Lập ngân sách ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp (P2)

Các cấu phần của IT Capex

IT Capex hình thành chủ yếu từ các dự án CNTT và thường được chia làm hai loại chính:

-Các dự án xuất phát từ nhu cầu của các đơn vị nghiệp vụ (business owned project): phát sinh từ nhu cầu thực tế của các đơn vị nghiệp vụ nhằm hiện thực hóa việc cải tiến, tối ưu, tự động hóa quy trình hoạt động, quản lý, điều hành của họ, chẳng hạn dự án ERP, CRM, HRM, BPM, ...

-Các dự án do đội ngũ CNTT chủ trì, khởi xướng (IT owned project) : phát sinh từ yêu cầu vận hành và hỗ trợ hàng ngày của đội ngũ CNTT nhằm tối ưu hóa các nguồn lực CNTT trong tổ chức. Hàng năm, lãnh đạo CNTT cần rà soát năng lực của hệ thống, nghiên cứu các xu hướng công nghệ mới để để xuất các dự án CNTT dạng này nhằm nâng cao năng lực phục vụ của hệ thống, tối ưu chi phí CNTT. Một số dự án điển hình bao gồm:

-Ảo hóa, hợp nhất hóa máy chủ, thiết bị hạ tầng.

-Hợp nhất hóa ứng dụng (application consolidation, rationalization).

-Nâng cấp phần mềm, ứng dụng.

-Thực thi các yêu cầu tuân thủ bắt buộc liên quan tới CNTT trong ngành và bởi các cơ quan quản lý.

Thu thập thông tin về dự án CNTT

Thông thường, bộ phận CNTT sẽ làm đầu mối tổng hợp thông tin về các dự án CNTT trong tổ chức, nếu tổ chức đó không có văn phòng quản lý dự án (PMO) riêng. Các đơn vị nghiệp vụ (bao gồm cả bộ phận CNTT) mô tả các dự án của họ theo khuôn mẫu thống nhất với đầy đủ các thông tin: Tên dự án; Mô tả dự án; Mô tả yêu cầu sơ bộ; Phạm vi của dự án; Mục tiêu ngắn hạn, dài hạn; Căn chỉnh với mục tiêu, chiến lược của tổ chức: tăng trưởng doanh thu, kiểm soát rủi ro hay tăng cường năng suất lao động,...; Ngày bắt đầu; Ngày kết thúc; Dự kiến chi phí dự án ban đầu.

Tổng hợp chi phí cho các dự án CNTT

Bảng 3: Ngân sách đầu tư các hệ thống CNTT (IT Capex)

Sau khi có thông tin về các dự án, bộ phận CNTT (phối hợp với PMO) tiến hành trao đổi thảo luận về tính cấp thiết của dự án cũng như làm rõ chi phí ước tính cho dự án dựa trên các thông tin về dự án được cung cấp bởi các đơn vị nghiệp vụ. Trong nhiều trường hợp, để làm rõ chi phí ước tính cho dự án, cần mời các đơn vị cung cấp và/hoặc tư vấn giải pháp cùng tham gia. Cuối cùng, tiến hành tổng hợp chi phí cho các dự án CNTT theo một cấu trúc được thống nhất. Cấu trúc này nên phù hợp với cấu trúc chi phí của phần IT Opex. Bảng 4 là một ví dụ cụ thể về tổng hợp chi phí của các dự án CNTT.

TỔNG HỢP NGÂN SÁCH CNTT

Sau khi có dữ liệu chi phí IT Opex, IT Capex, chúng ta tiến hành tổng hợp để hình thành ngân sách CNTT. Trong bản tổng hợp ngân sách nên có thêm ngân sách tham chiếu của các năm trước đó để có thể so sánh sự thay đổi.

(Trong ví dụ này, tạm tách chi phí nhân sự CNTT ra khỏi IT Opex để có được phân tích sâu hơn về chi phí cho vận hành hệ thống và chi phí cho con người. Về bản chất chi phí nhân sự CNTT thuộc về chi phí vận hành CNTT).

Ngoài ra, cũng có thể thiết kế các góc nhìn khác nhau để trình bày ngân sách CNTT cho Ban lãnh đạo và các đơn vị nghiệp vụ. Tùy theo mục tiêu và yêu cầu cụ thể, ngân sách CNTT có thể được biểu diễn theo một hoặc nhiều góc nhìn: theo phòng/ ban; theo vùng/miền; theo đơn vị nghiệp vụ; theo các dịch vụ; theo nhà cung cấp,... Hình 1 mô tả ngân sách CNTT kèm theo một số góc nhìn, so sánh của một tổ chức trong lĩnh vực tài chính ở Việt Nam.

Chúng ta cũng có thể thu thập dữ liệu về ngân sách CNTT của các tổ chức tương tự trong ngành, khu vực để tiến hành đối chiếu, so sánh (benchmarking), từ đó tiến hành những điều chỉnh các cấu phần của ngân sách CNTT cho phù hợp. Bảng 5 là nghiên cứu của Gartner tổng hợp dữ liệu so sánh ngân sách CNTT trung bình của các ngành khác nhau.

KẾT LUẬN

Lập ngân sách CNTT đòi hỏi sự kết hợp các kiến thức, kinh nghiệm về quản lý tài chính CNTT và am hiểu môi trường ứng dụng CNTT trong tổ chức. Bản ngân sách CNTT tốt cần phải thể hiện được sự căn chỉnh giữa các dự án, sáng kiến CNTT với các mục tiêu kinh doanh, phát triển của các đơn vị nghiệp vụ hoặc nói cách khác là cần đạt được sự đồng thuận của các đơn vị liên quan từ đó tạo tiền đề cho việc triển khai tiếp theo.

Tài liệu tham khảo

[1]. MINH ĐỨC, Khung cấu trúc tối ưu chi phí CNTT, Tạp chí CNTT&TT, kỳ 2, tháng 1/ 2014.
[2].GARTNER, TKey metrics data 2013,12/2012.

Minh Đức

(TCTTTT Kỳ 2/2/2014)