Hai nhà cung cấp dịch vụ email lớn nhất trên thị trường hiện nay là Google và Microsoft. Nhưng những khác biệt chính, lợi thế và bất lợi của mỗi loại là gì? Cái nào tốt hơn cho kinh doanh và năng suất? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu dưới đây.
Lịch sử
Gmail được phát hành vào ngày 1 tháng 4 năm 2004 và cung cấp bộ nhớ 1GB vào thời điểm đó. Thú vị là rất nhiều người đã bác bỏ điều này như một trò đùa của Ngày Cá tháng Tư vì dung lượng nó cung cấp lớn hơn rất nhiều so với nhà cung cấp dịch vụ email đi đầu tại thời điểm đó, Hotmail, người tiền nhiệm của Outlook.com. Điều này đã châm ngòi một sự cạnh tranh giữa hai đối thủ.
Bản thân Hotmail đã được tung ra năm 1996. Microsoft đã mua lại Hotmail vào năm sau và đổi tên thành MSN Hotmail, sau đó là Windows Live Hotmail. Lần đổi tên thứ ba vào năm 2013 đã để dịch vụ này mang tên Outlook.com. Ban đầu nó chỉ cung cấp 2MB dung lượng miễn phí - thấp hơn 500 lần so với Gmail 9 năm trước. Tuy nhiên, sau đó dung lượng đã tăng lên đáng kể.
Giao diện
Về mặt thẩm mỹ, cả Gmail và Outlook.com đều giới thiệu một giao diện rõ ràng, khác nhau ở chủ đề màu mặc định; Gmail với màu đỏ và trắng thể thao và Outlook.com có màu xanh dương.
Outlook.com lấy cảm hứng từ phong cách ‘Windows Modern UI', hay còn được gọi là giao diện người dùng của Metro, trong khi giao diện Gmail được coi là "xấu xí" hơn. Tuy nhiên, một thiết kế lại gần đây cho Gmail đã chứng kiến tính thẩm mỹ và trải nghiệm người dùng được cải thiện rất nhiều – tầm nhìn xa hơn nhiều so với Outlook.com. Gmail trước đây ưu tiên sự đơn giản, mặc dù nhiều người sẽ mô tả điều này là nhạt nhẽo. Việc thiết kế lại đã cải thiện cảm giác trong khi vẫn duy trì khả năng người dùng tập trung vào các email thay vì phải đối mặt với bất kỳ phiền nhiễu nào.
Ngăn đọc trên Outlook.com theo mặc định được tắt, nhưng có thể được bật khá đơn giản. Gmail cũng có tính năng ngăn đọc được mặc định tắt và có thể được bật thông qua menu cài đặt nhanh, dễ dàng hơn so với Outlook.com
Thư mục, nhãn và tìm kiếm
Điều quan trọng mà Gmail đã làm để phân biệt mình với đối thủ là có nhãn thay vì thư mục. Điều này có nghĩa là các thư có thể được gắn thẻ với nhiều nhãn thay vì được đưa vào một thư mục cụ thể. Tại thời điểm này, chúng ta cần phải làm rõ mọi thứ một chút. Hầu hết mọi người vẫn tin rằng Gmail có nhãn, không có thư mục - điều này không đúng. Vì bất kỳ ai đã thiết lập Gmail qua ứng dụng email truyền thống sẽ cho bạn biết rằng các nhãn này xuất hiện dưới dạng thư mục trong các ứng dụng đó. Không chỉ vậy, nếu bạn đã áp dụng nhiều nhãn cho một email, email đó sẽ xuất hiện trong nhiều thư mục.
Google cũng sẽ tự động lọc email thành tab Chính, Xã hội và Quảng cáo, giúp bạn tiết kiệm thời gian lọc bỏ quảng cáo và đọc các thư quan trọng.
Outlook.com có cấu trúc thư mục truyền thống, có danh mục thay vì nhãn. Đây là những nhãn theo định nghĩa chặt chẽ nhất vì chúng là các thẻ cho các thư chứ không phải là các thư mục giả. Bạn có thể áp dụng nhiều hơn một thể loại cho một tin nhắn nhưng khi làm như vậy, nó không di chuyển một tin nhắn vào một thư mục. Outlook.com tự động gắn thẻ một số thư nhất định với các danh mục như Tài liệu, Ảnh, Bản tin, v.v. Đây được gọi là thư mục Xem Nhanh.
Tìm kiếm có lẽ là lý do tại sao Gmail tồn tại. Gmail được hình thành đằng sau ý tưởng muốn có một dịch vụ email có thể được tìm kiếm dễ dàng như một người tìm kiếm trên internet. Chỉ cần nhập cụm từ vào thanh tìm kiếm ở đầu trang web để khai quật những gì mọi người đang tìm kiếm. Người dùng có thể sử dụng các phương pháp nâng cao hơn bằng cách nhập vào các phím tắt như “from:” hoặc “to:”.
Outlook.com có các công cụ tương tự với các phương pháp nâng cao để tìm kiếm thông tin phù hợp một cách nhanh chóng. Thư mục Quick View cho phép người dùng tìm kiếm ngay lập tức thông qua tin nhắn, ví dụ, trong vài email cuối cùng chứa ảnh chẳng hạn. Tìm kiếm là đủ tốt cho Outlook.com, nhưng không có gì thú vị.
Kết nối
Gmail hỗ trợ cả POP và IMAP, có nghĩa là nó có thể làm việc với hầu hết bất kỳ ứng dụng email nào trên hầu hết các hệ điều hành, thậm chí cả Microsoft Outlook. Outlook.com cũng hỗ trợ POP và IMAP. Outlook.com cũng hỗ trợ ActiveSync của Microsoft.
Gmail có vẻ nhanh hơn trong việc thiết lập và truy xuất email và thư mục cho cả hai.
Giới hạn lưu trữ và tệp đính kèm
Gmail cung cấp 15 GB bộ nhớ miễn phí nhưng là cộng gộp Gmail và Drive (Google gần đây đã chuyển sang cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn ảnh trong một số giới hạn nhất định). Bộ nhớ có thể mua thêm.
Microsoft cũng cung cấp miễn phí 15GB dung lượng lưu trữ cho mỗi tài khoản Outlook. Nhưng trước đây nó không rõ trong việc bạn có bao nhiêu dung lượng tùy thuộc vào sản phẩm bạn đã sử dụng. Ví dụ: nếu bạn có đăng ký Office 365, bạn sẽ nhận được 1TB dung lượng lưu trữ để bao gồm tất cả các sản phẩm của Microsoft.
Gmail cũng giới hạn kích thước tệp đính kèm ở mức 25MB (bao gồm cả thư) và việc tải lên hình ảnh tốn khá nhiều thời gian. Ngoài ra, ứng dụng Gmail chỉ cho phép bạn tải từng ảnh lên một. Tuy nhiên, hình ảnh được hiển thị dưới dạng hình thu nhỏ cho phép bạn kiểm tra xem bạn đã gửi đúng tệp chưa và xem trước tài liệu trước khi tải xuống.
Tiện ích mở rộng và tích hợp
Trong Gmail, người dùng có thể bật một số tính năng nhất định có thể hoặc không hoạt động như mong đợi nhưng dường như chúng đủ ổn định để được hoạt động động lập bên ngoài Google. Các tính năng này là một phần của Google Labs. Vì vậy, chúng là các mục thử nghiệm hoặc phát hành trước được sử dụng với rủi ro của người dùng.
Gmail, như bạn mong đợi, tích hợp với Google Documents. Điều này đem đến trải nghiệm khá liền mạch, ví dụ: mở tệp đính kèm với các ứng dụng của Google như Google Docs hoặc Google Sheets, làm việc trên chúng và sau đó lưu chúng vào Drive – thực hiện tất cả mọi thứ mà không phải rời khỏi hệ sinh thái của Google.
Gmail cũng có thể tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba, chẳng hạn như ứng dụng CRM. Google cung cấp Apps Marketplace làm phương tiện cho ISV của bên thứ ba trưng bày sản phẩm của họ cho người dùng Gmail và quan trọng hơn là Google Apps. Gmail cũng có thể nhập danh bạ từ tài khoản truyền thông xã hội vào sổ địa chỉ của bạn. Hơn nữa, bạn thậm chí có thể sử dụng Google Dịch trong một tin nhắn, tính năng mà Outlook không có.
Outlook.com hơi chậm trễ với nhóm tiện ích mở rộng nhưng như bạn mong đợi từ Microsoft, tích hợp hoàn toàn với ứng dụng Office 365 và chức năng bổ trợ của OneDrive. Outlook tương tự như trên máy tính để bàn, web và thiết bị di động. Các tiện ích này được hỗ trợ trong Outlook 2013, Outlook 2016 cho Mac và Outlook trên web trong Office 365, nhưng một số tiện ích bổ sung không áp dụng cho một số loại tin nhắn hoặc thiết bị.
Có thể nói, Outlook.com cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào Word, Excel, PowerPoint và OneNote Online và ứng dụng Sway nổi tiếng của Microsoft, ứng dụng cho phép người dùng tạo các câu chuyện đa phương tiện.
Thư rác, bộ lọc và quản lý email
Sau khi sử dụng Gmail trong vài năm, chúng tôi có thể kết luận rằng tính năng lọc thư rác của nó hoạt động hiệu quả. Chỉ một hoặc hai lần trong một năm, thư rác bị lọt vào và các kết quả dương tính giả hầu như không tồn tại. Nó cũng tốt để lọc ra các email không mong muốn không mà không phải là thư rác.
Gmail khớp với quảng cáo có nội dung email, điều này làm phiền một số người dùng, nhưng những quảng cáo này thường được lọc vào tab Xã hội hoặc Quảng cáo và không ảnh hưởng đến việc sử dụng hộp thư đến.
Tính năng lọc email và thư rác của Outlook.com ít tinh vi hơn (phần lớn việc này phải được thực hiện thủ công), nhưng có một số tính năng khiến nó vượt trội hơn Gmail. Một tính năng như vậy là Quét. Tính năng này có thể loại bỏ tất cả email, tất cả từ mười ngày trước hoặc giữ email cuối cùng từ một người gửi cụ thể hoặc chặn email trong tương lai từ một người.
Kết luận
Nhìn chung, có rất ít điểm khác biệt giữa hai đối thủ. Không có tính năng sát thủ trong Outlook.com đủ để thu hút người dùng Gmail chuyển dịch vụ email và ngược lại.
Mặc dù tìm kiếm email trong Gmail dễ dàng hơn nhưng Outlook.com lại dễ hiểu và tích hợp chặt chẽ hơn với Office Online.
Tuy nhiên, để làm việc hàng ngày với email, Gmail vẫn là dịch vụ email tốt hơn.
