Môi trường làm việc kết hợp linh hoạt theo hướng công nghệ

Joel Mulpeter, Giám đốc Tiếp thị Sản phẩm của Crestron tại Châu Á nhận thấy sự thay đổi mạnh mẽ trong văn hóa làm việc được quan sát trên toàn cầu. Nhiều công ty được khuyến khích làm việc từ xa, trong khi một số công ty lại thấy rằng họ chưa được chuẩn bị trước những thực tế và khó khăn của hiện trạng mới này như thế nào.

Mặc dù vậy, việc chuyển đổi sang bình thường mới tương đối suôn sẻ hơn đối với các công ty ở Thụy Điển, vì cấu trúc công ty ở quốc gia này đã áp dụng các phương thức làm việc từ xa trước khi đại dịch xảy ra. Điều này có thể thực hiện được phần lớn là do việc áp dụng tiến bộ kỹ thuật số vào quy trình làm việc và đáng chú ý là các công ty Thụy Điển là một trong những công ty đầu tiên trên thế giới áp dụng, tối ưu hóa không gian làm việc dựa trên hoạt động với cách tiếp cận nhanh và tập trung vào công việc. Một số báo cáo cho rằng đây là yếu tố quan trọng nhất góp phần vào quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn sang tiêu chuẩn “làm việc tại nhà” cho người sử dụng lao động và nhân viên, đồng thời duy trì các chỉ số năng suất và hiệu quả.

Không gian làm việc dựa trên hoạt động là gì?

Các báo cáo cho rằng môi trường làm việc dựa trên hoạt động thúc đẩy năng suất cao hơn thông qua các yếu tố chính bao gồm củng cố hành vi, học hỏi lặp đi lặp lại, trải nghiệm cảm giác và thiết kế. Trong khi ba chỉ số đầu tiên được coi là có tính chất nhận thức và cao siêu hơn, thì chỉ số cuối cùng, tức là thiết kế, là những gì được cho là kết hợp tất cả thành một chu trình hiệu quả hài hòa. Về mặt thiết kế, một số không gian làm việc dựa trên hoạt động thường mang lại sự linh hoạt bằng các không gian dành riêng như:

“pod”: thường là những không gian nhỏ, tập trung, nơi các nhân viên cá nhân có thể tìm thấy chút yên tĩnh, tránh xa sự náo nhiệt của các không gian cộng đồng mở.

“phòng họp nhóm” và “gian hàng cộng tác”: đây là những phòng nhỏ dành cho các cuộc họp nhóm không quá 4-5 nhân sự.

“quán cà phê làm việc”: thường là không gian quán cà phê đáp ứng tương tác, theo đó, nhân viên cộng tác trong một bữa ăn nhẹ/bữa ăn nhanh và/hoặc cà phê.

“thư viện làm việc” là những không gian lớn hơn tương tự như các thư viện truyền thống nhằm tạo ra một môi trường yên tĩnh với khả năng tiếp cận kiến thức và thông tin được cung cấp qua sách hoặc kỹ thuật số.

Ngoài những điều trên, một số không gian làm việc cũng đã bắt đầu bao gồm các phòng đào tạo chuyên dụng và cơ sở studio ảo để đáp ứng nhu cầu giao tiếp hiện tại của công ty. Với những văn phòng như vậy về cơ bản là đủ linh hoạt để tuân thủ nguyên tắc đảm bảo giãn cách, thì không gian làm việc dựa trên hoạt động đã được xem là lý tưởng cho nhân viên ngay cả trong thời kỳ hậu đại dịch, nơi họ có thể lựa chọn môi trường làm việc dựa trên loại công việc mà họ đang làm.

Và về mặt trực giác, ngày càng có nhiều công ty trên khắp thế giới; đặc biệt là ở châu Á và tiểu lục địa Ấn Độ, đã xoay quanh các không gian làm việc nhanh dựa trên hoạt động như vậy. Như Mradul Sharma, Giám đốc điều hành của 3CDN lưu ý, “Mọi người đến văn phòng để thiết lập các kết nối nhóm tốt hơn và thực hiện các nhiệm vụ mang tính cộng tác cao".

Khi các văn phòng dựa trên hoạt động kết hợp với các hình thức làm việc từ xa, điều này về cơ bản thúc đẩy một môi trường không gian làm việc kết hợp cho nhân viên; với các báo cáo cho thấy hơn 92% nhân viên muốn làm việc trong các công ty có sự sắp xếp kết hợp như vậy. Một hệ sinh thái như vậy không chỉ thúc đẩy nâng cao mức năng suất bền vững mà còn giúp giảm đáng kể chi phí liên quan đến quản trị và bảo trì, đặc biệt là khi không gian làm việc được trang bị đúng loại công nghệ cung cấp sức mạnh để hợp lý hóa các quy trình hiện có và làm cho chúng hiệu quả hơn.

Những cân nhắc quan trọng trong việc trang bị môi trường làm việc kết hợp

Các báo cáo cho thấy rằng môi trường làm việc kết hợp được trang bị các công nghệ mới nhất có thể mang lại nhiều lợi ích to lớn cho cả người lao động và người sử dụng lao động; và chứng tỏ là một cỗ máy năng suất “tinh gọn, ý nghĩa và xanh” đồng thời cải thiện hiệu quả văn hóa công ty và giao tiếp hiệu quả. Tuy nhiên, các doanh nghiệp (DN) bắt buộc phải chọn đúng đối tác công nghệ để đảm bảo rằng không gian làm việc của họ được trang bị các hệ thống có thể hỗ trợ đầy đủ các khả năng mở rộng có thể được yêu cầu trong tương lai.

Joel đưa ra những quan sát của mình về quá trình áp dụng công nghệ mà nhiều công ty dường như đã thực hiện trong khi chuyển đổi sang một môi trường kết hợp hơn; như ông tiết lộ rằng do việc thực thi khóa khá nhanh chóng trên toàn thế giới, nhiều công ty không còn lựa chọn nào khác ngoài việc tập hợp các giải pháp sử dụng nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau có thể không hoạt động tốt với nhau, dẫn đến trải nghiệm người dùng kém. Ngoài ra, ông tin rằng những nhân viên có ít kinh nghiệm làm việc từ xa cũng có thể đã phải vật lộn để học cách sử dụng các thiết bị hoặc nền tảng có giao diện ít trực quan hơn - khi kết hợp với các giải pháp âm thanh và video kém - có thể có tác động tiêu cực đến sự đóng góp cộng tác của nhân viên.

Các tổ chức sẽ cần phải thực hiện một bước đi đúng hướng để đảm bảo kết nối thông suốt giữa những người ở nhà với những người ở văn phòng, giữ cho mọi người tham gia và đúng giờ, đồng thời đảm bảo có các phòng và thiết bị sẵn sàng cho các cuộc họp và thuyết trình.

Việc áp dụng công nghệ trong văn phòng phát triển với mô hình làm việc kết hợp là rất quan trọng để hợp tác thành công. Và mặc dù không có giải pháp chung nào phù hợp với tất cả khi nói đến AV - các tổ chức nên suy nghĩ về nhu cầu kinh doanh của họ và sau đó đánh giá các giải pháp để áp dụng. Một số điều cần xem xét là: loại không gian nào sẽ hỗ trợ nhu cầu của tổ chức, loại phòng phù hợp nhất và liệu chức năng tại chỗ hay đám mây sẽ phục vụ tốt nhất cho nhân viên từ xa và di động.

Chúng tôi cũng phải đảm bảo rằng có đủ hỗ trợ trong thời gian thực cho mọi thành viên trong nhóm. Vì nơi làm việc ngày nay liên tục thay đổi, nên nhu cầu về các nền tảng linh hoạt, có thể mở rộng, phát triển và thay đổi theo DN của bạn cũng sẽ tăng theo. Làm việc với các đối tác phù hợp để thiết kế công nghệ cho các không gian làm việc của bạn có thể tương tác với nhau nhằm tạo ra một hệ sinh thái gắn kết là chìa khóa để cho phép công nghệ hoạt động cho bạn.

Vai trò của Công nghệ AV trong hệ sinh thái công việc kết hợp đầy đủ khả năng

Heather Li, Giám đốc bộ phận Giải pháp Nơi làm việc Kỹ thuật số của Vega Global, chỉ ra thực tế rằng vai trò của công nghệ trong việc hỗ trợ các nơi làm việc hiệu quả, thúc đẩy công việc kết hợp và công việc dựa trên hoạt động đã tăng lên đáng kể so với những ngày đầu trong đại dịch khi mọi người chỉ phụ thuộc vào về công nghệ để cho phép họ làm việc một mình và cộng tác; như cô ấy nói, “Sự hiện diện của công nghệ ở nơi làm việc ngày càng rộng rãi hơn nhưng ít cố định và dễ nhìn thấy hơn".

Đề xuất thương mại cho các tổ chức áp dụng mô hình làm việc kết hợp cho thấy rằng khoảng 40 - 60% nhân sự của họ có hiệu quả và năng suất như nhau khi làm việc xa văn phòng. Điều này cho phép các công ty xem xét việc tối ưu hóa và tái định vị hiệu quả sử dụng không gian của họ, đồng thời với việc tiết kiệm tiền thuê, họ có thể chuyển hướng đầu tư vốn sang con người và công nghệ.

Đi sâu vào chi tiết các yêu cầu công nghệ AV hiện đã trở nên phổ biến trong các DN muốn tạo không gian làm việc linh hoạt mới hoặc thiết kế lại cơ sở hiện có của họ để phù hợp hơn với mô hình không gian làm việc dựa trên hoạt động.

Rõ ràng là công nghệ dường như đang đóng một vai trò quan trọng hơn nữa trong việc kết hợp các khả năng của không gian làm việc theo cách chất lượng hơn - từ các phòng đào tạo chuyên dụng với khả năng hỗ trợ các phiên kết hợp, đến mọi dự án đơn lẻ ngày nay đều lập kế hoạch cho một cơ sở studio có thể đáp ứng cho 2-4 người dùng để chủ yếu tạo điều kiện cho các sự kiện ở tòa thị chính ảo và cho phép người dùng tạo nội dung để gửi thông điệp mạnh mẽ hơn tới nhân viên.

Bên cạnh đó, các lựa chọn công việc linh hoạt đã làm cho hệ thống đặt phòng trở thành nơi lưu trú chính trong thiết kế ngày nay; và dữ liệu xung quanh việc sử dụng và công suất đã nổi lên như một yếu tố quan trọng, trong đó, để thỏa mãn mối quan tâm của nhân viên về sức khỏe và an toàn, việc tăng cường sử dụng dữ liệu để hạn chế số lượng nhân viên và việc sử dụng phòng cũng đã trở thành một tiêu chuẩn.

Khả năng hoạt động của AVaaS trong môi trường làm việc kết hợp

Trong khi trên thực tế, các chuyên gia đã chia sẻ những quan điểm cực kỳ xác đáng về loại vai trò của công nghệ AV trong việc duy trì hiệu quả của các hệ sinh thái lai. Tuy nhiên, nó làm phát sinh một câu hỏi quan trọng hơn nhiều: AV có nên được coi là AVaaS (AV như là một dịch vụ) - trả tiền cho mỗi lần sử dụng giống như một kế hoạch cho thuê dài hạn, vì điều này có thể đáp ứng sự linh hoạt mở rộng và giúp nhóm CNTT giảm chi phí vốn (CAPEX)?

Joel tin tưởng AVaaS sẽ chứng tỏ là một lựa chọn khả thi. “Mô hình dịch vụ phải bao gồm các dịch vụ như hỗ trợ liên tục để duy trì hoặc nâng cấp cả phần mềm và phần cứng trong suốt thời hạn thỏa thuận. Tính linh hoạt cũng là một tính năng chính khác mà AVaaS nên cung cấp cho các DN, vì một số tổ chức có thể muốn dựa vào hoặc rút ngắn dịch vụ hoặc phần cứng theo thời gian. Lợi ích của AVaaS là cho phép các tổ chức tiếp cận các giải pháp AV hiện đại, rủi ro thấp trong khi không yêu cầu khoản đầu tư trả trước quá lớn - đây có thể là một khoản đầu tư đáng giá cho các tổ chức nếu họ chọn đúng nhà cung cấp giải pháp có thể cung cấp cả tính linh hoạt và hỗ trợ”.

Mặt khác, theo Heather Li, AVaaS là một xu hướng ở các thị trường đồng nhất lớn, chẳng hạn như Hoa Kỳ, nơi hỗ trợ phần cứng, cài đặt và hậu mãi có thể được đóng gói và phân phối trong một dịch vụ tổng thể; nhưng dự báo những thách thức khi nhân rộng xu hướng này ở các khu vực khác, như APAC, nơi mỗi thị trường là duy nhất.

Heather Li tin rằng áp dụng các giải pháp AV dựa trên phần mềm sẽ tăng lên đáng kể. Và vì các giải pháp dựa trên phần mềm thường được lưu trữ trên đám mây và có sẵn trên cơ sở đăng ký, đóng góp vào việc áp dụng AVaaS trong tương lai gần.

Một hệ sinh thái không ngừng phát triển

Mặc dù có thể nói rằng những tiến bộ công nghệ trong AV mang lại sự tiện lợi, linh hoạt và an toàn cho người sử dụng, Heather Li khuyến nghị các DN chắc chắn có thể nâng cao lợi ích bằng cách thực hiện một cách tiếp cận toàn diện hơn đối với việc áp dụng các công nghệ tiên tiến. “Ngoài việc đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng phù hợp để hỗ trợ tài sản công nghệ của họ, các DN cần xem xét thay đổi tư duy và sự tin tưởng - không chỉ vào các sản phẩm/công nghệ đang được áp dụng, mà còn vào nhóm của họ và khả năng làm việc hiệu quả và làm việc từ xa của họ".

Hơn nữa, nhân viên cần được đào tạo và hỗ trợ công nghệ phù hợp để đảm bảo sản phẩm được sử dụng hết khả năng của họ. Và cuối cùng, việc phân tích dữ liệu xung quanh công nghệ và không gian đang được sử dụng trong văn phòng sẽ giúp các DN thực hiện các điều chỉnh về các yêu cầu hợp tác trong tương lai của họ.

Khi lực lượng lao động trở nên chủ động hơn, chuyên nghiệp hơn và vượt ra khỏi những giới hạn hiện tại, các nơi làm việc sẽ di chuyển và tiến bộ theo xu hướng; và các hệ sinh thái hỗn hợp, khi được thực hiện đúng cách, sẽ cung cấp một cách cho cả nhân viên và người sử dụng lao động để cải thiện năng suất và sự gắn bó trong công việc, đồng thời cho thấy họ có thể thích nghi như thế nào. Và chắc chắn rằng đây có thể là một trong những yếu tố quan trọng nhất để đóng góp đáng kể vào thành công kéo dài của tổ chức. Tuy nhiên, nó sẽ cần một nỗ lực tích lũy từ tất cả các phần tư của cấu trúc công ty.

Joel kết luận, “Nhân viên sẽ làm việc cá nhân và thỉnh thoảng nhận cuộc gọi nhanh từ văn phòng tại nhà của họ, và sẽ quay lại nơi làm việc để thực hiện các cuộc họp trực tiếp quan trọng hoặc hợp tác nhóm. Giờ đây, thời gian ở văn phòng được coi trọng hơn bao giờ hết, vì vậy, các công nghệ hội nghị truyền hình trong văn phòng sẽ cần hoạt động liên tục như ở nhà. Nhiều không gian hơn trong văn phòng sẽ cần được hiệu chỉnh lại để hỗ trợ hội nghị truyền hình và chia sẻ nội dung”./.

(Elton Noronha - Infocomm 2022)

(Bài đăng ấn phẩm in Tạp chí TT&TT số 9 tháng 9/2022)