Những phần mềm quản lý dự án tốt nhất

Chuyển đổi kỹ thuật số ngày càng trở nên quan trọng trong thế giới công nghệ, và nếu chính bản thân kỹ thuật số được đưa đến cho bất kỳ bộ phận nào trong hoạt động kinh doanh của bạn, thì vấn đề quản lý dự án và sự cộng tác có thể được hưởng lợi nhiều nhất.

Tại sao lại như vậy? Bởi vì số hoá quá trình quản lý dự án có nghĩa là mọi người có thể chia sẻ thông tin và tầm nhìn chi tiết cho dự án, theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và đảm bảo dự án kết thúc đúng thời hạn và theo đúng ngân sách đã được đặt ra.

Mặc dù người dùng có thể đã sử dụng tệp được chia sẻ để chia sẻ thông tin, việc sử dụng phần mềm xử lý văn bản và bảng tính không phải là cách quản lý dự án hiệu quả nữa. Chúng căng thẳng và việc theo dõi những thay đổi có thể trở nên cực kỳ phức tạp.

Chuyển sang nền tảng quản lý dự án tất cả trong một có thể làm giảm bớt gánh nặng cho nhân viên - cho dù họ có trong nhóm dự án hay các nhân viên khác cần truy cập vào tệp dự án. Với hầu hết các phần mềm quản lý dự án, người dùng có thể thêm các tác vụ cá nhân và gán chúng cho người dùng, thêm thời hạn và sau đó di chuyển các tác vụ thông qua quy trình phê duyệt nếu cần. Một công cụ phong cách kanban-board như Trello cho phép người dùng chỉ cần kéo và thả các công việc từ cột này sang cột khác, cho phép mọi người xem dự án đang tiến triển như thế nào.

Chọn đúng công cụ quản lý dự án cho tổ chức của bạn có thể là một gánh nặng. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã so sánh các công cụ quản lý dự án hiệu quả nhất để giúp bạn có thể bắt đầu một cách dễ dàng.

Zoho Projects

Zoho Projects là một trong những nền tảng quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phiên bản cao cấp cung cấp toàn bộ các tính năng và chức năng cho người dùng, cho phép người quản lý dự án xác định nhiệm vụ và giao nhiệm vụ cho nhóm và cho từng cá nhân, ước tính chi phí dự án và theo dõi các nhiệm vụ chưa hoàn thành.

Điều tuyệt vời về Zoho là tự động hóa quy trình tài liệu của nó, giúp quản lý dự án nhanh hơn nhiều. Ví dụ, nó sẽ tự động theo dõi bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu và sửa đổi, kiểm soát truy cập và truy xuất. Một tính năng chính là cổng chia sẻ tài liệu được xây dựng sẵn và các trình điều khiển quản lý vấn đề, do đó, nếu có vấn đề phát sinh, người quản lý dự án có thể dễ dàng giải quyết trước khi dự án bị chậm tiến độ.

Có năm cấp độ đăng ký, từ phiên bản miễn phí cho tối đa năm người dùng (với chức năng rất hạn chế) lên đến 150 đô la một tháng cho gói doanh nghiệp, phù hợp cho tối đa 25 người dùng (mỗi người dùng sẽ thêm chi phí là 5 đô). Gói thứ hai này bổ sung nhiều tính năng và hơn, chẳng hạn như các mẫu biểu miễn phí, khả năng tải lên các tệp có kích thước tối đa 120GB và nhiều tùy chọn tùy chỉnh.

Giá: Từ miễn phí (năm người dùng, chức năng giới hạn)

Ý tưởng chính: Zoho Projects là một nền tảng phổ biến vì nó cung cấp nhiều tính năng linh hoạt ở một mức giá hợp lý. Giao diện người dùng của nó rất đơn giản để sử dụng và các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan đầy đủ của toàn bộ dự án.

Wrike

Wrike là một bộ quản lý dự án dựa trên đám mây, rất nhanh chóng để thiết lập và dễ dàng sử dụng với mọi đối tượng, bất kể mức độ đào tạo quản lý dự án của họ. Wrike là một trong những bộ quản lý dự án đắt tiền hơn mà chúng tôi đánh giá trong bài viết này, nhưng đó là vì nó rất đơn giản để sử dụng. Nó cũng cho phép người dùng theo dõi thời gian dự án, làm cho nó trở thành một giải pháp hoàn hảo cho các dự án được lập hóa đơn cho mỗi nhiệm vụ.

Ngoài ra còn có một tải công cụ cộng tác xã hội được tích hợp vào Wrike và người dùng có thể theo dõi nhiệm vụ của riêng mình từ một trang tổng quan. Các tính năng khác Hỗ trợ Wrike bao gồm gán nhiệm vụ, theo dõi thời hạn và lịch biểu để người dùng luôn có cái nhìn tổng quan thời gian thực về cách một dự án đang phát triển.

Giá: Từ miễn phí (năm người dùng, chức năng giới hạn)

Ý tưởng chính: Một công cụ tuyệt vời để bắt đầu, với khả năng xem tổng quan về dự án từ một trang tổng quan.

Trello

Trello là một trong nhiều công cụ quản lý dự án sử dụng bảng Kanban như giao diện kéo và thả để quản lý dự án. Mỗi dự án có một bảng riêng của mình, trong khi nhiệm vụ là các thẻ. Những quy trình qua các cột khi dự án tiến triển, với mỗi cột một giai đoạn trong tiến trình.

Người dùng có thể gán nhiệm vụ cho những người khác trong nhóm và thêm nhãn để làm rõ các vị trí phù hợp trong dự án. Có một loạt các tích hợp trong Trello, bao gồm Google Drive để lưu trữ tài liệu, Slack để giao tiếp tức thời và người dùng cũng có thể đặt thời hạn cho các tác vụ.

Chúng tôi sử dụng Trello trên IT Pro để giúp quản lý các dự án và nội dung đầu ra của chúng tôi, khá ấn tượng bởi giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng. Nó thực sự không mất nhiều thời gian ở tất cả các khâu hoạt động.  Ngoài ra còn có một cái gì đó thực sự "rõ ràng" trong tiến trình danh sách Trello vào cuối ngày / tuần / dự án.

Giá: Từ miễn phí

Ý tưởng chính: Một công cụ quản lý dự án trực quan rất dễ sử dụng và bao gồm một loạt các tích hợp.

TeamWork Projects

Phiên bản 2017 của TeamWork Projects bao gồm rất nhiều công cụ cho các nhà quản lý dự án và các nhóm để theo dõi các dự án đang tiến triển như thế nào. Người dùng có thể tạo danh sách nhiệm vụ, theo dõi mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành tác vụ, tải lên tệp để mọi người truy cập và nhắn tin cho các thành viên khác trong nhóm. Người quản lý dự án cũng có thể phân công nhiệm vụ cho mọi người và theo dõi tiến trình của họ từ một nơi, trong khi người quản lý tài khoản có thể lập hóa đơn cho khách hàng dựa trên thời gian mà mọi người tham gia vào dự án.

Các dự án TeamWork không có giao diện người dùng hấp dẫn nhất, nhưng tính năng này đã trở thành một trong những nền tảng được sử dụng rộng rãi nhất để giúp các tổ chức cập nhật mọi thứ xảy ra trong doanh nghiệp của họ.

Giá: Từ 49 đô la/tháng

Ý tưởng chính: Với các tính năng theo dõi thời gian chi tiết và thanh toán trực tiếp cho khách hàng, các dự án TeamWork hoàn hảo cho các doanh nghiệp cần gửi hóa đơn cho khách hàng một cách thường xuyên.