thực hiện thông qua phương pháp này là một yếu tố hầu hết mọi người không hài lòng.

Một số các nhà cung cấp chính trong thị trường MUC bao gồm:

• Cisco cung cấp một loạt các sản phẩm MUC, bao gồm UC như một dịch vụ, nhiều tính năng Webex, bao gồm cả hợp tác thông qua các nhóm Webex.
• Digium cung cấp tính năng MUC được lưu trữ, tích hợp với nhiều tính năng và dịch vụ liên lạc khác.
• Microsoft cung cấp MUC qua Office 365 và Skype for Business.
• Mitel, một người chơi lâu năm trong các hệ thống điện thoại doanh nghiệp, cung cấp một loạt các chức năng MUC nhờ vào việc mua lại ShoreTel.
• RingCentral - một người chơi dài hạn khác trong không gian MUC - cung cấp ứng dụng khách di động cho iOS và Android.
• Whatsapp cung cấp một dịch vụ công cộng tập trung vào thoại, nhắn tin và bảo mật thông qua mã hóa đầu cuối.

Khi khách hàng ngày càng yêu cầu một sản phẩm toàn diện hơn, hy vọng rằng nhiều nhà cung cung cấp dịch vụ cộng tác và nhắn tin sẽ vào tham gia và sân chơi MUC thông qua các thương vụ hợp nhất, hoặc thậm chí là mua lại đối tác. Như chúng ta đã thấy với quản lý di động doanh nghiệp, các đổi mới bắt đầu như các sản phẩm điểm thường không đạt được sự ứng dụng rộng rãi cho đến khi xảy ra những hợp nhất như vậy.

Chiến lược cho MUC hiệu quả

Có bốn lưu ý chính để có thể triển khai MUC thành công:

Phân tích nhu cầu: Điều này bao gồm xem xét các viễn cảnh hiện tại, tương lai và sự tăng trưởng, bao gồm mở rộng địa lý (và thậm chí toàn cầu) và nhu cầu lưu lượng mạng tổng thể bao gồm phân tích năng lực để đảm bảo đủ chỗ cho lưu lượng truy cập đẳng tốc như giọng nói. Một phân tích tương tự về độ trễ mạng là cần thiết. Việc triển khai thí điểm luôn được khuyến khích trước khi triển khai khối lượng. Các máy chủ cạnh có thể là một sự cân nhắc cho việc triển khai dựa trên đám mây nếu độ trễ được phát hiện là một vấn đề.

Khả năng của nhà cung cấp: bao gồm các bộ tính năng cần thiết cho tất cả các phương thức; phạm vi hỗ trợ thiết bị (ứng dụng); độ tin cậy/sẵn có/dễ sử dụng; dịch vụ, hỗ trợ, trợ giúp, tư vấn và cung cấp tùy biến; thỏa thuận, giá cả và các điều khoản; và API cho khả năng mở rộng. Một lần nữa, ngày nay, các bộ tính năng và triển khai MUC rất khác nhau.

Chính sách sử dụng và quan hệ người dùng: bao gồm các chính sách truyền thông bằng văn bản có bản chất tương tự như các chính sách chấp nhận sử dụng hay BOYD, và trong một số trường hợp có thể được kết hợp vào các chính sách này. Lưu ý rằng, mặc dù nhắn tin và thoại không giới hạn hiện đang phổ biến trong các gói dịch vụ di động nhưng dữ liệu không giới hạn thì không, vì vậy có thể cần phải điều chỉnh các chính sách hoàn trả phí cho những nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân cho công việc. Một điều quan trọng nữa là tiếp thị, giáo dục, đào tạo, hỗ trợ và thu thập thông tin phản hồi nội bộ. Lưu ý rằng quyền riêng tư của người dùng đang ngày càng trở thành một vấn đề; Cách tốt nhất để xử lý mối quan tâm này theo cách tương tự như các giải pháp quản lý nội dung di động của Sand Sandinging - truyền thông tổ chức là riêng biệt và khác biệt với các lĩnh vực cá nhân thuần túy, với MUC tạo thành một hình thức kép (hoặc thậm chí đa) dịch vụ truyền thông cá nhân.

Yêu cầu vận hành và quản lý: thông thường bao gồm, chẳng hạn như, chức năng bảng điều khiển, dễ sử dụng, chức năng hiển thị, cảnh báo và báo động và phân tích.

Cuối cùng, do tính chất quan trọng của MUC, triển khai MUC có thể là thời điểm tốt để xem xét SD-WAN như một đường dẫn để tăng cường độ tin cậy của toàn bộ mạng, trong trường hợp này là thông qua việc đảm bảo truy cập qua nhiều ISP.

Áp dụng MUC

Như đã nêu ở đầu bài viết, MUC sẽ trở thành chiến lược và cơ chế chi phối truyền thông tổ chức trong vòng 5 đến 10 năm tới. Chúng ta cũng hy vọng sẽ thấy rằng sự hợp nhất cuối cùng của các mạng và viễn thông, được hỗ trợ một phần không nhỏ bởi truyền thông lấy việc nhân viên tự mang thiết bị làm trung tâm. Vâng, có thể có các vấn đề chính sách và con người đi kèm ở đây nhưng tất cả chúng ta đều có thể đồng ý rằng đường dây điện thoại xoắn và tổng đài hệ thống điện thoại doanh nghiệp truyền thống hoàn toàn lỗi thời. Hơn nữa, MUC hoàn toàn tương thích với cả dịch vụ mạng WLAN và di động và sẽ phù hợp khá độc đáo với các dịch vụ 5G toàn IP vì những dịch vụ này trở nên phổ biến trong 5 năm tới.