Người luôn tin tưởng vào việc lập kế hoạch là bí quyết để nâng cao hiệu quả công việc

“Thành công chỉ đến khi bạn làm việc tận tâm và luôn nghĩ đến những điều tốt đẹp”

Có lẽ Nguyễn Mạnh Hiếu là một chàng trai may mắn khi anh được sinh ra tại làng nghề sứ truyền thống Bát Tràng (Hà Nội), lớn lên và học tập ở mảnh đất kinh kỳ. Sau khi ra trường với tấm bằng kỹ sư ngành Điện tử - Viễn thông (nay đã có bằng thạc sỹ) của Đại học Bách khoa Hà Nội, anh tiếp tục làm việc ở Thủ đô. Hiện nay, anh đang là tổ trưởng tổ kỹ thuật Chi nhánh Hà Nội của Trung tâm Dịch vụ Đa phương tiện và Giá trị gia tăng thuộc Tổng Công ty Viễn thông Mobifone. Chỉ mới vừa tròn 30 tuổi đời và hơn 6 tuổi nghề nhưng Hiếu đã có một bề dày thành tích đáng nể cả về chuyên môn và công tác đoàn thể: chủ trì 01 sáng kiến cấp Tập đoàn (VNPT) năm 2013; đồng tham gia 01 sáng kiến cấp Công ty; chủ trì và đồng tham gia 04 sáng kiến cấp Trung tâm. Hiếu cũng được nhận rất nhiều hình thức khen thưởng trong 5 năm qua như: lao động giỏi 4 năm liền, được báo cáo trong Hội nghị điển hình tiên tiến giai đoạn 2011-2014 của Mobifone, giải nhất “hội thi bí thư chi đoàn giỏi khối Doanh nghiệp TW lần thứ nhất năm 2013”, bằng khen của Đoàn khối DNTW “Đã có thành tích xuất sắc trong công tác Đoàn và phong trào thanh niên năm 2013” … Riêng sáng kiến được công nhận cấp Tập đoàn VNPT năm 2013 “Phương án giảm tải cho ExtDNS của hệ thống GPRS Roaming bằng cách giữ lại lưu lượng CVQT và tối ưu bảng định tuyến” đã được đánh giá cao trong thực tế. Từ năm 2013 đến nay, Mobifone đã dùng hẳn mô hình này để cung cấp dịch vụ CVQT chất lượng cho khách hàng.

Chia sẻ với chúng tôi về phương châm sống và làm việc, Hiếu luôn tâm đắc với câu nói của Schwarzenegger - ngôi sao điện ảnh Hollywood, cựu thống đốc bang California (Mỹ) “Thành công chỉ đến khi bạn làm việc tận tâm và luôn nghĩ đến những điều tốt đẹp”. Có lẽ bởi vậy nên ngay khi bắt đầu làm việc ở Mobifone, Hiếu đã sớm “bắt sóng” được cái “Nhiệt” trong cách làm việc và cách sống của các anh, chị đi trước và Hiếu đã gắn bó liên tục với Chi nhánh Hà Nội cho đến nay.

Khi trả lời câu hỏi của chúng tôi về bí quyết để nâng cao hiệu quả trong công việc, Hiếu không chần chừ chia sẻ ngay, đó là “lập kế hoạch”. Đối với hầu hết mọi người, dường như điều này không hề mới vì đó là nguyên tắc cơ bản đầu tiên trong công việc. Tuy nhiên, trong thực tế, chúng ta hiếm khi hiểu đúng và thực hiện đúng nguyên tắc vô cùng quan trọng này. Hiếu đã thẳng thắn cho chúng tôi biết rất cụ thể nguyên tắc “lập kế hoạch” đã giúp anh nâng cao hiệu quả trong công việc như thế nào.

Bắt đầu rèn luyện từ mô hình đào tạo 1 1

Chi nhánh Hà Nội của Trung tâm Dịch vụ Đa phương tiện và Giá trị gia tăng (TT DVĐPT & GTGT) của Tổng công ty Viễn thông Mobifone có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm quản lý, điều hành các lĩnh vực công tác. Chi nhánh là đơn vị vừa sản xuất kinh doanh tại địa bàn, vừa quản lý, vận hành kỹ thuật các hệ thống dịch vụ giá trị gia tăng tại khu vực theo đúng các chỉ tiêu chất lượng của Tổng Công ty và Trung tâm quy định; vừa hỗ trợ kinh doanh dịch vụ giá trị gia tăng và hỗ trợ công tác chăm sóc – giải quyết khiếu nại khách hàng tại khu vực. Những tưởng rằng đó là hai mảng công việc hoàn toàn tách biệt nhưng tại Chi nhánh Hà Nội, hai mảng công việc này đều có quan hệ mật thiết, tương hỗ cho nhau.

Hiểu được tầm quan trọng đó, trong những năm qua, Hiếu đã nỗ lực tự trau dồi kiến thức chuyên môn của bản thân không chỉ trong mảng công việc được giao phụ trách (liên quan đến chuyển vùng quốc tế) mà còn tham gia tích cực tìm hiểu các lĩnh vực/hệ thống khác thông qua mô hình đào tạo 1 1 của Chi nhánh. Mục đích của mô hình muốn hướng tới việc 100% chuyên viên kỹ thuật có thể nắm bắt cơ bản toàn bộ các hệ thống (kể cả hệ thống mình không chủ trì). Một người chủ trì hệ thống sẽ chịu trách nhiệm đào tạo chéo cho một chuyên viên khác về hệ thống mình đang quản lý. Đặt ra mốc thời gian để có thể nắm bắt cơ bản và vận hành được hệ thống với người được đào tạo. Mỗi tháng người chủ trì hệ thống và người được đào tạo (1 1) sẽ đăng ký một buổi hội thảo để báo cáo và đào tạo nội bộ. Từ mô hình “Đào tạo nội bộ 1 1” được áp dụng từ năm 2010 đến nay, toàn bộ chuyên viên trực tiếp vận hành khai thác hệ thống đã dần nắm bắt và làm chủ được toàn bộ các hệ thống đang có của đơn vị. Mô hình đã giúp cho việc giám sát, vận hành các hệ thống dịch vụ giá trị gia tăng trở nên hiệu quả, đảm bảo tính dự phòng (nhiều người nắm bắt 1 hệ thống thay vì 1 người). Mô hình này đã góp phần hiệu quả trong công tác chăm sóc khách hàng tại Chi nhánh. Các khiếu nại cần kiểm tra sâu, từ chỗ phải gửi cho một vài người, đến nay, hầu hết các chuyên viên kỹ thuật đều có thể trả lời, góp phần rút ngắn thời gian chờ xử lý khiếu nại. Đồng thời từ các buổi đào tạo nội bộ, khối chăm sóc khách hàng cũng đã được cung cấp nhiều hơn các kiến thức, kinh nghiệm trong quá trình vận hành kỹ thuật hệ thống từ khối kỹ thuật, giúp cho đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể nắm chắc về dịch vụ và tự tin trong việc xử lý khiếu nại. Cũng chính nhờ mô hình này, kiến thức luôn được trao đổi cho nhau giữa các đồng nghiệp một cách vô tư. Vì dựa vào thực tế công việc, nếu truyền được kiến thức về 1 hệ thống/dịch vụ cho 1 người khác là tăng thêm một người có thể làm hoặc hỗ trợ công việc của bản thân, giúp “nhàn” hơn và nâng cao chất lượng quản lý công việc hơn. Qua đó, Hiếu đã tự trau dồi thêm cho bản thân các kiến thức mới về các hệ thống dịch vụ khác, đồng thời nâng cao và hiểu sâu hơn kiến thức về các hệ thống, dịch vụ do mình chủ trì thông qua việc chuẩn bị tài liệu đào tạo và chuyển giao. Tính đến thời điểm hiện tại, ngoài trực tiếp chủ trì công tác chuyển vùng quốc tế, công tác phối hợp phát triển dịch vụ tại địa bàn, Hiếu có thể thành thục quản lý, vận hành 05 hệ thống dịch vụ giá trị gia tăng. Ngoài ra, thông qua hoạt động đào tạo nội bộ tại chi nhánh Hà Nội, rất nhiều sáng kiến có hiệu quả, giúp cải tiến chất lượng dịch vụ, hỗ trợ chăm sóc khách hàng đã được triển khai. Các sáng kiến đã thực sự giúp ích không những trong đội ngũ kỹ thuật trong công tác vận hành kỹ thuật mà còn hỗ trợ đắc lực cho công tác chăm sóc khách hàng.

Trong những năm qua, Hiếu luôn hưởng ứng nhiệt tình các phong trào thi đua rất sôi nổi của Trung tâm DV ĐPT & GTGT như: "Quyết tâm phấn đấu hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh các quý", Làm việc vì MobiFone - Về đích thắng lợi chào mừng ngày thành lập Công ty, Trung tâm; Quyết tâm phấn đấu 90 ngày đêm nước rút hoàn thành xuất sắc, toàn diện các chỉ tiêu kế hoạch năm… Việc đăng ký các chỉ tiêu phấn đấu đều được đánh giá thông qua các số liệu cụ thể. Ví dụ, trong mảng công việc do Hiếu phụ trách chính, thường xuyên đăng ký và đạt vượt chỉ tiêu hàng tháng hoàn thành triển khai chuyển vùng quốc tế trên 5 đối tác.

Đến áp dụng mô hình lập kế hoạch 6 bước

Trong quá trình hơn 5 năm làm việc tại Chi nhánh Hà Nội, Trung tâm DV ĐPT & GTGT, Hiếu cho rằng, việc lên kế hoạch cụ thể cho các công việc chính là quá trình chúng ta dự định sử dụng thời gian của mình như thế nào, và đó là chìa khóa của sự thành công. Công việc bận rộn cùng với những áp lực nơi công sở đôi khi khiến nhiều người cảm thấy 24 giờ một ngày là không đủ để hoàn thành mọi việc. Tuy nhiên, thực tế, mỗi người vẫn có thể cân bằng công việc và cuộc sống nếu biết áp dụng nguyên tắc “Work Smart, Not Hard” (hãy làm việc một cách thông minh, chứ không phải chỉ “cắm đầu” làm việc). Như vậy, chìa khóa để đạt được năng suất làm việc tối đa là ý thức được thời gian của mình nên sử dụng vào việc gì và làm ra sao.Hiếu đã tham khảo rất nhiều những mô hình giúp lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả như mô hình 5WH2C5M, 5W1H…. Dựa vào công việc thực tế của bản thân, Hiếu đã tự chắt lọc và áp dụng cho mình 1 mô hình tạm gọi là mô hình 6 bước để lập kế hoạch một công việc như sau:

B1:  Quyết định chính xác những mục tiêu.

B2:  Viết ra giấy những mục tiêu và kế hoạch.

B3:  Ấn định thời hạn để hoàn thành các mục tiêu.

B4:  Liệt kê tất cả những việc cần làm để đạt được những mục tiêu đề ra.

B5:  Chuyển những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể.

B6:  Hành động và thực hiện những việc trong kế hoạch.

          Nếu chúng ta biết cách lên kế hoạch, có thể giảm căng thẳng và tối đa hoá hiệu quả công việc của mình. Tuy nhiên, kiên trì thực hiện việc lập kế hoạch trên thực tế không hề đơn giản.Hiếu cũng có lúc bị tình trạng quá tải với các kế hoạch do mình lập ra. Để khắc phục khó khăn và biến lập kế hoạch trở thành việc thường xuyên, Hiếu cho biết những yếu tố quyết định là phải luôn luôn tìm tòi, tự nâng cao trình độ, yêu nghề, yêu nơi mình làm việc. Hiếu tâm sự: “Tôi rất yêu Mobifone, yêu những gì tôi đang được sống và cống hiến với Tổng công ty nên mọi công việc tôi đều lên kế hoạch hợp lý để đạt được kết quả tốt nhất”. Trước đây, Hiếu rất cầu toàn khi mong muốn các công việc của mình phải có kết quả hoàn hảo. Tuy nhiên, khi có quá nhiều công việc, Hiếu đã biết tự cân đối và thực hiện ở mức hoàn thành rồi sau đó mới nâng dần chất lượng các công việc lên, nhưng mọi việc luôn luôn phải đúng hạn. Hiếu rất tâm đắc câu nói của một vị lãnh đạo khi nghe một nhân viên than vãn là bận, nhiều công việc đó là: “Càng nhiều việc thì phải tìm được cách xử lý các công việc đó khoa học hơn”. Chính vì vậy, Hiếu đã đúc kết lại cách làm việc hiệu quả của mình là:

Tìm tòi, sáng tạo, và không ngừng học hỏi.

Lập kế hoạch cho mọi công việc.

Say mê và tâm huyết với công việc.

Xử lý các công việc một cách khoa học.

           Việc kiên trì lập kế hoạch cho bản thân đã khó, việc lan tỏa cách lập kế hoạch của bản thân đến các đồng nghiệp còn khó hơn vì mỗi người có một cách làm việc, quản lý công việc khác nhau. Bản thân Hiếu đã thử nhiều cách để “lôi kéo” và rút ra được kinh nghiệm là: cứ làm ra kết quả trước, mọi người sẽ thực hiện khi thấy sự hiệu quả.

Khi được yêu cầu gửi gắm thông điệp của bản thân tới độc giả, Hiếu chia sẻ chân thành: “Hãy luôn thể hiện bản thân, tự đặt mình vào các vị trí mà mình mong muốn, bạn sẽ được trao những cơ hội tốt để làm việc và phấn đấu”.

Trước khi kết thúc câu chuyện, chàng trai vốn rất đam mê tennis và hoạt động tình nguyện vì cộng đồng này đã bật mí với chúng tôi rằng, anh đang hồi hộp chờ được làm cha của cô “công chúa đầu lòng” sắp sinh. Một sự trùng hợp ngẫu nhiên xảy ra là đúng ngày chúng tôi phỏng vấn Hiếu (11/8), anh sẽ chuyển sang công tác tại Văn phòng Đảng – Đoàn Tổng công ty viễn thông Mobifone làm chuyên trách công tác Đoàn thanh niên với chức vụ: Phó Bí thư Đoàn Tổng công ty Viễn thông Mobifone.

Xin chúc Hiếu sớm gặt hái những thành công trên vị trí mới!

Một số thành tích tiêu biểu của Nguyễn Mạnh Hiếu

- Chủ trì 01 sáng kiến cấp Tập đoàn: “Phương án giảm tải cho ExtDNS của hệ thống GPRS Roaming bằng cách giữ lại lưu lượng CVQT và tối ưu bảng định tuyến”.

- Đồng tham gia 01 sáng kiến cấp Công ty: “Chương trình giám sát chất lượng dịch vụ và hỗ trợ chăm sóc khách hàng CVQT”

- Chủ trì và đồng tham gia 04 sáng kiến cấp Trung tâm:

“Giám sát chất lượng dịch vụ GPRS Roaming cho thuê bao”

“Module hóa các kịch bản gửi WelcomeSMS và SMS truyền thông bằng việc chia nhóm mạng và quốc gia”

“Giải pháp sử dụng log hệ thống GPRS roaming phục vụ việc kiểm tra dịch vụ, xử lý lỗi và CSKH dịch vụ data roaming cho thuê bao VMS đi CVQT”.

“Giải pháp giám sát lưu lượng Data roaming trên từng SGSN, căn cứ để thực hiện share tải lưu lượng trên 2 hướng GRX nâng cao chất lượng dịch vụ”

Các hình thức đã được khen thưởng

- Đạt danh hiệu Chiến sỹ thi đua cơ sở các năm 2011, 2013, 2014.

- Giải khuyến khích phong trào thi đua Quý II/2014.

- Lao động giỏi 4 năm liền từ 2011 đến 2014.

- Được Tổng Công ty Viễn thông MobiFone tôn vinh trong Hội nghị điển hình tiên tiến giai đoạn 2011-2014 và nhận Giấy khen“Đạt thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua và hoạt động SXKD giai đoạn 2011-2014”

-Bằng khen “Giải nhất Hội thi bí thư chi đoàn giỏi khối Doanh nghiệp TW lần thứ nhất - năm 2013”.