Kinh nghiệm triển khai E-Learning ở Trường Đào tạo cán bộ ngân hàng BIDV (P2)

2.GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

Trường Đào tạo BIDV đã phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ phân tích cụ thể mục tiêu và hiện trạng của BIDV một cách cẩn thận và khoa học để cùng đưa ra lộ trình và giải pháp thực hiện đào tạo trực tuyến một cách khả thi và hiệu quả nhất có thể.

Các hoạt động nhằm hiểu đúng về đào tạo trực tuyến

Bước đầu tiên mà chúng tôi triển khai đào tạo trực tuyến đó là giúp các thành viên trong tổ chức (đặc biệt là người học) hiểu đúng về các loại hình đào tạo trực tuyến, đặc điểm cơ bản của từng loại hình cũng như điểm mạnh, điểm yếu của từng loại hình đào tạo trực tuyến; những điều kiện cần có của học viên để có thể học trực tuyến hiệu quả. Ví dụ, thông thường khi quyết định chuyển một khóa học từ trực tiếp sang trực tuyến, trường cân nhắc trên hai khía cạnh sau:

-Nội dung và mục tiêu của khóa học:

Điều này sẽ dẫn tới việc thiết kế các hoạt động trong khóa học một cách phù hợp. Với những khóa về kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ thì đào tạo trực tuyến sẽ phù hợp hơn khóa về kỹ năng.

-Mức độ sử dụng lặp lại hoặc số lượng người sẽ học khóa đó. Điều này tác động tới vấn đề chi phí của khóa học: càng đông học viên thì chi phí khấu hao cho khóa học càng ít, hiệu quả đầu tư càng lớn.

Từ đó, cùng đơn vị tư vấn lựa chọn và ra quyết định đầu tư phù hợp cho từng giai đoạn phát triển cụ thể. Trên thực tế, để đạt được mục tiêu này, Ban lãnh đạo Trường Đào tạo Cán bộ BIDV đã thực hiện nhiều hoạt động thực tế về đào tạo trực tuyến bằng những chương trình đào tạo cụ thể xuyên suốt quá trình triển khai để học viên có những trải nghiệm thực tế. Một số hoạt động thực tế bao gồm:

a)Xây dựng năng lực cho đội ngũ giảng viên nội bộ của khách hàng thông qua các khóa học về đào tạo giảng viên. Thông qua những khóa học này, giảng viên sẽ:

-Hiểu rõ và nắm được quy trình đào tạo nói chung và đào tạo trực tuyến nói riêng.

-Biết cách vận dụng các kiến thức về nguyên tắc đào tạo trong xây dựng một khóa đào tạo trực tuyến.

-Biết cách triển khai khóa học trực tuyến cho học viên.

b)Xâydựng năng lực quản lý đào tạo nói chung   và đào tạo trực tuyếnnóiriêng cho đội ngũ quản   lý, hoạt động này giúp:

(i)Hình dung được các thành phần cơ bản của để vận hành hệ thống đào tạo trực tuyến để từ đó (ii) Xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các vị trí trong hệ thống. Sau đó cùng đơn vị tư vấn

(iii)xây dựng các quy trình làm việc chính, mối tương tác giữa các bộ phận, những điểm cần lưu ý có thể gây nên xung đột trong công việc liên quan để tăng hiệu quả trong công việc. Một hạng mục rất quan trọng là xây dựng tính toán chi phí đầu tư cho đào tạo để chứng minh rằng từ góc độ tài chính thì đào tạo trực tuyến là một lựa chọn hợp lý. Cụ thể, chi phí đào tạo trực tiếp và đào tạo trực tuyến thường được chia thành hai phần:

Chi phí xây dựng khóa học: Xây dựng một khóa học trực tuyến đều cao hơn xây dựng khóa học trực tiếp, tỷ lệ cụ thể phụ thuộc vào mức độ chi tiết và yêu cầu trong khóa học trực tuyến. (xây dựng các học liệu dạng multimedia (flash/video); bài tập trắc nghiệm; âm thanh, hình ảnh.).

Chi phí triển khai khóa học (đào tạo): Với ưu điểm về sử dụng lại các học liệu nên chi phí triển khai khóa học trực tuyến thường nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí đào tạo trưc tiếp.

c)Tiếp theo, xây dựng các tiêu chuẩn, quy định và hướng dẫn cụ thể cho từng công việc (xây dựng khóa học, triển khai khóa học,.).

Đầu tư công nghệ phù hợp

Sau khi có được tiếng nói chung của mọi người trong tổ chức về đào tạo trực tuyến, Trường tiến hành tham khảo, nghe tư vấn và ra được quyết định giá trị trong lựa chọn đầu tư công nghệ phù hợp. Công nghệ đã lựa chọn cho giai đoạn đầu hệ thống đào tạo trực tuyến của BIDV là Moodle - đây là lựa chọn có chi phí và tính năng hợp lý. Bên cạnh những quan niệm về giao diện của hệ thống phải đẹp và bắt mắt thì yếu tố hàng đầu cần đặt ra đó là tính phù hợp và khả năng linh hoạt của hệ thống. Thực tế cho thấy, nhiều hệ thống thương mại của nước ngoài rất đắt tiền, nếu mua sẽ là một khoản chi phí rất lớn nhưng vấn đề quan trọng là có phù hợp và hiệu quả với môi trường học tập, quản lý và khai thác của các công ty Việt nam hay không? Do đó, BIDV quyết định phát triển theo từng bước thay vì lựa chọn ngay công nghệ đắt tiền thì đầu tư nguồn lực vào xây dựng chương trình đào tạo, xây dựng khóa học, hỗ trợ tài chính cho giảng viên xây dựng và triển khai khóa học.

Quản lý sự thay đổi

Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến đó là công tác truyền thông. Hoạt động chuyển từ đào tạo trực tiếp sang đào tạo trực tuyến về bản chất là quá trình quản lý sự thay đổi. Do đó, Trường đã thực hiện nâng cao hoạt động tuyên truyền để mọi cấp trong tổ chức hiểu đúng và đầy đủ về đào tạo trực tuyến là rất quan trọng và rất cần thiết. Từ đó, sẽ nhận được nhiều sự ủng hộ của các thành viên góp phần cho sự thành công của chương trình. Thời gian đầu, cần có nhiều chương trình, bài viết tuyên truyền sâu rộng trong toàn tổ chức về triển khai đào tạo trực tuyến để mọi cán bộ, nhân viên biết và ủng hộ.

Một hoạt động vô cùng quan trọng đó là xây dựng chính sách nhân sự và quy chế đào tạo phù hợp để thúc đẩy vấn đề đào tạo và kết quả đào tạo. Quy chế đào tạo cần phải được xây dựng sao cho kết quả học của mỗi học viên chính là đầu vào của quá trình nhân sự. Khi đào tạo được sử dụng như một trong những chính sách về nhân sự và được sự ủng hộ từ các quy chế nhân sự thì sự tham gia của người học sẽ hiệu quả hơn. Trong quy chế đào tạo bổ sung của Trường cũng nêu rõ các yêu cầu, nội quy cụ thể trong hoạt động dạy và học trực tuyến. Điều này giúp cho công tác theo dõi và đánh giá quá trình học của cán bộ, nhân viên được khách quan và trung thực.

Trường nhìn nhận hình thức đào tạo trực tuyến là một phương thức thực hiện về lâu dài và song song cùng với đào tạo trực tiếp. Do đó, trường cũng xác định rõ vấn đề chế độ đãi ngộ đối với giảng viên xây dựng và đào tạo trực tuyến. Trong chính sách nhân sự và quy chế đào tạo của trường nêu rõ quy định thu nhập của giảng viên trong hoạt động xây dựng khóa học và trong quá trình giảng dạy trực tuyến. Trong khuôn khổ bài viết này, không đề cập chi tiết tới việc tính toán thu nhập cho giảng viên trực tuyến, tuy nhiên về nguyên tắc, mọi hoạt động của giảng viên trực tuyến trong thiết kế, xây dựng khóa học và triển khai khóa học đều được đo lường và quy đổi theo giá trị tương đương với đào tạo trực tiếp. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi và ghi nhận giá trị công việc của đội ngũ giảng viên đào tạo trực tuyến.

Đối với vấn đề thu hút người học tham gia vào khóa học, trường giải quyết thông qua một số giải pháp sau:

-Bản thân mỗi cán bộ, nhân viên BIDV tùy theo từng vị trí công việc của mình mà sẽ được phân công những khóa học liên quan nhằm nâng cao năng lực của mình. Do đó, bản thân người học luôn phải ý thức về trách nhiệm nâng cao năng lực của mình để đáp ứng yêu cầu công việc. Điều này là một động lực vô cùng quan trọng trong việc tham gia vào khóa học.

-Thiết kế khóa học khoa học và hướng vào mục tiêu người học, vì cán bộ, nhân viên BIDV vẫn cần đảm bảo thời gian và hiệu quả công việc trong quá trình học nên khóa học được thiết kế đơn giản, gọn và hướng mục tiêu rõ ràng giúp người học quản lý tốt quá trình học tập.

-Sự thúc đẩy và lôi kéo của giảng viên trong các hoạt động của khóa học sẽ giúp học viên cảm thấy được quan tâm và đồng thời có áp lực phải hoàn thành khóa học đúng hạn và đúng yêu cầu của giảng viên.

-Khóa học trực tuyến của BIDV luôn có sự tương tác nhiều chiều trong khóa học (giữa học viên - học viên; học viên-giảng viên; học viên-nội dung). Điều này thúc đẩy tất cả mọi người cùng nỗ lực và đồng thời là động lực giúp nhau cùng học.

-Cần xây dựng nhiều khóa học để thu hút người học, giúp người học có nhiều lựa chọn khi tham dự khóa học.

Tài liệu tham khảo

[1].http://www.omt.vn.
[2].http://www.bidv.com.vn.

Mai Đình Đoài

(TCTTTT Kỳ 2/4/2014)