Muốn xây dựng Bộ điện tử trước hết phải xây dựng đơn vị điện tử

Ông Võ Quốc Trường, Giám đốc Trung tâm Thông tin báo cáo công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động điều hành của Bộ TTTT

Cụ thể, ông Võ Quốc Trường, Giám đốc Trung tâm Thông tin - Bộ TTTT, đã chia sẻ về việc thúc đẩy triển khai dịch vụ công (DVC) trực tuyến và sử dụng phần mềm quản lý văn bản vào công việc hàng ngày. Theo đó, từ đầu năm 2017, Bộ TTTT đã tổ chức nhiều cuộc họp bàn nhằm thúc đẩy triển khai DVC trực tuyến mức độ 3, 4. Theo Quyết định 968/QĐ-BTTTT ngày 22/6/2018 về việc phê duyệt danh mục thủ tục hành chính (TTHC) được chuẩn hóa thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ TTTT, 240 TTHC đang được cung cấp, trong đó có 195 thủ tục do các cơ quan thuộc Bộ thực hiện, 45 thủ tục do Sở TTTT thực hiện tương đương 240 DVC mức độ 2, trong đó đã thực hiện 25 dịch vụ ở mức độ 3 (12,8%) và 26 dịch vụ ở mức độ 4 (13%).

Dự kiến đến năm 2020, các đơn vị thuộc Bộ sẽ phối hợp với Trung tâm Thông tin triển khai và tích hợp trên 90 DVC mức độ 3, 4 có số lượng hồ sơ phát sinh trong 1 năm trên 12 hồ sơ sẽ được triển khai và tích hợp DVC trực tuyến trên Cổng Bộ TTTT. Điều này có nghĩa là toàn bộ các DVC lĩnh vực TTTT liên quan đến người dân, doanh nghiệp thường xuyên sử dụng được triển khai mức độ 3, 4, đáp ứng yêu cầu tại văn bản số 32/QĐ-BTTTT ngày 12/01/2018 của Bộ trưởng Bộ TTTT ban hành Chương trình hành động của Bộ TTTT thực hiện Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 01/01/2018 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và Dự toán ngân sách nhà nước năm 2018.

Đối với việc triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành, thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Trung tâm Thông tin phối hợp Văn phòng Bộ triển khai áp dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành trên nền web tại Bộ TTTT từ 1/1/2018, thay thế phần mềm quản lý văn bản eOffice trước đây đang sử dụng. Phần mềm quản lý văn bản mới có các tính năng cơ bản giống như phần mềm eOffice, ngoài ra, được cải thiện thêm một số tính năng mới như: sử dụng trực tiếp trên nền web, ứng dụng chữ ký số (CKS), liên thông văn bản 4 cấp, tra cứu, tìm kiếm văn bản theo từng đơn vị, theo từng kho văn bản… Trung tâm Thông tin đã triển khai phần mềm đến tất cả các đơn vị thuộc Bộ (khoảng 1700 tài khoản được cung cấp sử dụng với 43 đơn vị thuộc Bộ TTTT tham gia).

Để thực hiện tốt vấn đề đã nêu, Trung tâm thông tin cho biết cần thấy rõ thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện. Thuận lợi là từ chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ cần xây dựng một Chính phủ kiến tạo và cải cách hành chính, lãnh đạo chỉ đạo thực hiện quyết liệt, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tại Bộ quyết tâm thực hiện. Mặt khác, Bộ TTTT là Bộ quản lý ứng dụng CNTT nên tập trung tại đây nhiều đơn vị có chuyên môn cao về CNTT, việc đưa ứng dụng CNTT vào áp dụng sẽ tương đối dễ dàng hơn so với các Bộ, Ngành khác.

Tuy nhiên, khi đưa vào ứng dụng lưu chuyển văn bản, xử lý hồ sơ công việc qua mạng cũng gặp không ít trở ngại, đặc biệt là thói quen của người sử dụng, ý chí của lãnh đạo từng đơn vị khi không quen xử lý trên máy tính, không tin tưởng vào chương trình phần mềm nên văn bản chuyển đến dừng ở lãnh đạo đơn vị không triển khai tiếp đến các bộ phận liên quan...

Ngoài ra, theo phân tích của Trung tâm, còn một nguyên nhân quan trọng trong việc triển khai thực hiện là không muốn thay đổi cách làm việc đã tồn tại từ nhiều năm nay. Nhiều đơn vị còn chờ xem đơn vị khác có sử dụng phần mềm không, lãnh đạo đơn vị có sử dụng thì nhân viên trong đơn vị mới dùng. Có nhiều đơn vị đang sử dụng phần mềm dùng riêng, ở một thời điểm nào đó mang lại lợi ích cho các đơn vị, tuy nhiên, việc duy trì hệ thống riêng gây lãng phí nhân lực, vật lực tại các đơn vị và cũng gây khó khăn, lãng phí khi phải duy trì nhiều phần mềm có chức năng tương tự.

Giải pháp cho các vấn đề, theo Trung tâm Thông tin, đối với việc triển khai DVC trực tuyến, Trung tâm sẽ xây dựng giao diện thực hiện, phối hợp các đơn vị rà soát xây dựng và tích hợp trên 90 DVC mức độ 3, 4 có số lượng hồ sơ phát sinh trong năm lớn hơn hoặc bằng 12 trên Cổng DVC trực tuyến của Bộ ở mức frontend trên Cổng. Hồ sơ trực tuyến sau khi nhận trên Cổng DVC của Bộ sẽ được gửi về các đơn vị xử lý. Trường hợp các đơn vị đã xây dựng hệ thống xử lý backend phía dưới sẽ thực hiện DVC này và gửi kết quả về frontend của Bộ. Trường hợp các đơn vị chưa xây dựng hệ thống sẽ sử dụng trực tiếp trên hệ thống backend của cổng DVC của Bộ, Trung tâm đang dự thảo trình Lãnh đạo phê duyệt Quyết định Ban hành Danh mục các TTHC của Bộ TTTT sẽ triển khai trực tuyến mức độ 3, 4, tích hợp trên Cổng DVC của Bộ TTTT giai đoạn 2018-2020 với các DVC đã nêu trên.

Tiếp theo, Trung tâm cho biết đã triển khai hệ thống Thông tin nội bộ cho các đơn vị thuộc Bộ. Đây là hệ thống tích hợp tất cả các hệ thống dùng chung đang sử dụng tại Bộ như: Thư điện tử công vụ, Lịch làm việc lãnh đạo Bộ, Lịch làm việc đơn vị, thông tin công cộng, quản lý công việc, quản lý văn bản điều hành trên nền web. Đây là môi trường dùng chung sử dụng chung một tài khoản, mật khẩu được cấp từ hệ thống thư điện tử. Người sử dụng đến làm việc chỉ cần truy nhập 1 phần mềm có thể chuyển sang sử dụng phần mềm khác không phải đăng nhập. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng cá nhân hóa người dùng, cá nhân hóa theo từng đơn vị. Đa số các đơn vị của Bộ đã đã đưa vào ứng dụng phần mềm, một số cơ quan do đã có ứng dụng riêng nên vẫn chưa sử dụng. “Để thực hiện văn phòng không giấy tờ cần thiết phải đẩy mạnh việc sử dụng các phần mềm dùng chung tại Bộ”, Giám đốc Trung tâm Thông tin nhấn mạnh.

Bên cạnh đó, Trung tâm Thông tin và Văn phòng Bộ đã phối hợp đưa phần mềm quản lý văn bản điều hành trên nền web vào ứng dụng tại Bộ. Phần mềm mới có nhiều ưu điểm hơn so với phần mềm eOffice đang sử dụng tại Bộ, dễ dàng sử dụng trên các thiết bị di động thông minh không cần cài đặt có thể theo dõi, xử lý văn bản một cách thuận lợi, dễ dàng. Chương trình cũng tích hợp với một số hệ thống dùng chung khác như thư điện tử, thông tin nội bộ, trao đổi thông tin, cổng TTĐT tạo thành môi trường làm việc dùng chung tại Bộ. Chương trình đã liên thông 4 cấp với Văn phòng Chính phủ như chỉ đạo của Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam. 

Việc đưa vào ứng dụng hiện tại cũng đang gặp một số khó khăn trong việc tra cứu lại số văn bản cũ từ nhiều năm trước đây và một số tính năng phát triển thêm tiếp tục được hoàn thiện, nhưng về cơ bản chương trình đã đáp ứng các yêu cầu của phần mềm quản lý văn bản điều hành. Việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành trên nền web là một bước tiến lớn trong ứng dụng CNTT trong liên thông, tích hợp với hoạt động chỉ đạo điều hành tại Bộ, tiền đề để thực hiện Bộ TTTT không giấy tờ và từng bước xây dựng Bộ TTTT điện tử.

Tuy nhiên, theo Trung tâm Thông tin: “Muốn xây dựng Bộ điện tử trước hết phải xây dựng đơn vị điện tử đơn giản là đơn vị không giấy tờ. Chỉ những thứ thật cần thiết mới in ra giấy, những nội dung không phải nội dung mật cần trao đổi qua các hệ thống dùng chung”.

Cục Tần số Vô tuyến điện là đơn vị tiên phong trong triển khai Cục điện tử của Bộ TTTT

Cũng tại Hội nghị này, ông Nguyễn Thành Phúc, Cục trưởng Cục Tin học hóa cho biết việc tập trung triển khai gửi nhận văn bản điện tử là rất đúng hướng. Thủ tướng Chính phủ sắp ra Quyết định về gửi, nhận văn bản điện tử, trong đó có nội dung văn bản điện tử sử dụng chữ ký số sẽ thay thế văn bản giấy. Theo đó, Trung tâm Thông tin cần tham mưu để trang bị chữ ký số cho các đồng chí lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ. Bên cạnh đó, Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC. Theo đó, mỗi Bộ chỉ có 1 cổng DVC và 1 hệ thống thông tin 1 cửa liên thông. Bởi  vậy, Trung tâm Thông tin cần báo cáo lãnh đạo Bộ sớm để có phương án thực hiện.