Quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử mới nhất năm 2021

Các quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử là hành lang pháp lý cần thiết để doanh nghiệp áp dụng và triển khai. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các quy định hiện hành về chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử quan trọng đối với doanh nghiệp.

1. Định nghĩa chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử, phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử và chữ ký số là hai thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong bối cảnh các giao dịch điện tử, điển hình là hợp đồng điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Hai khái niệm này có nhiều điểm tương đồng nhưng về bản chất được tách biệt rõ ràng. Chữ ký điện tử là một dạng thông tin đi kèm theo dữ liệu (có thể là văn bản, hình ảnh, video,...) được sử dụng với mục đích xác định chủ sở hữu dữ liệu đó. Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử và cần đảm bảo xác định tính cố định trong dữ liệu của chủ sở hữu. Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký sẽ được xác định chính xác. Chữ ký số thường dễ bị nhầm lẫn và gọi thành chữ ký điện tử. Tuy nhiên, về bản chất, chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử.

2. Đặc điểm cơ bản của chữ ký điện tử

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký điện tử có các đặc tính sau: Được tạo lập dưới dạng dữ liệu chữ, từ ngữ, ký hiệu, âm thanh hoặc hình ảnh bằng phương tiện điện tử. Được gắn liền hoặc kết hợp có logic với hợp đồng điện tử, ví dụ dưới dạng PDF, Word,... Có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và sự chấp thuận của người đó với nội dung dữ liệu trên hợp đồng.

3. Các loại chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử

Các giao dịch hiện nay có thể ký kết hợp đồng bằng 3 loại chữ ký điện tử phổ biến:

3.1. Chữ ký số

Quy trình sử dụng chữ ký số trên hợp đồng điện tử như sau:

Bước 1: Các bên tạo chữ ký số trên nền tảng hoặc thiết bị chuyên dụng của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Bước 2: Chèn chữ ký số dưới dạng điện tử vào hợp đồng cần ký.

3.2. Chữ ký scan

Chữ ký scan được hiểu đơn giản là sau khi ký bằng tay trên hợp đồng giấy, hai bên chuyển hợp đồng cùng chữ ký thành dạng điện tử. Các phương pháp chuyển hợp đồng thành điện tử có thể là quét hình ảnh (scan) sau đó gửi đi qua thư điện tử.

3.3. Chữ ký hình ảnh

Chữ ký hình ảnh được hiểu là người ký chèn hình ảnh chữ ký viết tay vào tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng. Sau đó hợp đồng được gửi đi qua thư điện tử.

4. Tính pháp lý của các loại chữ ký điện tử

Để xác định tính pháp lý của 3 loại chữ ký điện tử gồm: Chữ ký số, chữ ký scan và chữ ký hình ảnh, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các văn bản pháp luật sau đây:

Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử.

BLDS 2015 điều chỉnh tất cả các loại giao dịch và hợp đồng, bao gồm cả các giao dịch và hợp đồng được ký kết bằng chữ ký sống; các giao dịch và hợp đồng được ký kết thông qua phương tiện điện tử.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý nếu:

Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ sự chấp thuận của người ký đối với nội dung hợp đồng.

Phương pháp tạo chữ ký điện tử là đủ tin cậy, phù hợp với mục đích mà hợp đồng được khởi tạo và gửi đi.

Như vậy, theo các quy định của pháp luật hiện hành, pháp luật Việt Nam mới có quy định về chữ ký số, chưa có nhiều văn bản hướng dẫn cụ thể về hiệu lực của hợp đồng được ký kết bằng hình thức scan hay chữ ký hình ảnh. Do đó, khi tìm hiểu về khung pháp lý cho chữ ký điện tử sử dụng trên hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các văn bản pháp luật quy định về chữ ký số để áp dụng.

5. Chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử có bắt buộc?

Theo Khoản 1, Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng:

"1. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

a) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;

b) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;

c) Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực." Theo quy định trên, các bên tham gia ký kết hợp đồng được phép thỏa thuận về việc sử dụng chữ ký điện tử. Trong trường hợp khách hàng không sử dụng chữ ký điện tử vẫn có quyền giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.

 Trên đây là một số quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được. Hợp đồng điện tử là công cụ giao dịch quan trọng trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Việc nắm bắt được mcác quy định pháp luật sẽ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử nhanh chóng, hợp lệ và hợp pháp.