Giải pháp Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước

Vấn đề mới đối với Việt Nam

Ngày 05/10/2018, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội thảo xin ý kiến về Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước”. Tham dự Hội thảo có ông Đỗ Văn Thuận - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; ông Ngô Phan Hải – Cục trưởng Cục Kiểm soát Thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ; ông Nguyễn Thành Phúc – Cục trưởng Cục trưởng Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông và gần 150 đại biểu, báo cáo viên là cán bộ quản lý, cán bộ nghiệp vụ, của một số Bộ, ngành Trung ương, Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các chuyên gia khoa học công nghệ; cơ sở đào tạo về lưu trữ; các đơn vị chức năng và tổ chức sự nghiệp thuộc Cục.

Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc số hóa tài liệu, văn bản của các cơ quan nhà nước để thuận tiện cho việc luân chuyển, tra cứu và lưu trữ đang trở nên cấp thiết. Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước” ra đời với mục tiêu hoàn thiện hệ thống pháp lý và quy trình nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; tiến tới thực hiện văn thư điện tử năm 2025, lưu trữ số năm 2030; xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu số quốc gia và bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh Chính phủ điện tử.

Phát biểu khai mạc, ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho biết: Sự xuất hiện và phát triển của công nghệ thông tin đã khiến cho phần lớn lịch sử nhân loại, lịch sử nhà nước, lịch sử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ đang được ghi lại dưới định dạng điện tử, dạng số. Đặc biệt, kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh Chính phủ điện tử là khối lượng tài liệu điện tử khổng lồ cần được xử lý, lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để bảo quản, bảo vệ cho thế hệ sau.

Ông Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát biểu khai mạc Hội thảo

Để quản lý khối tài liệu điện tử đó, cần có những đổi mới về quan điểm, lý luận, pháp lý và các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Hệ thống lý luận, hệ thống pháp lý và các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hiện hành tại Việt Nam chưa đáp ứng được những yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện tại ở các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử chưa đủ các chức năng, tính năng để bảo vệ an toàn và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử.

Tài liệu điện tử là một trong những loại tài liệu lưu trữ tiêu biểu, đại diện cho nền hành chính điện tử, là kết quả hoạt động của Chính phủ điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử là di sản quốc gia, cần được quản lý thống nhất, hiệu quả để phục vụ các hoạt động quản lý của Nhà nước, các cơ quan, tổ chức và nhu cầu xã hội. Do là một loại hình tài liệu mới, với những tính năng, đặc điểm khác biệt so với các loại tài liệu lưu trữ truyền thống, cơ sở khoa học và pháp luật để quản lý tài liệu điện tử đã vượt quá giới hạn của hệ thống lý luận quản lý các loại hình tài liệu lưu trữ truyền thống. Nói cách khác, sự phát triển của khoa học công nghệ đòi hỏi những thay đổi về lý luận để giải quyết những phát sinh trong thực tiễn quản lý tài liệu điện tử.

Các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu lưu trữ ở dạng điện tử có thể được bảo quản một cách hữu hiệu và tiết kiệm hơn trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng. Song, điều này cần phải được tiến hành trên cơ sở các tiêu chuẩn do các nhà lưu trữ đặt ra và dưới sự giám sát một cách hệ thống của các cơ quan lưu trữ nhằm bảo đảm rằng những tiêu chuẩn đặt ra phải được tuân thủ. Việc chấp nhận một vai trò không trực tiếp bảo quản hay bảo quản phân tán như vậy sẽ cho phép các cơ quan lưu trữ tránh được những vấn đề phức tạp và các chi phí cho việc đầu tư quá lớn vào những công nghệ liên quan tới việc duy trì và bảo quản tài liệu điện tử. Ngoài ra với cách làm này còn giúp đội ngũ nhân viên của các cơ quan lưu trữ có thời gian tập trung vào việc thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát và những trách nhiệm mới mà họ phải đảm nhiệm trong một môi trường mới, môi trường của “một lưu trữ ảo” phân tán.

Các đại biểu tham dự Hội thảo

Một tài liệu điện tử được bảo quản an toàn khi nó tiếp tục tồn tại ở dạng cho phép người ta có thể truy nhập và một khi truy nhập được thì nó sẽ cung cấp bằng chứng xác thực và đáng tin cậy về hoạt động đã tạo ra tài liệu. Có nhiều trường hợp khi mà việc tiếp tục bảo quản tài liệu điện tử sẽ đòi hỏi phải có những giải pháp có thể làm suy giảm độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu hoặc có thể ảnh hưởng tới khả năng tiếp cận khai thác tài liệu. Lưu trữ cần xác định rõ khi nào thì những tình huống như vậy có thể xảy ra và khuyến nghị các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu về những phương án lựa chọn thích hợp cho tài liệu trong kho của mình và thực hiện những bước đi cần thiết để bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy tiếp nối của tài liệu trong lưu trữ.

Bảo quản tài liệu điện tử là quá trình bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử hướng tới việc làm sao cho tài liệu có thể được tìm thấy và tiếp cận trong suốt thời hạn lưu giữ đã quy định. Những tài liệu điện tử phải được lưu giữ như thế nào theo thời gian để có thể tìm chúng và tiếp cận được chúng trong suốt thời hạn lưu giữ? Có nghĩa là phải khắc phục được những vấn đề về sự lạc hậu của kỹ thuật, sự phụ thuộc của chương trình phần mềm, sự hao mòn vật lý của các vật mang tin. Trong những vấn đề này, sự phụ thuộc của tài liệu điện tử vào các chương trình (phần mềm) cũng như sự lạc hậu của các định dạng công nghệ của tài liệu điện tử là đặc biệt phức tạp.

Trong bối cảnh hiện nay, quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính minh bạch và trách nhiệm giải trình các hoạt động bằng thông tin văn bản.

Tìm giải pháp phù hợp

Việt Nam đã có Luật Lưu trữ và Chính phủ đã ra Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó quy định cụ thể về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Nghị định yêu cầu tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

Đối với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa. Đồng thời các cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị, bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.

Phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Đồng thời, nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành của hồ sơ phải đảm bảo và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

Tuy nhiên, kết quả khảo sát của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đối với 264 công chức, viên chức đến từ 132 cơ quan nhà nước cho thấy: 85% các cơ quan, tổ chức nhà nước đang lúng túng khi đối mặt với việc quản lý cả văn bản giấy và văn bản điện tử. Tình trạng quản lý văn bản, tài liệu tại nhiều cơ quan, tổ chức được đánh giá ở mức trung bình, thậm chí yếu, kém.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là thiếu các nghiên cứu cơ bản, thiếu định hướng chiến lược, lộ trình cụ thể, đầu tư trang thiết bị… cho việc quản lý tài liệu điện tử. Chính vì vậy, việc xây dựng một Đề án quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay là cần thiết và cấp bách.

Mặt khác, các đơn vị vẫn còn băn khoăn về việc lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp với mô hình của mình. Các giải pháp trong nước thì được xây dựng và tự phát triển không tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật theo ISO cũng như kiến trúc nền tảng được được khuyến nghị cho lĩnh vực số hóa lưu trữ điện tử trong khi đó các giải pháp của nước ngoài với kiến trúc nền tảng chuẩn như IBM Filnet, ECM OpenText, Documentum…. thì có giá thành cao và khó điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của các đơn vị của Việt Nam.

Đề xuất giải pháp công nghệ phần mềm và chuẩn dữ liệu để thực hiện Đề án, tại Hội thảo, SAVIS đã giới thiệu Giải pháp lưu trữ số hoá điện tử tập trung trên nền tảng Big Data tuân thủ theo ISO 14721:2012 – Tiêu chuẩn đặc tả kiến trúc hệ thống thông tin lưu trữ mở được các lưu trữ quốc gia lớn trên thế giới áp dụng như NARA Mỹ, NAA Úc, Canada, Hoàng gia Anh….

Đại diện Savis giới thiệu giải pháp Lưu trữ số hoá điện tử tập trung trên nền tảng Big Data tuân thủ theo ISO 14721:2012

Giải pháp được xây dựng trên nền tảng công nghệ Web tiên tiến, thiết kế theo kiến trúc hướng dịch vụ SOA cho phép khả năng mở rộng không hạn chế cũng như tích hợp dễ dàng với các hệ thống thông tin khác của tổ chức.

Với giải pháp này, cơ quan nhà nước có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận/chi nhánh và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản. Với chế độ bảo mật chặt chẽ, hệ thống cho phép cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng và lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc, đồng thời ứng dụng SSL trong việc xác thực và mã hoá thông tin giữa client và server khi truy cập vào hệ thống, giúp nâng cao khả năng bảo mật hồ sơ và sổ sách.

Ngoài ra, đối với các tài liệu điện tử lưu trữ trong vòng 5 năm, 10 năm, 20 năm, 100 năm hay vĩnh viễn, hệ thống áp dụng các chuẩn ký số lâu dài quốc tế như CAdES-LTA, PAdES Long-Term with Archive Time-Stamps (LTA).

Giải pháp lưu trữ số hoá điện tử tập trung trên nền tảng Big Data nhận Danh hiệu Sao Khuê 2018

Nhờ những tiến bộ này, Giải pháp lưu trữ số hoá điện tử tập trung trên nền tảng Big Data  của Savis được vinh danh là sản phẩm tiêu biểu của ngành phần mềm, dịch vụ CNTT Việt Nam tại lễ trao Danh hiệu Sao Khuê 2018. Đây là sản phẩm được Hội đồng Giám khảo đánh giá là có nhiều tính năng nổi trội, mang những xu hướng công nghệ tiên tiến của thế giới. Sản phẩm đã giải quyết bài toán về nhu cầu lưu trữ dữ liệu lớn của các doanh nghiệp, giúp tối ưu nguồn lực nghiên cứu, xây dựng, triển khai, vận hành các hệ thống xử lý dữ liệu dựa trên cơ sở nền tảng chung hợp nhất.

Được biết, ngoài Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước, SAVIS là doanh nghiệp duy nhất tại Việt Nam trở thành thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA). Ngoài quyền truy cập không giới hạn các tài nguyên số hiện tại của ICA, SAVIS còn được tham khảo, tiếp thu những kiến trúc mô hình lưu trữ tiên tiến nhất trên thế giới và tham gia những sự kiện thường niên do Hội đồng tổ chức tại khu vực cũng như quốc tế